Instituto Tecnológico de Mérida

Departamento de Ingeniería Industrial

Administración de Proyectos 5I2

Profesor: Ramiro Iván

Ensayo

Conceptos de la Administración de Proyectos

Equipo 2:

 De la Cruz Zavala, José Manuel

 Ku Noh, Saul Enrique

 Perera Molina, Isaac Antonio

 Ruiz Cen, Axl Alejandro

Fecha de entrega:

08/09/2023

Mérida, Yucatán, México

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 INDICE
Introducción.........................................................................................................................3

1.1. Definición de proyecto...............................................................................................4

1.2. Significado e importancia de la administración de proyectos...............................5

1.3. Fases de la administración de proyectos.................................................................5

1.4. Planificación de los parámetros. (alcance, estructura, especificaciones y

estimaciones de tiempos, costos y recursos)...........................................................................6

1.5. Actividades del proyecto...........................................................................................9

1.6. Matriz de asignación de responsabilidades control mediante grafica de Gantt 10

Conclusión..........................................................................................................................11

Referencias Bibliográficas................................................................................................11

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 Introducción

Es más probable que un proyecto tenga éxito cuando la persona que lo dirige establece un
tipo de sistema o método de control mediante el cual se realiza un seguimiento de todo el
progreso por etapas.

Los proyectos son importantes porque se emprenden para satisfacer necesidades

individuales y colectivas necesidades de quienes desean tener un negocio propio, orientadas a
un fin mercantil.

Los proyectos son de suma importancia porque tiene como objetivo aprovechar los
recursos para mejorar las condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto,
mediano o a largo plazo. Comprende desde la intención o pensamiento de ejecutar algo hasta
el término o puesta en operación normal.

Responde a una decisión sobre uso de recursos con algún o algunos de los objetivos, de
incrementar, mantener o mejorar la producción de bienes o la prestación de servicios.

Los aspectos formales y teóricos del proyecto varían según su naturaleza y objeto de
estudio, así como las partes que lo componen. Por ejemplo, algunos pueden enfatizar sus
fuentes bibliográficas, mientras que otros enfatizan su metodología o influencia al finalizar.

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 1.1. Definición de proyecto

El término proyecto se refiere a la planificación o definición de un conjunto de acciones a

realizar y un conjunto de recursos a utilizar para lograr una meta y objetivos particulares. Los
diferentes tipos o clasificaciones de proyectos, entre los que podemos destacar los del tipo de
producción o negocio, buscan beneficios económicos, y los de carácter general o social para
mejorar la calidad de vida.

Es un plan, que consiste en un conjunto de actividades realizadas en coordinación, para

producir algunos bienes o servicios capaces de satisfacer una necesidad o resolver problemas,
dentro de los límites presupuestarios y en un período de tiempo determinado.

Para que el proyecto esté bien diseñado y construido, es necesario explicar el propósito,
objetivos, beneficiarios, productos, actividades, programas, presupuesto, etc.

Para empezar a planear un proyecto es importante plantearse:

● ¿Qué se quiere hacer?

● ¿Por qué se quiere hacer?
● ¿Para qué se quiere hacer?
● ¿Dónde se quiere hacer?
● ¿Cómo se va a hacer?
● ¿Cuándo se va a hacer?
● ¿A quiénes va dirigido?
● ¿Con qué se va a hacer?
● ¿Quiénes lo van a hacer?

Suelen comprenderse como la preparación y disposición por escrito de los elementos

teóricos, materiales y humanos que se necesitarán para elaborar un producto, servicio o
resultado único, por lo que en ciertos ámbitos puede ser equivalente a bosquejo, guión previo,
primer borrador, etc.

Los cambios en la tecnología, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las

necesidades cambiantes de los consumidores de productos, entre otras cosas, aumentan el
flujo de actividades dentro de la organización, haciendo que los métodos tradicionales de

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gestión sean insuficientes. Por esta razón, la gestión de proyectos es importante, ya que
brinda nuevas alternativas organizacionales.

1.2. Significado e importancia de la administración de proyectos

Con la administración de proyectos es posible hacer más eficiente la gestión de los

recursos utilizados en el mismo, presupone el diseño de metodologías óptimas de gestión.

Se utiliza para aprovechar al máximo los recursos vitales cuando estos son limitados en
cantidad y/o tiempo disponible, también ayuda a que los procedimientos sean concisos y
eficientes para obtener el máximo beneficio.

Por lo general, esta responsabilidad recae en la persona encargada de la toma de decisiones

dentro de una empresa u organización, en este sentido, el proyecto suele ser gestionado por
equipos de dirección. También es común que estén capacitados y calificados para este tipo de
trabajo gerencial.

Al mismo tiempo, la productividad de una empresa depende en gran medida del desarrollo
de su trabajo, por eso es importante contar con un buen sistema de gestión.

El principal beneficio de la Administración de Proyectos tiene que ver con la satisfacción

del cliente interno, si esta área forma parte de la organización o, externo, si se presta el
servicio de manera independiente o como consultor. Asimismo, existe una extensa lista de
beneficios, entre los que destacan los siguientes:

*Administrar y disponer de los recursos y del tiempo de manera eficiente.

*Optimizar todos los procesos y flujos de trabajo.

*Actuar de manera predecible, lo que permite mantener más control.

*Lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos.

*Vincular los resultados con los objetivos estratégicos de la organización.

*Aumentar la comunicación entre diferentes áreas productivas.

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 *Ayudar eficientemente en la resolución de problemas e incidencias.

*Actuar óptimamente frente a los riesgos.

*Mejorar la productividad y gestión del trabajo en equipo.

*Entregar resultados cumpliendo los tiempos establecidos.

*Permitir el seguimiento y la administración con respecto a una proyección.

*Prever los obstáculos, rutas críticas y cuellos de botellas, estimando las posibles
soluciones.

*Utilizar la tecnología para aplicar técnicas prediseñadas y metodologías automatizadas

para la administración eficiente.

La importancia y los beneficios de la Administración de Proyectos tienen que ver,

especialmente, con la oportunidad de gestionar los recursos, actividades y hasta imprevistos
de manera eficiente. Es así como también se logra dar una respuesta efectiva a los clientes,
buscando que obtengan la satisfacción al lograr los objetivos que esperan.

1.3. Fases de la administración de proyectos

La gestión de cada proyecto se organiza según 5 etapas:

El primero es el análisis de viabilidad, que tiene como objetivo garantizar la eficiencia y el
éxito, y el análisis se lleva a cabo para determinar si es adecuado que la empresa gestione el
proyecto. En algunos casos, este proyecto puede no ser útil y es mejor no comenzar con este.
Para ello se realiza un análisis de factibilidad en el que se analiza el alcance del proyecto, los
riesgos involucrados y su factibilidad en términos de tiempo, costo y calidad. Si el análisis
mencionado da un resultado positivo, se continúa con el siguiente paso.

Luego viene la planificación detallada, en la que se crea una hoja de ruta que muestra el
camino a seguir y el camino a seguir. Un error de juicio en esta etapa puede causar problemas
a la empresa y generar pérdidas económicas. Para que los resultados sean positivos es
importante realizar un estudio pormenorizado para la ejecución detallada de las actividades a
realizar, la planificación de la comunicación y el cálculo de los medios materiales, humanos y

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económicos necesarios para la ejecución del plan en el tiempo asignado. Si se aprueba el
proyecto, se firma un contrato que indica la aceptación de los términos.

En la tercera etapa tenemos el desempeño, en esta tercera etapa se asignan y ejecutan las
actividades previstas por el programa para lograr el objetivo. En esta etapa, aunque
generalmente no surgen problemas, es importante mantener una buena comunicación para
asegurar que las actividades cumplan con los tiempos, costos y calidad establecidos en el
proyecto.

Luego está el seguimiento y control, el propósito de esta fase es monitorear, controlar y

verificar el progreso del proyecto para confirmar que se ejecuta correctamente y, en caso
contrario, las desviaciones. Encender rápidamente. La planificación de presupuestos a medio
plazo implica una serie de actividades que incluyen atención, análisis y avance, detección de
defectos y desviaciones, adquisición de análisis y eliminación de los costes mayores y
máximos posibles. restricciones, entre otros.

Finalmente está el cierre, en esta última etapa finaliza el proceso; En esta fase se asegura
que el proyecto se complete y que se cumplan los objetivos, se analizan los resultados
obtenidos frente a las estimaciones, se presentan los resultados, se elaboran los informes y se
toman las acciones necesarias para culminar formalmente el proyecto. patrón.

1.4. Planificación de los parámetros. (alcance, estructura,

especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y recursos).

Todo proyecto debe cumplir con ciertos parámetros para poder llevarse a cabo, el
propósito de la planificación del proyecto es asignar las tareas y el tiempo y los recursos a
utilizar, lo que reduce el costo del proyecto, al cumplir con las condiciones necesarias: plazo,
tecnología a utilizar, materiales disponibles, alto nivel de trabajo de los materiales
mencionados, etc.

Por tanto, la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión

de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por
nuestro cliente.

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 La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se
necesitará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar
tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier
proyecto.

Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un

proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su
probabilidad de esto se reduce considerablemente.

Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se

llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos
del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el
punto focal para las actividades del proyecto, determina el "cuando" y el "que" del trabajo;
los gerentes funcionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el "cómo" se hará el
trabajo.

El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto

definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras que las
especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales, materiales y la ejecución
necesaria. Uno de los problemas encontrados es que las especificaciones están mal
organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es muy difícil encontrar lo deseado si no se
organizan bien. Además, algunas mezclan diferente tipo de información en un mismo párrafo
lo que contribuye a aumentar la confusión.

Por tanto, la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión

de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por
nuestro cliente.

La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el

presupuesto. Por lo general durante la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el
tiempo ni el gasto que se requieren para hacer una planeación detallada:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el
cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.

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 2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque
los proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un
conjunto, una forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de
división del trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o
produce el equipo durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de división del trabajo
identifica la organización o la persona individual responsable de cada paquete de trabajo.

3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de
trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este
diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar
el objetivo del proyecto.

5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es

necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos
para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.

Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades
de recursos que se requieren para cada actividad.

7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede

lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.
Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de
las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que se pueda establecer un plan de línea
base (un programa para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que
sea factible y realista.

Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada uno

de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada
miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control administrativo del gerente de
departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:

El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose en

contrato, las necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y los
compromisos específicos de la corporación.

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 El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el proyecto.

El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de la

compañía en el lugar de trabajo.

El coordinador de la construcción del proyecto asiste al gerente de construcción evaluando

los costos y programas de la obra. Coordina las actividades del personal del sitio de trabajo
con el personal de la oficina matriz de ingeniería de diseño, de aprovisionamiento, de costos
y programas, y de construcción.

El ingeniero de puesta en marcha del proyecto es el responsable de la planeación de los

servicios de pruebas pre-operacionales del proyecto.

El ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto es responsable de la implantación

del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y de supervisar y auditar las
actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento, la construcción, los materiales y
de los grupos de fabricación en el proyecto.

El supervisor de los costos es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y

programas del proyecto y de pronosticar y supervisar los costos de la obra y de la evolución.
Debe implantar un programa de calidad en los materiales y dirigir la preparación de estudios
económicos.

El administrador del proyecto es responsable de proporcionar apoyo con personal y

controlar todos los servicios administrativos/de oficina que requieren los miembros del
equipo asignado al proyecto. Al igual que se produzcan los manuales de procedimientos del
proyecto y otros internos.

El gerente de aprovisionamiento es responsable de todas las funciones de

aprovisionamiento requeridas por el proyecto, incluyendo el aprovisionamiento de campo y
de la oficina matriz.

Por último, el asistente del controlador del proyecto es responsable de todos los asuntos
financieros y contables del proyecto, tales como la contabilidad general, la nómina, las
cuentas por pagar, las facturas, las cuentas de empleados, el registro del tiempo, las cuentas
por cobrar y los registros de obligaciones y de costos.

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 1.5. Actividades del proyecto

Es importante tomar en cuenta para las actividades de proyectos, los tiempos, es decir,
antes, durante y después.

Las actividades para el antes son aquellas que se realizan previamente, los pasos a seguir
para el antes son:

El primer paso es: Idea, consiste en identificar las ideas principales de lo que queremos
realizar, para ello se necesita un guion donde de manera ordenada se resumirá y detallará la
denominación, fundamentación, descripción, objetivos, tiempo, lugar, estructura de apoyo,
destinatarios y presupuesto.

El paso 2 es: Viabilidad, esto es analizar todos aquellos recursos que usaré para llevar a
cabo nuestra idea, también como los medios humanos y materiales, con base a ello se
determinará si es posible o no.

El tercer y último paso es: Planificación, ésta se realiza luego de llevar a cabo el segundo
paso, ya que, si se determina que es posible, se hará una programación detallada de lo que se
va a realizar, como las tareas, tiempos y personas, es decir lo todo lo que se necesita como la
programación, materiales, comunicación, el financiamiento y presupuesto.

Durante son aquellas actividades que se ejecutan, se dividen en tres: Pre-actividad, esto es
la publicidad, preparación, divulgación, coordinación y todo aquello que se realice antes; la
segunda división es la Actividad que como lo indica es la realización de actividades, el último
es Post- Actividad, es todo lo que se realiza después para cerrarla y guardarla.

Después se trata de evaluar la actividad, recolectar toda la información que se tiene

disponible y elaborar una memoria, se incluyen todos los aspectos, internos y externos , con
la evaluación se quiere saber que se cumplió de todos los objetivos esperados que se

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plantearon al inicio, el procedimiento que se utilizó , para de esta manera poder conocer si lo
que se pretendía se cumplió de la manera correcta o no, la memoria es un documento que
incluirá todo lo que se hizo, como fotografías, reportes, fichas , la evaluación , etcétera.

1.6. Matriz de asignación de responsabilidades control mediante

grafica de Gantt

La matriz de asignación de responsabilidades es la relación de actividades con los

recursos, para asegurarse que todos los componentes , estén asignados a algún individuo o
equipo , la matriz tiene 4 roles , el primero es R, quien debe realizar las tareas, el rol A es
quien debe asegurarse de ejecutar las tareas y aprobarlo, también es el responsable y solo
puede existir un rol A, el tercer rol es aquel que tiene los conocimientos y capacidad para
terminar el trabajo y se le consulta información, el último rol de la matriz es a quien se le
informa los resultados.

Las gráficas de Gantt tienen 2 magnitudes, una de tiempo y otra del trabajo que se
realizará, sirve para mostrar la ocurrencia de actividades en paralelo, nos permiten tener un
control.

Los pasos a seguir para realizar la gráfica de Gantt son:

Elaborar una lista de las actividades en orden de acuerdo a su ejecución que intervienen en
el proyecto

Establecer en forma horizontal una escala de tiempos representada en años, meses,

semanas, días, horas, etc., según sean las necesidades.

Estimar la duración de cada actividad

Representar la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal, cuya
longitud obedecerá a la duración establecida

El control se realiza comparando las barras a una fecha determinada.

12
Antes de la aparición de las
técnicas de redes de
actividades , las actividades
que comprendián un plan o
proyecto fueron representadas
por diagramas de
barras o gráficas de Gantt,
que muestran la ocurrencia
de actividades en
paralelo o en serie en una
determinado período.Se usan
para una diversidad
de propósitos dentro de las
organizaciones.
Para su elaboración deben
seguirse los siguientes pasos:
13
-Se elabora una lista de las
actividades que intervienen en
el proyecto, las
cuales se relacionan y ordenan
de acuerdo con su ejecución.
-Se establece en forma
horizontal una escala de
tiempos representada en
años,
meses,semanas,días,horas,etc.,
según sean las necesidades.
-Se estima la duración de cada
actividad.
-Se representa la duración
estimada de cada actividad
con una barra
14
horizontal, cuya longitud
obedecerá a la duración
establecida de acuerdo con la
escala horizontal.
-El control se realiza por la
simple comparación de las
barras a una fecha
determinada.
Antes de la aparición de las
técnicas de redes de
actividades , las actividades
que comprendián un plan o
proyecto fueron representadas
por diagramas de

15
barras o gráficas de Gantt,
que muestran la ocurrencia
de actividades en
paralelo o en serie en una
determinado período.Se usan
para una diversidad
de propósitos dentro de las
organizaciones.
Para su elaboración deben
seguirse los siguientes pasos:
-Se elabora una lista de las
actividades que intervienen en
el proyecto, las
cuales se relacionan y ordenan
de acuerdo con su ejecución.

16
-Se establece en forma
horizontal una escala de
tiempos representada en
años,
meses,semanas,días,horas,etc.,
según sean las necesidades.
-Se estima la duración de cada
actividad.
-Se representa la duración
estimada de cada actividad
con una barra
horizontal, cuya longitud
obedecerá a la duración
establecida de acuerdo con la
escala horizontal.

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-El control se realiza por la
simple comparación de las
barras a una fecha
determinada.
Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades, las actividades que
comprendían un plan o proyecto fueron representadas por diagramas de barras o gráficas
de Gantt, que muestran la ocurrencia de actividades en paraleló o en serie en un
determinado período. Se usan para una diversidad de propósitos dentro de las organizaciones.
Para su elaboración deben seguirse los siguientes pasos: -Se elabora una lista de las
actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan de acuerdo con
su ejecución. -Se establece en forma horizontal una escala de tiempos
representada en años, meses, semanas, días, horas, etc.., según sean las necesidades. -Se
estima la duración de cada actividad. -Se representa la duración estimada de cada
actividad con una barra horizontal, cuya longitud obedecerá a la duración establecida de
acuerdo con la escala horizontal. -El control se realiza por la simple comparación de las
barras a una fecha determinada.

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 Conclusión

La Administración de Proyectos es fundamental para cumplir la misión de una

organización, ya que, a través de ella, se detonan los procesos de cambio con una visión
estratégica de acoplamiento, de conjunto y sinergia entre las diferentes áreas que integran
dicha organización.

Por ello, durante ésta y la siguiente publicación, se abarcan los conceptos claves para
llevar a cabo una eficiente administración, planeación y organización de los proyectos, así
como también tener bases metodológicas para que en el proceso de estructuración no se vea
afectada por errores administrativos.

Por último, este ensayo nos adentro a un campo complejo administrativo y que gracias a
las definiciones, significados, fases y planeación que se proporcionan es que nos ayudara a
comprender a profundidad las etapas que por las cuales se construye y ejecuta un proyecto
administrativo.

Referencias Bibliográficas

Pérez, A. (2022, 2 agosto). Qué es un proyecto. Una definición práctica. OBS Business
School. Recuperado 31 de agosto de 2022, de https://www.obsbusiness.school/blog/que-es-
un-proyecto-una-definicion-practica
3.4. Planificación de los parámetros de un proyecto. (Alcance, estructura, especificaciones y

estimaciones de tiempos, costos y recursos). (s. f.). MarcoTeorico.com. Recuperado 2

de septiembre de 2022, de https://www.marcoteorico.com/curso/49/administracion-

de-proyectos/375/planificacion-de-los-parametros-de-un-proyecto-(alcance,-

estructura,-especificaciones-y-estimaciones-de-tiempos,-costos-y-recursos)-

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