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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL BALANCE DE EQUIPOS, MATERIALES Y REPUESTOS.

TABLA DE CONTENIDOS
1. CONTROL DOCUMENTAL. ............................................................................................................................ 1
2. PROPÓSITO..................................................................................................................................................... 2
3. ALCANCE. ....................................................................................................................................................... 2
4. APLICACIÓN. ................................................................................................................................................... 2
5. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................................................. 2
6. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO. ................................................................................. 2
7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES. .......................................................................................... 4
8. DEFINICIONES. ............................................................................................................................................... 5
9. REFERENCIAS. ............................................................................................................................................... 6
10. EXHIBITS. ........................................................................................................................................................ 6

1. CONTROL DOCUMENTAL.

VER./ VIGENTE DESDE/ DESCRIPCIÓN/

PREPARADO/ PREPARED APROBADO/ APPROVED
ISSUE DATE DESCRIPTION

Firma autógrafa en el original Firma autógrafa en el original

1.0 09/09/2019 Emisión primigenia
JESSICA PADRON RUBBY VIDAL
Líder de logística e inventarios Gerente PSCM

CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR / TRACK CHANGES

No hay cambios debido a que es la emisión primigenia del documento.

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estrictamente prohibido el uso, divulgación, distribución, reproducción, modificación y/o alteración de los mencionados derechos, con fines
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL BALANCE DE EQUIPOS, MATERIALES Y REPUESTOS.

2. PROPÓSITO.
El propósito de este procedimiento es dar los lineamientos detallados para elaborar el Balance de Materiales
de cualquier proyecto de La Compañía, donde se lleve el control de las entradas, salidas, consumos,
devoluciones y materiales desinstalados, dando como resultado final un valor de cantidades adquiridas,
instaladas y disponibles a ser presentada al cliente interno o externo.

3. ALCANCE.
Se aplicará a todos los materiales que se encuentren en las categorías de:

• Materiales adquiridos por La Compañía en calidad de contratista y que se pagarán contra consumo o
cuando el Cliente lo requiera. Estos materiales normalmente vienen asociados a un Plan de Compras o
previamente aprobado por el Cliente y el cobro es modalidad PXQ (Precio por Cantidad)
• Materiales 100% propiedad del Contratante, que son entregados al contratista en calidad de custodia,
donde el Cliente o La Compañía es el responsable de su cuidado y almacenamiento hasta su instalación.

4. APLICACIÓN.
Este documento aplica para todos los procesos del negocio de La Compañía en los cuales sea requerido
llevar un control de Balance de Materiales como parte del compromiso contractual con el Cliente.

5. INTRODUCCIÓN.
Algunas veces La Compañía en su relación con el Cliente establecen el control de materiales recibidos,
instalados y devueltos como un requerimiento contractual; para tal efecto el Balance de Materiales será la
herramienta utilizada para tal efecto y es de aplicación mandatoria por Bodega/Almacén según instrucción
del área de Logística e Inventarios.

6. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO.

6.1 ACTIVIDAD 0001: Diligenciar diariamente el formato ST20000.460.220002 FORMATO PARA

BALANCE DE MATERIALES DE PROYECTO POR UBICACIÓN donde quede registrado cada vez que
haya un ingreso de material objeto del alcance de este procedimiento al Almacén.

• PRIMERA PARTE - ENTRADAS

o Fecha del ingreso al almacén.
o Nombre del proveedor del material.
o Familia del material.
o Código del material.
o Tipo de Material.
o Descripción detallada del material.
o Unidad de medida.
o Cantidad suministrada.
o Número de la Orden de Mantenimiento (OM) asociada.
o Número de orden de compra del Contratista.
o Ubicación (sitio de almacenamiento).
o Número del certificado de calidad (en caso de que aplique).

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Cuando sea material propiedad del cliente o que se haya comprado en nombre del mismo, y el Gestor
de Logística e Inventarios lo reciba en custodia en su almacén deberá recibirlo con un Acta, diligenciando
el formato ST20000.460.220003 FORMATO PARA ACTA DE RECIBO & ENTREGA DE MATERIALES
PROPIEDAD CLIENTE O COMPRADOS BAJO SU MANDATO.

6.2 ACTIVIDAD 0002: Diligencia el formato ST20000.460.220002 FORMATO PARA BALANCE DE

MATERIALES DE PROYECTO POR UBICACIÓN cada vez que haya un consumo / instalación del
material asociado.

• SEGUNDA PARTE- SALIDAS COMO INSTALACIONES O COBROS AL CLIENTE:

o Cada vez que la operación vaya a consumir, instalar un material o cobrarlo al Cliente, el Gestor
de Logística e Inventario debe registrarlo en el Balance de Materiales Fecha de instalación o
entrega.
o Cantidad instalada o entregada
o Lo anterior debe dar un saldo de cantidad de material como resultado: Inicial (entrega)-
Instalado (salida).

Cuando sea material propiedad del cliente o que se haya comprado en nombre del mismo, y el Gestor
de Logística e Inventarios entregue el material ya sea al cliente o al representante de La Compañía
deberá hacerlo por medio del Acta, diligenciando el formato ST20000.460.220003 FORMATO PARA
ACTA DE RECIBO & ENTREGA DE MATERIALES PROPIEDAD CLIENTE O COMPRADOS BAJO
SU MANDATO.

6.3 ACTIVIDAD 0003: En el evento que la operación haga devoluciones de material

• TERCERA PARTE – DEVOLUCIONES: El Gestor de Logística e Inventarios registra en el Balance

de Materiales correspondiente:

o Fecha de devolución del material

o Cantidad devuelta
o Motivo de la devolución
o Lo anterior debe dar un saldo de cantidad como resultado como Balance de Materiales 2: Inicial
(entrega) - Instalado (salida) + Devolución = 0

Para los materiales resultados de una desinstalación o mal estado.

6.4 ACTIVIDAD 0004: Luego de un proceso de reparación o intervención, los materiales deberán
clasificarse como no operativo, chatarra o para reparación. Para este caso, se debe diligenciar el formato
ST20000.460.220004 FORMATO PARA SOLICITUD DEVOLUCIÓN O DISPOSICIÓN DE
MATERIALES para los productos de La Compañía o el que proporcione el Cliente para sus productos.

• CUARTA PARTE – MATERIAL DE DESPERDICIO “CHATARRA”: Estos materiales resultan luego

de una instalación y reemplazo de partes, la operación es la encargada de suministrar estos
materiales con registro fotográfico y documento de soporte para su posterior registro en el balance
de materiales. El Gestor de Logística e Inventarios se encarga de diligenciar:

o Cantidad de material devuelto

o Número de documento soporte
o Estado del material.

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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL BALANCE DE EQUIPOS, MATERIALES Y REPUESTOS.

o Fecha de entrega del material en el centro de acopio indicado por el Cliente si son productos
comprados por La Compañía a nombre del Cliente o son productos propiedad del mismo. En
caso tal que los productos sean de La Compañía deben entregarse en el CEDI más cercano
para su recolección
o Persona que recibe por parte del cliente al hacer la entrega en su centro de acopio.

El personal encargado de estos materiales es el operario de La Compañía y debe hacer entrega

formal de los mismos al Cliente en su lugar de acopio e informar al almacenista para diligenciamiento
del formato de control cuando los materiales sean del Cliente o producto de una desinstalación y el
Cliente así lo requiera por contrato.

7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES.

7.1 RECURSOS.

Para la implementación de este procedimiento, se requieren los siguientes recursos:

• Personal de Bodega, personal operativo

• Formato ST20000.460.220002 FORMATO PARA BALANCE DE MATERIALES DE PROYECTO POR
UBICACIÓN
• Formato ST20000.460.220004 FORMATO PARA SOLICITUD DEVOLUCIÓN O DISPOSICIÓN DE
MATERIALES para dar de baja.
• Acta de Entrega - Recibo de Material propiedad del cliente o comprado bajo su aprobación.

7.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Los roles y responsabilidades relacionados con este procedimiento se describen en los respectivos Job
Descripción de los cargos establecidos en el ítem 6, controlados documentalmente en el Sistema de Gestión
Documental (DMS).

Encargado
Responsabilidades Generalidades
proceso
La información suministrada en los formatos:

• ST20000.460.220002 FORMATO PARA

BALANCE DE MATERIALES DE
PROYECTO POR UBICACIÓN

• ST20000.460.220003 FORMATO PARA

• Llevar el formato de Balance de Materiales al día y
ACTA DE RECIBO & ENTREGA DE
con toda la información solicitada.
GESTOR DE MATERIALES PROPIEDAD CLIENTE O
• Reportar cualquier inconsistencia que se presente
LOGÍSTICA E COMPRADOS BAJO SU MANDATO
en la data suministrada.
INVENTARIOS
POR ALMACÉN • Entregar en las fechas específicas mensuales el
• ST20000.460.220004 FORMATO PARA
consolidado del Formato por Almacén al
SOLICITUD DEVOLUCIÓN O DISPOSICIÓN
Supervisor de Inventarios
DE MATERIALES

debe contener información solamente de los

materiales catalogados como M2 (Comprados por
La Compañía a nombre del Cliente) y M3
(Propiedad exclusiva del cliente y se ha entregado
a La Compañía para su custodia)

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Como parte de su función será hacer una

verificación aleatoria de los formatos de Balance de
Materiales contra las entradas-salidas y
devoluciones de almacén generadas en el mes.

• ST20000.460.220002 FORMATO PARA

BALANCE DE MATERIALES DE
SUPERVISOR DE PROYECTO POR UBICACIÓN
• Asegurarse que los almacenistas están
INVENTARIOS cumpliendo con este procedimiento.
• ST20000.460.220003 FORMATO PARA
ACTA DE RECIBO & ENTREGA DE
MATERIALES PROPIEDAD CLIENTE O
COMPRADOS BAJO SU MANDATO

• ST20000.460.220004 FORMATO PARA

SOLICITUD DEVOLUCIÓN O DISPOSICIÓN
DE MATERIALES

• Recopilar mensualmente los formatos

ST20000.460.220003 FORMATO PARA ACTA
DE RECIBO & ENTREGA DE MATERIALES
ESPECIALISTA
PROPIEDAD CLIENTE O COMPRADOS BAJO
DE
SU MANDATO de Balance de Materiales emitidos
INVENTARIOS
por todos los almacenes.
• Enviar los documentos al Planeador de la
Demanda del Contrato para su control.
Diligenciar los formatos según aplique:

• ST20000.460.220002 FORMATO PARA

BALANCE DE MATERIALES DE
• Responsable por informar los movimientos PROYECTO POR UBICACIÓN
concernientes a las instalaciones y devoluciones
ENCARGADO en cantidades, motivos y documentos soportes. • ST20000.460.220003 FORMATO PARA
POR PARTE DE • Responsable por hacer la entrega física de los ACTA DE RECIBO & ENTREGA DE
LA OPERACIÓN materiales dañados o desinstalados de los equipos MATERIALES PROPIEDAD CLIENTE O
del Cliente en las facilidades proporcionadas por COMPRADOS BAJO SU MANDATO
este último y recoger firmas y sellos pertinentes.
• ST20000.460.220004 FORMATO PARA
SOLICITUD DEVOLUCIÓN O DISPOSICIÓN
DE MATERIALES

• Responsable de Realizar ajustes en los planes de

PLANEADOR DE
compras de acuerdo con la información de los
DEMANDA
balances de materiales

8. DEFINICIONES.

A continuación, se definen los conceptos que deben considerarse para el entendimiento e implementación
de este procedimiento. Los mismos pueden encontrarse en el módulo DMS» Glosario Corporativo
disponible dentro del Sistema de Gestión Documental.

8.1 BALANCE DE MATERIALES: Es el resumen mensual de los movimientos de inventarios por

referencia de material en una ubicación definida; se incluyen entradas, salidas expresadas en
consumos/instalaciones y devoluciones, dando como resultado un saldo final.

8.2 CLIENTE: Hace referencia a la persona jurídica a la cual La Compañía presta sus servicios en
marco de un vínculo o relación contractual

8.3 DISPOSICIÓN FINAL: Proceso de dar de baja materiales o chatarrizarlos.

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8.4 LA COMPAÑÍA: Denominación que hace referencia a las operaciones en Colombia y Perú de STORK
HOLDING B.V., sus compañías subordinadas, subsidiarias, filiales, relacionadas y/o las asociaciones
comerciales en las cuales participen alguna de las mismas.

8.5 MATERIAL DESINSTALADO: Es aquel repuesto/material que resulta de un desensamble y ya

no es apto para su posterior uso o instalación.

8.6 ORDEN DE TRABAJO / ORDEN DE MANTENIMIENTO: Es un documento donde se detallan por

escrito las instrucciones para realizar un trabajo ya sea de mantenimiento, predictivo o correctivo. Es
emitido por el cliente y siempre llevan un número consecutivo que lo identifique.

8.7 ORDEN DE COMPRA STORK: Una orden de compra es un documento que genera La Compañía un
proveedor para la entrega de un material.

9. REFERENCIAS.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Nombre del documento
ST20000.460.220002 FORMATO PARA BALANCE DE MATERIALES DE PROYECTO POR UBICACIÓN
FORMATO PARA ACTA DE RECIBO & ENTREGA DE MATERIALES PROPIEDAD CLIENTE O
ST20000.460.220003
COMPRADOS BAJO SU MANDATO
ST20000.460.220004 FORMATO PARA SOLICITUD DEVOLUCIÓN O DISPOSICIÓN DE MATERIALES

10. EXHIBITS.
N/A

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