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ÍNDICE

REFERENCIAS DE ÍCONOS ....................................................................................................................................... 6

UNIDAD I ...................................................................................................................................................................... 7
NOCIONES BÁSICAS DE INFORMÁTICA .................................................................................................................. 7

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................... 7
Sistema Informático: ..................................................................................................................................................... 7
Informática .................................................................................................................................................................... 7
Hardware y Software .................................................................................................................................................... 7
Memoria RAM y ROM................................................................................................................................................... 7
Importancia del Análisis de Sistemas ........................................................................................................................... 9
Estrategias para el Desarrollo del Sistema .................................................................................................................. 9
Usuarios ...................................................................................................................................................................... 10

SISTEMAS OPERATIVOS ...................................................................................................................................................... 10

Definición .................................................................................................................................................................... 10
Clasificación de los Sistemas Operativos................................................................................................................... 11
SISTEMAS OPERATIVOS DE MULTIPROGRAMACIÓN ......................................................................................... 11
(O SISTEMAS OPERATIVOS DE MULTITAREA) ..................................................................................................... 11
SISTEMA OPERATIVO MONOTAREAS ................................................................................................................... 11
SISTEMA OPERATIVO MONOUSUARIO ................................................................................................................. 11
SISTEMA OPERATIVO MULTIUSUARIO.................................................................................................................. 11
SISTEMAS OPERATIVOS POR LOTES ................................................................................................................... 12
SISTEMAS OPERATIVOS DE TIEMPO REAL .......................................................................................................... 12
SISTEMAS OPERATIVOS DE TIEMPO COMPARTIDO........................................................................................... 12
SISTEMAS OPERATIVOS DE RED .......................................................................................................................... 12
SISTEMAS OPERATIVOS DISTRIBUIDOS .............................................................................................................. 12
SISTEMAS OPERATIVOS PARALELOS................................................................................................................... 12
Funciones del sistema operativo ................................................................................................................................ 13
INTERFACES DEL USUARIO ................................................................................................................................... 13
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ......................................................................................................................... 13
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS........................................................................................................................... 13
ADMINISTRACIÓN DE TAREAS ............................................................................................................................... 13
SERVICIO DE SOPORTE .......................................................................................................................................... 13
Memoria ...................................................................................................................................................................... 14
MEMORIA CONVENCIONAL ..................................................................................................................................... 14
MEMORIA EXTENDIDA ............................................................................................................................................. 14
MEMORIA PAGINADA ............................................................................................................................................... 14
MEMORIA ALTA......................................................................................................................................................... 15
Procesador ................................................................................................................................................................. 15
Periféricos ................................................................................................................................................................... 15
PERIFÉRICOS DE ENTRADA ................................................................................................................................... 16
PERIFÉRICOS DE SALIDA ....................................................................................................................................... 16
PERIFÉRICOS DE ENTRADA/SALIDA ..................................................................................................................... 16
UNIDAD II ................................................................................................................................................................... 17
NOCIONES BÁSICAS DE WINDOWS....................................................................................................................... 17

INTRODUCCION ..................................................................................................................................................................... 17
Presentación básica ................................................................................................................................................... 17
El escritorio ................................................................................................................................................................. 17
Cambios de fondo....................................................................................................................................................... 17
Configuración del protector de pantalla ...................................................................................................................... 18
Cambios de iconos en la pantalla principal ................................................................................................................ 18
La barra de tarea ........................................................................................................................................................ 19
Configuración del reloj ................................................................................................................................................ 19

INICIO DE PROGRAMA ........................................................................................................................................................ 20

Menú Inicio ................................................................................................................................................................. 20
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CONFIGURACION GENERAL.............................................................................................................................................. 21
MI Pc ........................................................................................................................................................................... 21
Panel de control .......................................................................................................................................................... 22
Lo que el usuario no debe hacer: ............................................................................................................................... 24
UNIDAD III .................................................................................................................................................................. 26
MICROSOFT WORD .................................................................................................................................................. 26

INTRODUCCION ..................................................................................................................................................................... 26
Entorno de Word......................................................................................................................................................... 26
Buscar y reemplazar ................................................................................................................................................... 27
BUSCAR TEXTO ........................................................................................................................................................ 27
BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO ........................................................................................................................... 27
BUSCAR Y RESALTAR TEXTO EN LA PANTALLA ................................................................................................. 28
BUSCAR Y REEMPLAZAR UN FORMATO DETERMINADO ................................................................................... 28
BUSCAR Y REEMPLAZAR MARCAS DE PÁRRAFO, SALTOS DE PÁGINA Y OTROS ELEMENTOS ................. 28
BUSCAR UTILIZANDO CARACTERES COMODÍN PARA BUSCAR LETRAS ESPECÍFICAS ............................... 29
UTILIZAR CARACTERES COMODÍN PARA BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO................................................... 29

DAR FORMATO AL TEXTO ................................................................................................................................................. 29

Formato de un texto.................................................................................................................................................... 29
Diseño de página ........................................................................................................................................................ 35
CONFIGURAR PÁGINA ............................................................................................................................................. 35
MÁRGENES ............................................................................................................................................................... 35
Encabezados y pies de página................................................................................................................................... 37
Números de página .................................................................................................................................................... 38
Imágenes y gráficos.................................................................................................................................................... 40
IMÁGENES ................................................................................................................................................................. 40
GRÁFICOS ................................................................................................................................................................. 40
TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS ........................................................................................................................... 40
IMÁGENES NO VECTORIALES O DE MAPA DE BITS ............................................................................................ 40
IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS ..................................................................................................... 41
IMÁGENES. Insertar imágenes .................................................................................................................................. 41
IMÁGENES PREDISEÑADAS ................................................................................................................................... 41
DESDE ARCHIVO ...................................................................................................................................................... 41
Manipular imágenes ................................................................................................................................................... 42
Insertar Formas y dibujar ............................................................................................................................................ 43
Insertar WordArt ......................................................................................................................................................... 44
Insertar gráficos de Excel ........................................................................................................................................... 45

TRABAJAR CON LISTAS Y TABLAS .................................................................................................................................. 46

Tablas de contenidos e Índices .................................................................................................................................. 46
Conceptos básicos ..................................................................................................................................................... 46
Insertar marcas de índice ........................................................................................................................................... 47
DE FORMA MANUAL: ................................................................................................................................................ 47
Insertar índice ............................................................................................................................................................. 48
ACTIVIDAD Nº 1 ......................................................................................................................................................... 48
UNIDAD IV .................................................................................................................................................................. 49
MICROSOFT EXCEL ................................................................................................................................................. 49

CREAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO.......................................................................................................................... 49

La pantalla inicial ........................................................................................................................................................ 50
Las Barras .................................................................................................................................................................. 50
LA BARRA DE TÍTULO .............................................................................................................................................. 50
LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO ............................................................................................................................. 50
LA BANDA DE OPCIONES ........................................................................................................................................ 51
El Botón Office ............................................................................................................................................................ 52
LA BARRA DE FÓRMULAS ....................................................................................................................................... 52
LA BARRA DE ETIQUETAS ...................................................................................................................................... 52
LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ..................................................................................................................... 53
La Ayuda ..................................................................................................................................................................... 53
EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL ................................................................................................................ 53
Conceptos de Excel .................................................................................................................................................... 53
Movimiento rápido en la hoja ...................................................................................................................................... 53
 4

Introducir datos ........................................................................................................................................................... 54

Modificar datos ........................................................................................................................................................... 54
Tipos de datos ............................................................................................................................................................ 55
Errores en los datos.................................................................................................................................................... 55

CREAR FÓRMULAS Y FUNCIONES ................................................................................................................................... 56

Introducir Fórmulas y Funciones ................................................................................................................................ 56
Insertar función con el asistente ................................................................................................................................. 57
Funciones de fecha y hora ......................................................................................................................................... 59
Funciones de texto ..................................................................................................................................................... 60
Funciones de búsqueda ............................................................................................................................................. 61
FORMATO DE CELDAS ............................................................................................................................................ 61
Fuente ......................................................................................................................................................................... 62
Alineación ................................................................................................................................................................... 63
Bordes ........................................................................................................................................................................ 66
Rellenos ...................................................................................................................................................................... 67
Números ..................................................................................................................................................................... 68

GRÁFICOS ................................................................................................................................................................................ 69
Introducción ................................................................................................................................................................ 69
Crear gráficos ............................................................................................................................................................. 70
Añadir una serie de datos ........................................................................................................................................... 70
Modificar las características del gráfico...................................................................................................................... 71
Modificar el tamaño de un gráfico .............................................................................................................................. 73
Modificar la posición de un gráfico ............................................................................................................................. 73
ACTIVIDAD Nº 2 ......................................................................................................................................................... 74
UNIDAD V ................................................................................................................................................................... 75
MICROSOFT ACCESS - EXCEL ............................................................................................................................... 75

INTRODUCCION A LAS BASES DE DATOS ...................................................................................................................... 75

Modificar la posición de un gráfico ............................................................................................................................. 75
Motores de bases de datos ........................................................................................................................................ 75
Tipos de bases de datos ............................................................................................................................................ 76

CREACIÓN Y GESTIÓN DE BASES DE DATOS ............................................................................................................... 77

Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access ........................................................................................ 77
Crear una base de datos mediante una plantilla ........................................................................................................ 77
Descargar una plantilla de Office Online .................................................................................................................... 78
Crear una base de datos sin plantilla ......................................................................................................................... 78
Crear una base de datos en blanco ........................................................................................................................... 78
Agregar una tabla ....................................................................................................................................................... 79
Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access ............................................................................................ 81
Importar, anexar o vincular a datos de otro origen..................................................................................................... 82
Abrir una base de datos de Access existente ............................................................................................................ 83
UNIDAD VI .................................................................................................................................................................. 84
INTERNET - CORREO ELECTRÓNICO.................................................................................................................... 84

INTERNET ................................................................................................................................................................................ 84
INICIOS ...................................................................................................................................................................... 84
¿Cómo funciona Internet? .......................................................................................................................................... 84
NAVEGADORES ........................................................................................................................................................ 85

CORREO ELECTRÓNICO ..................................................................................................................................................... 87

CORREO ELECTRÓNICO ......................................................................................................................................... 87
Tipos de Correo Electrónico ....................................................................................................................................... 87
¿Qué es un USUARIO?.............................................................................................................................................. 88
¿Qué es un PROVEEDOR o ISP? ............................................................................................................................. 88
Estructura de un mensaje de Correo Electrónico....................................................................................................... 88
Direcciones de Correo Electrónico ............................................................................................................................. 89
UNIDAD VII ................................................................................................................................................................. 90
MICROSOFT PROYECT ............................................................................................................................................ 90

PROYECT.................................................................................................................................................................................. 90
 5

PRESENTACIÓN ....................................................................................................................................................... 90
Inicio de Project .......................................................................................................................................................... 90
Análisis de las Vistas .................................................................................................................................................. 92
Informes para Imprimir los detalles del plan de proyecto ........................................................................................... 95
Creando una Lista de Tareas ..................................................................................................................................... 96
Introducción de un Hito ............................................................................................................................................... 97
Organización de Tareas en Fases ............................................................................................................................. 97
Vincular Tareas........................................................................................................................................................... 97
Documentar Tareas .................................................................................................................................................... 98
La duración de un Proyecto ........................................................................................................................................ 99
Los Recursos ............................................................................................................................................................ 100
Tasas de Costo del Recurso .................................................................................................................................... 101
Ajuste del Horario Laboral para Recursos Individuales ........................................................................................... 102
Asignando Tareas..................................................................................................................................................... 103
Asignación de Recursos Materiales a las Tareas .................................................................................................... 104
Formato e Impresión de un Plan .............................................................................................................................. 105
Diagrama de Gantt Personalizado ........................................................................................................................... 105
Objetos en un Diagrama de Gantt ............................................................................................................................ 108
El Seguimiento de un Proyecto ................................................................................................................................ 108
Almacenamiento de una Línea Base del Proyecto .................................................................................................. 109
Seguimiento de un Proyecto .................................................................................................................................... 110
Valores Reales de las Tareas .................................................................................................................................. 111
Introducción de Costos Fijos .................................................................................................................................... 112
Impresión de la Información del Proyecto ................................................................................................................ 112
Configuración de Página para vistas e informes ...................................................................................................... 112
Impresión de las Vistas............................................................................................................................................. 114
Impresión de Informes .............................................................................................................................................. 115
ACTIVIDAD Nº 3 ....................................................................................................................................................... 117
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REFERENCIAS DE ÍCONOS

Actividad en el Foro.

Actividad de Reflexión no obligatoria.

Actividad Grupal.

Actividad Individual.

Actividad Obligatoria. Debe ser enviada para su evaluación.

Atención.

Audio

Bibliografía. Lecturas Complementarias.

Glosario.

Página web - Internet.

Sugerencia.

Video.
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UNIDAD I
NOCIONES BÁSICAS DE INFORMÁTICA

Esta unidad tiene por finalidad presentar a los lectores los principales conceptos de la
informática, así como brindar una visión general de las características de las TICs.

INTRODUCCIÓN

Sistema Informático:

Un sistema informático como todo sistema, es el conjunto de partes interrelacionadas:

- Hardware, software y recurso humano que permite almacenar y procesar informa-

ción.
- El hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico inteli-
gente, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento ex-
terno, etc.
- El software incluye al sistema operativo, firmware y aplicaciones, siendo especial-
mente importante los sistemas de gestión de bases de datos.
- Por último el soporte humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el
sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.

Informática

La informática es el tratamiento automático de la información

por medios electrónicos (el ordenador).

Hardware y Software

El ordenador se divide, básicamente, en dos partes: el hardware y el software. Se de-

fine al hardware como el conjunto de elementos físicos (el monitor, el teclado, la im-
presora) y al software como los elementos intangibles (sistema operativo, aplicaciones,
documentos, etc.).

El hardware, por su parte, se divide en dos grupos:

- La CPU (o unidad de proceso central, que se encarga de controlar todo lo que ocurre
en el ordenador) y los diferentes elementos que, junto a ella, se encuentran dentro
de la caja (memoria RAM, tarjetas de sonido, de video, de red y módem interno).
- Los periféricos que pueden ser de entrada (se emplean para introducir información al
ordenador, como el teclado, el ratón o el escáner) o de salida (a través de los mis-
mos, el ordenador nos devuelve la información, p.e., la impresora o el monitor).

Memoria RAM y ROM

El ordenador maneja dos tipos de memoria:

- la memoria ROM (Read Only Memory o memoria de sólo lectura), en la que están
almacenadas las instrucciones básicas del procesador. El contenido de esta memo-
ria es indeleble y no se pierde cuando apagamos el ordenador.
- la memoria RAM (Random Access Memory o memoria de acceso aleatorio), en la
que el ordenador almacena temporalmente los datos que necesita para trabajar. El
contenido de esta memoria se borra al apagar el ordenador. Unidades de medida.
 8

Tanto la capacidad de almacenamiento de la memoria RAM como de los diferentes

medios de almacenamiento (disco duro, disquetes, CD-ROM, etc.) emplean las mis-
mas unidades de medida y sus múltiplos.

La unidad más pequeña de información en un ordenador corresponde a un dígito bina-

rio, es decir, 0 ó 1. A este dígito se le denomina bit, contracción de las palabras ingle-
sas binary digit. Al conjunto de 8 bits se le denomina byte. Cada carácter (letra, núme-
ro, o símbolo del teclado) está representado por un byte, que a su vez está constituido
por 8 bits. Estas unidades de medida resultan muy pequeñas, por lo que se utilizan
múltiplos del byte. Así, hablamos de Kilobyte, Megabyte, Gigabyte, etc.

1 bit ............................................ 0ó1

1 byte ............................................ 8 bits
1 Kilobyte (Kb) ................................ 1.024 bytes
1 Megabyte (Mb) ............................. 1.024 Kilobytes
1 Gigabyte ...................................... 1.024 Megabytes
1 Terabyte ...................................... 1.024 Gigabytes

A continuación, la capacidad de almacenamiento de algunos soportes:

disquete 3,5" .................................... 1'44 Mb

CD-ROM .......................................... 700 Mb
DVD ................................................. 4'6 Gb

Si bien esta distinción es, en cierto modo, arbitraria, y a veces confusa, a los fines
prácticos se puede clasificar al software en tres grandes tipos:

- Software de sistema: Su objetivo es desvincular adecuadamente al usuario y al pro-

gramador de los detalles del sistema informático en particular que se use, aislándolo
especialmente del procesamiento referido a las características internas de: memoria,
discos, puertos y dispositivos de comunicaciones, impresoras, pantallas, teclados,
etc. El software de sistema le procura al usuario y programadores adecuadas interfa-
ces de alto nivel, controladores, herramientas y utilidades de apoyo que permiten el
mantenimiento del sistema global. Incluye entre otros:
• Sistemas operativos
• Controladores de dispositivos
• Herramientas de diagnóstico
• Herramientas de Corrección y Optimización
• Servidores
• Utilidades

- Software de programación: Es el conjunto de herramientas que permiten al progra-

mador desarrollar programas informáticos, usando diferentes alternativas y lenguajes
de programación, de una manera práctica. Incluyen básicamente:
• Editores de texto
• Compiladores
• Intérpretes
• Enlazadores
• Depuradores
• Entornos de Desarrollo Integrados (IDE): Agrupan las anteriores herramientas,
usualmente en un entorno visual, de forma tal que el programador no necesite in-
troducir múltiples comandos para compilar, interpretar, depurar, etc. Habitualmente
cuentan con una avanzada interfaz gráfica de usuario (GUI).

- Software de aplicación: Es aquel que permite a los usuarios llevar a cabo una o va-
rias tareas específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automati-
 9

zado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre muchos otros:
• Aplicaciones para Control de sistemas y automatización industrial
• Aplicaciones ofimáticas
• Software educativo
• Software empresarial
• Bases de datos
• Telecomunicaciones (por ejemplo Internet y toda su estructura lógica)
• Videojuegos
• Software médico
• Software de cálculo Numérico y simbólico.
• Software de diseño asistido (CAD)
• Software de control numérico (CAM)

Importancia del Análisis de Sistemas

Solo después de un buen estudio del sistema es posible llegar a proponer los cambios
que lo harán más útil y no producirán efectos imprevistos. El analista utiliza el conoci-
miento del sistema existente y sus problemas para diseñar y construir un sistema me-
jor.

¿Qué hace un analista de sistemas?

Recopila los datos necesarios del sistema actual y lleva a cabo el desarrollo de planes
para nuevos sistemas. Pasa mucho tiempo con los usuarios para descubrir cómo utili-
zan el sistema, los problemas que tienen y lo que esperan de él. Debe comprender
cómo funciona el sistema mismo. Utilizará formularios, contenido de ficheros, informa-
ción utilizada por los usuarios entrada y salida. Satisfacer a todos dentro de las reglas
de dirección.

Lo que NO es el Análisis de Sistemas

No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para determinar
cuáles deberían ser llevados a cabo por una computadora y cuales por métodos ma-
nuales. Se debe comprender los detalles de una situación para ver si es deseable y
factible una mejora sin importar si es con computadora o no.

No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de información.

Es un error hacer una distinción entre los problemas de la empresa y los de sistemas.
Van todos de la mano.

Categorías del Analista de Sistemas

1.- Análisis de Sistemas. Reunir información y determinar requerimientos.

2.- Análisis y Diseño de Sistemas. Además del estudio tiene que diseñar el nuevo sis-
tema.
3.- Análisis, diseño y programación. Aparte escribe el software.

Los Sistemas de Información. Proporcionan servicio a todos los demás sistemas de

una organización y los enlazan para trabajar con eficiencia y alcanzar el mismo objeti-
vo. Hay Abiertos y Cerrados. Interactúan con el medio ambiente.

Estrategias para el Desarrollo del Sistema

Método del ciclo de vida: Es el primer modelo en desarrollarse y, a partir de éste se

despliegan otros que modifican en partes los procesos, pero que en esencia parten de
la misma base.
 10

Método del desarrollo del Análisis estructurado: Basado en un paradigma secuen-

cial, donde una actividad depende de su predecesora. En el caso de fallas u omisio-
nes, es necesario volver a empezar.

Método del prototipo de sistemas: Conocido también como de resultados rápidos.

La esencia está en presentar resultados a corto plazo (prototipos). Los usuarios tienen
mucha participación y el proceso es repetitivo, hasta que se obtiene la versión final. Un
prototipo se va refinando y ampliando hasta que se obtiene la versión final. La ventaja
de este tipo de metodología es que el usuario al final del desarrollo está totalmente de
acuerdo con la solución, debido a su participación continua y fluida en el proceso.

Ciclo de vida clásico

- Investigación Preliminar: se investigan los procesos de negocios.

- Determinación de los requerimientos del sistema: Cuáles serán las funciones, y
necesidades que debe satisfacer la solución.
- Diseño del sistema: Desarrollo de los “planos” del sistema. Se definen los módulos,
los algoritmos, permisos, plataforma, etc. Se emplea el lenguaje UML.
- Desarrollo de software: Traducción de los planos de diseño a lenguaje de progra-
mación (Java, Visual Basic, Fortran, FoxPro, C#, Genexus).
- Prueba de los sistemas: Se ensaya el sistema en diferentes escenarios. Se emplea
Prueba de caja blanca y caja negra.
- Implantación y evaluación: Puesta en funcionamiento del sistema en la organiza-
ción. Durante el mismo se llevan a cabo la evaluación de rendimiento. La implemen-
tación puede ser directa o en paralelo.

Usuarios

En sentido general, un usuario es un conjunto de permisos y de recursos (o dispositi-

vos) a los cuales se tiene acceso. Es decir, un usuario puede ser tanto una persona
como una máquina, un programa, etc.

Los usuarios se clasifican en:

- Invitados: Son los usuarios con menos permisos en el sistema o red, solo podrán
leer un número muy reducido de archivos o hasta ni siquiera acceder a ningún tipo
de información.
- Usuarios: Son los usuarios normales del sistema, con pocos permisos. Tienen per-
misos para conectarse al sistema interactivamente y a través de la red, pero no pue-
den modificar ningún tipo de información.
- Usuarios interactivos: Este grupo representa a todos aquellos usuarios que tienen
el derecho de iniciar una sesión local en el sistema o red.
- Usuarios autentificados: Agrupa a todos los usuarios que poseen una cuenta pro-
pia para conectarse al sistema, solo pueden ver algunos archivos y carpetas del sis-
tema y leer, modificar y eliminar los archivos pertenecientes a su cuenta.
- Administradores: Son los usuarios con más permisos sobre el sistema o red, pue-
den ver, modificar y eliminar cualquier tipo de información.

SISTEMAS OPERATIVOS

Definición

El sistema operativo es un software básico, necesario en el ordenador, en el que se

apoyan todas las aplicaciones para funcionar y que, además actúa de intérprete entre
el usuario y el propio ordenador. Los sistemas operativos pueden ser textuales (las
 11

órdenes se teclean en pantalla) o gráficos (todas las operaciones o, al menos, la gran

mayoría de ellas se ejecutan mediante el empleo de iconos y diferentes elementos
gráficos).

Clasificación de los Sistemas Operativos

Con el paso del tiempo, los Sistemas Operativos fueron clasificándose de diferentes
maneras, dependiendo del uso o de la aplicación que se les daba.

Sistemas Operativos de multiprogramación

(o Sistemas Operativos de multitarea)

Es el modo de funcionamiento disponible en algunos sistemas operativos,

mediante el cual una computadora procesa varias tareas al mismo tiempo.
Existen varios tipos de multitareas. La conmutación de contextos (context
Switching) es un tipo muy simple de multitarea en el que dos o más aplicacio-
nes se cargan al mismo tiempo, pero en el que solo se está procesando la
aplicación que se encuentra en primer plano (la que ve el usuario). Para acti-
var otra tarea que se encuentre en segundo plano, el usuario debe traer al
primer plano la ventana o pantalla que contenga esa aplicación.

Sistema Operativo Monotareas

Los sistemas operativos monotareas son más primitivos y es todo lo contrario al visto
anteriormente, es decir, solo pueden manejar un proceso en cada momento o que solo
puede ejecutar las tareas de una en una. Por ejemplo cuando la computadora está
imprimiendo un documento, no puede iniciar otro proceso ni responder a nuevas ins-
trucciones hasta que se termine la impresión.

Sistema Operativo Monousuario

Los sistemas monousuarios son aquellos que nada más puede atender a un solo
usuario, gracias a las limitaciones creadas por el hardware, los programas o el tipo de
aplicación que se esté ejecutando.

Estos tipos de sistemas son muy simples, porque todos los dispositivos de entrada,
salida y control dependen de la tarea que se está utilizando, esto quiere decir, que las
instrucciones que se dan, son procesadas de inmediato; ya que existe un solo usuario.

Sistema Operativo Multiusuario

Es todo lo contrario a monousuario; y en esta categoría se encuentran todos los siste-

mas que cumplen simultáneamente las necesidades de dos o más usuarios, que com-
parten mismos recursos. Este tipo de sistemas se emplean especialmente en redes.
 12

Sistemas Operativos por lotes

Los Sistemas Operativos por lotes, procesan una gran cantidad de trabajos con poca o
ninguna interacción entre los usuarios y los programas en ejecución. Se reúnen todos
los trabajos comunes para realizarlos al mismo tiempo, evitando la espera de dos o
más trabajos como sucede en el procesamiento en serie. Estos sistemas son de los
más tradicionales y antiguos, y fueron introducidos alrededor de 1956 para aumentar
la capacidad de procesamiento de los programas.

Sistemas Operativos de tiempo real

Los Sistemas Operativos de tiempo real son aquellos en los cuales no tiene importan-
cia el usuario, sino los procesos. Por lo general, están subutilizados sus recursos con
la finalidad de prestar atención a los procesos en el momento que lo requieran. Se
utilizan en entornos donde son procesados un gran número de sucesos o eventos.

Muchos Sistemas Operativos de tiempo real son construidos para aplicaciones muy
específicas como control de tráfico aéreo, bolsas de valores, control de refinerías, con-
trol de laminadores.

Sistemas Operativos de tiempo compartido

Permiten la simulación de que el sistema y sus

recursos son todos para cada usuario. El usuario
hace una petición a la computadora, está la pro-
cesa tan pronto como le es posible, y la respues-
ta aparecerá en la terminal del usuario. Los prin-
cipales recursos del sistema, el pocesador, la
memoria, dispositivos de E/S, son continuamente
utilizados entre los diversos usuarios, dando a
cada usuario la ilusión de que tiene el sistema
dedicado para sí mismo. Esto trae como conse-
cuencia una gran carga de trabajo al Sistema
Operativo, principalmente en la administración de memoria principal y secundaria.

Sistemas Operativos de red

Son aquellos sistemas que mantienen a dos o más computadoras unidas a través de
algún medio de comunicación (físico o no), con el objetivo primordial de poder compar-
tir los diferentes recursos y la información del sistema.

Sistemas Operativos distribuidos

Permiten distribuir trabajos, tareas o procesos, entre un conjunto de procesadores.

Puede ser que este conjunto de procesadores esté en un equipo o en diferentes, en
este caso es trasparente para el usuario. Existen dos esquemas básicos de éstos. Un
sistema fuertemente acoplado esa es aquel que comparte la memoria y un reloj global,
cuyos tiempos de acceso son similares para todos los procesadores. En un sistema
débilmente acoplado los procesadores no comparten ni memoria ni reloj, ya que cada
uno cuenta con su memoria local.

Sistemas Operativos paralelos

En estos tipos de Sistemas Operativos se pretende que cuando existan dos o

más procesos que compitan por algún recurso se puedan realizar o ejecutar al
mismo tiempo. En UNIX existe también la posibilidad de ejecutar programas sin
tener que atenderlos en forma interactiva, simulando paralelismo (es decir, atender de
 13

manera concurrente varios procesos de un mismo usuario). Así, en lugar de esperar a

que el proceso termine de ejecutarse (como lo haría normalmente), regresa a atender
al usuario inmediatamente después de haber creado el proceso.

Funciones del sistema operativo

Un sistema operativo desempeña 5 funciones básicas en la operación de un sistema

informático: suministro de interfaz al usuario, administración de recursos, administra-
ción de archivos, administración de tareas y servicio de soporte y utilidades.

Interfaces del usuario

Es la parte del sistema operativo que permite comunicarse con él de tal manera que se
puedan cargar programas, acceder archivos y realizar otras tareas. Existen tres tipos
básicos de interfaces: las que se basan en comandos, las que utilizan menús y las
interfaces gráficas de usuario.

Administración de recursos

Sirven para administrar los recursos de hardware y de redes de un sistema informati-

vo, como el CPU, memoria, dispositivos de almacenamiento secundario y periféricos
de entrada y de salida.

Administración de archivos

Un sistema de información contiene programas de administración de archivos que con-

trolan la creación, borrado y acceso de archivos de datos y de programas. También
implica mantener el registro de la ubicación física de los archivos en los discos magné-
ticos y en otros dispositivos de almacenamiento secundarios.
Administración de tareas

Los programas de administración de tareas de un sistema operativo administran la

realización de las tareas informáticas de los usuarios finales. Los programas controlan
que áreas tiene acceso al CPU y por cuánto tiempo. Las funciones de administración
de tareas pueden distribuir una parte específica del tiempo del CPU para una tarea en
particular, e interrumpir al CPU en cualquier momento para sustituirla con una tarea de
mayor prioridad.

Servicio de soporte

Los servicios de soporte de cada sistema operativo dependerán de la implementación

(programas orientados a diferentes tareas, como editores de texto, administradores de
archivos, navegadores, etc.) particular de éste con la que estemos trabajando. Entre
las más conocidas se pueden destacar las implementaciones de Unix, desarrolladas
por diferentes empresas de software, los sistemas operativos de Apple Inc., como Mac
OS X para las computadoras de Apple Inc., los sistemas operativos de Microsoft, y las
implementaciones de software libre, como GNU/Linux o BSD producidas por empre-
sas, universidades, administraciones públicas, organizaciones sin fines de lucro y/o
comunidades de desarrollo.

Estos servicios de soporte suelen consistir en:

- Actualización de versiones.
- Mejoras de seguridad.
- Inclusión de alguna nueva utilidad (un nuevo entorno gráfico, un asistente para ad-
ministrar alguna determinada función,...).
- Controladores para manejar nuevos periféricos.
 14

- Corrección de errores de software.

- Otros.

No todas las utilidades de administración o servicios forman parte del sistema operati-
vo, además de éste, hay otros tipos importantes de software de administración de sis-
temas, como los sistemas de administración de base de datos o los programas de ad-
ministración de redes. El soporte de estos productos deberá proporcionarlo el fabrican-
te correspondiente (que no tiene por qué ser el mismo que el del sistema operativo)

Memoria

La memoria es un área donde se almacenan y se pueden ejecutar los programas.

Un ordenador compatible con PC tiene tres tipos de memorias:

- Convencional.
- Extendida.
- Paginada.

Se puede encontrar la cantidad de memoria presente (y disponible) en un sistema al

ejecutar el siguiente comando: "mem" (o "mem /c\more" para obtener más información).

Memoria convencional

La memoria convencional es la parte de la memoria donde se pueden cargar los pro-

gramas sin necesidad de instrucciones específicas. La cantidad de memoria conven-
cional varía entre 256 KB y 640 KB (en todos los ordenadores recientes: 386, 486,
Pentium, etc.).

La cantidad de memoria disponible es la memoria restante tras cargar DOS en la me-

moria (es decir, el sistema operativo, los controladores de dispositivos y todos los co-
mandos cargados desde config.sys yautoexec.bat).

Memoria extendida

La memoria extendida permite que el sistema tenga acceso a más memoria. Este tipo
de memoria está disponible en los ordenadores equipados con un procesador tipo
80286 o superior.

Los programas generalmente reconocen direcciones de memoria convencionales. Pa-

ra acceder al área de almacenamiento superior a los 640 KB, los programas necesitan
instrucciones específicas. Un programa que administra el acceso a la memoria exten-
dida, evita, por ejemplo, que dos programas utilicen la misma área de la memoria al
mismo tiempo. Este programa se llama "administrador de memoria extendida".

MS-DOS cuenta con el administrador de memoria extendida estándar llamado HI-

MEM.SYS (también se encuentra en Windows 98). Se carga en el config.sys agregan-
do la sintaxis: DEVICE=path/himem.sys en donde path es la ruta de acceso al archivo.

Memoria paginada

Otra forma de acceder a la memoria superior a los primeros 640 KB consiste en utilizar
la memoria paginada. Algunos programas (pocos en la actualidad) han sido mejorados
para utilizar este tipo de memoria.
 15

Como ocurre con la memoria extendida, este tipo de memoria requiere un programa
para administrarlo, se llama "administrador de memoria paginada". Los programas
diseñados para utilizar este tipo de memoria no pueden acceder a él directamente: el
administrador de memoria debe copiar las secciones de 16 KB de memoria (llamadas
páginas) en un área (llamada segmento del marco) ubicada en el área de memoria
alta. Este tipo de memoria se desarrolló antes que la memoria extendida, por lo tanto,
es más lenta y sólo permite la utilización de una parte limitada de la memoria en cual-
quier momento determinado.

Memoria alta

Muchos sistemas tienen 384 KB de memoria alta (HMA, direcciones de memoria alta),
ubicada directamente tras los 640 KB de la memoria convencional. El hardware puede
utilizar esta área de la memoria. Las áreas no utilizadas por el hardware se llaman
"bloques de memoria superior" (UMB) y permiten que los programas se puedan ejecu-
tar en la memoria paginada.

Procesador

El procesador es el cerebro del sistema, encargado de procesar

toda la información. Es el componente donde es usada la tecnolo-
gía más reciente. Existen en el mundo sólo cuatro grandes empre-
sas con tecnología para fabricar procesadores competitivos para
computadoras: Intel (que domina más de un 70% del mercado),
AMD, Vía (que compró la antigua Cyrix) e IBM, que fabrica proce-
sadores para otras empresas, como Transmeta.

Algunos de los modelos más modernos, y los cuales cuentan con la tecnología más
avanzada de la actualidad son el Intel Core Sandy Bridge en sus variables i3, i5 e i7, el
AMD Fusión y FX, los cuales pueden incorporar hasta 8 núcleos.

Los anteriormente mencionados cubren la mayoría de las necesidades en computado-

ras de escritorio, mientras que para dispositivos portátiles como celulares
y tablets podemos contar con procesadores ARM, Atom, Tegra2 y Snapdragon

El procesador es el componente más complejo y frecuentemente más caro, pero él no

puede hacer nada solo. Como todo cerebro, necesita de un cuerpo, que es formado
por los otros componentes de la computadora, incluyendo la memoria, el disco duro, la
placa de vídeo y de red, monitor, teclado y mouse.

Periféricos

En informática, se denomina periféricos a los aparatos o dispositivos auxiliares e inde-

pendientes conectados a la unidad central de procesamiento de una computadora.
 16

Se consideran periféricos tanto a las unidades o dispositivos a través de los cuales

la computadora se comunica con el mundo exterior, como a los sistemas que almace-
nan o archivan la información, sirviendo de memoria auxiliar de la memoria principal.

Periféricos de entrada

Son los que permiten introducir datos externos a la computadora para su posterior
tratamiento por parte de la CPU. Estos datos pueden provenir de distintas fuentes,
siendo la principal, un ser humano. Los periféricos de entrada más habituales son:

- Teclado.
- Micrófono.
- Escáner.
- Ratón o Mouse.
- Escáner de código de barras.
- Cámara web.
- Lápiz óptico.
- Cámara digital.

Periféricos de Salida

Son los que reciben la información procesada por la CPU y la reproducen, de modo
que sea perceptible por el usuario. Algunos ejemplos son:

- Visualizador.
- Monitor.
- Impresora.
- Fax.
- Tarjeta de sonido.
- Altavoz.
- Proyector Digital.
- Audífonos.

Periféricos de Entrada/Salida

Los periféricos de entrada/salida son los que utiliza el ordenador tanto para mandar
como para recibir información. Su función es la de almacenar o guardar, de forma
permanente o virtual, todo aquello que hagamos con el ordenador para que pueda ser
utilizado por los usuarios u otros sistemas.
Son ejemplos de periférico de entrada/salida o de almacenamiento:

- Disco duro.
- Grabadora y/o lector de CD.
- Grabadora y/o lector de DVD.
- Impresora.
- Memoria flash.
- Cintas magnéticas.
- Memoria portátil.
- Disquete.
- Pantalla táctil.
- Casco virtual.
- Grabadora y/o lector de CD.
- Grabadora y/o lector de DVD.
- Grabadora y/o lector de Blu-ray.
- Grabadora y/o lector de HD-DVD.
 17

UNIDAD II

NOCIONES BÁSICAS DE WINDOWS

Esta unidad tiene como objetivo conocer las funciones básicas de Windows, utili-
zación, personalización y adaptación a los diferentes entornos y plataformas bases

INTRODUCCION

Presentación básica

Este es el sistema operativo más popular de todos los tiempos. De hecho lo utilizan la
inmensa mayoría de usuarios de informática a nivel mundial. Windows XP está basa-
do, casi en su totalidad, en un entorno gráfico por el que los usuarios pueden operar
con el sistema.

La gran ventaja de Windows XP es su compatibilidad con una vasta colección de

hardware perteneciente a casi todos los fabricantes mundiales. Este hecho le da a
este sistema operativo una grandísima ventaja frente a otros sistemas que están na-
ciendo como Ubuntu.

En este curso aprenderemos a operar con el ordenador a través de este sistema ope-
rativo. Pero no nos quedaremos a un nivel de usuario, sino que aprenderemos a admi-
nistrar nuestro sistema: a configurarlo, a mantenerlo en óptimas prestaciones, a admi-
nistrar el software y, en definitiva, todo lo relacionado a nuestro sistema.

El escritorio

El escritorio es la pantalla que vemos cuando ini-

ciamos Windows. Sobre él, podemos ver varios
elementos: la barra de tareas, los iconos, y las
ventanas.

La barra de tareas: Es la barra de color gris situada

en la parte inferior del escritorio. Posee un botón
INICIO, a la izquierda, y un reloj, a la derecha, que
indica la hora del sistema.

Los iconos: Son unos pequeños gráficos que sirven

para iniciar los programas instalados en nuestro or-
denador.

Las ventanas: Son unas áreas rectangulares que

representan la zona de trabajo de una determinada aplicación. Estas pueden cambiar
de tamaño y de posición.

Cambios de fondo

Para cambiar el fondo predeterminado de Windows, se debe hacer clic con el botón
derecho del Mouse sobre una parte libre del escritorio. Se nos desplegara un listbox
(menú de opciones) seleccionamos la opción "propiedades”. Al realizar este paso, se
nos presentara una ventana con varias solapas, de las cuales seleccionamos la que
refiere a “Escritorio”. En esta pestaña podemos seleccionar la imagen que queremos
 18

como fondo, o bien seleccionar alguna de nuestro archivo. Al seleccio-

nar nuestra imagen, hacemos clic en aplicar y automáticamente nuestro
fondo se actualiza al deseado y después hacemos clic en aceptar.

Configuración del protector de pantalla

Windows trae incorporada la función de protector de pantalla, cuando la

actividad del CPU se ve disminuida. La ventaja es la disminución del uso
de los recursos cuando no se está empleando el computador. Para cam-
biar o activar el protector de pantalla, se debe hacer clic derecho en una
parte libre del escritorio, e ir a propiedades. Una vez realizado esto, se
debe seleccionar la pestaña “Protector de pantalla”.

En esta ventana podremos seleccionar el estilo del protector de pantalla,

el tiempo al cual se activara una vez que no haya actividad en el compu-
tador, y otras propiedades que el alumno deberá descubrir.

Cambios de iconos en la pantalla principal

Para cambiar los iconos del escritorio, nuevamente clic derecho sobre una parte libre
del escritorio, e ir a la pestaña “Escritorio”.

Una vez en esta ventana, se debe apretar el botón “Personalizar escritorio”. Una vez
realizado esto, se nos desplegara otra ventana de la cual podremos elegir los iconos a
tener en nuestro escritorio, el tamaño, o simplemente cambiar la imagen de los mis-
mos.
 19

La barra de tarea

La barra de tareas es la barra horizontal que se encuentra en la parte inferior del escri-
torio. Tiene varios elementos:

La barra de tareas con el botón Inicio (a la izquierda), la bandeja de sistema con el

reloj y varios.

Íconos de programas residentes (a la derecha) y dos botones, correspondientes a apli-

caciones abiertas (situados a la derecha del botón Inicio).

El botón Inicio

Se encuentra a la izquierda de la barra de tareas y permite acceder al Menú Inicio. Se

utiliza, básicamente, para ejecutar los programas que tenemos instalados en nuestro
ordenador. Al pinchar sobre él, se abre el Menú Inicio.

La bandeja de sistema

La bandeja de sistema, situada a la derecha de la barra de tareas, es el recuadro don-

de se encuentran el reloj de Windows y los iconos de los programas residentes. Los
programas residentes son programas que funcionan en segundo plano. El número de
estos iconos puede variar, dependiendo de la configuración de nuestro ordenador.

Los botones de programas

Son unos botones que aparecen en la barra de tareas según vamos abriendo aplica-
ciones. Nos permiten pasar de una a otra sin tener que cerrar o minimizar la ventana
del programa que está en primer plano.

Configuración del reloj

Se encuentra a la derecha de la barra de tareas, dentro de la ban-

deja de sistema, y debe estar siempre en hora. Generalmente, sólo
se ve la hora, pero si colocamos el cursor del ratón encima sin pin-
char, también veremos la fecha del sistema.
 20

Ajustar la hora y la fecha, en caso de que no fueran las correctas es muy sencillo. Basta
con hacer doble clic sobre la hora y cambiar los datos en la nueva ventana que aparece.

Pestaña Fecha y hora

Cambiar la fecha:
- hacer clic sobre la lista desplegable del mes y elegir el correcto.
- aumentar o reducir el valor del año con los botones flecha arriba o abajo.
- pinchar sobre la fecha correcta en el calendario.

Cambiar la hora:

- en el reloj digital (el analógico sólo es un adorno), hacer doble clic sobre el valor a
cambiar (horas, minutos o segundos) y emplear los botones flecha arriba o abajo.

Pestaña Zona horaria

En esta pestaña, debemos indicar nuestra zona horaria empleando

la lista desplegable situada sobre el mapa.

En la zona inferior, encontramos una opción que, en caso de estar

activada, cambiará automáticamente la hora del sistema según el
horario de verano.

Pestaña Hora de Internet

Aquí podemos indicar al sistema, siempre que dispongamos de

conexión a Internet, que contacte con un servidor de horario para
que el reloj se ajuste automáticamente.

INICIO DE PROGRAMA

Menú Inicio

Se despliega cuando pinchamos sobre el botón Inicio y está dividido en

dos columnas: la de la izquierda, de color blanco, contiene accesos direc-
tos a los programas más frecuentemente utilizados y, también, a Todos
los programas instalados en el sistema, y la de la derecha, de color azul,
con, entre otros, varios accesos a carpetas como Mis documentos, Mis
imágenes y Mi música, el acceso al Panel de control e Impresoras y faxes
y a la Ayuda de Windows y la herramienta Buscar. Además, en la parte
inferior, nos encontramos con las opciones de Cerrar sesión y Apagar.

Todos los programas

Si bien disponemos en la columna blanca de la izquierda accesos a los

programas que más empleamos, la cantidad de iconos que caben en la
misma es limitado, por lo que, para acceder al resto de las aplicaciones
instaladas en el sistema, tendremos que pinchar sobre la opción Todos los programas
para acceder a los que no se muestran a primera vista.
 21

Mis documentos, Mis imágenes y Mi música

Accesos directos a las carpetas del mismo nombre.

Documentos recientes

Al hacer clic sobre esta opción, se despliega un submenú con accesos directos a los
documentos con los que hemos trabajado recientemente.

Mi PC

Desde este icono podemos acceder a las diferentes unidades de disco de las que dis-
pone nuestro ordenador.

Panel de control

Para cambiar aspectos relativos a la configuración del sistema.

Impresoras y faxes Nos permite instalar impresoras y faxes y acceder a sus opciones
de configuración.

Ayuda y soporte técnico

Esta opción nos abre la ayuda del sistema operativo, donde podremos resolver nues-
tras dudas sobre el funcionamiento del mismo.

Buscar

La herramienta Buscar nos permite localizar los archivos contenidos en nuestras uni-
dades de disco, según los criterios que deseemos (nombre del archivo, contenido,
fecha de creación y tamaño).

Ejecutar

Esta opción se emplea para iniciar una aplicación de forma manual. Está cada vez
más en desuso ya que las aplicaciones crean su propio acceso en el menú Todos los
programas.

Apagar

Es la opción que debemos emplear obligatoriamente para apagar el ordenador.

CONFIGURACION GENERAL

MI Pc

Esta opción está disponible como icono en el escritorio, o bien desde el

menú inicio.

Al hacer doble clic sobre este icono, se nos aparece una ventana llama-
da “Explorador de Windows”. Tiene la función principal de ser un gestor
de archivos. Es decir, por medio del explorador de Windows podemos navegar por
todas las carpetas del sistema, organizar nuestros archivos, y configurar las opciones
de navegación.
 22

Nos permite navegar por todas las unidades de las que dispone nuestro computador,
Podemos acceder a nuestras unidades de CD, DVD, lectores de tarjeta, disqueteras,
cámaras, etc.

Panel de control

es una parte de la interfaz gráfica de Windows que permite a los usuarios

que vean y que manipulen ajustes y controles del sistema básico, tales
como Agregar nuevo hardware, Agregar o quitar programas, Cuentas de
usuario y opciones de accesibilidad entre otras opciones de sonidos y
pantalla. Applets adicionales pueden ser proporcionados por
el software de terceros.

El panel de control ha sido una parte inherente del [sistema operativo

de Microsoft Windows desde su lanzamiento (Windows 1.0), con muchos
de los applet actuales agregados en las últimas versiones. El panel de
control es un programa independiente, no una carpeta como aparece,
que está alcanzado del menú del comienzo, y se almacena en el directo-
rio system32 de la miniapplet Conexiones de Red, quien tiene como fun-
ción; instalar, configurar y reparar una red doméstica o corporativa. También sirve para
compartir archivos y carpetas.

Aplicaciones

Barra de tareas y Menú Inicio: Tiene como fin, configurar y deshabilitar las opciones
de la barra de tareas, como Mostrar Inicio Rápido, ocultar los íconos, cambiar los atri-
butos (hay dos opciones que son el Clásico y el Moderno Windows XP) o Vista.
En Windows 7, se eliminó el menú inicio clásico.

Centro de Seguridad: introducida con la versión de Windows XP Service Pack 2 para

mantener la seguridad frente a virus, gusanos y troyanos,

Firewall de Windows: un cortafuego que no permite que ningún programa entre o

salga de la red. Sin embargo, aunque el cortafuego es muy seguro, un usuario inex-
perto puede aprovechar hasta el punto más débil del sistema. En Windows 7, fue re-
nombrado como Centro de Actividades.
 23

Actualizaciones Automáticas Windows Update: quien tiene como propósito mante-

ner las aplicaciones al día. En la versión SP2, Actualizaciones automáticas viene acti-
vado cómo por defecto íconos del escritorio, al igual que el fondo de la pantalla:

- Salvapantalla: (Protector de pantalla o Screen Saver) cuando la computadora no se

utiliza se puede configurar para que se apague la pantalla o muestre mensajes, fotos
o diseños al azar.
- Pantalla: se puede cambiar la resolución de la pantalla y la cantidad de colores que
muestra.
- Configuraciones adicionales: se puede configurar la barra de tareas y el menú de
inicio.
- Opciones de las carpetas: permite configurar la forma de cómo se ven las carpetas.

Impresores y otro hardware: En esta sección se pueden configurar varios dispositi-

vos externos que se conectan a la computadora como son: controladores de video
juegos, teclados, “mouse”, módem, impresores, escáner, cámaras, etcétera.

Conexiones de red e Internet: En esta sección se puede configurar todo lo relacio-

nado a redes:

- Conexiones por cables.

- Conexiones inalámbricas.
- Opciones de Internet Explorer.
- Asistente de conexión a Internet.
- Firewall de Windows.
- Crear nuevas conexiones.

Cuentas de usuario: Se pueden agregar, borrar o modificar las cuentas de los usua-
rios. Entre las modificaciones que se pueden realizar en esta sección están:

- Cambiar dibujo que identifica al usuario.

- Cambiar clave.
- Cambiar el tipo de usuario (cuenta limitada o de administrador).
- Habilitar o deshabilitar la cuenta de “Visitante” para dar acceso a personas que oca-
sionalmente utilicen la computadora.

Agregar o quitar programas: Como dice su nombre, permite agregar o quitar pro-
gramas instalados en la computadora. Al entrar en esta sección, aparecerá una lista
de los programas instalados, cuánto ocupan en el disco y con qué frecuencia se utiliza.
Adicionalmente se pueden agregar o quitar componentes de Windows como Messen-
ger, MSN Explorer o Outlook Express. En Windows Vista y Windows 7, fue renombra-
do por Programas y características.

Opciones regionales de idioma, fecha y hora: Esta categoría le brinda la disponibi-

lidad al usuario de cambiar la fecha y la hora de la computadora; adicionalmente, se
puede seleccionar el país e idioma que desee utilizar en Windows para uso del tecla-
do, sistema de medidas y monedas.

Sonido, voz y equipo de audio: Aparecerán las propiedades de los dispositivos de

sonido, altavoces y equipos especiales de voz. Inclusive, si la computadora dispone de
otros equipos de sonido adicionales a los que están incorporados en la computadora,
también se pueden administrar en esta sección.

Opciones de accesibilidad: Adecua varias de las opciones de Windows para que

puedan utilizarlo personas con alguna discapacidad especial. Entre los ajustes que se
pueden hacer en esta sección están:
 24

- Teclado: Se pueden realizar cambios para que el usuario escuche tonos al tocar las
teclas de mayúsculas y detectar cuando el usuario deja oprimida alguna tecla por
error.

- Sonido: Opciones para generar avisos visuales cuando ocurren sonidos y otros
cambios.

- Pantalla: ajusta los tipos de letras y colores para que personas con deficiencias vi-
suales puedan ver mejor.

Mouse: Permite realizar cambios en Windows para que la persona pueda utilizar algu-
nas teclas para mover el mouse.

General: Es en esta sección se pueden hacer ajustes generales de las características

de accesibilidad.

Rendimiento y mantenimiento: En esta sección se pueden realizar cambios más

completos en el funcionamiento del hardware en Windows, como el manejo de los dis-
cos duros y ajuste del uso energético de la computadora.

Centro de seguridad (Centro de actividades en Windows 7): Es dentro de esta

categoría que se puede configurar la forma de cómo Windows administra las opciones
de seguridad de Internet contra virus y contra ataques en la red.

Control de cuentas de usuario: Esta opción fue incluida en Windows Vis-

ta y Windows 7. Su objetivo es mejorar la seguridad de Windows al impedir que apli-
caciones maliciosas hagan cambios no autorizados en el ordenador.

Lo que el usuario no debe hacer:

Los sistemas operativos actuales cuentan con la función de informar mediante mensa-
jes de alerta al usuario, las consecuencias que ocasionarían, la eliminación o modifi-
cación de los archivos o carpetas que son esenciales para el correcto funcionamiento
del sistema.
 25

El usuario debe atender estos avisos, ya que podría ocasionar que el sistema operati-
vo funcione incorrectamente, consuma más recursos de los necesarios o simplemente
entre en estado de inactividad.
 26

UNIDAD III
MICROSOFT WORD

En esta unidad vamos a explicar uno de los programas de ofimática más difundidos y
empleados a nivel mundial: Microsoft Word. Aunque hoy en día se encuentran versio-
nes libres como Open Write o Works, la versión de Microsoft sigue siendo la más em-
pleada en todas las empresas.

INTRODUCCION

Entorno de Word

Al arrancar Word aparece la pantalla de la figura. Esta pantalla que se muestra puede
no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario pue-
de decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los
comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importan-
tes y los que el usuario va utilizando.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar,
además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word 2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las
operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra,
etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición
(buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada
parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.
 27

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que
se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no
existe el menú que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo
está diseñado con iconos de acceso rápido.

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma

inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer.

El Botón Office, es lo que antes era el menú Archivo, en esta nueva versión, aparece
como un botón redondo de color naranja con el logo de office.

Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en la barra de

acceso rápido, es lo que se suele llamar "personalizar".

Estos elementos que acabamos de explicar son los más importantes de Word2007.

Buscar y reemplazar

Buscar texto

Puede buscar rápidamente todas las apariciones de una palabra o frase determinada.

- En el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Buscar.

- En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar.
- Siga uno de estos procedimientos:

• Para buscar una a una las apariciones de una palabra o frase, haga clic en Buscar
siguiente.
• Para buscar todas las apariciones de una palabra o frase concreta de una sola vez,
haga clic en Buscar todos y, a continuación, en Documento principal.

Buscar y reemplazar texto

Puede reemplazar automáticamente una palabra o frase por otra; por ejemplo, puede
reemplazar la palabra Acme con Apex.

El texto de reemplazo seguirá el mismo uso de mayúsculas que el texto reemplazado.

Por ejemplo, si busca TAE y la reemplaza con Tasa anual equivalente, el resultado
será TASA ANUAL EQUIVALENTE.

- En el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Reemplazar.

- Haga clic en la ficha Reemplazar.

- En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar.
- En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de reemplazo.
- Siga uno de estos procedimientos:
• Para buscar la siguiente aparición del texto, haga clic en Buscar siguiente.
• Para reemplazar una aparición del texto, haga clic en Reemplazar. Después de
hacer clic en Reemplazar, Office Word 2007 irá a la siguiente aparición del texto
buscado.
• Para reemplazar todas las apariciones del texto, haga clic en Reemplazar todos.
 28

Buscar y resaltar texto en la pantalla

Para ayudarle a examinar visualmente un documento y ver todas las apariciones de

una palabra o frase, puede buscar todas sus apariciones y resaltarlas en la pantalla.

Aunque el texto se resalta en la pantalla, no aparece así cuando se imprime el docu-

mento.

- En el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Buscar.

- En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar.

- Haga clic en Resaltado de lectura y, a continuación, en Resaltar todo.

Buscar y reemplazar un formato determinado

Puede buscar y reemplazar o quitar formatos de caracteres. Por ejemplo, puede bus-
car una palabra o frase determinada y cambiar el color de fuente, o bien buscar un
formato determinado como, por ejemplo, negrita, y cambiarlo.

- En el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Reemplazar.

- Si no aparece el botón Formato, haga clic en Más.

- Para buscar texto con un formato determinado, escriba el texto en el cuadro Buscar.
Para buscar sólo el formato, deje en blanco el cuadro.
- Haga clic en Formato y seleccione los formatos que desea buscar y reemplazar.
- Haga clic en el cuadro Reemplazar con, después en Formato y, a continuación, se-
leccione los formatos de reemplazo.
- NOTA: Si también desea reemplazar el texto, escriba el texto de reemplazo en el
cuadro Reemplazar con.
- Para buscar y reemplazar todas las apariciones del formato especificado, haga clic
en Buscar siguiente y, a continuación, en Reemplazar. Si desea reemplazar todas
las apariciones del formato especificado, haga clic en Reemplazar todos.

Buscar y reemplazar marcas de párrafo, saltos de página y otros elementos

Puede buscar y reemplazar caracteres especiales y elementos de documento como

tabulaciones y saltos de página manuales. Por ejemplo, puede buscar todas las mar-
cas de párrafo dobles y reemplazarlas con marcas de párrafo sencillas.

- En el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Buscar.

- Si no aparece el botón Especial, haga clic en Más.

 29

- Haga clic en Especial y, a continuación, elija el elemento que desea buscar.

- Si desea reemplazar el elemento, haga clic en la ficha Reemplazar y, a continuación,
escriba lo que desee usar como reemplazo en el cuadro Reemplazar con.
- Haga clic en Buscar siguiente, Buscar todos, Reemplazar o en Reemplazar todos.

Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC.

Buscar utilizando caracteres comodín para buscar letras específicas

Para buscar texto se pueden usar caracteres comodines. Por ejemplo, puede utilizar el
carácter comodín asterisco (*) para buscar una cadena de caracteres (por ejemplo,
"s*n" encontrará "san" y "según").

UTILIZAR CARACTERES COMODÍN PARA BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO

- En el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Buscar o Reemplazar.

- Active la casilla de verificación Usar caracteres comodín.

- Si no aparece la casilla de verificación Usar caracteres comodín, haga clic en Más.
- Siga uno de estos procedimientos:
• Para elegir un carácter comodín en una lista, haga clic en Especial, elija un carác-
ter comodín y, a continuación, escriba el texto adicional en el cuadro Buscar. Para
obtener más información, vea la tabla Caracteres comodín para buscar y reempla-
zar elementos.
• Escriba un carácter comodín directamente en el cuadro Buscar. Para obtener más
información, vea la tabla Caracteres comodín para buscar y reemplazar elementos.
- Si desea reemplazar el elemento, haga clic en la ficha Reemplazar y, a continuación,
escriba lo que desee usar como reemplazo en el cuadro Reemplazar con.
- Haga clic en Buscar siguiente, Buscar todos, Reemplazar o en Reemplazar todos.
- Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC.

DAR FORMATO AL TEXTO

Formato de un texto

Cuando hablamos del formato de un texto nos referimos a cuestiones que tienen que
ver con el aspecto del texto.

Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en

la que lo vemos también tiene mucha importancia.

Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortuna-
damente, es muy fácil dar un formato con Word2007.

Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes
grupos:

1.- Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o
fuente, tamaño, color, etc.
2.- Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejem-
plo alineación y sangrías.
 30

3.- Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el
formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y
sombreados, etc.

Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato.

Además de las técnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades
para dar formato al texto: los estilos y las plantillas.

Como veremos más adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un forma-
to definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para
escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto característico de esa
empresa.

No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determi-

nado formato a una línea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con
los comandos básicos.

Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así que lo
primero que hay que aprender es a manejar esos formatos básicos, que es lo que va-
mos a hacer en esta unidad.

Formato carácter. Fuentes

Los caracteres son todas las letras, números,

signos de puntuación y símbolos que se escriben como
texto. En la imagen se ve las posibilidades más comunes
para variar el aspecto de los caracteres que están disponi-
bles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas
Fuente.

Fuente

Se debe elegir con cuidado la fuente del texto ya que determinará

en gran medida el aspecto del texto.

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que

hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los
que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre
el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará
que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente está representado en

ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la
parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las dispo-
nibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la

derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también po-
demos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.

Una vez que hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si

 31

conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá
igual en la pantalla que en la impresora.

Tamaño

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y ha-

cer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más
utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres dis-
ponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y hacer
clic en el botón correspondiente.

Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve

en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado pre-
viamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva.
Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Mediante las opciones de la pestaña Inicio, Fuente se pueden manejar las opciones
que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subín-
dices, etc. También puedes ver cómo cambiar la fuente predeterminada de forma que
todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente.

Formato párrafo

En Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo ,

normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el

icono marca de párrafo de la pestaña Inicio.

Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO.
Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea automáticamente el
texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta marca de párrafo.

Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo an-
terior. Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionar
su marca de párrafo y modificar las características que queramos.

Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caracte-
rísticas de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más
amplias son las secciones, que veremos más adelante.

Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en el
que se encuentran. Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias sobre el for-
mato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas
de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si queremos bo-
rrar todo el párrafo también debemos borrar su marca de párrafo.

Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la san-

gría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.
 32

Alineación

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de
alineación:

Izquierda Centrada Derecha Justificada

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación

respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respec-
to de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.

Sangría

Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o

izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones

de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Párrafo, según queramos

desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.

Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero
también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, jun-
to con otras opciones de la pestaña Inicio, como la forma de variar el espacio que se-
para los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.

Relación entre Saltos de página y párrafos

Word2007 inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la

página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde la pestaña

Insertar, haciendo clic en el botón .

Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede

dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún problema, pero en
determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo no sea partido por un salto
de página.

Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuen-
tra en el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, pestaña Líneas y saltos de página.
También hay otras opciones relacionadas con este tema que puedes ver aquí.
 33

Otros formatos. Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pul-
samos la tecla de tabulación TAB.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las
tabulaciones. Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero
se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además pode-
mos definir la alineación para cada tabulación.

Vamos a ver se establecen tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta

que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada
tabulación repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botón
para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical):

1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alinea-

ción de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apare-
ciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, de-
cimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos estable-
cer la tabulación y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación
seleccionada.

Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono

de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
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Cambio a mayúsculas

En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción

Cambiar a mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para

cambiar las mayúsculas del texto seleccionado:

Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en mi-
núsculas.

Minúsculas: Todas las letras en minúsculas.

MAYÚSCULAS: Todas las letras en mayúsculas.

Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en

mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.

Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.

También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Mayúscu-

las + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres for-
mas, siguientes:

MAYÚSCULAS. Minúsculas. Tipo oración.

Copiar formato

En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponi-

ble el icono para copiar formato. Este ícono permite copiar las características de
formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el pro-
pio texto igual que estaba. Este ícono se puede utilizar para copiar un formato una vez
o para copiar un formato varias veces.

Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la ba-
rra de herramientas y hacer clic en el ícono de copiar formato , el cursor tomará la
forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y
hacer clic sobre ella.
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Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble
clic en el ícono de copiar formato, , el cursor tomará la forma de brocha, a conti-
nuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer
clic en el ícono de copiar formato.

En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lí-

neas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas y el
nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carácter
como el formato párrafo.

Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento
con varios títulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos títu-
los bastaría con hacerlo en el primer título y luego copiar el formato a los demás títulos
del documento.

Diseño de página

Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word

es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que
luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y
unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Dise-

ño de página, en el grupo de herramientas Con-
figurar página, se nos muestra las herramientas
con las que se puede modificar Márgenes,
Orientación, Saltos de página, Tamaño, Núme-
ros de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, apare-

cen unos márgenes predeterminados que se
pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno
de esos márgenes es correcto para el docu-
mento que está realizando, entonces se puede
personalizar haciendo clic en Personalizados

Márgenes

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en

la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en
el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños pre-
determinados. Pero, al igual que en los márgenes,
aquí también se puede personalizar el tamaño de la
hoja, haciendo clic en papel.

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes po-

demos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados
en cada campo.
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- Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la pri-

mera línea del documento.

- Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde infe-
rior de la página.

- Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el prin-

cipio de las líneas del documento.

- Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de

las líneas del documento.

- Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas

para encuadernar un libro.

- Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere
al margen de encuadernación.

- Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o
horizontal (también llamada apaisada).

- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones:
Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una
de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en qué consisten.

- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea
bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño
de la página.

- Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en
los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4,

Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de
que tenga más de una.

En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos

dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los
encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a
utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la
amplitud de los márgenes.

Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas,
que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del
documento, el autor, etc. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos
ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspon-
dientes:

Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del
papel y la primera línea del encabezado.

Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de pá-
gina y el borde inferior de la página.

- Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto
global de los márgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de
impresión.
 37

Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen
superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más
oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha,
hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.

Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el
margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la mis-
ma zona.

Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al

principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como,
por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor,
la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al
final de la página, y suele contener los números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos
botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se mostrará una nueva pestaña:

Observa cómo ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor
se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabeza-
do y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos

conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra
de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de
editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar
encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.
 38

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos más botones de esta barra.

Insertar una imagen guardada en el disco (foto). Insertar imáge-

nes prediseñadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y

pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para
cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el
mismo encabezado o pie con el número de la página.

Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un en-
cabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir
el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas
pares imprimirlo a la derecha.

Números de página

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para po-
der referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de
estado, pero este número de página no aparece en el documento.

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo

imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción
Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.
 39

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que
elijamos el que más nos guste.

También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según

dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de pá-
gina de la pestaña Diseño.

Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos
están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que bus-
camos.

En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.

En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo

con cinta:

En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les

aplica algún tipo de formato .

En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra

Página o Pág, por ejemplo .

En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del docu-

mento, por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable

asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la
ubicación Final de página dispone de más formatos.

Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro

ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión don-
de se ven en un tono más claro que el texto normal.
Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción For-
mato del número de página.

Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.

Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista
con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que más
nos guste.

Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la

numeración de las páginas:

1. Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si

ésta es la primera sección).
2. Iniciar a partir del número que especifiquemos en la opción Ini-
ciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también

podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página,
marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un
formato.
 40

Imágenes y gráficos

Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe
incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir
por Internet.

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, se podría clasificar los
elementos gráficos en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y
gráficos:

Imágenes

- Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las

librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas
utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de
resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, intro-
ducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imáge-
nes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas
de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

- Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de

cámaras digitales, de Internet, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imá-
genes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,...,
pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por
puntos o pixeles que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacio-
nados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en oca-
siones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refi-
riendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

Gráficos

- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.
- WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diver-
sas opciones.
- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
- Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña
Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.

Tipos de archivos gráficos

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características

de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reco-
noce por la extensión del archivo.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits

- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se

utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos
tonos.

- GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de
pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.
 41

- BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se
utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

- PNG. Moderno formato que permite compresión.

Imágenes vectoriales o prediseñadas

- WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y
MP3 para los de sonido.

IMÁGENES. Insertar imágenes

Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.

Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los pun-
tos siguientes veremos el resto de las opciones.

Imágenes prediseñadas

Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de

Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el
cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que busca-
mos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.

También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde

se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones
de Office o en Colecciones web.

En el cuadro podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o soni-

dos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos
tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías
de tipo JPG. Puedes ver cómo insertar imágenes prediseñadas con más
detalle en este tema básico.

También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes

prediseñadas de Office Online.

Aquí lo explicamos con más detalle.

Desde archivo

Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un do-
cumento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la
imagen seleccionada.
 42

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón

Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.

Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y
haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.

Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie
de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la sección

Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz
clic en Recortar, se activará el modo de recorte.

Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrástralo hasta la posición
que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de
la imagen.
 43

Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.

En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo

más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Mediante esta pestaña podrás acceder a otras opciones:

- Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.

- Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

- Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desple-
gable también encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un
color a escoger en imágenes con determinados formatos de
imagen (como por ejemplo JPG).

- Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes

del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocu-
pen menos espacio en disco.

- Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como

cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

- Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas,

tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

- Ajuste del texto. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea
de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta
ventana.

- Traer a frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos

que se encuentren en su mismo nivel.

- Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos

que se encuentren en su mismo nivel.

- Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se

escoja.

- Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno
solo.

- Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos

a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o
enmarcarla en determinada forma.

Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor

vistosidad al resultado final.

Insertar Formas y dibujar

Word2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
 44

Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, me-

diante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar
que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros mu-
chos gráficos.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las for-

mas disponibles en el programa.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, en seguida po-
drás volver a la hoja y establecer el tamaño que tendrá la forma.

Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo
hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

Añadir texto a los gráficos.

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón.

Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arras-

trar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos
insertar el texto, y a continuación insertar el texto

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es

haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que
aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos
creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de

nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccio-
nar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y au-
tomáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez que hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de te-

ner texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector
ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt
seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

 45

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la
que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para

ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será ne-
cesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito. También podemos elegir
la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y
Formato.

Insertar gráficos de Excel

Word 2007 utiliza Excel para representar información numérica en forma

gráfica.

Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.

Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de

gráfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.

Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que ve-

mos en la siguiente imagen.

Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e intro-
ducir nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de
Word. El gráfico se dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico, que aparece

en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.

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También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las
opciones de presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc...

Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo
y visualización del gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

TRABAJAR CON LISTAS Y TABLAS

Tablas de contenidos e Índices

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que se conocemos simplemente como
índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto
siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos ex-
traer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún
punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar
todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores
puedan encontrarlos.

Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se

encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya
dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice
alfabético, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se sue-
le colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de mane-
ra rápida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de
un índice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un do-

cumento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documen-
to. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede esta-
blecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla.

La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos

cuando queremos saber de qué temas trata el libro.
 47

Insertar marcas de índice

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los si-
guientes pasos:

- Comenzando desde el principio del documento selecciona las

frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el
punto donde vayas a insertar una marca.

- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar

entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.

- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos selec-

cionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese
texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índi-
ce.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentra-

das aparecerán debajo de la entrada principal y sangrada a la derecha.

Las subintradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente
relacionados con ella que también aparecen en el documento.

- Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia
cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas.
- Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva. Ha-
cemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o
- palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar
entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se
actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

 48

Insertar índice

Una vez que tenemos todas las marcas ya defi-

nidas podemos crear el índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el

lugar donde lo queramos situar, al inicio del do-
cumento, al final o donde deseemos. Tradicio-
nalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos

clic en el botón Insertar índice, aparecerá un
cuadro de diálogo Índice como el que vemos en
la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo,

Con sangría, si queremos que aparezcan debajo
de la entrada principal o Continuo si preferimos
que las subentradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se gene-
rará el índice.

ACTIVIDAD Nº 1

Las consignas de la actividad 1, estarán disponibles en la plataforma Moodle. Para ello

el alumno deberá acceder y descargar el archivo “Trabajo Practico 1”. La actividad se
basará en los temas vistos en la unidad. Se recomienda dedicar 1 hora al día, al uso
de las herramientas expuestas, ya que representan un medio de gestión, que muchos
profesionales necesitan a la hora de desempeñarse como tales.
 49

UNIDAD IV
MICROSOFT EXCEL

Esta unidad, pretende brindar los conocimientos fundamentales para el manejo de uno
del software más empleado en las empresas para la toma de decisiones. Microsoft
Excel constituye un aplicativo de uso general, tanto para contador, ingeniería, obras
civil, calculistas, cuentas corrientes, y demás aplicaciones vinculadas a los cálculos
matemáticos-estadísticos. Como con Ms Word, Ms Excel cuenta con versiones libres:
Open Calc.

CREAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos complejos. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con
más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las
barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se lla-
man, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún
momento no sabes cómo seguir trabajando. Vamos a ver las dos formas básicas de
iniciar Excel 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pan-

talla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar
el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte su-
perior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de

teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
 50

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en gene-
ral todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu orde-
nador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada
momento, como veremos más adelante.

Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están
los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar, Deshacer o Rehacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello
haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de
opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos vien-
do a lo largo del curso:
 51

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pesta-
ñas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con
la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habi-
tuales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto
anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás por-

que tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aque-
llas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocu-
par menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocul-
tas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaña.
 52

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de

la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que pue-
des realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A
este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal como lo
vimos en la Banda de opciones.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se

reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejem-
plo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la
opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre
la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la de-
recha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones.
Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la
base de datos.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situa-
dos. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligera-
mente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

 53

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simple-

mente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los trián-
gulos.

La Ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda
desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel,
así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo
para la creación de hojas de cálculo.

Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro
de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconse-
jable repasarlo.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a tra-
vés de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o
Última celda de la fila activa INICIO FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la
izquierda de la barra de fórmulas:
 54

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la
tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que
te explicamos a continuación:

- INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
- TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLE-
CHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
- CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre
él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la
misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el conteni-

do de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer
clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y
la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándo-
nos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para compren-
der lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la
celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribien-
do o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
 55

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda

adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea res-

taurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introdu-
cen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la

celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

- VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro
básico.

- FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análi-
sis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe
en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en

una celda puede ocurrir que se produz-
ca un error. Dependiendo del tipo de
error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro
de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
un símbolo en la esquina superior izquierda.

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que nos permitirá saber
más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
 56

mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una
resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no

podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el

símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.

Por ejemplo:

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utili-

za una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, co-

mo puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un sím-
bolo en la esquina superior izquierda. Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

CREAR FÓRMULAS Y FUNCIONES

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2007 para agili-
zar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una fórmula predefinida por Excel2007 (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utiliza-
do para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espa-
cios antes o después de cada paréntesis.
 57

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o fun-
ciones.
- Los argumentos deben separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5
+ C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que rea-
lizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de infor-
mación.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introduci-
mos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si cono-
cemos su sintaxis, pero Excel2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas,
así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

- Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel2007 nos permite buscar la función que necesita-
mos escribiendo una breve descripción de la función
necesitada en el recuadro Buscar una función: y a con-
tinuación hacer clic sobre el botón [Ir], de esta forma no
es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen
que ver con la descripción escrita.
 58

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el
cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen
los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos

de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro varia-
rá según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el
cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para se-
leccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar
la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel
expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por
ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en
la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que

nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
 59

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (cal-
cula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o
Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a
través de Más Funciones...

- Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo
la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resol-
ver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valo-
res 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

- Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de
esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3), esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones

dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos de-
vuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de
días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir
agarra la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a
 60

contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner
un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
AHORA() AÑO(núm_de_serie) Devuelve la fecha y la hora actual.
DIA(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año.
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Devuelve el día del mes.
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Calcula el número de días entre las dos fechas.
FECHA(año;mes;día) Devuelve un número del 1 al 7.
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato fecha.
Devuelve la fecha en formato de fecha.
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23.
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número.
HOY() Devuelve la fecha actual.
MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1
(enero) al 12 (diciembre).
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59.
NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como
números.
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59.

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números,
pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de
texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter
del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no separar millares) Redondea un número pasado como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
ENCONTRAR
(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) NOMPRO- Convierte a moneda
PIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR (tex- Reemplaza parte de una cadena de texto por
to_original;num_inicial;núm_de_car acte- otra
res;texto_nuevo)
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
SUSTI- Reemplaza el texto con texto nuevo
TUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurr
encia) Comprueba que el valor es texto
T(valor) Convierte un valor a texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un número a texto tailandés (Baht)
TEXTOBAHT(número) Convierte un texto a número
VALOR(texto)
 61

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante agarrar los datos correctos para trabajar con
las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para
realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna in-

formación de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo descono-
cemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que
puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos el nº de teléfono de un res-
taurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmen-
te el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos
que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas contiguas.
BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila.
BUSCARH (va- Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores.
lor_buscado;matriz_buscar_en;indicador
_filas;ordenado)
BUSCARV Busca un valor en la primera columna de la izquierda.
(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador
_columnas;ordenado)
COINCIDIR (va- Devuelve la posición relativa de un elemento.
lor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_
coincidencia)
COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia.
COLUMNAS(matriz) DES- Devuelve el número de columnas que componen la ma-
REF(ref;filas;columnas;alto;ancho) triz.
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Devuelve una referencia a un rango.
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Crea una referencia de celda en forma de texto.
FILA(ref) Elige un valor o una acción de una lista de valores.
FILAS(matriz) HIPERvíncu- Devuelve el número de fila.
lo(ubicación_del_vínculo;nombr e_descriptivo) Devuelve el número de filas.
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_dat Crea un acceso directo a un documento.
os;tablas_dinámicas cam-
po1;elemento1;campo2;elemento2...) INDI- Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.
CE(matriz;num_fila;num_columna)

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una

TRANSPONER(matriz) fila y una columna.
Devuelve una referencia especificada.
Intercambia las filas por las columnas en una matriz.

FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesan-
te, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante
y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la
cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo
las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el
año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2007 respecto al

cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modi-
ficar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visuali-
zar números en la celda.
 62

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambian-
do la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar
los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas
dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el ran-
go de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

- Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña
Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista pre-
via un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos. A
continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: se
elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que
la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla
que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño
de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se

puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de sub-
rayado.
 63

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndi-

ce. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que
se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente
que Excel 2007 tiene por defecto.

- En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la

que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la dere-
cha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directa-
mente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A apa-
rece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la fle-
cha de la derecha y elegirlo.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguien-
tes pasos:
 64

- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Haz clic en

la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación. Aparecerá la ficha de la
derecha.

Elegir las opciones deseadas.

Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón
Aceptar. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la
ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas selec-

cionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas

dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los tex-
tos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda

de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que
el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de

éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que
el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la cel-
da para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchu-
ra de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará

tanto por la derecha como por la izquierda.
 65

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las

celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección
que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas vertical-
mente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si
la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de

éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las

celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte supe-
rior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se mues-
tre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde
90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un
reloj. Excel2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orienta-
ción vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza
las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta
opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para
ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro
de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se

reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se
utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo
árabe, etc...

- En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas asa-
rá a ser Izquierda.

- Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este
botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
- Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuación nos centrará los datos.
 66

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

- Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bor-
des, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la

pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el
cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo queda-

rá nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto al-
rededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos.

Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre
los botones correspondientes. CUIDADO Al utilizar los botones preestablecidos, el borde
será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, pri-
mero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
 67

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrá elegir un color para los bordes.

- En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los

bordes de forma más rápida:

Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcar-
las de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la

pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. Hacer clic sobre la
pestaña Relleno.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de

cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para

quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color
de la trama.

- En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el

relleno de forma más rápida:
 68

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde
la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás
que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, se-
guir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los núme-

ros. Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría: Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:,

se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda.

Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de de-
cimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de deci-

males, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visua-
lizar los números negativos.
 69

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decima-
les muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos esco-

ger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto
se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

- En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos

permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán
a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en
la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo $).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el

símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para
añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

GRÁFICOS

Introducción

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, facilita su

interpretación.

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de
cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los
datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados
por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
 70

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las
hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección.

Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

- Es recomendable seleccionar el rango de celdas que participen en el gráfico, de

esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico
se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que
se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la

parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar

gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Acep-
tar para empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo inser-

tará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.

Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos quere-
mos que aparezcan en el gráfico.
 71

Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas
para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente

cuadro de diálogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el gráfi-

co. Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará
unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para
poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cam-
bio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se

muestra en la leyenda del gráfico.

Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las
series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que
el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
(pestaña Diseño).

Modificar las características del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto

del gráfico.

Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fon-
do para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:
 72

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se
mostrarán en el gráfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.

Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modifi-

car el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimen-
sionales.

Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráfi-
cos tridimensionales disponibles:

Excel2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas,
así que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás
perfectamente sus comportamientos y resultados.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontra-
rás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enrique-
cer la visualización de los objetos que insertemos).
 73

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus com-
ponentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo
que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del
gráfico.

Modificar el tamaño de un gráfico

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.

Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos

de controles que explicaremos a continuación:

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz

clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modifi-

car su tamaño manteniendo el alto y ancho que hayas establecido,
de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.

Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrás
hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.

Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también po-
drás establecer su ubicación.

Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño. Se
abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.
Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contras-
tar los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que
quieras utilizar.
 74

Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya
existente.

Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la

posición y con el tamaño que tú elijas.

ACTIVIDAD Nº 2

Las consignas de la actividad 2, estarán disponibles en la plataforma Moodle. Para ello

el alumno deberá acceder y descargar el archivo “Trabajo Práctico 2”. La actividad se
basará en los temas vistos en la unidad. Se recomienda dedicar 1 hora al día, al uso
de las herramientas expuestas, ya que representan un medio de gestión que muchos
profesionales necesitan a la hora de desempeñarse como tales.
 75

UNIDAD V
MICROSOFT ACCESS - EXCEL

En esta unidad, pretendemos dar los conceptos básicos sobre el trabajo con bases de
datos.

INTRODUCCION A LAS BASES DE DATOS

Modificar la posición de un gráfico

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la
abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y alma-
cenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca pue-
de considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos
impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de
datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones
al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviados

SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida
y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administra-
ción, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Motores de bases de datos

Los motores de bases dan datos más utilizados en el mercado son:

SQL: El motor de base de datos de SQL Server 2005 implementa un servicio suma-
mente escalable y disponible para el almacenamiento, procesamiento y seguridad de
los datos con el fin de cumplir los requisitos de los sistemas de datos más exigentes.

ACCESS: Motor de base de datos, incluido en el paquete de Microsoft Office. Permite

manejar una gran cantidad de datos. Es recomendado para sistemas pequeños, agen-
das, lista de contactos.

ORACLE: es un sistema de gestión de bases de datos relacional, desarrollado por

Oracle Corporation. Se considera a Oracle como uno de los sistemas de bases de
datos más completos, destacando su: Soporte de transacciones, Estabilidad, Escalabi-
lidad, Soporte Multiplataforma.

MYSQL: Sistema de bases de datos open source (codigo abierto). Constituye la ver-
sión libre de Ms SQL. Orientado más a aplicaciones web, cuenta con alto rendimiento,
disponibilidad, y escalabilidad. A diferencia de Ms SQL, cuenta con tipos de datos mas
amplios, siendo el tipo de datos espacial, lo que resalta la diferencia.

INFORMIX: El Gestor de base de datos creado por Informix Software Inc. Incluye un
RDBMS basado en SQL, un lenguaje de cuarta generación y juegos de herramientas
para la inclusión del SQL en programas de aplicación.

POSTGRE-SQL: es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a

objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD.
 76

Como muchos otros proyectos de código abierto, el desarrollo de PostgreSQL no es

manejado por una empresa y/o persona, sino que es dirigido por una comunidad de
desarrolladores que trabajan de forma desinteresada, altruista, libre y/o apoyada por
organizaciones comerciales. Dicha comunidad es denominada el PGDG (PostgreSQL
Global Development Group).

Tipos de bases de datos

Los tipos de bases datos existentes son:

Bases De Datos Estáticas: Estas son bases de datos de solo lectura, utilizadas pri-
mordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar
para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar
proyecciones y tomar decisiones.

Bases De Datos Dinámicas: Estas son bases de datos donde la información almace-
nada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado
y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejem-
plo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un
supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Bases De Datos Jerárquicas: Éstas son bases de datos que, como su nombre indica,
almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se
organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de
información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a
los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones

que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo
crear estructuras estables y de gran rendimiento.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar

eficientemente la redundancia de datos.

Base De Datos De Red: Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su

diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un
mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución
eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa
administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un mo-
delo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.

Bases De Datos Transaccionales: Son bases de datos cuyo único fin es el envío y
recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están
dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e indus-
trial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la ma-
yor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un
problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar
al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

Bases De Datos Documentales: Permiten la indexación a texto completo, y en líneas

generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices opti-
mizado para este tipo de bases de datos.
 77

CREACIÓN Y GESTIÓN DE BASES DE DATOS

Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre
Access, aparece la página Introducción a Microsoft Office Access.

Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de
datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el
proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para
utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios
para realizar una tarea específica.

Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las inci-
dencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas
contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su
modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o
puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de em-
pezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay
datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente
crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya
definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y lue-
go haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Mi-
crosoft Office Access.
2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias
plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de
plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del si-
tio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener in-
formación detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre
de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de
 78

datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre
de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de
datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la ba-
se de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).Access crea
o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el
que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, pue-
de eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el
cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguien-
do este procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y
empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o
informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Intro-

ducción a Microsoft Office Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio
Web de Office Online, donde encontrará una gran variedad de plantillas.

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga

clic en Plantillas. La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la
ventana del explorador.
2. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la
plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar
una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en
una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla está diseñada para que
abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir da-
tos inmediatamente.

Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus pro-
pias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de
los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de
datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el
comando Tabla en la ficha Crear.

Crear una base de datos en blanco

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en

blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro

Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la
agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo,
haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto
 79

al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga

clic en Aceptar.
3. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a conti-
nuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera cel-
da vacía de la columna Agregar nuevo campo.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y
como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja
de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea confor-
me se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se defi-
ne un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada cam-
po en función de los datos que escribe.
5. Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si
realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en
la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para descartar-
los o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos
del grupo Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede
escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en se-
gundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1,
Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en
función de los datos que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y
selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo
campo. Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de
los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos
campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre
y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de cam-
po. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo,
deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece
una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.
3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de
otro origen, tal y como se describe en la sección.
4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabeza-
do de columna y escriba el nuevo nombre. Es recomendable asignar un nombre
significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en
el panel Lista de campos.
5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna
y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee. Puede seleccionar
también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva
ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la
primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el
título de la última columna.
 80

Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la es-
tructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir
datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo
y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos. Diseño. Para
cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de explora-
ción y luego haga clic en la Vista Diseño . Access pide un nombre para la nueva
tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.
3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Des-
cripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa
en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto
de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean
arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se
crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para in-
formes.
4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla: Haga clic en el botón de
Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la
vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también
datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen
en una tabla de Access.

Crear una tabla mediante una plantilla: Access proporciona plantillas para los tipos
de tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de
tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede
agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continua-

ción, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de
otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una
tabla de Access.
Para eliminar una columna
Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continua-
ción, haga clic en Eliminar columna .
Para agregar una nueva columna
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo
campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo
arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establece-
rá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede
cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá
arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una ba-
rra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.
3. Guarde la tabla:

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar

o presione CTRL+G.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya

creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto
sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con
el botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación,
 81

haga clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el
campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula
de diseño, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea
la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del
campo. Puede obtener información más detallada presionando F1.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen

ajustarse.

PROPIEDAD DESCRIPCIÓN
Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de
caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es
255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número
Tamaño del cam-
que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un alma-
po
cenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor
cantidad de espacio provista para los datos. Puede aumentar ese valor
posteriormente si cambian sus necesidades.
Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a
Formato los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar
un formato predefinido o especificar un formato personalizado.
Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos
que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que to-
Máscara de en- dos los datos se escriben correctamente y contienen el número de carac-
trada teres necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de
entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de
propiedades.
Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que apa-
recerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por
Valor predetermi-
ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea regis-
nado
trar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir “Fecha”()” (sin
las comillas dobles) como valor predeterminado.
Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si estable-
Requerido ce esta propiedad en SÍ, Access no permite que se agregue un nuevo
registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede
copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor
si los datos ya están separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de
Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente
separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en
el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requie-
ren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres com-
pletos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar
los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada
campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo
pegado no contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fe-
cha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Ac-
cess aplica el tipo de datos Sí/No al campo.
 82

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera

fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las
filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna
nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es
similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres
de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la
primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los
campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:

1. Guarde la tabla. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación,

haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a
continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede pare-
cer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene
nombres de campo y no contiene datos.
3. Guarde la tabla de nuevo.

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos da-
tos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje
con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos
datos en Access vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access permite traba-
jar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de
Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Windows Share-
Point Services 3.0 o de diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía ligeramen-
te en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente:

1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el coman-

do correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en
Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar
el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de
datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los
datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos
importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla
existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del pro-
grama de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asis-
tente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. Si importa objetos o
vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Impor-
tar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar. El
proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.
5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que
acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de im-
portación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles.
 83

Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones

guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los
detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a con-
tinuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta
por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por
vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de
exploración.

Para obtener información más específica sobre cómo importar varios tipos de datos a
Access, vea los vínculos de la sección Vea también.

Abrir una base de datos de Access existente

1.- Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2.- En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
3.- Siga uno de estos procedimientos:
• Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado espe-
cificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por
una directiva administrativa.
• Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un en-
torno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la
base de datos.
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en
modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta
forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escri-
biendo en la base de datos.
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en
modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una
base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de
datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en
modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo.
Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al
modo de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir

1.- En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la
lista desplegable Buscar en.
2.- En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad
en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en
Buscar.
3.- Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la bús-
queda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la base de datos.
4.- Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.
5.- Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de da-
tos se abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.
 84

UNIDAD VI
INTERNET - CORREO ELECTRÓNICO

En esta parte se pretende dar los conocimientos necesarios sobre Internet, servicio de
mensajería electrónica, y búsquedas en la red.

INTERNET

INICIOS

Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas

que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas hetero-
géneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial.
Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de
computadoras, conocida como ARPANET, entre tres universidades en California y una
en Utah, Estados Unidos.

Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web
(WWW, o "la Web"), hasta tal punto que es habitual la confusión entre ambos térmi-
nos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta
remota de archivos de hipertexto. Ésta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Inter-
net como medio de transmisión.

Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de la Web:
el envío de correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos (FTP y P2P), las
conversaciones en línea (IRC), la mensajería instantánea y presencia, la transmisión
de contenido y comunicación multimedia -telefonía (VoIP), televisión (IPTV)-, los bole-
tines electrónicos (NNTP), el acceso remoto a otros dispositivos (SSH y Telnet) o los
juegos en línea.

¿Cómo funciona Internet?

En Internet, las comunicaciones concretas se establecen entre dos puntos: uno es el

ordenador personal desde el que uno accede y el otro es cualquiera de los servidores
que hay en la Red y facilitan información.

Uno de los fundamentos de Internet es el TCP/IP, un protocolo de transmisión que

asigna a cada máquina que se conecta un número específico, llamado «número IP»
(que actúa a modo de «número teléfono único») como por ejemplo 80.123.234.111.

El protocolo TCP/IP sirve para establecer una comunicación entre dos puntos remotos
mediante el envío de información en paquetes. Al transmitir un mensaje o una página
con imágenes, por ejemplo, el bloque completo de datos se divide en pequeños blo-
ques que viajan de un punto a otro de la red, entre dos números IP determinados, si-
guiendo cualquiera de las posibles rutas.

La información viaja por muchos ordenadores intermedios a modo de repetidores has-

ta alcanzar su destino, lugar en el que todos los paquetes se reúnen, reordenan y con-
vierten en la información original. Millones de comunicaciones se establecen entre
puntos distintos cada día, pasando por cientos de ordenadores intermedios.

La gran ventaja del TCP/IP es que es inteligente. Como cada intercambio de datos
está marcado con números IP determinados, las comunicaciones no tienen por qué
 85

cruzarse. Y si los paquetes no encuentran una ruta directa, los ordenadores interme-
dios prueban vías alternativas. Se realizan comprobaciones en cada bloque para que
la información llegue intacta, y en caso de que se pierda alguno, el protocolo lo solicita
de nuevo hasta que se obtiene la información completa.

TCP/IP es la base de todas las máquinas y software sobre el que funciona Internet: los
programas de correo electrónico, transferencia de archivos y transmisión de páginas
con texto e imágenes y enlaces de hipertexto. Cuando es necesario, un servicio auto-
mático llamado DNS convierte automáticamente esos crípticos números IP a palabras
más inteligibles (como www.universidad.edu) para que sean fáciles de recordar.

Toda Internet funciona a través de TCP/IP, y razones históricas hacen que está muy
ligado al sistema operativo Unix (y sus variantes). Por fortuna, los usuarios actuales no
necesitan tener ningún conocimiento de los crípticos comandos Unix para poder nave-
gar por la Red: todo lo que necesitan es un ratón.

NAVEGADORES

Por la sencillez, estabilidad y el gran número de posibilidades que ofrece Mozilla Fire-
fox se convierte en el mejor navegador que existe. Hay gran variedad de skins para
variar su apariencia y es posible añadirle "applets" para configurar distintos estilos. El
uso de pestañas sin dudas constituye una gran innovación, que luego fue copiada en
versiones posteriores de otros exploradores de Internet.

Lo bueno también radica en que se trata de un navegador de código abierto (es decir
que su código de fuente es liberado o disponible libremente). Por ser multiplataforma
puede soportar distintos sistemas operativos lo que permite adaptar su funcionamiento
a la plataforma en la que es ejecutado.

Este premiado navegador de Mozilla es anunciado como el más rápido y el más se-
guro que permite una completa personalización para adaptarlo a nuestros gustos
cuando exploramos la Web.

Google Chrome es un navegador web desarrollado por Google y compilado con base
en componentes de código abierto. La ventana del navegador de Chrome es funcio-
nal, clara y sencilla. Está disponible gratuitamente bajo condiciones de servicio especí-
ficas. Chrome también incluye funciones que están diseñadas para un uso eficaz y
sencillo. Por ejemplo, puedes realizar búsquedas y desplazarte en el mismo cuadro y
organizar pestañas cuando lo desees, de forma rápida y sencilla.

Google Chrome es un navegador realmente veloz si lo comparamos con el resto. Es-

tá diseñado para ser rápido de todas las formas posibles: se inicia rápidamente desde
el escritorio, carga las páginas web de forma instantánea y ejecuta aplicaciones web
complejas a gran velocidad.

Gogle Chrome incluye un modo de navegar de Incógnito (similar a la Navegación pri-

vada de Safari y Firefox o el modo InPrivate de Internet Explorer 8) que permite na-
vegar por Internet con total privacidad, ya que no registra ninguna actividad y borra de
los archivos temporales las cookies utilizadas. Cuando se activa una de estas venta-
nas "nada de lo que ocurre en esa ventana saldrá de su computadora".

El Opera Browser es uno de los mejores navegadores que existe en la actualidad.

Fue creado por la compañía noruega Opera Software en el año 1994. Posee gran
velocidad, seguridad y soporte de estándares. Es de tamaño reducido y está en cons-
tante innovación ya que se liberan en forma semanal versiones libres de errores y me-
joradas para distintas plataformas de PC como Windows, Mac y Unix.
 86

Se destaca la incorporación de pestañas y la integración de buscadores dentro del

navegador. La versión 8 fue lanzada freeware lo que le otorgó amplia popularidad y se
eliminaron los molestos anuncios publicitarios y ya no es necesario parar licencias.
Esto le dio muy buena posición frente a sus competidores directos (Internet Explorer
y Mozilla Firefox).

También está muy bien integrado en lo que refiere a dispositivos celulares y también
consolas nintendo. Ocupa un espacio en el disco duro de al menos 4 MB después de
su descarga y está disponible en 20 idiomas diferentes

Avant Browser es un navegador de internet que usa el motor de búsqueda de Win-

dows Internet Explorer. Avant Browser es un navegador más que interesante para todo
aquel que no quiera complicarse mucho la vida y quiera ir un paso más allá del clásico
Internet Explorer.

Avant Browser incorpora navegación por pestañas, cosa que Windows Internet Explo-
rer solo incluye desde la versión 7. Otra de las mejores características de Avant Brow-
ser es que puedes crear una «lista Negra» de páginas que no se abrirán en el nave-
gador a menos que las saques de esta lista.

Una de aquellas utilidades a las algunos seríamos incapaces de renunciar es aquella

que cuando abres el navegador recuerda las páginas que estábamos visitando antes
de cerrarlo. Avant Browser tiene esta función y nos facilita si queremos reabrirlas o no.
En conclusión, AvantBrowser es un navegador multiventana con singulares caracterís-
ticas que es posible que lo conviertan en uno de tus preferidos.

Es el navegador de Internet más utilizado de la actualidad. Sin embargo no siempre es

elegido como el mejor ya que se le reconocen falencias frente a otras opciones de
exploradores Web.

Este explorador gratuito de Microsoft está integrado a Windows y a medida que nue-
vas versiones fueron apareciendo fue modernizándose e incorporando funciones inno-
vadoras de sus competidores (como la tecnología RSS, o la exploración con pestañas
rápidas, etc.). En cuanto al uso de pestañas debemos resaltar que es posible mostrar
las miniaturas de las páginas de las pestañas que se encuentren abiertas y también es
posible crear grupos de pestañas de manera fácil para abrir todo el conjunto cada vez
que lo querramos. Si bien se anuncian mejoras en cuanto a la protección de datos no
está catalogado como uno de los más seguros para el resguardo de información.

Presenta una interfaz renovada y mejorada posibilitando maximizar el área donde ve-
mos la página web. Incorporó las búsquedas de Internet a su barra de herramientas y
de esta forma evita la acumulación de barras. Presenta la posibilidad de hacer zoom
en un área determinada.

Con Internet Explorer 9, Windows ofrece casi todas las funciones de los complementos
para Firefox más populares, y te permite personalizarlo de manera fácil y rápida. Internet
Explorer 9 ofrece casi todas las funciones de los complementos para Firefox más popula-
res, y te permite personalizarlo de manera fácil y rápida.
 87

CORREO ELECTRÓNICO

CORREO ELECTRÓNICO

En su forma más sencilla, el CORREO ELECTRÓNICO, también llamado E-MAIL

(Electronic Mail), es una forma de enviar correo, mensajes o cartas electrónicas de un
ordenador a otro. Tanto la persona que envía el correo electrónico, como la persona
que lo recibe, deben tener una cuenta de correo en INTERNET. El E-MAIL fue uno de
los primeros servicios que ofreció la red ARPANET. Esto no quiere decir que sea un
servicio exclusivo de la red INTERNET. El E-MAIL es un servicio que ofrece práctica-
mente todo tipo de redes existentes. La diferencia es la forma de ese E-MAIL, que en
muchos casos será diferente para las distintas redes. El E-MAIL es mucho más rápido
que el correo tradicional. Cuando se envía correo electrónico, puede ser cuestión de
minutos que llegue a su destino, sea cual sea el lugar del mundo donde se encuentre
el destinatario del mensaje. El mensaje electrónico pasa de un servidor a otro. Cada
servidor que recibe un mensaje, comprueba la dirección y lo envía por la ruta correcta
a otro servidor. Este proceso se repite hasta que el mensaje llega al servidor de des-
tino, entonces se almacena en el buzón electrónico correspondiente (espacio de disco
destinado a almacenar el correo electrónico de un usuario de dicho servidor). Sin em-
bargo con el correo tradicional suele ser cuestión de días, semanas e incluso meses.
Las características del E-MAIL que añaden más funcionalidad son:

- Es posible organizar el correo en CARPETAS. Si el volumen de correo recibido es

grande, será necesario almacenar ese correo por temas, por usuarios, etc. Sería al-
go parecido a almacenar ficheros en directorios.
- Es posible la RETRANSMISIÓN DE MENSAJES que nos llega hacia otras direccio-
nes de correo.
- Lo normal en los sistemas actuales de correo, es la posibilidad de dar REPLICA a un
mensaje que nos ha llegado.
- Consiste en responder a un mensaje basándonos en el que nos ha llegado, tomando
datos de este.
- Hay muchas más características que dan mayor funcionalidad a un sistema de co-
rreo electrónico, pero estas son las más habituales. Además dichas posibilidades
dependen del software de correo electrónico usado en cada caso.

Tipos de Correo Electrónico

Correo POP

Este tipo de correo se hace a través de una conexión a internet, pero sin necesidad de
estar conectado permanentemente a la red, simplemente se conecta a través de un
módem o ASDL a un servidor dedicado de correo (llamado POPSERVER), y éste se
conecta para recibir, enviar los mensajes que estén en nuestro buzón o casilla de co-
rreo y corta la comunicación. Esto se hace a través de programas específicos (Outlook
Express, Eudora, Pegasus Mail, Nestcape Communicator, etc.)

Los mensajes se borran del servidor y se almacenan en el disco rígido de la PC del

usuario. Tenemos capacidad ilimitada de almacenar mails, es más rápido y los mensa-
jes se pueden escribir y leer sin necesidad de estar conectados a la red, los podemos
consultar en cualquier momento, redactarlos y enviarlos más tarde. Sólo nos conecta-
mos para enviar y recibir. Las DESVENTAJAS son: generalmente no podemos consul-
tar nuestro los mensajes recibidos desde otras PC o vía Web, hay mayor posibilidad
de ingreso de virus, es más difícil combatir y filtrar el SPAM. Las VENTAJAS: es más
rápido, más accesible a los mensajes, se lee y escribe sin conexión.
 88

Web Mail o Correo Web

Este es un servicio de correo generalmente gratuito que se encuentra en portales y/o

buscadores (HOTMAIL, YAHOO, GMAIL, UOL, UBBI, etc.) que ofrecen este servicio,
en donde un usuario se subscribe (define su nombre de usuario o ID y contraseña), y
obtiene su casilla de correo personal.

Para usar este tipo de correo es imprescindible contar con UNA CONEXIÓN a Internet
(paga o gratis) y un navegador o browser. Para leer y escribir hay que estar permanen-
temente conectado (ONLINE), es lento, y la cantidad de mails que almacena están
limitados, el tamaño de los archivos que se envían, etc. Los mensajes quedan en el
servidor donde está alojada la cuenta de correo Web (en el disco rígido del servidor de
correo). Para utilizar este correo sólo hace falta el navegador o browser, ya que, al
entrar al servicio, se convierte en el administrador de correo. Las VENTAJAS: tienen
filtros antispam y antivirus, se puede consultar desde cualquier PC (locutorio, ciber,
etc.) DESVENTAJAS: hay que estar permanentemente conectado, es más lento, tiene
propagandas, es más inseguro.

¿Qué es un USUARIO?

Un usuario es el nombre (o alias) que se le asigna a cada persona para ser identifica-
do por el servidor, de esta manera el proveedor de Internet o de correo electrónico lo
identifica, es única en cada servidor, y cada usuario tiene asignado un password u
contraseña parar poder acceder a su cuenta.

¿Qué es un PROVEEDOR o ISP?

El proveedor o ISP (Internet Service Provider) es aquel que instala y se conecta en

forma directa y permanente con equipos especiales a la red, instala un servidor de
navegación y un servidor de correo (POPSERVER), y brinda el acceso a la red a tra-
vés de sus líneas telefónicas, banda ancha, ASDL, cablemodem, fibra óptica. Gene-
ralmente está dentro del radio de la localidad del usuario para que el costo de la lla-
mada sea local. Nos asigna un nombre de usuario y un código de seguridad
(password) para poder ingresar a la red.

Estructura de un mensaje de Correo Electrónico

En lo que se refiere a la estructura de un mensaje de correo electrónico o E-MAIL, es

muy parecida a la estructura de una carta normal del correo tradicional. Diferenciamos
dos partes fundamentales, la cabecera y el cuerpo del mensaje:

La CABECERA actúa como de matasellos electrónico, de tal forma que cuando un

usuario recibe un mensaje, puede saber a través de la información de la cabecera,
quien le envió el mensaje, como fue enviado y cuando.

- Nombre o dirección del usuario que envía el mensaje (FROM o DE) cuando se tiene
más de una cuenta.
- Nombre o dirección del usuario que recibirá el mensaje (TO o PARA o A)
- Nombre o dirección de las copias del mensaje (CC o Con Copia)
- Nombre o dirección de las copias del mensaje ocultas (CCO o Con Copia Oculta)
- Tema o asunto del mensaje (SUBJECT o ASUNTO). Otro ejemplo de cabecera:
 89

El CUERPO (BODY) del mensaje es la parte correspondiente al contenido del mensaje,

que puede ser texto, imágenes, texto con formato y en ocasiones ficheros asociados.

Direcciones de Correo Electrónico

Una dirección de correo electrónico es la forma que tenemos de especificar al progra-

ma de correo electrónico, el lugar o persona a la que queremos enviar el mensaje en
concreto.

La dirección de correo electrónico tiene la siguiente forma:

1.- USUARIO:
También se lo llama nombre de usuario o ID en caso de ser una cuenta de e-mail
la elegimos nosotros.
2.- ARROBA:
Es el símbolo que separa el nombre de usuario del nodo o dominio. Este símbolo
identifica el correo por Internet.
3.- DOMINIO:
El nombre del proveedor o dominio identifica la ruta o máquinas designadas para el
envío y recepción de mensajes de forma correcta a través de Internet.
4.- ORGANIZACION:
Identifica a qué tipo de organización (educación, comercial, militar, etc).
5.- EXTENSION DE PAIS:
Identifica el país donde se haya alojado el dominio. Si el servidor no está en EEUU
se le asignan dos letras para identificar los países. Primero se pone el nombre del
usuario, indica el buzón de correo electrónico correspondiente a la persona a la
que va destinado el mensaje. Después se pone un símbolo que se denomina arro-
ba. A continuación se pone el nombre de la máquina o nombre del servidor donde
tiene cuenta el usuario y por último se pone un punto seguido del tipo de dominio al
que pertenece la máquina (.com, .org, .net, etc.)

Hay varios tipos de dominios en Internet. Normalmente suelen tener como máximo 3
letras que los identifican. A continuación explico algunos:

.com: para un negocio o una empresa internacional.

.edu: para una Universidad o centro de educación.
.org: para una organización no comercial.
.gov: para una agencia u oficina gubernamental.
.mil: para una institución militar.
.net: para una red determinada.

En otras ocasiones se pone un indicativo del país donde está situado el servidor geo-
gráficamente hablando:

.es: España
.uk: Reino Unido
.it: Italia
.ar: Argentina

Hay nuevos tipos de organizaciones como: .tv, .htm, .info, etc.

 90

UNIDAD VII
MICROSOFT PROYECT

En esta parte se va ver uno de los aplicativos más ampliamente usado para la gestión,
dirección y planificación de proyectos. La adaptabilidad, velocidad y herramientas
permite que sea empleado en proyectos civiles, industriales, informáticos, logística, e-
comers, etc.

PROYECT

PRESENTACIÓN

Microsoft Project es un programa que permite:

• La realización del seguimiento de la información que conlleva los requerimientos del

trabajo, la duración y los recursos del proyecto.
• La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato estándar y con un diseño
apropiado.
• El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente.
• El intercambiar información de proyecto con otras aplicaciones del sistema de
• Microsoft Office.
• El comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que el admi-
nistrador de proyectos posee el control del proyecto.
• La gestión de los proyectos utilizando un programa con una apariencia y comporta-
miento similar a otras aplicaciones de productividad de Escritorio.

Inicio de Project

Project es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office, de modo que la

apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access. La organización de la
Barra de Herramientas y la barra de Menús es muy similar a la de otras aplicaciones
de Office, aunque no su contenido.

Al iniciar Project, se crea un archivo basado en una plantilla y vamos a conocer la in-
terfaz de Project.

1. Se dará click en el Botón Inicio.

2. Se dará click en Todos los Programas.
3. Del Menú Microsoft Office, se dará click en Microsoft Project 2007.
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1. La barra de menús contiene conjuntos de instrucciones aplicables.

2. La barra de herramientas ofrece un acceso rápido a las tareas más comunes.

3. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo específico a varios
elementos como texto.

4. El cuadro “escriba una pregunta” es una herramienta de ayuda que ofrece solucio-
nes rápidas a las consultas escritas.

Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estará familiarizado con muchos de los ele-
mentos de la interfaz de la ventana de Project. Algunos de estos son:

- Las barras de menú principal, que permite proporcionar instrucciones a Project.

- Las barras de herramientas, que ofrecen un acceso rápido a las tareas más comu-
nes.
- La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de proyecto activo.
El cuadro “escriba una pregunta”, que permite buscar de forma rápida en el sistema
de ayuda de Project las instrucciones sobre el modo de llevar a cabo las actividades
comunes de Project.

A continuación, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un plan de

proyecto basado en una de ellas.
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1. Archivo -> Nuevo -> En Pc….

Del cuadro de Diálogo se elegirá la pestaña Plantillas de Project

2. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio.

3. Se dará click en Aceptar.
4. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo específico a varios
elementos como texto.

Análisis de las Vistas

El espacio de trabajo de Project, se denomina Vista. Project dispone de docenas de

vistas, aunque normalmente trabajará con una vista o hasta dos. Las vistas son utili-
zadas para introducir, editar, analizar y visualizar la información del proyecto. La vista
predeterminada, que verá al iniciar Project es el Diagrama de Gantt, mostrada en la
siguiente ilustración.
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En términos generales, las vistas centran su atención en los detalles de las tareas o en
los detalles de los recursos. El diagrama de Gantt, lista los detalles de las tareas en
una tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma gráfica cada tarea
como una barra en el diagrama situado en la parte derecha de la vista.

La vista Diagrama de Gantt, es una forma común de representar un plan de proyecto,

especialmente cuando se presenta a los demás. También resulta útil para la introduc-
ción y refinamiento de los detalles de tarea y para el análisis del proyecto.

En este ejemplo se mostrará un proyecto desde diferentes vistas.

1. Se dará click en el menú Ver.

2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.

3. Se dará click en Más vistas desde el Menú Ver.

4. Del cuadro de diálogo se elegirá la opción Hoja de Tareas y se dará click en

Aceptar.
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5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una.

6. Se elegirá Uso de recursos del Menú Ver. Esta vista muestra los recursos según
las tareas a las que han sido asignados y viceversa en una escala temporal (días o
semanas).

7. Ahora se elegirá la opción Uso de tareas en el menú Ver. Se observa las tareas
con los recursos asignados.
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8. Del menú Ver se elegirá la opción Calendario. Esta vista carece de los elementos
del diagrama, la tabla o la escala temporal.

9. Se elegirá Diagrama de Red desde el Menú Ver. Esta vista muestra la relación
entre tareas.

Informes para Imprimir los detalles del plan de proyecto

Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresión de los datos de Pro-
ject. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los
informes están diseñados para ser impresos. Los datos no son introducidos directa-
mente en un informe. Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos.

En este ejemplo, visualizaremos un informe en la ventana Vista preliminar:

1. Se dará click en Informes desde Informe…

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2. En la ventana Informes seleccionar Personalizados… y luego elegir Tarea, hacer

click en Vista Previa.

3. Se dará click en Imprimir… y en el cuadro se dará click en Aceptar.

4. Se cerrará la vista previa al dar click en Cerrar.
5. También se cerrará el cuadro de diálogo de Informes personalizados e Informes.

Creando una Lista de Tareas

Las tareas son los bloques más básicos en la creación de cualquier proyecto (las ta-
reas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto). Las
tareas describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requeri-
miento de recursos. Se trabajará con dos tipos de tareas:

- Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas.

- Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un proyecto.

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que empleará para completarse.

Project puede trabajar con duraciones de tarea en un rango de minutos a meses. De-
pendiendo del ámbito del proyecto, puede trabajar con duraciones de tarea en una
escala de horas días y semanas.

El calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las 8 de la mañana a

las 5 de la tarde, de lunes a viernes, con una hora designada a comer y considerando
como periodo no laborable las tardes y los fines de semana. Así, una tarea con reque-
rimientos de trabajo de 16 hrs. Podrá ser terminado en dos días.

Al especificar medidas de duración temporal, puede utilizar las siguientes abrevia-

turas:

Si escribe esta Aparecerá de Lo que sig-

abreviatura esta forma nifica

m min minuto
h hr hora
d día día
s sem semana
Ms ms mes
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Introducción de un Hito

Además del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un seguimien-
to de un evento importante del proyecto como conocer la fecha de fin de cada fase.

Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o
acompañan al mismo. El hito en sí, no supone la realización de un trabajo y se repre-
sentan como tareas con duración cero.

Organización de Tareas en Fases

Si posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la posibilidad de organi-

zar las tareas en fases. La visualización de las fases de las tareas facilitará la revisión
del plan de proyecto desde el punto de vista de elementos principales y detallados de
trabajo. Por ejemplo, un proyecto en la realización de un sitio Web escolar, puede divi-
dirse en fases principales de trabajo, tales como la planeación, la navegación, la re-
dacción de las secciones, etc. La creación de fases, se lleva a cabo aplicando un san-
grado a las tareas. En Project, las fases están representadas por tareas de resumen.

El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las demás. No podrá

editar directamente su duración, la fecha de comienzo ni otros valores calculados, de-
bido a que estos, dependen de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de
gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto.

Vincular Tareas

Las tareas de proyecto deberán ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por
ejemplo, antes de que se produzca la guía de navegación de un sitio, se debió haber
planeado el propósito del mismo. Estas dos tareas, poseen una relación fin a comien-
zo (también denominada dependencia o vínculo) con dos aspectos.

- La segunda tarea debe producirse después de la primera, es decir, en secuencia.

- La segunda tarea sólo se producirá si la primera es completada, indicando una de-
pendencia.
- La primera tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se denominará
sucesora, pues sucede a la tarea predecesora.

Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o más tareas sucesoras, de igual
forma, cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. Esto
hace que las tareas sólo puedan tener uno de los cuatro tipos de relación de tarea:
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Relación de Tarea Significado Diagrama de Gantt

La fecha de fin de la
Fin de comienzo tarea predecesora deter-
(FC) mina el inicio de la tarea
sucesora.

La fecha de comienzo
Comienzo a co- de la tarea predecesora
mienzo determina la fecha de
(CC) comienzo de la tarea
sucesora.
La fecha de fin de la
tarea predecesora deter-
Fin a Fin (FF) mina la fecha de fin de
la tarea sucesora.

La fecha de comienzo
Comienzo a Fomn de la tarea predecesora
(CF) determina la fecha de fin
de la tarea sucesora.

La presentación de las relaciones de tarea y el tratamiento de los cambios en las fe-

chas programadas de comienzo y fin, son aspectos en los que el uso de un motor de
programación como Project puede demostrar su funcionalidad.

Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project. Por Ejemplo:

En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones

de tarea aparecen como líneas de vínculo entre las tareas.

En las tablas, los números de identificador de las tareas predecesoras, aparecen en

los campos Predecesoras de las tareas sucesoras. Para crear relaciones de tarea, se
deben establecer vínculos entre las tareas. Todas las tareas del plan de proyecto han
sido programadas para comenzar en un mismo día.

Documentar Tareas

Puede registrar información adicional sobre una tarea en una nota. Si dispone de des-
cripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve para la tarea,
puede añadir estos detalles en una nota de tarea. De este modo, la información reside
en el archivo de Project y podrá ser visualizada o impresa fácilmente.

Existen 3 tipos de notas:

- Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la Información de Tarea.

- Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información de
Recurso.
- Notas de asignación: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la Información de
Asignación.

Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de texto, permitiéndolo

vincular o almacenar imágenes y otros tipos de archivos.
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Los hipervínculos permiten unir una tarea, recurso o asignación a información adicio-
nal que reside fuera del plan de proyecto, como otro archivo, información en una de-
terminada ubicación del mismo documento, una página o sitio Web o a una página en
la Intranet.

La duración de un Proyecto

Aunque no se ha introducido directamente la duración total del proyecto o la fecha de

finalización, Project ha calculado este valor basándose en la duración individual de las
tareas y en las relaciones de tarea.

Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a través del cuadro de
diálogo Información del Proyecto.

Se visualizará la fecha de fin del proyecto.

1. Del menú Proyecto, se elegirá la opción Información del Proyecto.

2. Se dará click en el botón de estadísticas y se mostrarán varios valores, incluyendo
la duración, fecha de inicio y fin del proyecto.
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Los Recursos

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las
tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos:
• Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución
de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.
• Costos: hacen referencia al importe que será necesario para pagar a esos recursos.

La posibilidad de gestión de recursos de Project supone una de las mayores ventajas,

si lo comparamos con herramientas de planificación de tareas como por ejemplo una
agenda. No es necesario configurar los recursos o asignarlos a tareas, pero sin esta
información, se tiene un menor control sobre los mismos factores. En caso contrario, la
configuración de esta información no le ocupará mucho tiempo, al contrario se reduce
el tiempo o costos.

Project trabaja con dos tipos de recursos:

• Recursos de trabajo.
• Recursos materiales.

Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyec-
to. A continuación encontrará ejemplos de recursos de trabajo:

Recurso de Trabajo Ejemplo

Persona individual identificada por nombre. Renato Ramírez

Persona individual identificada por función
Líder de proyecto
o título de trabajo.
Grupos de personas con un objetivo en
Carpintero
común.
Equipamiento Computadoras e impresoras

En este ejemplo, se configurará la información de diversos recursos humanos.

1. Se dará click en Ver, Hoja de Recursos.

2. En la primera celda del encabezado Nombre de recurso se escribirá Asesor Em-
presarial.

3. En el Tipo debe ser de Trabajo.

4. La Capacidad máxima del nuevo recurso y se escribirá 100%, debido a que se
considera un solo Asesor.
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La capacidad máxima representa la cantidad de un recurso para llevar a cabo cual-

quier tarea. Project le advertirá si asigna algún recurso a más tareas de las que puede
llevar a cabo con una capacidad máxima del 100%.

Los recursos humanos y de equipamiento se configuran del mismo modo. Sin embar-
go existen ciertas diferencias en el modo en que puede programar los dos tipos de
recursos. Los recursos de equipamiento podrían funcionar a horario completo y los
recursos humanos tienen un horario laborable al día. Otro de los factores a considerar
es que los recursos humanos son más flexibles en las tareas, mientras que los recur-
sos de equipamiento son más especializados en sus funciones. Es posible configurar
los recursos de equipamiento cuando:

• Existan varios equipos o personas que podrían necesitar una parte del equipamiento
para realizar diferentes tareas de manera simultánea y el equipamiento estuviese
sobreasignado.
• Desee planificar y realizar un seguimiento de los costos asociados al equipamiento.

Los recursos materiales son los artículos de consumo que serán agotados durante el
progreso del proyecto. En un proyecto de construcción por ejemplo, se consideran
como recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc. Aunque Project no es
un sistema completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo de los
recursos materiales.

En este ejercicio, introduciremos información sobre los recursos materiales.

1. Se dará click en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso.

2. Se escribirá Papel de impresión.
3. Se seleccionará la opción Material del campo Tipo, del nuevo recurso.

4. Se escribirá Por Resma en la columna Etiqueta de Material.

Tanto en los recursos materiales como en los recursos de trabajo, puede editar y perfi-
lar las asignaciones de recurso, establecer varias tasas de costo, especificar tareas de
costo a aplicar en diferentes horarios y compartir los recursos a través de un fondo de
recursos. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos materiales no utilizan
tasas de costo de horas extra, calendarios de recurso o capacidad máxima.

Tasas de Costo del Recurso

Casi todos los proyectos poseen algún aspecto financiero y el costo dirige el ámbito de
muchos proyectos. El seguimiento y gestión de la información financiera permiten al
administrador del proyecto responder a preguntas como:

• ¿Cuál es el costo total del proyecto, basado en la estimación de los recursos y la

duración de las tareas?
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• ¿Se están utilizando recursos muy costos que podrían sustituirse por otros?
• ¿Cuál será el importe de un tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyecto?
• ¿Se puede sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duración del proyecto?
En el siguiente ejercicio, se introducirá información de costo para los recursos.

1.- Se dará click en el campo Tasa Estándar del Recurso 1 y se escribirá 1500/s que
son los honorarios semanales del recurso.

2. En el campo Tasa estándar se escribirá la siguiente información:

a. 1300/s
b. 1500/s
c. 1000/s
d. 1000/s
e. 200/d
f. 50

3. En el caso de los recursos materiales sólo se especificará el costo unitario.

En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de

los costos. Para aprovechar las características de Gestión de Costos de Project, el
administrador de proyecto debería conocer los costos asociados a cada recurso mate-
rial y de trabajo. En el caso de los recursos humanos, ésta sería una información difícil
de conseguir.

Dependiendo de las prioridades del proyecto y de los estatutos de la organización,

probablemente no sea capaz de realizar un seguimiento de los costos del recurso.

Ajuste del Horario Laboral para Recursos Individuales

Project utiliza distintos tipos de calendarios para diferentes propósitos. El calendario de

recurso controla el horario laborable y no laborable de un recurso. Los calendarios de
recurso sólo son aplicables a los recursos de trabajo, es decir a personas y equipa-
miento y no a los recursos materiales.

Durante la creación inicial de los recursos de un plan de proyecto, Project crea un ca-
lendario de recurso para cada recurso. El ajuste inicial del horario laboral para el ca-
lendario del recurso coincidirá exactamente con el calendario base Estándar (incorpo-
rado a Project, en el que el horario laboral es de 8 am a 5 pm, de lunes a viernes). En
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caso de que el calendario de recurso requiera algún cambio de horarios para un recur-
so específico, se puede hacer y también se pueden especificar periodos vacacionales,
asuetos, etc.

Cualquier cambio realizado en el calendario base Estándar, será reflejado automáti-

camente en todos los calendarios de recurso que estén basados en el calendario base
Estándar. Sin embargo, cualquier cambio específico realizado en el horario laboral de
un recurso, no será cambiado.

Si necesita editar varios calendarios de recurso de una forma similar, puede asignar un
calendario base diferente a un recurso o a un conjunto de recursos. Esto es más efi-
ciente que editar los calendarios individuales, y permite realizar los ajustes a nivel de
proyecto en un calendario base en caso de ser necesario.

Si dispone de un recurso que sólo se encuentra disponible para trabajar en su proyec-

to a tiempo parcial, probablemente deseará establecer el horario laboral del recurso en
el proyecto para que refleje una programación a tiempo real. El cambio de la disponibi-
lidad del recurso, mantiene el enfoque sobre la capacidad de trabajo del recurso en el
proyecto, en lugar de sobre las horas en las que puede realizar el trabajo.

Asignando Tareas

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realiza-

ción del trabajo. Desde la perspectiva de las tareas es lo que se denomina proceso de
asignación de un recurso a una tarea; desde la perspectiva de los recursos, se podría
denominar como una asignación de recurso. Tarea más recurso, igual a asignación.

En Project no es necesario asignar recursos a tareas, aunque existen varias razones

por las que debería hacerlo. Si asigna los recursos a las tareas, podrá encontrar res-
puestas a preguntas como:

• ¿Qué personas se encargan de trabajar en las tareas y cuándo?

• ¿Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto?
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• ¿Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando éste no se encuentra disponible?
• ¿Ha asignado un recurso a tantas tareas que ha sobrepasado la capacidad de traba-
jo del recurso?

La asignación de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso

del trabajo en la tarea. Si introduce información sobre los costos, Project además cal-
culará el costo de la tarea y del recurso de manera automática.

La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada

en el campo capacidad máxima. A menos que se especifique lo contrario, Project
asignará el 100% de unidades, si el recurso dispone menos del 100% de capacidad
máxima, Project asignará el valor de la capacidad máxima del recurso en las asigna-
ciones a las que se encuentre relacionado.

En este ejemplo se asignarán recursos a tareas:

“Definir enfoque del negocio”.

1. Se dará click en Asignar Recursos.

2. Seleccionar el /los recursos para asignar luego hacer click en asignar.

3. Se dará click en el botón Cerrar.

Después de crear una tarea y antes de asignar un recurso, la tarea posee una dura-
ción pero no un trabajo asociado a ella. El trabajo representa la cantidad de tiempo
que un recurso o recursos emplearán para completar una tarea. Si existe una persona
trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo será la
misma que la cantidad de tiempo expresada como duración.

La cantidad de trabajo sólo será diferente de la duración si asigna más de un recurso a

una tarea o si asigna un recurso que no trabaja a tiempo completo. Project calcula el
trabajo utilizando la fórmula de programación:

Duración x Unidades = Trabajo

Asignación de Recursos Materiales a las Tareas

Existen dos formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material:

• Asignar una cantidad de unidades fija a la tarea. En donde se multiplicará el costo de

unidad por el número de unidades consumidas para determinar el costo total.
• Asignar una tasa variable del recurso material para la tarea. Project ajustará la canti-
dad y el costo del recurso según cambie la duración de la tarea.
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En este ejemplo asignaremos el recurso material a una tarea.

1. Se dará click en la tarea 3 desde el cuadro asignar recursos.

2. De la lista se elegirá el recurso Papel de Impresión y se dará click en Asignar.

3. Project asignará el recurso material a la tarea.

Puesto que el recurso material no realiza ningún tiempo de trabajo, la asignación de un

recurso material no afecta la duración de una tarea.

Formato e Impresión de un Plan

Un plan de Project es una base de datos de información. Generalmente no se visualiza

toda la información almacenada de manera simultánea, sino que se enfocará la aten-
ción en los aspectos del proyecto que le interesen al momento.

Las vistas y los informes son las formas más comunes de visualizar o imprimir los da-
tos de un plan de proyecto. En los dos casos, puede modificar el formato de los datos
para cubrir sus requerimientos.

La principal forma en la que Project representa las tareas de forma gráfica, es por me-
dio de las barras gráficas del panel derecho de la pantalla. Éstas se denominan barras
de Gantt. En esta parte aparecerán las tareas, tareas de resumen y los hitos, cada uno
dispondrá de un formato específico.

Diagrama de Gantt Personalizado

El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estándar de visualizar los planes

de proyecto. Este diagrama fue concebido por el Ingeniero americano Henry Gantt,
quien por medio de un gráfico de barras, mostró el uso de recursos. Actualmente es tal
el uso del diagrama de Gantt, que para muchos es sinónimo de plan de proyecto.

El diagrama de Gantt consta de dos partes:

• Tabla (del lado izquierdo).
• Diagrama de barras (del lado derecho).

Las barras de diagrama representan gráficamente las tareas de la tabla en términos de

fechas de comienzo y fin, duración y estado. Los demás elementos del diagrama como
las líneas de vínculo representan las relaciones entre las tareas.
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El diagrama de Gantt es una representación de la información de proyecto de fácil

comprensión ampliamente extendida en el mundo de la gestión de proyectos. El for-
mato predeterminado aplicado a la vista Diagrama de Gantt, funciona para la visuali-
zación en pantalla, la compartición con otros programas y la impresión. Es posible
cambiar el formato de cualquiera de los elementos del diagrama.

Existen 3 formas de dar formato a las barras de Gantt:

1.- Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt en el cuadro de diálogo
Estilos de barra. Desde aquí, los cambios en el formato realizados para un tipo de
barra, serán aplicados a todas esas barras en el Diagrama de Gantt.
2.- Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt utilizando el Asistente
para Diagramas de Gantt. El asistente contiene una serie de páginas que permiten
seleccionar las opciones de formato para las barras de Gantt más utilizadas en el
diagrama.
3.- Dar formato a las barras de Gantt individuales de forma directa. Los cambios de
este tipo no tendrán efecto en las demás barras del diagrama de Gantt.

En este ejemplo, se utilizará el Asistente para diagramas de Gantt al modificar el for-

mato de las barras.

1. Se dará click botón derecho sobre el área del Gantt.

2. Elegir Estándar y hacer click en Siguiente.

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3. Elegir si el diagrama va con los recursos.

4. Mostrar línea de vínculos.

5. Y dar formato.
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Si desea ver otros formatos del diagrama de Gantt disponibles en el asistente, selec-
cione la opción deseada en el cuadro situado junto a la opción Otra, para observar la
vista previa en el área izquierda de la ventana del asistente.

Objetos en un Diagrama de Gantt

Project incluye una barra de herramientas Dibujo, con la que puede trazar objetos en
el área gráfica de un Diagrama de Gantt, si desea destacar un evento o elemento,
puede dibujar objetos como cuadros de texto, flechas, etc. De igual forma puede unir
un objeto trazado de una barra de Gantt a una fecha específica en la escala temporal.
Usted puede:

• Unir objetos a una barra de Gantt cuando el objeto corresponde a la tarea que la
barra representa. El objeto se moverá con la barra en caso de que la tarea fuese re-
programada.
• Unir objetos a una fecha cuando la información a la que hace referencia, se encuen-
tra asociada a la fecha. El objeto permanecerá en la misma posición en la escala
temporal, sin importar la parte de la escala en la que está siendo visualizada.

En el siguiente ejercicio, se añadirá un elemento gráfico.

1. Del menú Insertar -> Dibujo.

2. Se dará click en el cuadro de texto.
3. Se trazará un recuadro en el Área gráfica.

El Seguimiento de un Proyecto

Hasta ahora, nos hemos enfocado en la planificación del proyecto, pero una vez comen-
zado el trabajo, se dará paso a la gestión del proyecto: el seguimiento del progreso.

El seguimiento consiste en la actualización de los detalles del proyecto como el trabajo

realizado por los recursos, su fecha de realización y su costo. Estos detalles se deno-
minan valores reales.

El seguimiento de los valores reales es esencial en la gestión de proyectos y compa-

rarlo con la planeación. El administrador debe conocer el desarrollo del trabajo del
equipo involucrado en el proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario.
Esto permitirá tener respuestas a los siguientes cuestionamientos:

• ¿Las tareas inician y finalizan de acuerdo a lo planeado?, ¿cuál sería la repercusión

si algo cambiara?
• ¿Los recursos están empleando más o menos tiempo del que planificó para comple-
tar las tareas?
• ¿Se están superando los costos de tarea previstos?
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Project soporta varias formas de realizar el seguimiento de progreso de un proyecto,

dependiendo del nivel de detalle o el control necesario. El seguimiento detallado del
progreso requiere de una mayor inversión de tiempo por parte de los miembros del
equipo y del líder de proyecto. Los diferentes niveles de seguimiento incluyen:

• La actualización del trabajo del proyecto según lo previsto. Cuando todo el proyecto
sucede exactamente como se planificó.
• La actualización del porcentaje completado de cada tarea en valores precisos o en
incrementos.
• La actualización de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo real y la duración
real y restante de cada tarea o la asignación.
• La actualización del trabajo por periodo de tiempo. Éste es el nivel de seguimiento
más detallado. Aquí actualiza los valores de trabajo real por día, semana u otro inter-
valo de tiempo.

Puede que necesite aplicar una combinación de estas posibilidades en el mismo pro-
yecto, ya que diferentes partes de un proyecto podrían necesitar diferentes formas de
seguimiento.

Almacenamiento de una Línea Base del Proyecto

Una de las actividades más importantes de un administrador de proyecto después de

desarrollar un plan de proyecto, es registrar los datos reales y evaluar el funcionamien-
to del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto. Para poder anali-
zar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original.
Este plan es lo que se denomina línea de base del plan o línea de base, que es un
conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto, como la estimación de las
fechas de comienzo y finalización y los costos de las tareas, recursos y asignaciones.
Al almacenar una línea base se toma una “imagen estática” de los valores existentes y
la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones.

Los valores almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea, recurso
y asignaciones además de los campos por fase temporal mostrados a continuación:

Campos de Tarea Campos de Recurso Campos de Asignación

Campos de trabajo y trabajo
Comienzo Comienzo
por fase temporal
Campos de costo y costo por
Fin Fin
fase temporal
Campos de trabajo y trabajo
Duración
por fase temporal

Campos de trabajo y Campos de trabajo y trabajo

trabajo por fase temporal por fase temporal

Campos de costo y costo

por fase temporal

Se debe almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:

1. Cuando se haya desarrollado el plan del proyecto lo más completo posible.

2. Cuando todavía no haya comenzado la introducción de valores reales como el
porcentaje de trabajo completado.
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En el siguiente ejercicio se almacenará la línea de base.

1. Se dará click en Herramienta -> Seguimiento -> Establecer Línea

de Base.

2. Se dará click en Guardar línea de base.

3. Se ocultará la guía de proyectos.

4. Se elegirá la vista Hoja de Tareas.
5. Se elegirá Tabla: Variación, del menú Ver.
6. Se visualizarán las columnas de comienzo y fin previsto y real junto a la columna de
tareas, debido a que no se han introducido cambios, las fechas son iguales.
7. Se ha guardado una línea de base.

Seguimiento de un Proyecto

El seguimiento más sencillo se da al actualizar el trabajo completado y confirmar que

se ha procedido según lo previsto. Esto se lleva a cabo desde el cuadro de diálogo
Actualizar Proyecto. Posteriormente, puede verificar que el seguimiento se ha actuali-
zado, desde diferentes vistas. En la vista Diagrama de Gantt, las barras de progreso
mostrarán el avance de las tareas, y también aparecerá una marca de comprobación
en la columna Indicadores de las tareas completadas. Mientras que las barras de pro-
greso cubrirán la longitud total de la tarea y su duración estimada.

En este ejercicio, se actualizará el avance del proyecto al día actual.

1. Se elegirá el Diagrama de Gantt.

2. Se elegirá Actualizar proyecto desde el menú Herramientas.
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3. Se habilitará la opción: Actualizar trabajo completado al.

4. Se escribirá 05/10/11.

5. Se dará click en Aceptar.

6. Se mostrarán barras de progreso en las barras de Gantt de las tareas completadas
hasta la fecha actualizada y aparecen indicadores al lado izquierdo de las tareas
completadas.

Valores Reales de las Tareas

Una forma de mantener actualizada la información de la programación, es registrando

lo que ocurre realmente con cada tarea del proyecto. Puede actualizar los valores de
comienzo, fin y duración de cada tarea. Al introducir estos valores, se actualizará el
calendario y se calculará el porcentaje completado utilizando los siguientes criterios:

• Al introducir una fecha de comienzo real, se trasladará la fecha de comienzo pro-

gramada para que coincida con la fecha real.
• Al introducir la fecha de fin real de una tarea, la fecha de fin programada se traslada-
rá para que coincida con la fecha real y se configurará la tarea como completada al
100%.
• Al introducir el valor real de una tarea, se recalculan los valores de trabajo restantes.
• Al introducir la duración real de una tarea, en caso de que sea menor que la progra-
mada, se restará la duración real de la duración programada para determinar la res-
tante.
• Al introducir la duración real de una tarea, en caso de que sea igual a la programada,
se configurará como completada al 100%.
• Al introducir la duración real de una tarea y en caso de que sea mayor que la pro-
gramada, se ajustará la duración para que coincida con la real y se configurará como
completada al 100%.
 112

Introducción de Costos Fijos

En muchos proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos materiales y

de trabajo. Normalmente se establecen las tasas de costo por horas, semanas o me-
ses para los recursos. Además de los costos de recurso asociados a una tarea, podría
tener un costo fijo. Esto se denomina a una cantidad monetaria presupuestada para
una tarea. Estos costos, son los mismos, independientemente del tiempo o esfuerzo
que los recursos empleen en la finalización de la tarea. Algunos ejemplos pueden ser:

• Los gastos de viaje de un miembro del equipo del proyecto.

• Gastos de montaje de alguna pieza de equipo.
• Gastos relacionados a la renta o uso de equipo de cómputo.

Si se introducen los costos de recurso y los fijos para una tarea, Project sumará los
dos, para determinar el costo final de la tarea. Podrá especificar cuando los costos
sean acumulados en los siguientes momentos:

• Al comienzo, el costo fijo completo está programado para el comienzo de la tarea.

• Al fin; el costo fijo completo está programado para el final de la tarea.
• Por prorrateo; el costo fijo está distribuido durante el transcurso de la duración de la
tarea.

Cuando planifique un proyecto, el método de acumulación que decida utilizar para los
costos fijos, determinará el modo en que estos serán programados a través del tiempo.
Project asigna el método de acumulación prorrateo para los costos fijos, aunque puede
cambiar esta opción, para que coincida con las prácticas contables de costo de la or-
ganización.

En este ejercicio, se asignará un costo fijo a una tarea:

1. A continuación se especificará el costo fijo y su método de acumulación.

2. Se elegirá la vista Hoja de tareas.
3. En la opción Tabla: Entrada (del menú Ver), se elegirá Costo.

4. Se escribirá 100 en el costo fijo de la tarea 4, En el campo Acumulación, se elegirá

de la lista la opción Comienzo.
5. Se ha especificado el método de acumulación y el costo fijo de una tarea.

Impresión de la Información del Proyecto

Configuración de Página para vistas e informes

Utilizaremos algunas de las vistas e informes disponibles para imprimir un plan de pro-
yecto. Una de las tareas más importantes de cualquier administrador de proyecto, es
comunicar la información del proyecto a los participantes, lo que a menudo implica
imprimir el proyecto. Puede utilizar las vistas e informes predefinidos tal y como son, o
personalizarlos para que se ajusten a sus necesidades.
 113

Imprimir la información de un plan de proyecto, es una práctica muy común para la

mayoría de los administradores de proyecto. La impresión se centra en las vistas e
informes. Éstas organizan los detalles de un plan de proyecto en formatos específicos
para determinados propósitos. Puede introducir, leer, editar e imprimir información,
mientras que en un informe sólo puede imprimir información.

Puede personalizar la forma de imprimir las vistas y los informes; sin embargo las op-
ciones de impresión de informes no son tan amplias. Para personalizar la impresión de
una vista o informe, utilice los cuadros de diálogo Configurar página e Imprimir.

En el cuadro configurar página, las fichas página y Márgenes, se encuentran disponi-

bles para las vistas y los informes. Las opciones específicas que selecciona en Confi-
gurar Página, para cualquier vista o informe, afectarán sólo a esta vista o informe.

Algunas de las opciones de las fichas Encabezado, Pie de página y Vista del cuadro
Configurar Página para todas las vistas. La ficha Vista, incluye opciones que varían
dependiendo de la vista activa. Para las vistas que incluyen una leyenda, también se
encuentra disponible la ficha leyenda.

Puede utilizar las opciones de las fichas encabezado y pie de página en la mayor parte
de los informes, pero las fichas Leyenda y vista no se encuentran disponibles para
todos los informes.

El cuadro de diálogo Imprimir, se puede accesar desde el comando Imprimir, del menú
Archivo, o desde la Vista Preliminar. La mayoría de las opciones disponibles para las
vistas, también están disponibles para los informes. La vista Diagrama de Gantt y el
Informe Tareas, recursos humanos y fechas, incluyen una escala temporal. Si lo
desea, puede especificar determinados intervalos de fechas para la escala temporal
en el cuadro Imprimir.

En este ejercicio, se compararán las opciones de configuración de página en las vistas

y en los informes:

1. Se abrirá el cuadro Configuración de Página.

2. Se dará click en la ficha Vista.

3. Las opciones de la vista están relacionadas a las columnas y la escala temporal del
Diagrama de Gantt.
4. Se cerrará el cuadro Configurar página.
5. Se visualizará el Calendario del proyecto y se abrirá de nuevo el cuadro Configurar
página.
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6. En la ficha Vista se encontrarán opciones para controlar el modo en el que serán

organizados los detalles en la vista Calendario al ser impresa.

7. Se cerrará el cuadro Configurar página.

8. Se creará un informe personalizado tipo Tareas y recursos humanos.

Impresión de las Vistas

La impresión de una vista permite obtener una copia impresa de todo aquello que se
visualiza en la pantalla. Cualquier personalización realizada en una vista, también será
impresa. Puede imprimir cualquier vista que aparezca en Project con las siguientes
excepciones:

• No podrá imprimir vistas de formulario como Formulario de tareas y Diagrama de

relaciones.
• Si se encuentran visualizadas dos vistas en una combinación de vista, sólo será im-
presa la vista del panel activo.
La parte del plan de proyecto que se visualiza en la pantalla en un momento dado,
podría ser una parte relativamente pequeña del proyecto completo, y que la impresión
de la vista del proyecto completo y que la impresión de la vista del proyecto podría
suponer un gran número de páginas.

En el ejemplo, se cambiará la configuración de página de la vista Diagrama de Gantt.

1. Se abrirá la Vista Preliminar.

2. Se dará click en Página a la derecha desde la Vista Preliminar y se regresará a la
primera página.
3. Se dará click en Varias páginas.
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4. Se dará click en Configurar página…

Impresión de Informes

Los informes son formatos predefinidos, pensados para la impresión de los datos en
Project. A diferencia de las vistas, éstos están diseñados sólo para su impresión y no
para trabajar en ellos. No es posible introducir datos directamente, Project incluye va-
rios informes de tarea, recurso o asignación predefinidos que podrá editar para obte-
ner la información deseada.

Existen algunos ajustes especificados para una vista que podrían afectar a algunos
informes como:

• Si se contraen u ocultan las subtareas bajo las tareas de resumen en una vista, los
informes que incluyan las listas de tareas sólo mostrarán las tareas de resumen y no
las subtareas.
• En las vistas de uso, si las asignaciones son contraídas u ocultadas bajo las tareas o
recursos, los informes de uso, por tanto, ocultarán los detalles de la asignación.

En este ejercicio, se visualizará un informe desde la Vista Preliminar.

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1. Se abrirá el cuadro de informes y se elegirá la opción Personalizados.

2. Se seleccionará la opción Tarea y se dará click en Vista Previa.

3. Se cerrará la Vista Preliminar.

4. Se copiará el informe Tarea.
5. Se nombrará al informe como: Informe de Tareas Personalizado.

6. El período será mensual y la tabla tipo Resumen.

7. Se dará click en Aceptar y se visualizará la Vista Previa.
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8. Se ha creado y visualizado un informe

ACTIVIDAD Nº 3

Las consignas de la actividad 3, estarán disponibles en la plataforma Moodle. Para ello

el alumno deberá acceder y descargar el archivo “Trabajo Práctico 3”. La actividad se
basará en los temas vistos en la unidad. Se recomienda dedicar 1 hora al día, al uso
de las herramientas expuestas, ya que representan un medio de gestión que muchos
profesionales necesitan a la hora de desempeñarse como tales.
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Sistema de Educación a Distancia - SEAD

Dirección de Diseño y Desarrollo Instruccional

Edición © UCASAL

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