GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 1 ENERO 2024 1 DE 9

Contenido

1. Objetivo. ..................................................................................................................................... 1
2. Alcance. ..................................................................................................................................... 2
3. Definiciones. .............................................................................................................................. 2
4. Responsabilidades. .................................................................................................................. 2
5. Políticas...................................................................................................................................... 3
6. Procedimiento. .......................................................................................................................... 5
7. Referencias ............................................................................................................................... 8
8. Documentos derivados y de referencia ................................................................................ 9
9. Anexos ....................................................................................................................................... 9
10. Control de Cambios. ................................................................................................................ 9

1. Objetivo.
Definir el correcto procedimiento para realizar la recepción de productos, insumos y visitas de
servicios para la empresa GAPA FOOD MÉXICO S.A. DE C.V., de tal manera que éstos
cumplan con las necesidades de la planta y se encuentren en conformidad con las
especificaciones internas de calidad e inocuidad.

Aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Natalia Lehmann Sosa
Eduardo Garfias Vargas Stephany P. Romero Altamirano Elizabeth García García

Gerentes: Compras/ Almacén Gerente de Producción Gerente de Calidad

 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 2 DE 9

2. Alcance.

Este procedimiento aplica para todo producto, material de envase, bien o servicio que se
reciba en planta para su utilización o aplicación que de forma directa o indirecta se involucre
con las actividades productivas en planta.

3. Definiciones.

Requisición: Documento interno originado por las diferentes áreas de la empresa en la cual
se establecen los requerimientos de compras necesarias para las actividades de la planta.
Stock (inventario): Conjunto de productos que se tienen almacenados en espera de su
utilización o liberación.
Proveedor: Empresa que se dedica a abastecer a otra con los productos y/o servicios
necesarios o convenientes para un fin determinado.
Evaluación de proveedor. Tiene por objeto el determinar si un proveedor mantiene o mejora
los niveles de calidad en los materiales, servicios y el cumplimiento de compromisos
establecidos.
Auditoría: Evaluación sistemática e independiente para determinar si las actividades y sus
resultados corresponden con los planes y estrategias trazadas, y si éstos se implementan de
manera correcta en planta y son adecuados para alcanzar los objetivos propuestos.
No conformidad mayor: Ausencia o fallo en cumplir con uno o más especificaciones internas
que puede comprometer la inocuidad de las actividades productivas o productos en cuestión.
No conformidad menor: Es una no conformidad detectada a nivel de calidad, que por sus
características no llega a la gravedad de la anterior; sin embargo, sigue implicando una
desviación a las especificaciones y resultados esperados.

4. Responsabilidades.
Comprador

-Notificar al área de almacén los arribos de productos e insumos programados en el día, tanto en
almacén principal como en externos.

-Coordinar con el proveedor los horarios de entrega de acuerdo a la ´política de recibo de almacén.

Coordinador de almacén principal

- Cotejar contra factura y recibir todas las entregas de productos y visitas de servicios a
planta, adoptando las medidas descritas en este documento para evitar una
contaminación cruzada,
- Notificar a las áreas de Almacén, Calidad y Producción en caso de productos frescos
para su recepción e inspección de los productos o servicios.
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 3 DE 9

Calidad
- Realizar las inspecciones al recibo de los productos que van a los almacenes de
pescado fresco, cámara de refrigeración, Congelación y Secos.
- Dar el dictamen del producto al Coordinador de almacén principal y al área de compras.
- Sellar el documento de acuerdo el dictamen (rechazado o aceptado)
Supervisor de operaciones.
- Realizar la transferencia de los productos hacia almacenes de tal manera que se evite
la contaminación cruzada.
- Realizar el etiquetado del producto que arriba al almacén principal

Responsable de almacén de pescado fresco

-Resguardar el producto en almacén de producto fresco o subir el producto al área de
procesos de acuerdo al plan de producción del día.

Auxiliar de almacén
- Elaborar las etiquetas de identificación de producto en cada arribo a almacén principal.

Jefe de Calidad.
- Verificar el cumplimiento del presente documento y recibir o direccionar al personal que
ingrese a la empresa para realizar algún servicio y participa en la inspección de
productos al recibo.

5. Políticas.

5.2.1. Todas las recepciones, sean de productos o de visitas de servicios, se

programarán con antelación, de tal manera que se cuente con la información
necesaria para preparar la actividad de recepción, incluyendo personal,
equipos de pesaje, formatos, etc.

5.2.2. Cuando los productos llegan en vehículos para su transporte, no

pertenecientes a la empresa, éste se inspeccionará antes y durante la
descarga para asegurar que la calidad y la inocuidad del material se hayan
mantenido durante el transporte. Además, se deberán solicitar los siguientes
documentos cuando apliquen:
- Factura
- Orden de compra
- Certificado de fumigación vigente
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 4 DE 9

- Certificado de calidad y/o fichas técnicas correspondientes a los

productos entregados.
- Registros de temperatura (cuando aplique)

Nota 1: Si el proveedor no emite certificados de calidad por entrega, la inspección interna

y la documentación que valide al proveedor como autorizado por GAPA FOOD MEXICO
S.A. DE C.V. respaldará la recepción.

5.2.3. En todo momento de la recepción, se protegerán los productos de cualquier

posible contaminación cruzada, realizando acciones tales como:

• No colocar ningún producto directamente sobre el piso.

• Básculas limpias, en buen estado y sanitizadas entre cambio de producto
para su pesaje.
• Control de acceso: manteniendo las puertas cerradas en todo momento y
sólo permitiendo los ingresos necesarios.
• Control del personal que ingresa sin contacto directo con productos ajenos
a la recepción.
• Control de equipo y mobiliario en área de recepción: taras, tarimas, cajas
y carritos limpios en buen estado.
• Control de producto: todo producto que ingresa se protegerá en todo
momento.

5.2.4. La aceptación o rechazo del producto e insumos que ingresan a planta se

registrará en el formato de Recepción de Productos (FR-RE-01) donde se
asentará al menos la temperatura por día de cinco productos frescos,
refrigerados o congelado y la Recepción de Insumos se registrará en el
(FR-RE-02), documentos que respaldarán su existencia de productos e
insumos en planta o, por el contrario, su rechazo.

5.2.5. Los equipos de pesaje de los productos recibidos deberán estar calibrados de
acuerdo a lo establecido en la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, contando
con un sello que avale la calibración frecuente de los equipos por entidades certificadas
para tal efecto. La calibración se contemplará como parte del Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo y calibración de equipos (FR-AC-19).

5.2.6. En relación con los servicios contratados, éstos se monitorearán en todo momento
por personal de GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V para asegurar que los servicios
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 5 DE 9

se realicen de acuerdo a lo estipulado, en tiempo y forma y cumpliendo con las

políticas de calidad e inocuidad dentro de la planta.
5.2.7. Se dará seguimiento a los reportes entregables por parte de los servicios
proporcionados a planta, mismos que se resguardarán en la carpeta correspondiente a la
naturaleza del servicio realizado (control de plagas, mantenimiento, limpieza, etc.).
5.2.8. Los ingresos en sistema se deben realizar el mismo día a mas tardar 24 horas
posteriores al recibo.
5.2.9. En el área de recepción no podrán estar los productos más de 30 minutos, en
caso tener necesidad de etiquetado transferir el producto a cualquier área con clima
controlado,

6. Procedimiento.

6.1 Recepción de productos e insumos

6.1.1 Programar las entregas de productos e N/A
insumos y notificar al área de almacén
Comprador con un día de anticipación.
6.1.2 Coordinador de Solicita la documentación necesaria (ver
almacén principal política 5.2.2)
6.1.2 Calidad Inspecciona la caja y cabina del N/A
transporte mismo para asegurar que la
unidad cumpla con las Buenas Prácticas
de Manufactura.
Nota: En caso encontrar alguna
desviación que afecte la calidad y/o
inocuidad del producto, rechaza la
unidad y notifica al comprador
6.1.3 Coordinador de Recibe los productos y verifica: Orden de compra
almacén principal • La cantidad recibida coincida con lo (FR-CO-04)
que marca la Orden de Compra (FR- Factura
CO-04) y/o Factura.
De no coincidir las cantidades notifica al
proveedor y si es aprobado el acceso del
material deberá:
• Colocar con puño y letra la cantidad
real que se está recibiendo.
• Solicitar firma del chofer o encargado
de la entrega por parte del proveedor.
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 6 DE 9

• Asegurar que la descripción

contenida en la orden de compra
coincida con el producto
recepcionado
6.1.5 Realiza un muestreo general conforme a
las tablas de muestreo MIL-STD-105E y Criterios de
los Criterios de aceptación y rechazo de aceptación y
productos (AN-AC-01), inspecciona rechazo de
visualmente los productos e insumos. productos
Calidad ¿El producto se encuentra en buenas (AN-AC-01)
condiciones y cumple con los criterios de
aceptación y rechazo (AN-AC-01).?
Recepción de
No: Informa al comprador para que productos
notifique al proveedor. (FR-RE-01)
Sí: Sella de conformidad y
Registra en el Formato de Recepción de Recepción de
productos (FR-RE-01) / Recepción de insumos
insumos (FR-AC-02) la cantidad (FR-AC-02)
solicitada y recibida.

Nota 1: Bajo ninguna circunstancia se

deberá tomar el producto o material sin Procedimiento de
pevia inspección. producto no
conforme
Nota 2: Todo material de importación que (PR-AC-03)
no cumpla las especificaciones deberá
colocarse en el área de producto no
conforme y dar el tratamiento de acuerdo
al Procedimiento de producto no
conforme (PR-AC-03).

Nota 3: Se aplicarán pruebas de

rendimiento en caso de ser un producto
nuevo o muestra.
6.1.6 Coordinador de Sella y firma la factura del proveedor y
almacén principal realiza la entrada en el sistema. N/A
Para el caso de insumos no
inventariables, realiza la recepción y lo
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 7 DE 9

resguarda en almacén de secos o

papelería e informa al comprador para
que notifique al usuario final, quien
contara con 24 hr para solicitar el
insumo.
6.1.7 Auxiliar de almacén Una vez liberado el producto genera las N/A
etiquetas correspondientes y notifica al
Supervisor de Almacén para que
coordine su ingreso a planta.
Nota: Queda prohibido el ingreso de
materiales a almacén sin etiqueta.
6.1.8 Supervisor de Procede de acuerdo al Procedimiento de Procedimiento de
operaciones almacenamiento (PR-AC-14). almacenamiento
(PR-AC-14)
6.2 Recepción de proveedores de servicios / visitas
6.2.1 Proveedor de Anuncia su llegada a las instalaciones N/A
servicios / visita de la empresa y se registra en la bitácora
de visitas diarias.
6.2.2 Solicita una identificación oficial y INE o …
verifica que no porte objetos de vidrio o
plástico. En caso de poseer dichos
objetos y que sean necesarios para el
Control de entradas desarrollo de sus actividades en las
y salidas instalaciones, realiza su solicitud de Solicitud de
ingreso mediante el formato Solicitud de ingreso de vidrio o
ingreso de vidrio o plástico quebradizo plástico
(FR-AC-34). quebradizo.
Y a proveedores de servicios tiene que (FR-AC-34)
realizar el Control e Inventario de
Herramienta. (FR-AC-60)

Nota 1: Los objetos que no sean Control e

necesarios ingresar se deberán Inventario de
resguardar en recepción junto con su Herramienta
identificación. (FR-AC-60)

Notifica al Jefe de Calidad o al personal

por el que pregunte el proveedor o visita.
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 8 DE 9

Entrega bata de visita y/o gafete de

visitante
6.2.3 Jefe de Calidad / Autoriza el ingreso a planta y supervisa N/A
Responsable de la sus actividades.
visita
Nota 1: No se permitirá la entrada sin el
acompañamiento del responsable o
personal asignado.
6.2.4 Control de entradas Al retiro del proveedor le entrega sus Control e
y salidas objetos y verifica herramienta de Inventario de
acuerdo al Control e Inventario de Herramienta
Herramienta (FR-AC-60) y registra hora (FR-AC-60)
de salida en la Bitácora de visitas Bitácora de visitas
diarias. diarias
Recibe la bata y/o gafete del proveedor
de servicio.

7. Referencias
7.1 ISO/TS 22002-1:2009 Part 1: Food Manufacturing, 9. “Management of Purchased
Materials” 2009.
7.2 Norma Oficial Mexicana NOM-251-SSA1-2009, Prácticas de higiene para el proceso de
alimentos, bebidas o suplementos alimenticios.
Clave Nombre del Documento

NA BITÁCORA DE VISITAS DIARIAS

FR-AC-34 SOLICITUD DE INGRESO DE VIDRIO O PLÁSTICO QUEBRADIZO
FR-RE-01 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
FR-AC-02 RECEPCIÓN DE INSUMOS
FR-CO-04 ORDEN DE COMPRA
FR-AC-19 PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CALIBRACIÓN DE EQUIPOS
PR-AC-03 PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME
PR-AC-14 PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
AN-AC-01 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE PRODUCTOS
FR-AC-60 CONTROL E INVENTARIO DE HERRAMIENTA
 GAPA FOOD MEXICO S.A. DE C.V.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, INSUMOS Y SERVICIOS

CLAVE DEL NO. DE FECHA DE

FECHA DE EMISIÓN PÁGINA
DOCUMENTO REVISIÓN REVISIÓN

ENERO 2023 PR-RE-01 0 ENERO 2024 9 DE 9

7.3 Secretaría de Salud, NORMA Oficial Mexicana NOM-242-SSA1-2009, Productos y

servicios. Productos de la pesca frescos, refrigerados, congelados y procesados. Documentos
derivados y de referencia

8. Anexos

NA

9. Control de Cambios.

No. De revisión Descripción del cambio Fecha

0 Emisión del documento Enero 2023