M03L02 Fundamentos de La Direccion de Proyectos

Módulo 3
Fundamentos de la Dirección de Proyecto

- Dominios, Áreas y Procesos -
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Módulo 3
Dominios, Áreas y Procesos
Elaborado por:
Mario R. Molero
U de Cataluña
Diplomado en Gerencia de Proyectos bajo lineamientos del PMBOK® del PMI
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Módulo 3
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 5
Capítulo 1 Enfoque de Procesos de la Dirección de Proyectos ...................................................... 6
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos ...................................................................... 7
Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos ................................................................ 9
Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos ....................................................... 11
Capítulo 2 Dominios de Desempeño de la Dirección de Proyectos ............................................. 17
Equipo ....................................................................................................................................... 18
Interesados ................................................................................................................................ 19
Ciclo de Vida ............................................................................................................................ 20
Planificación ............................................................................................................................. 21
Incertidumbre y Ambigüedad ................................................................................................... 23
Entrega ...................................................................................................................................... 24
Desempeño ................................................................................................................................ 25
Trabajo del Proyecto ................................................................................................................. 26
Capítulo 3 Modelos, Métodos y Artefactos .................................................................................. 28
Capítulo 4 Tailoring: Principios de Adaptación ........................................................................... 30
Bibliografía ................................................................................................................................... 32
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Módulo 3
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos ................................................... 12
Ilustración 2 Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto .................................... 13
Ilustración 3 Dominios de Desempeño de la Dirección de Proyectos .......................................... 17
Ilustración 4 Modelos, Métodos y Artefactos ............................................................................... 29
Ilustración 5 Tailoring: Principios de Adaptación ........................................................................ 31
LISTA DE TABLAS
Tabla 1Áreas de conocimiento PMI. ............................................................................................ 11
Tabla 1 Correspondencia entre grupos de procesos y áreas de conocimiento de la dirección de
proyectos ....................................................................................................................................... 14
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Módulo 3
INTRODUCCIÓN
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas,
procedimientos y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.
Esto no significa que el conocimiento, las habilidades y los procesos deban aplicarse siempre de
manera uniforme en todos los proyectos.
El director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, es responsable de determinar
qué procesos son apropiados, y su grado de rigor correspondiente.
Un concepto subyacente a la interacción entre los procesos de dirección de proyectos es el del ciclo
Planificar - Hacer - Verificar -Actuar (Definición de Shewhart, modificada por Deming, American
Society for Quality, 1999). Este ciclo está vinculado por los resultados; es decir, el resultado de
una parte del ciclo se convierte en la entrada de otra.
Los procesos de la Dirección de Proyectos se presentan como elementos discretos con interfaces
bien definidas; sin embargo, en la práctica, se superponen e interactúan de maneras casi
innumerables. Se vinculan entre sí a través de los resultados, interactúan dentro de cada fase, y su
aplicación es iterativa.
La dirección de proyectos se lleva a cabo mediante la aplicación de múltiples procesos agrupados
de manera lógica y categorizados en 5 grupos de procesos y en 10 áreas de conocimiento. Cada
uno de los procesos cuenta con: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.
Una nueva perspectiva del PMI propone ocho (8) dominios de desempeño con su aporte al ciclo
de vida, planificación y entrega de resultados (tangibles o no) de la dirección del proyecto.
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Módulo 3
Capítulo 1
Enfoque de Procesos de la Dirección de Proyectos
Un proceso es un conjunto de acciones y/o actividades interrelacionadas desarrolladas para
alcanzar un resultado, producto o servicio. Los procesos se caracterizan por que tienen entradas,
una etapa de modificación (herramientas y técnicas aplicadas) y salidas.
Es importante mencionar que los procesos no son únicos, es decir, cada organización está en
capacidad de alterar un proceso para asegurar que las salidas del proceso cumplan con las
especificaciones que buscamos. En la ejecución de proyectos el director del proyecto debe
determinar y detallar cada proceso, para ello debe tener en cuenta los factores ambientales de la
empresa y los activos de los procesos de la organización. Recordemos que los activos se refieren
a información histórica o lecciones aprendidas que proporcionan criterios y pautas para adecuar
los procesos a las necesidades concretas del proyecto, y los factores ambientales de la empresa
pueden restringir las iniciativas de la dirección de proyectos.
Según la Guía del PMBOK® para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:
• Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos.
• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados.
• Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos
y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
Es una responsabilidad del equipo del proyecto llevar a cabo cada uno de los procesos del proyecto,
como lo describe la Guía del PMBOK®, los procesos se podrían clasificar en dos: los procesos de
dirección de proyectos que aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su
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Módulo 3
existencia y los procesos orientados al producto que especifican y crean el producto del proyecto.
Ambos procesos se definen en el ciclo de vida del proyecto y cambian de acuerdo al rango de
aplicación.
Es importante mencionar que en este documento hacemos referencia a los procesos generales para
dirigir proyectos. Sin embargo, es importante resaltar la función de los procesos orientados al
producto, ya que si no se cuenta con una comprensión de la forma cómo se va a generar el producto
específico, no se puede definir el alcance del proyecto.
En todas las industrias se aplican procesos de dirección de proyectos, ya que se ha demostrado que
la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta la posibilidad de éxito de los
proyectos, por lo cual, en acuerdo general se han establecido como Buenas Prácticas.
Sin embargo, los conocimientos, habilidades y procesos contemplados en este apartado no
necesariamente se deben aplicar de la misma forma y en todos los proyectos. El equipo del
proyecto y su director tiene la tarea de establecer los procesos apropiados y el grado de rigor de
cada uno de ellos. Además, se debe analizar en detalle cada proceso, sus entradas, el proceso de
transformación (técnicas y herramientas) y salidas, a este proceso se le llama adaptación, y lo
estudiaremos a lo largo de este apartado.
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Dada la naturaleza de los procesos de la dirección de proyectos en materia de integración,
interacción y propósitos, la Guía del PMBOK® agrupa los procesos de dirección de proyectos en
cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos:
• “Grupo del Proceso de Inicio: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto
o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para
comenzar dicho proyecto o fase.
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Módulo 3
• Grupo del Proceso de Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el
alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para
alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
• Grupo del Proceso de Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones
del mismo.
• Grupo del Proceso de Monitoreo y Control: Aquellos procesos requeridos para dar
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar
áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
• Grupo del Proceso de Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto
o una fase del mismo”.
Todos los Grupos de Procesos ejercen acciones uno sobre los otros de manera recíproca; sin
embargo, un caso particular tiene que ver con el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control, en
tanto que transcurren al mismo tiempo que los procesos pertenecientes a otros Grupos de Procesos;
razón por la cual se le considera como un Grupo de Procesos “de fondo” para los otros cuatro
Grupos de Procesos. Adicionalmente, el PMI establece una diferencia entre los conceptos de
“Monitoreo” y “Control”:
• Monitoreo: recolectar datos del desempeño del proyecto con respecto a un plan, producir
medidas de desempeño
• Control: comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las
variaciones y evaluar tendencias.
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Módulo 3
Ahora bien, los grupos de procesos de la gerencia de proyectos se presentan como elementos
discretos, pero con interfaces bien definidas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo,
en la práctica se superponen e interactúan de maneras casi innumerables.
Los grupos de procesos de la dirección de proyectos se vinculan entre sí a través de las salidas que
producen; la salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o
constituye un entregable del proyecto, subproyecto o fase del proyecto. Los entregables a nivel del
subproyecto o del proyecto pueden llamarse entregables incrementales.
El grupo de procesos de Planificación suministra al grupo de procesos de Ejecución el plan para
la dirección del proyecto y los documentos del proyecto y, conforme el proyecto avanza, a menudo
genera actualizaciones al plan para la dirección del proyecto y a los documentos del proyecto.
Cuando el proyecto está dividido en fases, los Grupos de Procesos interactúan dentro de cada fase.
Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos es una tarea integradora donde cada proceso, tanto del producto como
del proyecto, debe estar alineado y conectado de manera apropiada con los demás procesos, con el
fin de facilitar la coordinación. Las áreas de conocimiento describen los conocimientos y prácticas
necesarias en la dirección de proyectos, las cuales analizaremos individualmente en posteriores
clases.
Hasta este momento hemos visto los grupos de procesos de la dirección de proyectos y los procesos
internos que los componen. En esta lectura haremos referencia a las diez áreas del conocimiento
propuestas en la Guía del PMBOK®.
Un área de conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades
que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de
especialización. Estas áreas se utilizan en la mayoría de los proyectos, durante la mayor parte del
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Módulo 3
tiempo y los equipos de proyecto deben utilizarlas, así como otras áreas de conocimiento, de la
manera más adecuada en su proyecto específico.
En cada una de las áreas de conocimiento de la gerencia de proyectos, se llevan a cabo una serie
de procesos, que se asocian además a los cinco grupos de procesos de la gerencia de proyectos.
Cada uno de los conocimientos, herramientas y técnicas para gestionar proyectos, tales como la
estructura de desglose del trabajo, el análisis de ruta crítica y la gestión del valor añadido están
contempladas en las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos. Comprender y aplicar los
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, generalmente reconocidas como mejores
prácticas del PMI, requieren que el equipo de dirección del proyecto comprenda y utilice los
conocimientos y las habilidades que se expresan en cada una de éstas.
Las áreas de conocimiento de la dirección de proyecto poseen una estrecha relación con el ciclo
de vida del proyecto y sus fases. Cada proceso ha sido organizado en diez áreas de conocimiento
que se describen a continuación:
Áreas de conocimiento
• Contempla la definición del proyecto, así como la definición de
las áreas involucradas, desde la propia gestión hasta la ejecución
Integración y cierre de proyecto.
• Integra el trabajo realizado en las otras áreas de
conocimiento.
• Define lo que forma y no forma parte del proyecto, de los
entregables y resultados finales del mismo, así como todo el
trabajo necesario para conseguirlos.
Alcance • Contempla la gestión de cambios del alcance, motivados por
variaciones en las necesidades del cliente o por una mala
formulación inicial.
• Asegura que el proyecto se lleve a cabo dentro del calendario
temporal previsto.
Cronograma
• Define la secuencia de actividades a realizar, así como su
duración y coordinación.
• Contempla la gestión económica, elaboración de presupuestos y
Costos control presupuestario.
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Módulo 3
Áreas de conocimiento
• Asegurar que el proyecto cumple los requerimientos
Calidad y necesidades por los cuales fue emprendido.
• Conlleva procesos de planificación, gestión y control de calidad.
• Planificación de los recursos humanos, incluyendo los roles
necesarios, organización jerárquica, etc.
• Desarrollo del equipo, motivación y liderazgo, habilidades
Recursos humanas.
• Trata tanto la gestión del equipo de trabajo como de los
• recursos físicos.
• Descripción de los flujos de información entre las
Comunicaciones personas y los departamentos involucrados.
• Definición del sistema de información.
• Determinación de los riesgos principales, elaborando planes
Riesgos • alternativos para los de mayor impacto.
• Planificación de las subcontrataciones y relaciones con los
Adquisiciones proveedores.
• Identificación de los interesados
• Planificación de la participación de los interesados
Interesados • Gestión del compromiso con los interesados
• Monitoreo de la participación de los interesados.
Tabla 1Áreas de conocimiento PMI.
Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos
Los procesos para la dirección de proyectos se superponen e interactúan de manera constante en
la práctica, aunque -en teoría- se estudien por separado. Si bien existen diferentes formas de dirigir
un proyecto, los procesos planteados por el PMI son una guía para aplicar los conocimientos y
habilidades apropiados respecto a la dirección de proyectos.
Los procesos interactúan entre sí ya que la salida de uno de estos procesos puede ser la entrada de
otro proceso, generalmente la aplicación de los procesos de dirección de proyectos se da de forma
iterativa, pues algunos procesos se repiten durante el proyecto.
La siguiente gráfica nos muestra cómo se relacionan los procesos de la dirección de proyectos.
Aquí podemos observar que la salida del proceso de iniciación es la entrada del proceso de
planeación, a su vez, podemos ver que el proceso de planeación puede ser iterativo ya que durante
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Módulo 3
el desarrollo o ejecución del proyecto es posible que se generen situaciones que nos lleven a ajustar
o planear partes del proyecto.
Ilustración 1 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Adicionalmente, los procesos de la dirección de proyectos pueden superponerse entre sí a lo largo
del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, al tener un proyecto estructurado por fases, el equipo
encargado del Grupo del Proceso de Ejecución sigue el plan establecido por el equipo encargado
del Grupo del Proceso de Planificación. Sin embargo, con el avance del proyecto es posible que
este plan original se actualice, así como los documentos del proyecto.
En la Ilustración 2, extraído de la Guía del PMBOK®, podemos observar cómo interactúan los
grupos de procesos y el nivel de superposición en las etapas del proyecto.
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Módulo 3
Ilustración 2 Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto
Para asegurar que el proyecto se ejecute dentro de los tiempos y costos estimados, es necesario
que los grupos de procesos se activen en el momento necesario, con el fin de conducir eficazmente
el proyecto hacia su cierre de forma controlada.
Es importante mencionar que un grupo de procesos contiene los procesos de la dirección de
proyectos vinculados por sus entradas y salidas. De esta manera, el resultado de un proceso
constituye la entrada de otro. Los grupos de procesos son diferentes a las fases del proyecto. Si
los proyectos son grandes o complejos se dividen en subproyectos o fases. Por ejemplo, proyectos
para rediseño de un producto que incluyen investigaciones de mercado, diseño y producción de
prototipos, etc. En estos casos todos los grupos de proceso se deben repetir en cada subproyecto o
fase.
El grupo de procesos en donde se concentra la mayor parte de la actividad es en la dirección de
proyectos. En el caso de que un proceso ocurra en el Grupo del Proceso de Planificación y se
actualice en el Grupo del Proceso de Ejecución, este no supone un nuevo proceso.
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Módulo 3
Tabla 2 Correspondencia entre grupos de procesos y áreas de conocimiento de la dirección de proyectos
Grupos de procesos de la Dirección de proyectos

Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Áreas de
procesos de procesos de procesos de procesos de procesos
conocimiento
inicio planificación ejecución Monitoreo y de cierre
control
4.3 Dirigir y 4.5 Monitorear y
4.1 gestionar el controlar el
4.2 Desarrollar el 4.7
4. Gestión de la Desarrollar el trabajo del trabajo del
plan para la Cerrar el
integración del acta de proyecto proyecto
dirección del proyecto
proyecto constitución 4.4 Gestionar el 4.6 Realizar el
proyecto o fase
del proyecto conocimiento del control integrado
proyecto de cambios
5.1 Planificar la
gestión del
alcance
5.4 Validar el
5. Gestión del 5.2 Recopilar
alcance
alcance del requisitos
5.5 Controlar el
proyecto 5.3 Definir el
alcance
alcance
5.4 Crear
WBS/EDT
6.1 Planificar la
gestión del
cronograma
6.2 Definir las
actividades
6. Gestión del
6.3 Secuenciar las 6.6 Controlar el
cronograma del
actividades cronograma
proyecto
6.4 Estimar la
duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el
cronograma
7.1 Planificar la
gestión de los
7. Gestión de los costos
7.4 Controlar los
costos del 7.2 Estimar los
costos
proyecto costos
7.3 Determinar el
presupuesto
8. Gestión de la 8.1 Planificar la

8.2 Gestionar la 8.3 Controlar la
calidad del gestión de la
calidad calidad
proyecto calidad
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Módulo 3
Grupos de procesos de la Dirección de proyectos

Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Áreas de
procesos de procesos de procesos de procesos de procesos
conocimiento
inicio planificación ejecución Monitoreo y de cierre
control
9.1 Planificar la 9.3 Adquirir
gestión de los recursos
9. Gestión de los
recursos 9.4 Desarrollar el 9.6 Controlar los
recursos del
9.2 Estimar los equipo recursos
proyecto
recursos de las 9.5 Dirigir al
actividades equipo
10. Gestión de
10.1 Planificar la 10.2 Gestionar 10.3 Monitorear
las
gestión de las las las
comunicaciones
comunicaciones comunicaciones comunicaciones
del proyecto
11.1 Planificar la
gestión de los
riesgos
11.2 Identificar
los riesgos
11.3 Realizar el
análisis
11. Gestión de 11.6 Implementar
cualitativo de los 11.7 Monitorear
los riesgos del la respuesta a los
riesgos los riesgos
proyecto riesgos
11.4 Realizar el
análisis
cuantitativo de los
riesgos
11.5 Planificar la
respuesta a los
riesgos
12. Gestión de 11.1 Planificar la
12.2 Efectuar las 12.3 Controlar las
las adquisiciones gestión de las
adquisiciones adquisiciones
del proyecto adquisiciones
13.1 13.4 Monitorear
13. Gestión de 13.2 Planificar el 13.3 Gestionar la
Identificar a el
los interesados involucramiento participación de
los involucramiento
del proyecto de los interesados los interesados
interesados de los interesados
A continuación, estudiaremos los cinco grupos de procesos necesarios en la dirección de proyectos.
Estos tienen dependencias bien definidas y normalmente se llevan a cabo en la misma secuencia
en cada proyecto.
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Módulo 3
Los grupos de procesos son independientes de las áreas de aplicación o el sector industrial en el
que se desarrolle el proyecto. Además, son individuales y generalmente se repiten antes de finalizar
el proyecto. Los procesos que constituyen un grupo de procesos suelen presentar interacciones
tanto al interior del grupo como entre los demás grupos de procesos. Tales interacciones pueden o
no desarrollarse en un orden determinado.
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Módulo 3
Capítulo 2
Dominios de Desempeño de la Dirección de Proyectos
Los dominios de desempeño representan una forma de reducir en partes la complejidad del todo
en la dirección de proyectos, son áreas amplias de enfoque para la ejecución de proyectos. Cada
dominio es un subconjunto de actividades con sus dinámicas, como expresiones de la aplicación
de las competencias y habilidades de la dirección de proyectos.
Se definen como un grupo de actividades relacionadas que son críticas para la entrega efectiva de
los resultados del proyecto. La unión de todas las partes representa el sistema de entrega del
proyecto (Project Delivery).
Los dominios de desempeño se interceptan, solapan, interrelacionan e influyen unos con otros
formando un sistema de dominios de desempeño cuya función es soportar el sistema para la entrega
de valor. PMI propone ocho (8) dominios de desempeño con su aporte al ciclo de vida,
planificación y entrega de resultados (tangibles o no) de la dirección del proyecto:
Ilustración 3 Dominios de Desempeño de la Dirección de Proyectos
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Módulo 3
Equipo
El dominio de Equipo aborda las actividades y funciones asociadas con las personas que son
responsables de producir los entregables del proyecto que realizan los resultados comerciales,
teniendo en cuenta:
• El equipo del proyecto es un conjunto de personas que realizan el trabajo del proyecto para
lograr sus objetivos.
• Se debe establecer un entorno para ayudar al equipo a evolucionar hacia un equipo de alto
desempeño.
• Esto incluye fomentar el desarrollo del equipo, fomentar los comportamientos de liderazgo
de todos los miembros del equipo del proyecto y compartir la propiedad de los resultados
Con relación al dominio de Equipo, debe tenerse en cuenta la diferencia entre grupo y equipo:
• Un grupo es un conjunto de personas que persigue objetivos, en muchos casos diferentes
y de manera individualizada
• Un equipo es un conjunto de personas que tienen tareas relacionadas entre sí y conjugan
los esfuerzos de manera colectiva para perseguir el mismo objetivo
En este dominio, las labores asociadas con la gestión del equipo incluyen:
• Gestionar conflictos
• Dirigir al equipo
• Apoyar al desempeño del equipo
• Empoderar a los miembros del equipo y los interesados
• Asegurar que los miembros del equipo / partes interesadas estén adecuadamente
capacitados
• Desarrollar el equipo
• Abordar y eliminar impedimentos, obstáculos y bloqueadores del equipo
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Módulo 3
• Desarrollar un entendimiento compartido
• Involucrar y apoyar equipos virtuales
• Definir las reglas básicas del equipo
• Promover el desempeño del equipo a través de la inteligencia emocional
Interesados
El dominio de Interesados aborda las actividades y funciones asociadas con las partes interesadas,
para facilitar su interacción efectiva y contribuir al éxito del proyecto. La participación de los
interesados incluye la implementación de estrategias y acciones para promover su participación
efectiva en la toma de decisiones y la implementación del proyecto.
Los conceptos clave para la gestión de los interesados del proyecto incluyen:
• Cada proyecto tiene interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto, ya sea
de forma positiva o negativa.
• Algunos interesados tendrán una capacidad limitada para influir en los trabajos o resultados
del proyecto; otros tendrán una influencia significativa sobre el mismo y sobre sus
resultados esperados.
• La capacidad del director y el equipo del proyecto para identificar correctamente e
involucrar a todos los interesados de manera adecuada puede significar la diferencia entre
el éxito y el fracaso del proyecto.
• Para aumentar las posibilidades de éxito, el proceso de identificación e involucramiento de
los interesados debería comenzar lo antes posible una vez que el acta de constitución del
proyecto haya sido aprobada, el director del proyecto haya sido asignado y el equipo
empiece a formarse.
• La clave para un involucramiento efectivo de los interesados es enfocarse en la
comunicación continua con todos los interesados.
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Módulo 3
• La satisfacción de los interesados debería identificarse y gestionarse como uno de los
objetivos clave del proyecto.
• El proceso de identificación y compromiso de los interesados en beneficio del proyecto
es iterativo, y debe ser revisado y actualizado de forma rutinaria, sobre todo cuando el
proyecto entra en una nueva fase, o si se presentan cambios significativos en la
organización o en la más amplia comunidad de interesados.
En este dominio, las labores asociadas con la gestión de los interesados incluyen:
• Gestionar conflictos
• Colaborar con los interesados
• Realizar mentoría a los interesados relevantes
• Gestionar las comunicaciones
• Involucrar a los interesados
• Integrar las actividades de planificación del proyecto.
• Gestionar los artefactos del proyecto
• Determinar la metodología / métodos y prácticas apropiadas del proyecto.
• Gestionar los incidentes del proyecto
• Planificar y gestionar el proyecto / cierre de fase o transiciones
• Promover el desempeño del equipo a través de la inteligencia emocional
Ciclo de Vida
El dominio de Ciclo de vida aborda las actividades y funciones asociadas con el enfoque de
desarrollo, la cadencia y las fases del ciclo de vida del proyecto. Esto proporciona el marco de
referencia básico para dirigir el proyecto, el cual se aplica independientemente del trabajo
específico del proyecto involucrado.
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Módulo 3
Es función del equipo de dirección del proyecto determinar el mejor ciclo de vida para cada
proyecto.
El ciclo de vida del proyecto debe ser lo suficientemente flexible para enfrentar la diversidad de
factores incluidos en el proyecto. La flexibilidad del ciclo de vida puede lograrse:
• Identificando el proceso o los procesos que deben llevarse a cabo en cada fase,
• Llevando a cabo el proceso o los procesos identificados en la fase adecuada,
• Ajustando los diversos atributos de una fase (p.ej., nombre, duración, criterios de salida y
criterios de entrada).
En este dominio, las labores asociadas con la gestión del ciclo de vida incluyen:
• Ejecutar el proyecto con la urgencia requerida para entregar valor comercial
• Establecer la estructura de gobierno del proyecto.
• Garantizar la transferencia de conocimiento para la continuidad del proyecto.
• Planificar y gestionar el cumplimiento del proyecto.
• Evaluar y entregar beneficios y valor del proyecto.
• Evaluar y abordar los cambios externos del entorno empresarial
• Apoyar el cambio organizacional
Planificación
El dominio de Planificación aborda las actividades y funciones asociadas con la organización
inicial, continua y en evolución y la coordinación necesaria para generar los entregables y los
resultados del proyecto.
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Módulo 3
La planificación organiza, elabora y coordina el trabajo a lo largo del proyecto. Desarrollan los
planes, componentes y documentos del proyecto utilizados para llevarlo a cabo.
La planificación se lleva a cabo desde el principio y durante todo el proyecto. La cantidad, el
tiempo y la frecuencia varían según el producto, el enfoque de desarrollo, el entorno y las
partes interesadas
El equipo de dirección del proyecto busca el aporte y estimula la participación de los
interesados relevantes durante la planificación del proyecto.
Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto pueden generar
la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación y, posiblemente, uno
o más procesos de inicio. La naturaleza de un proyecto puede requerir el uso de reiterados
ciclos de realimentación para análisis adicionales.
Es probable que se requiera una revisión de la planificación a medida que se recopilan o se
comprenden más características o información sobre el proyecto. Este refinamiento continuo
de los planes recibe el nombre de elaboración progresiva, para indicar que la planificación y la
documentación son actividades iterativas o continuas.
En este dominio, las labores asociadas con la Planificación incluyen:
• Planificar y gestionar el presupuesto y los recursos
• Planificar y gestionar el cronograma
• Planificar y gestionar el alcance
• Gestionar los cambios en el proyecto
• Dirigir al equipo
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Módulo 3
Incertidumbre y Ambigüedad
El dominio de Incertidumbre y Ambigüedad aborda las actividades y funciones asociadas con el
riesgo y la incertidumbre. Los proyectos existen en entornos con diversos grados de incertidumbre,
y la incertidumbre presenta amenazas y oportunidades que los equipos del proyecto exploran y
evalúan y luego deciden cómo manejar.
La incertidumbre, en el sentido más amplio, es un estado de desconocimiento o imprevisibilidad.
Hay muchos matices en la incertidumbre, tales como: riesgo asociado con no conocer eventos
futuros, ambigüedad asociada con no estar al tanto de las condiciones actuales o futuras,
complejidad asociada con sistemas dinámicos con resultados impredecibles y muchos otros.
La complejidad en el ámbito de los proyectos es resultado del comportamiento del sistema de la
organización, el comportamiento humano y la incertidumbre en el trabajo de la organización o su
entorno. En Navigating Complexity: A Practice Guide (Navegando la Complejidad: Guía
Práctica), estas tres dimensiones de la complejidad se definen como:
• Comportamiento del sistema: Las interdependencias entre componentes y sistemas.
• Comportamiento humano: La interacción entre diversos individuos y grupos.
• Ambigüedad: Incertidumbre acerca de incidentes emergentes y falta de entendimiento o
confusión.
En este dominio, las labores asociadas con la Gestión de la Incertidumbre y Ambigüedad incluyen:
• Evaluar y gestionar riesgos
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Módulo 3
• Evaluar y abordar los cambios externos del entorno empresarial para determinar el impacto
en el alcance
Entrega
El dominio de Entrega del Proyecto aborda las actividades y funciones asociadas con la entrega
del alcance y la calidad para los que se emprendió el proyecto. Un entregable es un elemento o
resultado medible, tangible y verificable producido como resultado de ejecutar un proyecto o parte
del mismo. Está sujeto a la aprobación interna del mismo (control de calidad) y posteriormente
validados por el cliente.
La Entrega del Proyecto tiene en cuenta los siguientes aspectos:
• Los proyectos apoyan la ejecución de la estrategia y el avance de los objetivos comerciales.
• La ejecución del proyecto se centra en cumplir los requisitos, el alcance y las expectativas
de calidad para entregar los productos esperados que impulsarán los resultados esperados.
• Los proyectos brindan valor comercial al desarrollar nuevos productos o servicios, resolver
problemas o arreglar cosas defectuosas o subóptimas.
• Los proyectos pueden utilizar un enfoque de entrega que respalde la liberación de
entregables a lo largo del ciclo de vida del proyecto, en puntos específicos o al final del
proyecto.
• El valor comercial a menudo se sigue capturando mucho después de que el proyecto ha
terminado
En este dominio, las labores asociadas con la Entrega de Proyecto incluyen:
• Planificar y gestionar el cumplimiento del proyecto
en el alcance
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Módulo 3
• Involucrar a los interesados
• Planificar y gestionar la calidad de los productos / entregables
• Determinar la metodología / métodos y prácticas apropiadas del proyecto
• Evaluar y entregar los beneficios y el valor del proyecto
Desempeño
El dominio de Desempeño aborda las actividades y funciones asociadas con la evaluación del
desempeño del proyecto y la toma de las acciones apropiadas para mantener un desempeño
aceptable.
La medición implica evaluar el desempeño del proyecto e implementar las respuestas apropiadas
para mantener un desempeño óptimo.
El dominio de desempeño de la medición evalúa el grado en que las entregas y el desempeño del
proyecto cumplen con los resultados esperados.
Tener información oportuna y precisa sobre la entrega y el desempeño permite al equipo aprender
y determinar la acción apropiada a tomar para abordar las variaciones actuales o esperadas del
desempeño deseado.
El dominio de Desempeño comprende hacer seguimiento, revisar e informar el avance general a
fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan del proyecto. Este proceso es
el que permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto, reconocer las medidas
adoptadas para abordar los problemas de desempeño y tener visibilidad del estado futuro del
proyecto con los pronósticos del cronograma y de costos:
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Módulo 3
• Recopila, analiza y comunica la información
• Mide y monitorea el progreso y define las medidas adecuadas
• Facilita la toma de decisiones integradas relativas a los cambios clave que impactan al
proyecto
En este dominio, las labores asociadas con la Gestión del Desempeño incluyen:
• Apoyar al desempeño del equipo
• Planificar y gestionar el cronograma
• Gestionar los cambios en el proyecto
en el alcance
Trabajo del Proyecto
El dominio de Trabajo del Proyecto aborda las actividades y funciones asociadas con el
establecimiento de procesos de proyectos, la gestión de recursos físicos y la promoción de un
entorno de aprendizaje.
El trabajo del proyecto está asociado con el establecimiento de los procesos y la realización del
trabajo para permitir que el equipo del proyecto entregue el valor y los resultados esperados.
26
Módulo 3
También incluye la comunicación, el compromiso, la gestión de recursos físicos, las adquisiciones
y otros trabajos para mantener las operaciones del proyecto funcionando sin problemas.
En este dominio, las labores asociadas con el Trabajo del Proyecto incluyen:
• Planificar y gestionar las adquisiciones
• Garantizar la transferencia de conocimiento para la continuidad del proyecto.
• Planificar y gestionar la calidad de los productos / entregables
27
Módulo 3
Capítulo 3
Modelos, Métodos y Artefactos
La Guía del PMBOK® enumera los modelos, métodos y artefactos de mayor utilidad para los
profesionales de proyectos; proporciona una descripción breve de cada modelo, método y
artefacto, y mapea cada modelo, método y artefacto con uno o más dominios de desempeño del
proyecto donde podrían ser más aplicables.
• Un modelo describe una estrategia de pensamiento para explicar un proceso, marco o
fenómeno.
• Un método es el medio para lograr un resultado o entregable del proyecto.
• Un artefacto es una plantilla, documento, salida o entregable del proyecto.
Una presentación de los tipos de modelos, métodos y artefactos útiles para la gestión del proyecto,
se detallan en el PMIstandards+™. La descripción de Modelos, Métodos y Artefactos permite
relacionar la Guía del PMBOK® con la PMIstandards+™ y los anexos. PMIstandards+™ tipo
“Wikipedia” o "projectpedia” presenta una descripción detallada de las mejores prácticas de la
dirección de proyectos, en forma de artículos, formatos (templates), documentos, modelos,
métodos, procedimientos, registros, reportes, backlogs, entre otros.
Los modelos incluyen, por ejemplo:
• Grupos de Procesos
• Modelo ADKAR®
• Liderazgo situacional
• Marco de Cynefin
• Modelo de Tuckman
• Teoría de las necesidades
• Modelos de Comunicación
28
Módulo 3
Los métodos incluyen:
• Matriz de probabilidad e impacto
• Recopilación de Lecciones aprendidas
• Procedimiento de Cierre del proyecto
• Estimación de Puntos de historia
• Delphi de banda ancha
Los artefactos incluyen:
• Acta de Constitución del proyecto
• Registro de riesgos
• Plan de involucramiento de los interesados
• Matriz de priorización
• Historia del usuario
• Mapa de flujo de valor
Un ejemplo consolidado podría ser el siguiente:
Ilustración 4 Modelos, Métodos y Artefactos
29
Módulo 3
Capítulo 4
Tailoring: Principios de Adaptación
Un sistema de adaptación (tailoring) permite seleccionar el enfoque de dirección del proyecto, para
adecuarlo a las necesidades de la empresa, de los interesados, del proyecto, y de la mejora continua.
Estas decisiones pueden incluir:
• Modelos a emplear en una situación determinada.
• Métodos a utilizar al realizar nuestro trabajo y qué artefactos desarrollar
• Adaptaciones de contenido en los diversos artefactos con un proceso iterativo
de prototipado, co-creación, colaboración, retroalimentación y retrospectiva.
El tailoring representa un marco de trabajo con preguntas clave para ayudar al equipo a ajustar los
procesos de gestión y aplicar los principios de dirección de proyectos a las necesidades y
particularidades del proyecto.
La adaptación es necesaria porque cada proyecto es único. No todos los procesos, métodos,
modelos, artefactos, herramientas, técnicas, identificadas en la Guía del PMBOK® son necesarios
en cada proyecto.
La adaptación debe abordar las restricciones contrapuestas de alcance, cronograma, costo,
recursos, calidad y riesgo. La importancia de cada restricción es diferente para cada proyecto, y el
director del proyecto adapta el enfoque para gestionar estas restricciones con base en el entorno
del proyecto, la cultura de la organización, las necesidades de los interesados y otras variables.
El director del proyecto también debe considerar los diferentes niveles de gobernanza que pueden
ser necesarios y dentro de los cuales operará el proyecto. Además, considerar si el cliente del
proyecto es interno o externo a la organización.
30
Módulo 3
Ilustración 5 Tailoring: Principios de Adaptación
31
Módulo 3
Bibliografía
Corporación universitaria de asturias. (2014). Procesos y áreas de conocimiento de la dirección
de proyectos. Europa: Instituto Europeo de postgrado.
Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos -
PMBOK Project Manajement Body of Knowlegde Sexta Edición. EEUU.
32
Módulo 3
© U de CATALUÑA, 2021
Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial sin
permiso o autorización de la Universidad, Bogotá - Colombia.
33

M03L02 Fundamentos de La Direccion de Proyectos

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Módulo 3

Fundamentos de la Dirección de Proyecto

Dominios, Áreas y Procesos

Diplomado en Gerencia de Proyectos bajo lineamientos del PMBOK® del PMI

Capítulo 1 Enfoque de Procesos de la Dirección de Proyectos ...................................................... 6

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos ...................................................................... 7

Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos ................................................................ 9

Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos ....................................................... 11

Capítulo 2 Dominios de Desempeño de la Dirección de Proyectos ............................................. 17

Ciclo de Vida ............................................................................................................................ 20

Incertidumbre y Ambigüedad ................................................................................................... 23

Trabajo del Proyecto ................................................................................................................. 26

Capítulo 3 Modelos, Métodos y Artefactos .................................................................................. 28

Capítulo 4 Tailoring: Principios de Adaptación ........................................................................... 30

Ilustración 1 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos ................................................... 12

Ilustración 2 Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto .................................... 13

Ilustración 3 Dominios de Desempeño de la Dirección de Proyectos .......................................... 17

Ilustración 4 Modelos, Métodos y Artefactos ............................................................................... 29

Ilustración 5 Tailoring: Principios de Adaptación ........................................................................ 31

Tabla 1Áreas de conocimiento PMI. ............................................................................................ 11

Tabla 1 Correspondencia entre grupos de procesos y áreas de conocimiento de la dirección de

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas,

manera uniforme en todos los proyectos.

qué procesos son apropiados, y su grado de rigor correspondiente.

una parte del ciclo se convierte en la entrada de otra.

bien definidas; sin embargo, en la práctica, se superponen e interactúan de maneras casi

La dirección de proyectos se lleva a cabo mediante la aplicación de múltiples procesos agrupados

de manera lógica y categorizados en 5 grupos de procesos y en 10 áreas de conocimiento. Cada

uno de los procesos cuenta con: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

de vida, planificación y entrega de resultados (tangibles o no) de la dirección del proyecto.

Enfoque de Procesos de la Dirección de Proyectos

Un proceso es un conjunto de acciones y/o actividades interrelacionadas desarrolladas para

una etapa de modificación (herramientas y técnicas aplicadas) y salidas.

especificaciones que buscamos. En la ejecución de proyectos el director del proyecto debe

pueden restringir las iniciativas de la dirección de proyectos.

y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

específico, no se puede definir el alcance del proyecto.

la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta la posibilidad de éxito de los

Sin embargo, los conocimientos, habilidades y procesos contemplados en este apartado no

transformación (técnicas y herramientas) y salidas, a este proceso se le llama adaptación, y lo

estudiaremos a lo largo de este apartado.

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Dada la naturaleza de los procesos de la dirección de proyectos en materia de integración,

cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos:

o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para

comenzar dicho proyecto o fase.

• Grupo del Proceso de Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el

alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.

seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar

o una fase del mismo”.

• Control: comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las

variaciones y evaluar tendencias.

en la práctica se superponen e interactúan de maneras casi innumerables.

producen; la salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o

subproyecto o del proyecto pueden llamarse entregables incrementales.

El grupo de procesos de Planificación suministra al grupo de procesos de Ejecución el plan para

Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos

necesarias en la dirección de proyectos, las cuales analizaremos individualmente en posteriores

propuestas en la Guía del PMBOK®.

Un área de conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades

que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de

manera más adecuada en su proyecto específico.

contempladas en las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos. Comprender y aplicar los