TECNICAS DE CONTROL EN LA ADMINISTRACION

Dina Eugenia Ramos Sevilla

Trabajo investigativo

Raúl Coronado

Coach corporativo

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO DE ARÉVALO

CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRACION II

CARTAGENA – BOLIVAR

2023

1
INTRODUCCION

Desde una perspectiva limitada, el control en la empresa se enfoca en verificar los

resultados obtenidos y los gastos invertidos en relación con los objetivos
establecidos, esto implica un seguimiento cuantitativo y la estandarización de los
procesos; sin embargo, desde una perspectiva amplia, se reconoce que el control
no es solo responsabilidad de los niveles directivos, sino que todos los miembros
de la organización deben participar en la orientación hacia el logro de los
objetivos, por lo tanto desde este enfoque se emplean medidas tanto cualitativas
como cuantitativas.

Además, se puede destacar la importancia de los factores sociales y culturales en

el contexto institucional, ya que se reconoce que el comportamiento individual de
las personas impacta en la eficacia de los métodos de control utilizados en la
gestión; por lo tanto, el control empresarial también tiene en cuenta aspectos
relacionados con la cultura organizacional, las dinámicas grupales y los factores
humanos.

En resumen, el control en una empresa no se limita solo a un proceso técnico de

seguimiento, sino que incluye elementos informales y considera factores
culturales, organizativos, humanos y grupales. Su objetivo es corregir
desviaciones utilizando indicadores cualitativos y cuantitativos, dentro de un
contexto social amplio, para garantizar el cumplimiento de los objetivos clave para
el éxito de la organización.

2
PRESUPUESTO

El presupuesto de una empresa es una herramienta fundamental para la

planificación y administración adecuada, ya que este permite prever y controlar los
ingresos y gastos de la compañía durante un periodo determinado ya que es en
este documento donde se detallan todas las operaciones que la empresa llevará a
cabo para alcanzar sus objetivos, así como los recursos financieros necesarios
para ello y también se incluye una estimación de los ingresos que se espera
obtener, como por ejemplo, ventas o ingresos por servicios.

El presupuesto proporciona una visión clara de la actividad de la empresa en un

periodo determinado, lo que permite planificar y asignar recursos de manera
eficiente, además, es una herramienta de control que permite comparar los
resultados reales con los previstos en el presupuesto. Si se producen
desviaciones, se pueden identificar áreas problemáticas y tomar medidas
correctivas para ajustarse a lo planeado.

Es decir, el presupuesto empresarial es esencial para gestionar adecuadamente

una empresa, ya que facilita la planificación, el control de gastos e ingresos, y la
toma de decisiones basadas en información financiera sólida.

Algunas de las características comunes de un presupuesto empresarial son:

 Previsión a medio o largo plazo: Un presupuesto empresarial se

elabora para un periodo determinado, generalmente para el año fiscal de
la empresa, esto permite tener una visión a futuro y planificar las
acciones y recursos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.

 Inclusión de gastos e ingresos: En un presupuesto se tienen en

cuenta todos los gastos que la empresa prevé realizar durante el periodo
establecido, tanto los fijos como los variables. Además, se estima
también los ingresos esperados, provenientes de ventas u otros
conceptos.

 Punto de equilibrio y punto deseado: El presupuesto establece un

punto de equilibrio, que es el nivel de actividad en el cual los ingresos

3
 igualan los gastos, es decir, no hay ni pérdidas ni ganancias. También se
establece un punto deseado, que es el nivel de actividad donde se
espera obtener beneficios.

 Control del presupuesto durante su vigencia: Durante el periodo en

el que se aplica el presupuesto, se lleva a cabo un control continuo para
comparar los resultados reales con los previstos. Esto permite detectar
desviaciones y tomar acciones correctivas si es necesario.

 Revisión al finalizar el periodo: Una vez finalizado el periodo del

presupuesto, se realiza una revisión para analizar los resultados
obtenidos y compararlos con los previstos. Esta evaluación permite
identificar áreas de mejora y retroalimentar el proceso de
presupuestación para futuros periodos.

Estas características son fundamentales para la elaboración y gestión de un

presupuesto empresarial efectivo, ya que permiten establecer metas claras,
controlar el desempeño y tomar decisiones informadas para el éxito de la
empresa.

Tipos de Presupuestos

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de presupuestos que una empresa
puede utilizar. Cada tipo de presupuesto cumple una función específica dentro de
la gestión financiera y permite una mejor planificación y toma de decisiones en
diferentes áreas de la empresa

1. Presupuesto de flujo de caja: Este tipo de presupuesto se centra en la

planificación y control de los flujos de efectivo de la empresa, su objetivo
principal es estimar cuándo y en qué cantidades se recibirán y se
desembolsarán los recursos financieros. El presupuesto de flujo de caja
proporciona una visión clara de la liquidez de la empresa, ayudando a
tomar decisiones financieras adecuadas.

2. Presupuesto de tesorería: es un poco similar al presupuesto de flujo de

caja, el presupuesto de tesorería se enfoca específicamente en la gestión
de los pagos y cobros de la empresa, en este presupuesto se planifican las

4
 entradas y salidas de dinero, permitiendo anticipar y asegurar la
disponibilidad de fondos para cumplir con los compromisos financieros.

3. Presupuesto de ventas o presupuesto de ingresos: Este presupuesto se

centra en la previsión de las ventas que la empresa espera alcanzar en un
periodo determinado, se basa en análisis históricos, tendencias del
mercado y otros factores relevantes para establecer objetivos de ventas
realistas. El presupuesto de ventas ayuda a la empresa a fijar metas y a
planificar las estrategias de marketing y comercialización.

4. Presupuesto de producción: Una vez establecido el presupuesto de

ventas, se procede a elaborar el presupuesto de producción, en este tipo de
presupuesto se detallan los costos asociados con la producción de bienes o
servicios de la empresa y se determina la cantidad de unidades que deben
producirse para cumplir con las metas de ventas establecidas, teniendo en
cuenta los insumos necesarios y los costos de producción.

5. Presupuesto de compras: Este presupuesto tiene como objetivo planificar

y controlar los costos de adquisición de los insumos necesarios para la
producción de bienes o servicios, principalmente se basa en las previsiones
de producción y permite asegurar que la empresa cuenta con los recursos
necesarios para mantener su actividad sin interrupciones.

6. Presupuesto de capital: Este tipo de presupuesto se enfoca en planificar

las inversiones futuras de la empresa y permite determinar las fuentes de
financiación necesarias para llevar a cabo dichas inversiones y evaluar la
rentabilidad de los proyectos propuestos.

8. Presupuesto operativo: El presupuesto operativo es un presupuesto

global que incluye los ingresos proyectados por ventas y los gastos
asociados con la producción y comercialización de los productos o
servicios de la empresa, este ayuda a establecer metas y a controlar los
costos operativos.

9. Presupuesto de marketing: Este presupuesto se centra en la

planificación de los gastos de marketing y publicidad de la empresa y
permite asignar recursos adecuados a cada iniciativa de marketing y
evaluar el retorno de la inversión en estas actividades.

5
10. Presupuesto maestro: Este es el presupuesto principal de la empresa,
que engloba todos los aspectos y áreas de la organización, es una visión
global y consolidada de los diferentes presupuestos y permite coordinar y
planificar toda la actividad empresarial en un ejercicio determinado.

ELABORACION DE UN PRESUPUESTO

Para elaborar un presupuesto se debe tener en cuenta los siguientes

pasos:

1. Definir la situación financiera de la empresa: Es importante conocer en

qué estado se encuentra la empresa en términos financieros, esto implica
analizar los estados financieros, como el balance general y el estado de
resultados, y evaluar la liquidez, solvencia y rentabilidad de la organización.

2. Establecer objetivos y metas: Es fundamental tener claridad sobre los

objetivos y metas que se desean alcanzar en el período presupuestario,
estos objetivos deben ser realistas y alineados con la estrategia
empresarial.

3. Analizar datos históricos: Revisar los datos financieros de años

anteriores permite identificar patrones y tendencias que pueden ser útiles
para estimar los ingresos y gastos futuros. También es importante
considerar factores externos que puedan afectar el rendimiento financiero,
como cambios en el mercado o regulaciones.

4. Presupuestar los gastos: Se deben identificar y estimar los distintos

gastos en función de las necesidades de la empresa. Esto incluye gastos
fijos (como alquiler, salarios, impuestos) y gastos variables (como materias
primas, marketing).

5. Proyectar el flujo de efectivo: Es necesario realizar una proyección del

flujo de efectivo, teniendo en cuenta los ingresos esperados y los gastos
planificados ya que esto permitirá identificar posibles problemas de liquidez
y tomar medidas preventivas.

6. Asignar recursos a cada área: Distribuir los recursos disponibles entre las
diferentes áreas de la empresa según sus necesidades y prioridades, para
esto es necesario asignar presupuestos específicos a cada departamento,
teniendo en cuenta sus objetivos y responsabilidades.

7. Control y seguimiento del presupuesto: Se debe llevar un seguimiento

periódico del presupuesto para monitorear el cumplimiento de las
previsiones y detectar posibles desviaciones, para lo cual se deben
comparar los resultados reales con los presupuestados y realizar ajustes en
caso necesario.
6
8. Realizar ajustes: Si se detectan desviaciones significativas entre los
resultados reales y los presupuestados, es necesario realizar ajustes en el
presupuesto, lo cual conlleva analizar las causas de las desviaciones y
tomar medidas correctivas para mantener el control financiero.

Nota: La elaboración de un presupuesto es un proceso continuo y

dinámico, por lo cual es necesario revisarlo y actualizarlo
periódicamente para adaptarse a los cambios en las condiciones
económicas y en las estrategias de la empresa.

AUDITORIAS

Las auditorías son herramientas clave para evaluar y mejorar el

desempeño de una empresa ya que proporcionan información objetiva y
fiable que contribuye a la toma de decisiones estratégicas y a la
implementación de acciones correctivas para lograr una mayor eficiencia
y cumplir con los requisitos legales y normativos.

Características de las auditorias:

1. Objetividad: La objetividad es fundamental en una auditoría, ya

que implica que la evaluación se realiza sin prejuicios ni
favoritismos; los auditores deben basar sus hallazgos y
conclusiones en evidencias tangibles y documentadas.

2. Sistematicidad: Las auditorías se llevan a cabo siguiendo un

conjunto de pasos y etapas establecidas lo que garantiza que se
revisen todos los aspectos relevantes y se realice una evaluación
integral de la actividad o proceso auditado.

3. Profesionalidad y transparencia: Un auditor debe ser

competente y actuar de manera imparcial, sin juicios de valor. Su
objetivo es ofrecer información objetiva y fiable para que los
directivos puedan tomar decisiones informadas y mejorar el
desempeño de la organización.

7
 Importancia de las auditorías:

1. Mejora de la calidad: Las auditorías ayudan a identificar deficiencias y

áreas de mejora en los procesos internos, lo que permite implementar
acciones correctivas para alcanzar una mayor eficiencia y calidad en la
ejecución de las actividades.

2. Toma de decisiones: Los resultados de una auditoría proporcionan

información precisa y confiable sobre el estado de la organización y esto
ayuda a los directivos a evaluar la efectividad de las políticas y estrategias
implementadas y a tomar decisiones informadas para lograr el éxito y el
crecimiento de la empresa.

3. Cumplimiento normativo: Las auditorías permiten verificar si la empresa

cumple con las normativas legales y reglamentarias aplicables, con lo que
se pueden prevenir los riesgos legales y mantener la reputación y el buen
nombre de la organización.

Tipos de auditorias

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de auditorías más comunes, cada
una de ellas tiene su propia finalidad y enfoque, pero todas comparten el objetivo
de mejorar la gestión y el desempeño de una organización.

1. Auditoría Interna: Es realizada por personal interno de la organización y

tiene como objetivo evaluar los procesos internos, los controles financieros,
operativos y de cumplimiento, con el fin de mejorar la eficiencia y
efectividad de la gestión.

2. Auditoría Externa: Es llevada a cabo por profesionales independientes

externos a la organización, conocidos como auditores externos o firmas de
auditoría. Su objetivo principal es emitir una opinión sobre la razonabilidad
de la información financiera presentada por la empresa.

8
 3. Auditoría Operativa: Se enfoca en evaluar los procesos operativos de una
organización para identificar oportunidades de mejora y optimización de
recursos. Este tipo de auditoría puede ayudar a identificar ineficiencias y
riesgos en la gestión de la organización.

4. Auditoría Fiscal: Su objetivo es verificar el cumplimiento de las

obligaciones fiscales y normativas relacionadas con los impuestos y
contribuciones de la empresa. Se revisa el cumplimiento de las leyes
fiscales, la correcta aplicación de los procedimientos fiscales y la precisión
de los registros contables.

5. Auditoría Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas y

regulaciones ambientales, así como las prácticas de gestión ambiental de
la organización. Se analiza el impacto de las actividades de la empresa en
el medio ambiente y se sugieren medidas para minimizar los efectos
negativos.

6. Auditoría Pública: Realizada por entidades gubernamentales, su objetivo

es asegurar el cumplimiento de las normas y regulaciones establecidas por
las instituciones públicas. Esta auditoría se enfoca en evaluar la gestión
financiera, los controles internos y el cumplimiento de la normativa
correspondiente.

7. Auditoría Informática: Se centra en evaluar la infraestructura tecnológica

de la organización, los sistemas informáticos, la seguridad de la
información y el cumplimiento de las políticas y procedimientos
relacionados con la tecnología de la información.

8. Auditoría Integral: Combina diferentes enfoques y aspectos de distintos

tipos de auditorías, permitiendo una evaluación global de la organización
en términos financieros, operativos, ambientales, legales, entre otros.

Etapas de la auditoria

La auditoría generalmente consta de varias etapas que se llevan a cabo en un

proceso secuencial:

9
 1. Planificación: En esta etapa se establecen los objetivos y alcance de la
auditoría, se selecciona el equipo de trabajo, se recopila la información
relevante sobre la organización y sus procesos, y se desarrolla un plan
detallado para la ejecución de la auditoría.

2. Recopilación de evidencia: En esta etapa se recopila toda la evidencia

necesaria para evaluar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y
regulaciones pertinentes. Esto implica revisar documentos, realizar
entrevistas con el personal, analizar registros financieros y operativos, entre
otros.

3. Evaluación y análisis: Una vez recopilada la evidencia, se procede a

evaluar y analizarla para determinar si cumple con los criterios establecidos.
Se comparan los hallazgos con los estándares y mejores prácticas
aplicables, y se identifican posibles deficiencias o áreas de mejora.

4. Informe de auditoría: Se elabora un informe que resume los hallazgos y

conclusiones de la auditoría. Este informe debe ser claro, objetivo y basarse
en hechos verificables. Se incluyen recomendaciones para corregir las
deficiencias identificadas y mejorar los procesos.

5. Seguimiento y cierre: Después de emitir el informe, se realiza un

seguimiento para asegurar que se tomen las medidas correctivas
necesarias. Se verifica la implementación de las recomendaciones y se
cierra formalmente el proceso de auditoría.

Es importante mencionar que estas etapas pueden variar ligeramente

dependiendo del tipo de auditoría y de la organización en particular. Sin embargo,
en general, estas etapas proporcionan una estructura básica para llevar a cabo
una auditoría eficaz.

Clasificación de las auditorias

Las auditorías pueden clasificarse en diferentes categorías, según su alcance,

objetivo y nivel de detalle. A continuación, se presentan algunas clasificaciones
comunes de las auditorías:

10
 1. Auditoría interna - auditoría externa: Se diferencia entre una auditoría
realizada por personal interno de la organización (auditoría interna) y una
auditoría realizada por una entidad independiente externa a la organización
(auditoría externa). La auditoría interna se enfoca en evaluar y mejorar los
controles internos y procesos de la organización, mientras que la auditoría
externa tiene como objetivo proporcionar una opinión independiente sobre
la veracidad y razonabilidad de los estados financieros de la organización.

2. Auditoría financiera - auditoría operativa: Una auditoría financiera se

centra en examinar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
de una organización. Mientras tanto, una auditoría operativa se enfoca en
evaluar la eficacia, eficiencia y cumplimiento de los procesos y controles
operativos de una organización.

3. Auditoría de cumplimiento - auditoría de gestión: Una auditoría de

cumplimiento se realiza para asegurar que una organización cumple con las
leyes, regulaciones y políticas aplicables. Por otro lado, una auditoría de
gestión se enfoca en evaluar la eficiencia, efectividad y economía de los
recursos utilizados y en identificar áreas de mejora en la gestión de una
organización.

4. Auditoría integral - auditoría específica: Una auditoría integral abarca

todas las áreas funcionales de una organización, incluyendo aspectos
financieros, operativos, de cumplimiento y de gestión. Por otro lado, una
auditoría específica se enfoca únicamente en un área o proceso específico
de una organización.

Es importante tener en cuenta que estas clasificaciones son generales y que en la

práctica puede haber combinaciones de distintos tipos de auditorías según las
necesidades y objetivos de cada organización.

BENCHMARKING

11
BIBLIOGRAFÍA

https://www.unir.net/empresa/revista/presupuesto-empresa/

https://landing.kawak.net/conceptos-y-definiciones-clave-de-
auditoria#auditorasvirtualesoremotas

https://www.salesforce.com/mx/blog/2021/08/que-es-benchmarking-y-como-
aplicarlo.html#:~:text=El%20benchmarking%20(en%20espa%C3%B1ol%2C
%20punto,atraer%20al%20p%C3%BAblico%20y%20reconquistarlo.

12