ESTÁNDAR DE GESTIÓN DE AUDITORÍAS
Gerencia de Gestión de Riesgos Compañía
Minera
Código: DC-004 Versión: 07 Antamina S.A.
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ORIGINAL FIRMADO EN REPOSITORIO DE DOCUMENTOS
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:
Lisette Torres Guido Huarcaya Saúl Lozano Victor Gobitz
Ingeniera Sr de Superintendente de
Presidente y
procesos Aseguramiento de Gerente de Riesgos
Gerente General
Procesos
Fecha de Fecha de
Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Revisión: aprobación:
24/09/2017 18/04/2023 18/04/2023 20/04/2023
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CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS
Cambios en el presente documento desde la última revisión
• Restructuración general del documento como parte de la adecuación al Modelo
Integrado de Aseguramiento (MIA) de Antamina.
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CONTENIDO
1. OBJETIVOS .................................................................................................... 4
2. ALCANCE ....................................................................................................... 4
3. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS .............................................. 4
4. ABREVIATURAS Y/O DEFINICIONES ........................................................... 4
5. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR......................................................... 6
6. RESPONSABILIDADES ................................................................................. 9
7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS ........................................... 10
8. ANEXOS........................................................................................................ 10
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1. OBJETIVOS
Establecer los lineamientos, roles y responsabilidades para realizar auditorías en
Antamina, en cumplimiento de los requisitos establecidos en los procesos y sistemas
de gestión, así como de las buenas prácticas en materia de auditoría y gestión de
riesgos.
2. ALCANCE
El presente estándar se aplica para todas las auditorías lideradas o coordinadas por
la Gerencia de Gestión de Riesgos y/o las áreas de soporte interno con rol 2L
(segunda línea) definidas según el Modelo Integrado de Aseguramiento (MIA) de
Antamina. Las auditorías comprendidas en el presente estándar se listan en el Anexo
01.
3. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS
• DC-007 Modelo Integrado de Aseguramiento (MIA)
• Norma ISO 14001:2015, requisito 9.2 Auditoría Interna
• Norma ISO 45001:2018, requisito 9.2 Auditoría Interna
• Norma ISO 9001:2015, requisito 9.2 Auditoría Interna
• Norma NTP ISO/IEC 17025:2017, requisito 8.8 Auditorías internas
• Norma ISO 19011: 2018, Directrices para las Auditorías de los Sistemas de
Gestión
• Norma ISO/IEC 27001:2013, requisito 9.2 Auditoría Interna
• Código de Protección de Buques e Instalaciones Portuarias (PBIP)
• Norma ISO/IEC 37001:2016, requisito 9.2 Auditoría Interna
• Norma ISO 14064:2018 Parte 1, Sección 10, Función de la Organización en las
Actividades de Verificación de la Organización
• Procedimiento general “Certificación del Operador Económico Autorizado-
OEA”, DESPA-PG.29 (versión 2) / Anexo 6.
• De emitirse nuevas normas, Antamina se adecuará a los lineamientos vigentes
según corresponda.
4. ABREVIATURAS Y/O DEFINICIONES
4.1 Abreviaturas
MIA : Modelo Integrado de Aseguramiento
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PIA : Plan Integrado de Aseguramiento
4.2 Definiciones
Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una “no conformidad” y evitar
que vuelva a ocurrir.
Aseguramiento: Actividades de verificación, revisión y auditoría realizadas con el
propósito de evaluar un proceso o un riesgo, proporcionando información a la
Gerencia y el Directorio de que el proceso o riesgo se gestiona de manera adecuada
y que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con las políticas y regulaciones
aplicables.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditor: Persona con la competencia y experiencia para llevar a cabo una auditoría.
Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de
lograr los resultados previstos.
Criterio de Auditoría: Requisitos usados como referencia frente a los cuales se
compara la evidencia objetiva. Los requisitos pueden incluir políticas, procedimiento,
instructivos de trabajo, requisitos legales, obligaciones contractuales, prácticas
líderes documentadas, entre otros.
Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo,
si es necesario, de expertos técnicos.
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Ésta
puede obtenerse por medio de la observación, entrevistas, medición, ensayo o por
otros medios.
Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al
equipo auditor. El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la
organización, la actividad, el proceso, el producto, el servicio o la disciplina a auditar,
el idioma o la orientación cultural. Un experto técnico del equipo auditor no actúa
como un auditor.
Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría
indican conformidad o no conformidad.
Modelo Integrado de Aseguramiento: El enfoque de aseguramiento integrado
permite el alineamiento de todas las funciones de aseguramiento y de aquellas que
generan un input importante para una gestión de riesgos ordenada y eficiente.
Existen 03 niveles de aseguramiento en Antamina. No obstante, el presente estándar
aplica para el segundo, tercer nivel de aseguramiento y proveedores de
aseguramiento externo:
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- Aseguramiento de segunda línea (2L): Gerencia de Gestión de Riesgos
(principal) y Áreas de Soporte Interno a la 2L (Seguridad Industrial, Cumplimiento
Corporativo, Contraloría y Finanzas, Geotecnia PDN, Medio Ambiente, STC).
- Aseguramiento de tercera línea (3L): Grupo Auditor de Accionistas.
- Proveedores de aseguramiento externo: Auditores, revisores externos,
fiscalizadores, independientes de la Dirección o los accionistas.
Plan Integrado de Aseguramiento: Documento que integra las actividades de
aseguramiento a ejecutarse sobre los riesgos críticos.
5. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR
5.1 Programa Anual de Auditorías
El “Programa Anual de Auditorías” (Formato GGR-AP-FR010) especifica los
procesos, sistemas de gestión, los riesgos asociados a ser auditados en el periodo y
las fechas programadas de forma tentativa.
El “Programa Anual de Auditorías” es elaborado por el Superintendente de
Aseguramiento de Procesos, tomando en consideración el PIA aprobado para el
periodo de auditoría a ser planificado.
Otros factores que serán considerados en la elaboración del “Programa Anual de
Auditorías”, principalmente, son los siguientes:
• Exigencia de requisitos legales.
• Cumplimiento de compromisos con terceras partes.
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• Mantenimiento de certificaciones de Sistemas de Gestión.
El “Programa Anual de Auditorías” es distribuido por el Superintendente de
Aseguramiento de Procesos a todas las áreas involucradas para su conocimiento,
programación de actividades y reserva de recursos.
5.2 Lineamientos Generales
• Las auditorías son realizadas con el propósito de agregar valor a los procesos
auditados, teniendo como objetivos principales:
- Brindar aseguramiento razonable sobre el cumplimiento del gobierno de
procesos y la gestión de riesgos.
- Promover la mejora continua de los procesos.
• Toda auditoría debe tener un responsable único del proceso por parte de
Antamina, pudiendo ser:
- Auditores internos de la Superintendencia de Aseguramiento de procesos.
- Coordinadores designados por las Gerencias de las áreas de soporte interno
2L según el MIA: Seguridad Industrial, Cumplimiento Corporativo, Contraloría y
Finanzas, Geotecnia PDN, Medio Ambiente, STC.
• El equipo auditor (interno y/o externo) debe ser independiente del área auditada
para asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
• Los auditores deben firmar una declaración jurada asegurando su compromiso con
los principios de la ética profesional y el Código de Conducta de Antamina.
• Todos los procesos de auditoría (interno y externo) de los Sistemas de Gestión de
Antamina serán liderados o coordinados por la Superintendencia de
Aseguramiento de Procesos.
• La clasificación de los hallazgos de auditoría se especifica en el Anexo 02.
5.3 Equipo de Auditoría
Toda auditoría tiene un responsable único a cargo del proceso por parte de Antamina,
quien debe velar por el cumplimiento del presente estándar.
El responsable designado para cada proceso de auditoría podrá asumir los siguientes
roles:
- Líder de Auditoría: Se asume dicho rol cuando se garantiza su independencia
para definir el alcance, criterio de auditoría y evaluación de hallazgos.
- Coordinador de auditoría: Se asume dicho rol cuando se requiere su apoyo
para facilitar una auditoría en la cual el alcance, criterio de auditoría y
evaluación de hallazgos son determinados por un tercero independiente de
Antamina.
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El responsable designado, bajo el rol de Líder de Auditoría, podrá tener a su cargo un
equipo auditor compuesto por auditores internos y/o externos; al igual que expertos
técnicos si así lo considera necesario.
Las competencias requeridas para el equipo auditor se detallan en el Anexo 03 del
presente estándar.
5.4 Proceso de Auditoría
El proceso de auditoría abarca las siguientes etapas: Planificación, Ejecución, Reporte
y Comunicación. Ver el Anexo 04 para mayor detalle.
5.4.1 Planificación de la Auditoría
El responsable de la auditoría, bajo el rol de Líder de Auditoría, debe elaborar un “Plan
de Auditoría” según el Formato GGR-AP-FR011, el cual contiene los objetivos, el
alcance, los criterios de auditoría a ser considerados, el cronograma de actividades y
los responsables involucrados. El “Plan de Auditoría” debe ser presentado a las áreas
responsables del proceso o sistema de gestión a ser auditado.
El responsable de la auditoría, bajo el rol de Coordinador de Auditoría, debe
asegurarse de comunicar el “Plan de Auditoría” a las áreas involucradas, incluyendo a
la Superintendencia de Aseguramiento de Procesos.
En caso de que la auditoria se realice de manera remota, el responsable de la
auditoría debe asegurarse del cumplimiento de los criterios establecidos en el Anexo
05 del presente estándar.
5.4.2 Ejecución de la Auditoría
Para la ejecución de las auditorías se debe considerar dos fases:
- Revisión de “gabinete” o documentaria: Incluye el análisis de la información
proporcionada por los auditados y la evidencia objetiva recabada por el equipo
auditor.
- Revisión en “campo”: Incluye entrevistas y/o visitas a campo coordinadas
con los auditados.
El responsable de la auditoría, bajo el rol de Líder de Auditoría, puede elaborar una
“Lista de Verificación” (Formato GGR-AP-FR012) para que ésta sea utilizada por el
equipo auditor durante la etapa de ejecución.
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Antes de iniciar la revisión en “campo”, se podrá realizar una reunión de Apertura con
los auditados, en la cual se presenta el objetivo, alcance, criterio de auditoría, equipo
auditor, plan de entrevistas/visitas a campo, entre otros detalles relevantes.
Los hallazgos preliminares identificados por el equipo auditor son registrados en el
Formato GGR-AP-FR013 “Relación de Hallazgos de Auditoría” y enviados al Líder de
Auditoría para su consolidación y posterior evaluación con el equipo auditor.
Para culminar la etapa de ejecución, se realiza una reunión de Cierre, en la cual se
presentan los hallazgos más relevantes a las áreas responsables del proceso o
sistema de gestión auditado. De ser posible, los hallazgos de auditoría podrán ser
validados con los auditados antes de la reunión de Cierre.
5.4.3 Reporte y Comunicación
El responsable de la auditoría, bajo el rol de Líder de Auditoría, debe elaborar el
“Informe de Auditoría” según el Formato GGR-AP-FR014.
El resultado de la auditoría debe ser difundido a las partes interesadas según lo
requiera el sistema o proceso auditado.
El informe y los hallazgos de auditoría deben ser registrados en la herramienta
tecnológica asignada por Antamina para dicho fin.
El monitoreo de las acciones correctivas y planes de acción definidos por el auditado
para abordar un hallazgo de auditoría se realizará de acuerdo con el Estándar de
“Tratamiento de Hallazgos” (DC-005).
6. RESPONSABILIDADES
6.1 Superintendente de Aseguramiento de Procesos
- Elaborar el “Programa Anual de Auditorías”.
- Velar por el cumplimiento del “Programa Anual de Auditorías”.
- Revisar los “Informes de Auditoría” antes de su difusión.
6.2 Responsable de la auditoría
- Ver el Anexo 04 para mayor detalle.
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6.3 Equipo Auditor:
- Cumplir con las tareas asignadas por el Líder de Auditoría para cada
auditoría.
- Participar de las reuniones de Apertura y Cierre.
6.4 Auditado:
- Asegurar las facilidades para el equipo auditor como acceso a los documentos
solicitados y áreas físicas a visitar durante la auditoría, en coordinación con
los responsables designados por el Gerente, coordinadores SIG, entre otros.
- Asegurar la participación de su equipo y socios estratégicos que trabajan
dentro de su área de responsabilidad (de ser requerido).
- Participar en las reuniones convocadas por el Líder de Auditoría (presentación
del Plan de Auditoría, reunión de Apertura y reunión de Cierre).
7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS
- GGR-AP-FR010 “Programa Anual de Auditorías”
- GGR-AP-FR011 “Plan de Auditoría”
- GGR-AP-FR012 “Lista de Verificación”
- GGR-AP-FR013 “Relación de Hallazgos de Auditoría”
- GGR-AP-FR014 “Informe de Auditoría”
8. ANEXOS
Anexo N°01. “Tipos de Auditorías”
Anexo N°02. “Clasificación de Hallazgos”
Anexo N°03. “Competencias del Equipo de Auditoría”
Anexo N°04. “Actividades del proceso de Auditoría para cada rol”
Anexo N°05. “Consideraciones para realizar Auditorías remotas”
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