Administración de Proyectos

Administración de Proyectos
Tutoría 1 – Desarrollo casos 3.2 y 4.1

Julián López Rodríguez 1

Natalia Ríos Tobon 2
Verónica Naranjo Vanegas 3

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Administración de Negocios
Armenia, Quindío
2024

1
Julián López Rodríguez, julian.lopezr@uqvirtual.edu.co
1.004.798.416
CAT Armenia, Modalidad Distancia
2
Natalia Ríos Tobon, natalia.riost@uqvirtual.edu.co
1.007.813.229
CAT Armenia, Modalidad Distancia
3
Verónica Naranjo Vanegas, veronica.naranjov@uqvirtual.edu.co
43.755.733
CAT Armenia, Modalidad Distancia
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Administración de Proyectos

Administración de Proyectos
Tutoría 1 – Desarrollo casos 3.2 y 4.1

Julián López Rodríguez

Natalia Ríos Tobon
Verónica Naranjo Vanegas

Administración de Proyectos, Tutoría 1

Nancy Lorena Castro Sanz

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Administración de Negocios
Armenia, Quindío
2024
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Administración de Proyectos

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................3

Horizon Consulting, caso 3.2................................................................................................4

1. ¿Qué tan exitosa fue la reunión de revisión?...........................................................4

2. ¿Qué factores contribuyeron al éxito o fracaso de esta reunión?............................5

3. ¿Qué tipo de estructura de administración de proyectos utiliza Horizon? ¿Es la

estructura correcta? Explique.................................................................................................5

Celebración de la carrera de colores de los 5 kilómetros, caso 4.1.......................................7

1) Elabore una lista de los principales entregables del proyecto de la carrera de

colores de 5K y utilícelos para desarrollar un borrador de la estructura de desglose del
trabajo para el proyecto que contenga, cuando proceda, al menos tres niveles de detall......7

Entregables del proyecto de la carrera de colores de 5K...................................................7

Planificación y organización.........................................................................................7

Logística........................................................................................................................8

Marketing y promoción.................................................................................................8

Patrocinios.....................................................................................................................9

Ejecución del evento......................................................................................................9

Voluntarios....................................................................................................................9

Logística del día de la carrera........................................................................................9

Evaluación y seguimiento...........................................................................................10

2) ¿Cómo el desarrollo de una WBS ayudaría a resolver algunos de los problemas

que ocurrieron durante la primera reunión, y ayudaría a Brandon a organizar y planear el
proyecto?..............................................................................................................................12
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Administración de Proyectos

Horizon Consulting, caso 3.2

1. ¿Qué tan exitosa fue la reunión de revisión?

Con respecto a la reunión de avance, se evidencia la importancia de hablar sobre los

proyectos en marcha de cada uno de los Gerentes de Cuenta, debido a que, por medio de este
informe, se pueden tomar acciones con las novedades que se vayan presentando en el camino.
Es así, como, por ejemplo, Jackson pudo actuar a tiempo con el proyecto rechazado y
devuelto por Apple iOS y en compañía de los ingenieros de aplicaciones, entrar en marcha
con mejoras para una segunda entrega. Es decir, este tipo de reuniones de equipo se hacen
necesarias, ya que, es importante el seguimiento por parte del gerente para tomar decisiones
acordes que no vayan a afectar la entrega o ejecución de un proyecto. Por lo tanto, la reunión
parece haber sido relativamente exitosa en términos de abordar el problema y reasignar
recursos a un proyecto prioritario. Los gerentes de cuentas, incluida Patti Smith, tomaron
decisiones rápidas sobre qué ingenieros de software reasignar a proyectos diferentes, y
también recibieron recomendaciones de otros miembros del equipo. Además, se enviaron
informes detallados a James Thrasher para documentar las decisiones tomadas. Por otro lado,
es importante resaltar que el Director de Proyectos y los Gerentes de Cuenta, tienen sus
objetivos claros sobre los temas a tratar para poder seguir avanzando con sus proyectos,
además de un amplio conocimiento en las funciones que desarrollan, por ende, comprenden
la importancia de priorizar en este tipo de empresas, que es primordial para cumplirle al
cliente según lo acordado. Si bien, todos los clientes son importantes para la empresa,
también era indispensable priorizar de manera acertada. Por tal motivo y al ver que todos
salieron con la información clara de lo que tenía que hacer para continuar trabajando en cada
uno de sus proyectos y de los reportes a realizar, se puede decir que el tiempo de esta reunión
se utilizó productivamente y fue exitosa (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

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Administración de Proyectos

2. ¿Qué factores contribuyeron al éxito o fracaso de esta reunión?

Pese a algunos inconvenientes que presentaron los Gerentes de Cuenta con sus proyectos,
se define exitosa la reunión debido a algunos factores como:
La actitud de escucha por parte del Director de Proyectos y el interés sobre la resolución
de problemas, así como su conocimiento y disciplina con los procesos.
La actitud de adaptación del equipo ante situaciones difíciles.
La disposición de los Gerentes de Cuentas para colaborar y compartir recursos de manera
eficiente.
El orden y cumplimiento de las personas para participar de la reunión.
El conocimiento de cada uno de ellos con sus proyectos.
La comunicación efectiva entre los miembros del equipo sobre la disponibilidad y las
habilidades de los Ingenieros de Software.
La orientación y el consejo de miembros experimentados del equipo, como Jackson
Browne, que ayudaron a tomar decisiones informadas sobre qué ingenieros reasignar.
El seguimiento adecuado mediante el envío de informes detallados a la alta dirección para
mantenerlos informados sobre las decisiones tomadas (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

3. ¿Qué tipo de estructura de administración de proyectos utiliza Horizon? ¿Es

la estructura correcta? Explique.

El tipo de estructura de administración de proyectos para Horizon Consulting sería la

organización de proyectos dentro de un arreglo matricial, ya que, los recursos pueden ser
compartidos entre diferentes proyectos según sea necesario, lo que permite una mayor
flexibilidad y eficiencia en el uso de recursos técnicos y humanos. Esto es importante para
Horizon, donde la disponibilidad de ingenieros de software y diseñadores gráficos con
habilidades específicas puede influir en el éxito de los proyectos. Dado que la empresa
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Administración de Proyectos

se dedica al desarrollo de aplicaciones personalizadas para clientes en diversas industrias, una

estructura matricial permite una colaboración efectiva entre los equipos funcionales y los
equipos de proyecto para cumplir con los requisitos específicos de cada cliente.

Así mismo, puede ser la estructura correcta, considerando los siguientes puntos:
 Cuenta con un Director de Proyectos al mando de los Administradores de
Proyectos y a su vez, los Administradores de Proyectos son los principales
veedores de que el proyecto se realice conforme lo acordado con el cliente.
 Durante el proceso en que se realiza el proyecto, los Administradores aparte de
supervisar que todo vaya bien, también deben estar en continuo seguimiento de
tener acercamientos con posibles clientes potenciales.
 La empresa Horizon Consulting utiliza los recursos de manera óptima, buscando
que su personal cumpla funciones en diferentes proyectos según la necesidad.
 EL Director de Proyectos, da autoridad y autonomía a los Administradores para
pedir rendimiento y cumplimiento a los diferentes especialistas que intervienen en
el proyecto como los ingenieros de aplicaciones y los ingenieros de cara al cliente
(Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

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Administración de Proyectos

Celebración de la carrera de colores de los 5 kilómetros, caso 4.1

1) Elabore una lista de los principales entregables del proyecto de la carrera de

colores de 5K y utilícelos para desarrollar un borrador de la estructura de

desglose del trabajo para el proyecto que contenga, cuando proceda, al menos

tres niveles de detalle.

Entregables del proyecto de la carrera de colores de 5K

Planificación y organización.

Definición del tema:

"Festival Holi Omega Theta Pi 5K-run."
Objetivos:
 Recaudar fondos para una causa benéfica.
 Promover la participación de la comunidad.
 Crear una experiencia memorable para los participantes.
Designar un equipo de trabajo:
 Copresidentes: Brandon (Omega Theta Pi) y Olivia (Delta Nu).
 Miembros de la fraternidad y la hermandad.
Establecer un cronograma con Fechas límite para:
 La planificación de cada momento de la carrera pre y post al evento.
 Inscripción al evento por medio de la página web y de manera presencial.
 Logística entrega de números y entrega de kits.
 Marketing y publicidad del evento en todo el campus y las calles para las de más
fraternidades y los habitantes del pueblo.
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Administración de Proyectos

Desarrollar un presupuesto:
 Ingresos: patrocinios, cuotas de inscripción.
 Gastos: permisos, suministros, marketing.
 Aliados: encargados de la comida y la hidratación (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

Logística.

 Adquisición de suministros: pintura en polvo, globos de agua, camisetas del

evento, etc.
 Gestión para Permiso para el uso del espacio (campus o calles).
 Selección de la ruta para la carrera (Medir la distancia con precisión.).
 Coordinación con proveedores, como el restaurante local para la comida.
 Planificación del registro de participantes y gestión de inscripciones.
 Coordinación de voluntarios para diferentes roles durante el evento.
 Gestión de la seguridad del evento y la asistencia médica.
 Verificación del alquiler de suministros como equipo de sonido, tarimas para las
estaciones de la carrera, mesas para los puntos de hidratación (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

Marketing y promoción.

 Sitio web y redes sociales.

 Crear un sitio web con información sobre la carrera, el tema, el registro, etc.
 Promover el evento en redes sociales como Facebook, Instagram y Twitter.
 Materiales de marketing.
 Diseñar y distribuir flyers, posters y banners.
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Administración de Proyectos
 Contactar con medios de comunicación locales para
obtener cobertura (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

Patrocinios.

 Buscar empresas locales que puedan patrocinar el evento como el restaurante para
que se encargue de la alimentación y la hidratación.
 Implementar de estrategias de marketing para aumentar la participación y la
recaudación de fondos.
 Realizar un Seguimiento de las donaciones y gestión de los fondos recaudados
(Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

Ejecución del evento.

Registro de participantes.
 Configurar un sistema de registro online y presencial.
 Procesar pagos y confirmar inscripciones (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

Voluntarios.

 Reclutar y coordinar un equipo de voluntarios para el día del evento.

Logística del día de la carrera.

 Preparar la ruta y los puntos de lanzamiento de polvo, los puntos de hidratación y los
puntos de venta de comida.
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Administración de Proyectos
 Gestionar el flujo de participantes y la seguridad por
medio de la delimitación con cintas.

 Ofrecer asistencia en todo el proceso para la participación de la carrera los

participantes y resolver cualquier problema, brindar una seguridad y completo apoyo
el día del evento (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

Evaluación y seguimiento.

Análisis de resultados:
 Número de participantes, fondos recaudados, satisfacción de los participantes.

Informe final:
 Resumen del evento, lecciones aprendidas, recomendaciones para futuras
ediciones.
 Agradecimiento a los participantes, voluntarios y patrocinadores (Elaboración
Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)

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Administración de Proyectos
Administración de Proyectos

Estructura de desglose

Elaboración propia
Fuente: https://miro.com/app/board/uXjVNtLaip8=/?share_link_id=974371261670
 Administración de Proyectos

2) ¿Cómo el desarrollo de una WBS ayudaría a resolver algunos de los

problemas que ocurrieron durante la primera reunión, y ayudaría a Brandon

a organizar y planear el proyecto?

El desarrollo de una WBS ayudaría a resolver los problemas que se presentaron en la

reunión gracias a la visión más amplia y discriminada que tendría cada aspecto de la
estrategia donde se puede desglosar todos los aspectos y generar parámetros para el
desarrollo de cada una de las actividades en conjunto, la elaboración de los PDA juega un
papel importante teniendo presente la estructura además de delimitar los objetivos brindando
una ruta para la elaboración de las actividades de manera oportuna donde Brandon pueda
tener toda la visión de cada una de ellas y de esta manera poder delegar funciones y siendo
oportuno a la hora de verificar el estado estas actividades, teniendo la seguridad de que el
proyecto puesto en marcha no tiene sesgos en el camino gracias a la identificación y el
alcance de cada uno de los entregables por medio de los cuales el proyecto se pueda
optimizar la elaboración de todas las tareas en conjunto por medio de la calendarización y el
cronograma sea optimo y oportuno (Elaboración Propia)

Fuente: (Erik W. Larson, Administración de Proyectos, Octava Edición, 2021.)