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3602001 Procedimiento de almacen

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SUMINISTROS-ALMACÉN

PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN

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CONTENIDO

1. OBJETIVO 2. GLOSARIO 3. ALCANCE, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4. COMO REALIZAR LA ACTIVIDAD 4.1.ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS RECIBIDOS 4.2.ENVÍO DE PRODUCTOS A LAS FINCAS 4.3. MANEJO DE INVENTARIOS 4.4.MANEJO DE ARCHIVO 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS 6. MANEJO AMBIENTAL 7. SALUD OCUPACIONAL 8. CONTROL DE CAMBIOS

Distribuido al área de: Gerencia Administrativa y Financiera, Contabilidad, Compras, Almacén, Producción, Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Coordinadora Florverde Gerente Técnico

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Gerente Técnico

Fecha: Marzo 13 de 2007

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1. OBJETIVO Administrar los productos comprados y coordinar la logística necesaria para que estos lleguen a su destino. Garantizando la protección y la ubicación correcta de los productos teniendo en cuenta las normas de distribución, conservación y cumpliendo las normas de seguridad para su almacenamiento y manipulación. 2. GLOSARIO: Producto Terminado: Resultado de la transformación de materia prima para la obtención de un producto determinado y su empaque correspondiente e identificado. Certificado de Producto: Documento escrito que garantiza que las especificaciones de un producto se cumplen. Almacenaje: Acción en la que se ubica organizadamente los materiales de una bodega con el fin de facilitar su acceso y ubicación. Estado de Rechazo: Estado en el que el producto ingresa al no cumplir con los estándares de calidad definidos como composición de ingrediente activo y/o calidad de material de empaque y envase, luego de recibir los certificados correspondientes; en este caso se debe identificar su estado, evitar su uso y definir las acciones necesarias. Muestreo de Producto: Toma aleatoria de cierta cantidad del producto para poder determinar la calidad del mismo. Material de Envase: Material que se utiliza para almacenar las materias primas y/o productos manufacturados, es el que tiene contacto con el producto como frascos, tarros, bolsas. Material de Empaque: Material que se utiliza para proteger las materias primas y/o productos manufacturados, como por ejemplo recubrimiento plásticos de envases, icopor, cajas 3. ALCANCE, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Este procedimiento esta dirigido al Almacenista de insumos, materiales y plaguicidas. Es responsabilidad del Gerente Administrativo verificar el cumplimiento de este documento. El almacenista es responsable por la administración de los materiales, insumos plaguicidas y el proceso logístico de entrega a las fincas. 4.1 ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS RECIBIDOS 1. El almacenista al recibir los productos debe verificar que le entreguen una factura o la remisión, la orden de compra, toda la documentación debe estar completa y debidamente aprobada. Dejando evidencia del recibido con fecha y firma. 2. El almacenista No debe recibir productos que no corresponda al relacionado en la orden de compra 3. El almacenista recibe los productos verificando:

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Etiquetado: Etiqueta correspondiente, codificada con el numero de lote, fecha de fabricación y fecha de vencimiento correspondiente al orden del producto Empaque: Debe estar en buen estado, sin roturas, sucio o vencido Embalaje: Cajas correspondientes al producto y en buen estado. Muestrear los plaguicidas diligenciando el registro 4602003 Aseguramiento en la Recepción de Plaguicidas y verificar si la calidad corresponde a lo relacionado en la orden de compra. 4. Si los productos cumplen con los requisitos establecidos, el almacenista recibe la remisión del proveedor diligencia el formato Recepción de productos; elabora la entrada al sistema y anexar a la documentación del producto recibido, colocando el código correspondiente. Diligencia el formato de recepción del producto para que sea firmado por el jefe de compras según el certificado entregado por el proveedor. 5. Si el producto terminado no cumple con los requisitos establecidos el almacenista devuelve el producto al proveedor, diligencia el formato Tratamiento de producto no conforme 6. Si el producto esta dentro de especificaciones, el almacenista hace la entrada al sistema de inventario, del producto, y ubica e identifica la estiba o estantería. En caso de entradas equivocadas de inventario, el almacenista pasa los soportes correspondientes a contabilidad para que audite dicho movimiento y autorice la corrección sobre el inventario. 7. La orden de compra debe permanecer a la mano en el archivo del almacenista durante el tiempo que se tengan unidades del producto correspondiente al número en el inventario; al terminarse las unidades del mismo, la carpeta completa del mismo pasa al archivo central. 8. El almacenista debe garantizar que: El producto almacenado con fecha más antigua sea de más facilidad de acceso al despacho inmediato. Se ubiquen los productos terminados de mayor peso en la parte mas baja de los estantes y los mas livianos en las zonas superiores y los productos líquidos separados de los sólidos El producto recibido debe quedar todo en el mismo lugar Las estibas deben estar en perfecto estado. Cualquier desperfecto que tenga se debe avisar a la Jefe de compras para su reparación o reemplazo 9. Siempre que se realice el transporte de productos desde bodegas a las otras fincas, tener en cuenta el instructivo Transporte interno de plaguicidas El almacenista antes de dar la aprobación para el cargue de productos debe verificar el estado del vehiculo y diligenciar el formato 4509008 disponible en cada furgón. Si el vehiculo cumple con los ítems relacionados en el anterior formato se aprueba el cargue, de lo contrario de rechaza haciendo firmar el formato al transportador, en calidad de aceptación de la situación, comunicando de inmediato al Jefe de seguimiento y control para que tome las medidas correspondientes. 10. Luego que el almacenista revise la remisión y la factura (en el caso en el que la factura no sea radicada en el mismo sitio de entrega del producto el transporte solo se hará con la remisión) aprobadas por el Gerente Administrativo y financiero, el almacenista analiza el producto teniendo en cuenta: producto, presentación, cantidades relacionadas en la remisión; Adicional a esto revisa el embalaje que se

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encuentre en perfecto estado. En ningún caso la remisión podrá ser tachada o sobre escrita. 11. El proveedor debe entregar la mercancía previa a la revisión de la remisión y la factura, por parte del almacenista. Así mismo debe hacer firmar la remisión como aceptación del pedido entregado y radicara la factura solicitando la devolución de una copia de esta y debe diligenciar el formato Control de transporte de mercancías haciendo firmar y/o sellar el formato por parte del proveedor. Esto es requisito indispensable para el reconocimiento por parte de la empresa, del cumplimiento en la entrega. 12. El almacenista debe entregar la documentación al auxiliar contable para su revisión y posterior archivo, debe dejar evidencia en esta revisión. 13. El almacenista debe hacer la entrada del producto al sistema inmediatamente lo recibe. anotando datos exactos del producto recibido Así mismo, debe hacer firmar y sellar la revisión, como aceptación del pedido entregado y radicar la factura. 14. El auxiliar contable recibe los documentos por parte del almacenista y verifica que: − Lo remisionado sea lo que esta recibiendo en físico en cantidad y tipo − Las cajas y los envases correspondan al producto y estén en buen estado 15. El almacenista de la bodega debe hacer cuidadosamente el ingreso al sistema de inventarios por lotes, incluyendo la fecha y posteriormente debe imprimir la entrada, firmarla y enviarla a contabilidad semanalmente para su revisión. Adicionalmente debe quedarse con un control diligenciado colocando el codigo en el formato de requisición. 16. La organización de los productos en todas las bodegas debe permitir que sea fácilmente identificable, minimizar el riesgo de caídas y permitir primero la salida del producto con la fecha de fabricación mas antigua y después el mas reciente. 4.2 ENVÍO DE PRODUCTOS A OTRAS FINCAS 1. El almacenista luego recibe el formato Requisición de productos diligenciado por el jefe de finca indicando las existencias y la cantidad requerida y su firma; al recibir el formato, el almacenista verifica las existencias del producto, entrega la cantidad solicitada y hace el movimiento de inventarios en el sistema e imprime el código en la requisición; genera los reportes del sistema en donde estará relacionado los datos del producto y anexa una copia de requisición aprobada. 2. Los envíos de harán dos veces por semana los días lunes y jueves. En caso de presentarse envíos no planeados, estos deben ser aprobados por el Asistente Técnico, Dejando la evidencia en la solicitud presentada por la finca que debe realizarse en el formato requisición. 3. El producto de cada agencia o bodega estará identificado con una hoja que incluya la ciudad del traslado para no confundir los traslados durante el aislamiento, en la bodega de producto terminado 4. El almacenista debe enviar el producto relacionado con copia de la requisición; adicional a esto debe revisar el embalaje que se encuentre en perfecto estado. El conductor debe confirmar la revisión enviada por la almacenista.

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5. El conductor entrega los productos y la remisión enviada por el almacenista, haciendo firmar el recibido por el responsable con la fecha y hora en el formato. 6. El auxiliar contable verifica que la mercancía relacionada en las facturas sea la que esta recibiendo en físico. 7. Si hay faltantes dentro del traslado recibido, el jefe de Finca llama al almacenista para verificar de nuevo las cantidades enviadas y hace la anotación respectiva en el documento que envía en los furgnes. Si dentro del producto recibido, se encuentran unidades o cajas en mal estado, hace la anotación respectiva en el documento 4305xx de queda para el transportador y comunica al jefe de compras la situación presentada. Posteriormente hace la devolución al almacén con el formato de devoluciones 450xxx . Envía el producto con el furgon, marcando la caja o unidad como no conforme. 4.3.MANEJO DE INVENTARIOS 1 2 3 4 5 6 El almacenista debe garantizar que: Al almacenar siempre se dejen los productos de fecha más antigua este debe ser organizado de tal manera que sea el primero en salir. Se ubiquen los productos terminados de mayor peso en la parte más baja de los estantes y los más livianos en las zonas superiores y los productos líquidos separados de los sólidos. El lote recibido quede todo en un mismo lugar. Las estibas estén en perfecto estado. Cualquier desperfecto que tengan se deben se retirar para su reparación o reemplazo. El Auxiliar Contable asignado debe verificar las entradas al sistema realizadas por el almacenista y compararlas con las salidas. Debe verificar que coincidan las cantidades presentaciones, consecutivo, orden cronológico, y orden numérico, en caso de que existan diferencias, debe levantar un acta y solicitar al almacenista la explicación correspondiente con copia a la Gerencia Administrativa y Financiera para que tome las medidas necesarias. Si no se recibe pronta respuesta y solución a la misma, se informa a la Gerencia General para iniciar una investigación a partir de los soportes encontrados. Estos son los únicos movimientos permitidos en lo referente a la entrada y salida de productos

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MOVIMIENTO DE ENTRADA AL SISTEMA Entrada de Productos: Esto se refiere a los productos comprados que llegan al almacén Entrada mercancía por Devolución: Esto se refiere a las devoluciones de los clientes de productos, en el modulo de ventas en devoluciones, se genera automáticamente  MOVIMIENTO DE SALIDA DE LA BODEGA PRINCIPAL Facturación: Esto se refiere al momento en que se realiza una compra, para este caso la salida se genera automáticamente con la factura.  MOVIMIENTOS DE TRASLADO ENTRE BODEGAS DE UNA FINCA Para realizar el traslado de la mercancía entre bodegas de una misma finca. Tener en cuenta que se debe facturar desde la bodega correspondiente a la venta, de lo contrario se verán cruzado los inventarios y se tendrán problemas de existencias.

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 MOVIMIENTOS DE TRASLADO ENTRE BODEGAS DE DIFERENTES FINCAS. Este caso se presenta cuando por ejemplo de Power se desea trasladar mercancía a la bodega de Teucali en este 4.4MANEJO DE ARCHIVO El manejo del archivo de la información financiera debe cumplir con las siguientes condiciones: 1. Realizarse mensualmente por las Auxiliares Contables, la revisión de los documentos entregados por el almacenista todos deben tener los soportes y aprobaciones correspondientes. 2. Para verificar que los consecutivos de los formatos Orden de compra, confirmar que el almacenista entregue los registros completos, debe entregar inclusive los que fueron anulados para completar los consecutivos, 3. Todos los registros recibidos deben tener su correspondiente revisión y aprobación. 4. Serán organizados en orden cronológico y garantizando solo el almacenamiento de originales, y solo hasta ese momento pasaran a archivo. 5. En el Archivo central duraran máximo 5 años después de los cuales se establecerá su microfilmación u otra metodología de conservación vigente que determine la empresa. 5. CONTROL Y SEGUIMIENTO 6. Mensualmente, el jefe se seguimiento y control, evalúa la efectividad de del procedimiento de almacén evaluando entradas y salidas aleatoriamente para efectuar la revisión 7. Diligenciar el registro 56010xxx de control y seguimiento de almacén y efectuar las observaciones correspondientes para plantearlas y solucionarlas en el comité de revisión gerencial mensual. 6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
4601001 4601002 Requisición Solicitud de Pedido

7. MANEJO AMBIENTAL
Aspecto ambiental Generación de residuos sólidos Descripción del aspecto Generación de residuos reciclables como papel, papel carbón, cartón Impacto Ambiental Contaminación el suelo por disposición de residuos sólidos Control del Impacto Reutilizar papel para elaboración de códigos o en la fotocopiadora, separar el papel carbón y disponerlo en el centro de acopio para su reciclaje.

8. RIESGOS ASOCIADOS Riesgo Descripción
Riesgo ergonómico RIESGO QUÍMICO Carga dinámica del almacenista Manipulación de plaguicidas

Control del riesgo
Programa de ergonomía, pausas activas Diseño antropométrico del puesto del trabajo. Utilizar siempre los EPPS Conocer el contenido de la hoja de seguridad de los

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productos

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5.

CONTROL DE CAMBIOS VERSI CAMBIOS FECHA ÓN REALIZADOS 2007-03- Creación 00 13

RESPONSABLE Coordinadora Florverde

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