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Planeación de la auditoría administrativa

Aura Marina Brito Ortega, Diego Alejandro Barreto Wilches, Gina Patricia Gaona Manquillo y
Johanna Mendoza Cortés

Facultas Administración de empresas, Fundación Universitaria del Área Andina

602: Auditoria Administrativa (Johanna Mendoza)

603: Auditoria Administrativa (Aura Brito, Diego Barreto y Gina Gaona)

Fabián Alejandro Sanabria Agudelo

05 de septiembre del 2022
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Introducción

El siguiente escrito tiene como meta mostrar y dar conocer los pasos que se presenta en

un proceso de auditoria administrativa, la empresa que escogimos para realizar la metodología es

Seguros Del Estado Vida S.A.S, se recopila información necesaria con el fin de poder exponer

seguimientos de las irregularidades o puntos a mejorar, implementar y desarrollar los respectivos

controles que ayudará a disminuir los puntos negativos y tener una mejor veracidad de la

información.

Teniendo en cuenta que planeación de la auditoría administrativa, es una parte

fundamental de todo negocio, se debe realizar un paso a paso, cronológico, ordenado, sistemático

y de seguimiento, que permita al equipo de Auditoría, detectar los aspectos relevantes, que están

generando, falta de eficiencia, calidad y eficacia en los procesos que afecten los productos y

servicios brindados, generando, peticiones, quejas, reclamos o sugerencias, que disminuyan la

competitividad de la organización.

Se desarrollará el conocimiento global de la organización, se diagnostica las falencias del

área de talento humano y ventas, con toda esta información, el equipo de auditoría diseña el plan

de auditoría administrativa y las conclusiones de la investigación.

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Objetivo General

El objetivo general de esta investigación es identificar los pasos a seguir para realizar una

auditoría administrativa veraz, oportuna y eficaz en una compañía y ayudar a detectar las

falencias que se puedan presentar para un funcionamiento oportuno; con los resultados de esta

auditoría se debe focalizar un equipo de trabajo específico, que adopte un modelo adecuado, el

cual permita realizar una mejora continua. Al ser una compañía aseguradora, la rotación de

dinero es alta y se debe tener total control de cada uno de los contratos y los procesos

desarrollados por todo el personal de la empresa, incluyendo los altos mandos.

Objetivos específicos

● Proponer un modelo de auditoría administrativa, que permita a la organización

detectar de forma contundente y detallada posibles fallas en todas las áreas de la organización.

● Establecer un cronograma de actividades para realizar en forma oportuna, clara y

contundente la intervención del área de Talento humano y ventas.

● Determinar los métodos que se ajustan para realizar el análisis de la problemática

presentada, la cual está afectando la productividad y competitividad de la empresa.

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Marco Conceptual

La Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa, es definida como el conjunto de actividades y procesos,

encaminadas a revisar minuciosamente, la estructura, tanto interna como externa de cualquier

organización o empresa; con el único fin de establecer posibles problemáticas o riesgos que

puedan afectar el normal funcionamiento de las mismas y encaminar la mejora continua para

alcanzar el éxito, la rentabilidad y sostenibilidad, cumpliendo con todas las normas y políticas

establecidas por la ley.

Planeación de la Auditoría

Es la columna vertebral de la Auditoría, porque con ella se sigue el paso a paso que

permite: identificar, planificar, diagnosticar, ejecutar, conformar equipos idóneos, con los cuales

se puedan analizar resultados y controlar las estrategias de mejora, propuestas por los equipos de

Auditoría en todas las organizaciones.

Contextualización

Empresa Seguros del Estado S.A

La empresa Seguros Del Estado S.A, identificada con nit 8600095786, fué constituida

como sociedad anónima, ubicada en la ciudad de Bogotá en la Carrera 11 nº 90 - 20, su actividad

económica es, 6511 Seguros generales. Cuenta con 3,5 millones de asegurados, más de 3.500

intermediarios, 1.550 empleados, 37 oficinas en 24 ciudades del país.

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Direccionamiento Estratégico

Reseña Histórica. Seguros del Estado SA y Seguros de Vida del Estado SA, nacido en agosto de

1956 gracias a la unión estratégica de un grupo antioqueño y de un grupo inglés. Se constituyó

entonces la compañía Aliadas de Seguros. En 1973, el Banco del Estado decide adquirirla y

cambia su razón social por Seguros del Estado SA, y traslada su casa matriz a Popayán, sede

principal del Banco.Tres años más tarde, las Juntas Directivas del Banco y de la aseguradora, al

ver que los resultados técnicos y operacionales eran muy negativos, deciden venderla. El 17 de

mayo de ese mismo año, la compañía fue adquirida por un grupo de reconocidos aseguradores

bajo la dirección del doctor Jorge Arturo Mora Sánchez. A finales de 1976, ocupó el último lugar

entre las 36 compañías de seguros legalmente constituidas en Colombia, en cuanto a primas y

patrimonio se refiere. Al finalizar 1984, la aseguradora contaba con activos por $841 millones,

que se elevaron en 1985 a $1.278 millones, con un incremento del 51,9%, la producción surgió

un aumento del 49,7% al pasar de $858 millones en 1984 a $1.285 millones en 1985, y las

reservas crecieron de $404 millones a $653 millones. Luego de un plan estratégico detallado,

Seguros del Estado SA emprendió una acción altamente efectiva.

Misión. Satisfacer las diferentes necesidades de protección de la vida y patrimonio de los

colombianos y sus empresas, ofreciendo confianza y tranquilidad a nuestros clientes, atractiva

rentabilidad a nuestros accionistas y progreso y seguridad a nuestros colaboradores.

Visión. Ser una de las empresas más sólidas y eficientes del sector asegurador colombiano,

manteniendo liderazgo en los ramos de Seguros Generales y de Personas, a través de la

excelencia en el servicio a nuestros clientes mediante procesos de transformación digital.

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Valores. Es obligación de los colaboradores de Seguros del Estado S.A. y Seguros de Vida del

Estado S.A. anteponer el cumplimiento de los principios y valores éticos a la consecución de las

metas comerciales y de observar las normas que regulan las relaciones entre sí y con los clientes.

Los pilares fundamentales se basan en los siguientes ítems:

● Respeto
● Lealtad
● Rectitud
● Honestidad
● Transparencia
● Igualdad
● Disciplina
● Responsabilidad

Gestión global

Posición ante la competencia. “Construimos sobre una base sólida de fortalezas clave, entre las

que se incluye una base de capital sólida, excelentes habilidades de gestión del riesgo y de

administración de gastos”. ( Waugh Rick, 2009).

Estructura organizacional.

La estructura organizacional está conformada por la Vicepresidencia de inversiones, la

Tesorería General y la Dirección de Riesgos Financieros, unidades responsables en su orden, de

la estructura del Front Office, Back Office y Middle Office. El Front y El Front y Back Office

dependen de la Vicepresidencia Corporativa y el Middle Office de la Vicepresidencia de Riesgos.

Completan la estructura el Comité de Riesgos de Tesorería responsable de evaluar y proponer a la

Junta Directiva las directrices de gestión de riesgo y el Comité Financiero: responsable de

recomendar la estrategia de inversión para los portafolios de la Compañía. El modelo utilizado

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por Seguros del Estado SA y Seguros de Vida del Estado SA, es un organigrama vertical, que

maneja un rango de niveles jerárquicos bien definidos, los mandos altos, tienen mayor poder de

decisión y autoridad, lo que hace que su enfoque sea bastante exigente, buscando la eficiencia y

calidad de su negocio, los colaboradores tienen definidas sus funciones y siempre rendirán

cuentas a un superior.

Gráfica 1. Organigrama Seguros de Estado Vida S.A.S

Fuente: Seguros del Estado Vida S.AS. Manuales internos.

Balance social. Seguros del Estado S.A. ejerce el cumplimiento de las leyes y normas nacionales

vigentes en la materia, asumiendo como declaración universal el respeto a los derechos humanos,

a la igualdad y equidad en las relaciones laborales, a la privacidad y a su libertad de opinión. Del

mismo modo, desarrolla prácticas responsables en su cadena de valor, que permitan contribuir a

una actuación respetuosa con el Medio Ambiente y la Comunidad. Enmarca la Responsabilidad

Social Empresarial (RSE) en una estrategia de relacionamiento con sus grupos de interés más

relevantes, buscando generar confianza recíproca, Adoptar alianzas y buenas prácticas expresadas

en programas, proyectos y actividades específicas. De esta forma se busca asegurar la

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conformidad de los grupos de interés y el logro de los objetivos empresariales en materia

económica, social y ambiental, que garanticen el desarrollo sostenible de su entorno.

Cargos directivos. Como en toda entidad Seguros del Estado S.A., están exigiendo cada vez

más un equilibrio entre las habilidades técnicas y de liderazgo, el director general de esta

aseguradora deberá ser un líder nato, con altas nociones financieras y de negocio, que garantice el

cumplimiento de los objetivos de la empresa para que así sus empleados dirijan la actividad de la

empresa hacia el cumplimiento de los objetivos fijados. Los cargos son:

1. Director

2. Gerente General

3. Gerente

4. Director de Recursos Humanos

5. Director de Finanzas

Política. Ejerce el cumplimiento de las leyes y normas nacionales vigentes en la materia,

asumiendo como declaración universal el respeto a los derechos humanos, a la igualdad y

equidad en las relaciones laborales, a la privacidad y a su libertad de opinión. Del mismo modo,

desarrolla prácticas responsables en su cadena de valor, que permitan contribuir a una actuación

respetuosa con el Medio Ambiente y la Comunidad.

Financiero

Se anexa un resumen del estado financiero que tiene la compañía a corte del año 2021.
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Gráfica 2. Estados Financieros

Fuente: Seguros del Estado Vida S.A.S, informes financieros

Capital de trabajo. en la compañía de Seguros del estado S.A., el capital es un indicador que

refleja la situación de la empresa que impacta en las actividades cotidianas de la entidad, cuyo

desempeño va ser evaluado a la hora de determinar la eficiencia con la que se utilicen los
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recursos de la organización ya que son necesarios para las operaciones de la empresa en el corto

plazo y su financiamiento, así de esta manera minimizar el riesgo de liquidez y se maximicen las

utilidades.

Inversiones. La Junta Directiva y la alta dirección han dispuesto que todas las inversiones en

mercados internos como externos; deban generar la mejor rentabilidad de acuerdo con el apetito

de riesgo establecido, sobre la base de la seguridad en cuanto al emisor, la liquidez de los

instrumentos financieros, niveles de exposición a los diferentes tipos de riesgos, eficiencia en el

proceso de inversión (negociación de valores) dentro del marco legal y regulatorio colombiano

vigente. Las inversiones deben estar circunscritas en:

● Operaciones de mercado monetario, operaciones de mercado cambiario.

● Negociación de valores de deuda pública, privada / oficial en pesos o en cualquier

otra denominación.

● Operaciones específicas como pactos de recompra o de reventa, ventas en corto,

transferencias temporales de valores y operaciones simultáneas.

● Operaciones en instrumentos derivados.

● Respecto de otras alternativas de inversión que quieran realizar las compañías en

beneficio de esta. Las propuestas se discuten, debaten y presentan en el Comité Financiero y

Comité de Riesgos de Tesorería, para que luego sean aprobadas en la Junta Directiva. (Aplica

para inversiones admisibles de los demás activos que componen el portafolio de libre inversión).

Planeación financiera: Este es el plan mensual que se debe elaborar para conocer las metas y

obligaciones que se deben cumplir durante el tiempo estimado por las Gerencias, el seguimiento

de dichas obligaciones se deben realizar en reuniones de control.

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Comercial

Para el año 2021 nuestra aseguradora conservará su posición como segunda compañía del

mercado, registrando un índice combinado igual o menor al 98%, que le permita fortalecer su

posición patrimonial. Así mismo, se ofrecerán mejores experiencias a los clientes internos y

externos, fortaleciendo la calidad de nuestros servicios a través de la transformación digital,

denominada Meta Estratégica Grande y Ambiciosa ( MEGA).

Oferta: Este tipo de programas se destinan a paquetes o cuentas que tiene poca aceptación de los

clientes.

Distribución: cuenta con 3,5 millones de asegurados, más de 3.500 intermediarios y 1.550

empleados. Su principal canal de distribución es la fuerza de ventas y cuenta con 37 oficinas en

24 ciudades del país, realizó una alianza con Grupo Mutua es la compañía líder en seguros

generales y autos en España, cuenta con una cartera de más de 13 millones de asegurados y unos

ingresos por primas de 5.270 millones de euros. También está presente en Chile con un acuerdo

similar al pactado con Seguros del Estado.

Precios: Todos los productos están destinados para las diferentes necesidades de los clientes,

según su capacidad económica se le otorgan los seguros y demás productos.

Publicidad: Para preservar la imagen corporativa de las compañías, la elaboración de placas

conmemorativas, folletos, pendones, souvenirs o cualquier material publicitario, se requiere de la

gestión y aprobación de la vicepresidencia comercial.

Ventas: Amplia cobertura y servicio en todo el territorio nacional, con presencia en 23 ciudades.

Y una red comercial de más de 4.000 agentes independientes, agencias y corredores, quienes

cuentan con un amplio conocimiento de nuestros productos.

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Producción

Diseño productivo: Al no contar con la información necesaria, para evidenciar el sistema y

modelos adoptados por la organización; en el cual se identifique el paso a paso de sus

actividades, se definirá entre una de las funciones del equipo de auditoría, ya que al ser una

empresa grande, por norma debe manejar sus flujogramas o mapas, en los cuales establecen los

diferentes procesos realizados, para poder controlar la ejecución de los mismos. con tiempos y

funciones específicas para realizar un adecuado control.

Programación: La programación de la producción se ocupa de definir los planes o los programas

de producción y de establecer qué, cuánto y cuándo producir con diferentes niveles de detalle y

diferentes horizontes temporales. (THINK VERTICAL, 21 ENERO 2019).

Inventarios: Seguros del Estado S. A, maneja el software Turnkey Lender para el manejo de

entradas y salidas de sus inventarios, este tipo de plataforma es digital, lo que le permite a la

organización una solución inteligente para automatizar los inventario de todas las áreas de la

organización de una forma digital en línea que se puede consultar desde el área administrativa

para obtener información a la mano y desde cualquier lugar, lo que permite controlar el manejo

adecuado de los recursos.

Talento humano

Motivación: una vez realizada la auditoría se verificó la capacidad para trabajar en equipo. En

esta área, la iniciativa y profesionalidad de los trabajadores depende mucho de su ambiente

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laboral y para ello se debe de obtener una balanza; con el personal especializado de esta área,

que tiene la capacidad de dirigir a otros empleados a su cargo o incluso a un equipo entero se

puede mejorar los aspectos que están entorpeciendo los procesos.

Productividad: es un indicador que nos deja en evidencia cuántos servicios se han llegado a

producir por cada uno de los recursos utilizados de la compañía en su elaboración dentro de un

plazo determinado, la productividad incluye factores tales como la tecnología imperante, las

economías de escala existentes en el sector, y la eficiencia técnica (Sanín y Zimet, 2003), con ello

la industria de seguros se refiere a la habilidad de un asegurador para producir un conjunto de

resultados.

Ambiente laboral: la empresa de seguros del estado S.A, se destaca por satisfacer las diferentes

necesidades de protección de la vida y patrimonio de los colombianos y sus empresas, ofreciendo

confianza y tranquilidad a los clientes y para ello internamente deben contar con un ambiente

laboral bueno. En la auditoría se evidenció que internamente la entidad tiene una falencia debido

a que el área de recursos humano no realiza la correcta evaluación de los perfiles de los

postulantes, debido a esto el área de contratación encargada de hacer las entrevista se ve afectada

obteniendo como resultado más carga laboral.

Incentivos: Para la implementación de concursos internos propuestos por las

sucursales,vicepresidenciales o gerencias de producto, se requiere la autorización previa para su

ejecución así como para liquidación de dichos premios por parte de la vicepresidencia comercial.

Políticas de selección y promoción: Los objetivos de las políticas de selección del personal son

reunir, unificar los criterios técnicos que permitan una correcta selección de personal. Definir los
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lineamientos para el reclutamiento y selección de personal que permitan distinguir los candidatos

ideales para cubrir las necesidades de la empresa.

Diseño de cargos y tareas: Corresponde al área de Talento Humano y al área administrativa

trabajar conjuntamente para definir los cargos, diseñar y elaborar todos los manuales de

funciones por cada área con sus responsabilidades, funciones deberes, derechos, capacitar e

implementar las estrategias pertinente para el cumplimiento a cabalidad de las tareas asignadas,

mantener actualizado el sistema de seguridad y salud en el trabajo, potencializar las habilidades,

en general la contratación del personal idóneo, implementar, servicios de bienestar y promoción

de todos los empleados.

Gestión de lo administrativo

Procesamiento de información: Los gestores comerciales, son responsables de obtener la

totalidad los documentos de vinculación. para los casos excepcionales en los que se autorice la

vinculación con documentos pendientes el gestor comercial, los procesos están sistematizados,

manejan la información centralizada, también manejan un backup interno en donde almacenan la

información, no se obtuvo información en donde se ubica este sistema.

Procedimientos de liderazgo y administración y esquemas de control interno.

• La vinculación de los Intermediarios deberá realizarse en la ciudad donde tenga registrada su

dirección comercial en el RUT y Certificado de Representación Legal, en caso de que sea

diferente a la ciudad de la oficina que vincula; si desea cambiar o ampliar su registro deberá

realizar los trámites pertinentes en la ciudad que corresponda.

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• El Gerente de sucursal deberá hacer un análisis previo a la solicitud de ampliación de clave

(carta de no oposición), el análisis incluye aspectos descritos en el formato creado para y tal fin,

para determinar la viabilidad de la autorización.

• Las sucursales deben velar por notificar a la Coordinación de Intermediarios sobre las

novedades de ingreso y/o de retiro de las personas naturales vinculadas para efectos de su

acreditación de idoneidad, para efectos de reportar ante el SUCIS.

Todas las políticas estan escritas en manuales, específicos por cada área como ventas, riesgo,

cartera, de funciones, etc, las cuales estan acordes con la legislación laboral, el estatuto tributario

referente a retención en la fuentes sobre salarios y normas de los entes reguladores que rigen

actualmente en Colombia, contempladas en el Código Sustantivo del Trabajo, Reglamento

Interno del Trabajo, Circulares emitidas por la Superintendencia Financiera, Sistema de Atención

al Cliente (SAC), Sistema de Atención de Riesgo Operativo (SARO), Sistema de Atención de

Riesgos (SAR), Sistema de Atención de Riesgos de Lavados de Activos y Financiación del

Terrorismo (SARLAFT), Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo SGSST, Comité

Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo (COPASST), Seguridad de la Información y

Protección de Datos Personales, Decretos, Leyes, Sentencias y Código de Conducta, Comité de

Convivencia Laboral y lo establecido por la ley 1010 de 2006 sobre el acoso laboral.

Definición de la evaluación para el área de ventas y Talento humano

Para los buenos resultados de una compañía, es muy importante tener un equipo de trabajo

idóneo con los compromisos claros en cada departamento, el área de ventas es una parte

fundamental para el crecimiento y cumplimiento de metas de toda organización, pero para que

estas metas se cumplan y el equipo de trabajo sea el indicado se debe conocer las fortalezas de
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cada persona y esta responsabilidad cae en el departamento de talento humano, es aquí donde se

descubren las fortalezas y debilidades del personal.

Gráfica 3. Organigrama del área de ventas

Fuente:https://es.scribd.com/document/457407124/Organigrama-Banco-Chile-docx

Gráfica 4. Organigrama área de Talento Humano

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Fuente:https://www.uac.edu.co/images/equipos-administrativos/organigramaTH.jpg

Objetivo general de la Auditoría

Identificar falencias que se puedan estar presentando en el departamento de ventas y

talento humano, las cuales pueden estar afectando, el buen servicio, la rentabilidad, imagen de la

empresa, la efectividad y eficacia que se ve reflejada en las frecuentes quejas y peticiones de los

clientes internos y externos.

Objetivos específicos

● Detallar cada uno de los etapas desarrollados en el área de Ventas y Talento

Humano; con el fin de identificar de manera clara las funciones del recurso humano y los tiempos

de realización en cada proceso.

● Identificar y mostrar a la organización, que no está ejerciendo el adecuado control,

apoyo y monitoreo a los objetivos estratégicos y lineamientos establecidos desde su creación.

● Diseñar una estrategia adecuada, que le permita a la empresa subsanar las

falencias encontradas en el desarrollo de esta Auditoría administrativa.

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Alcance

La Auditoría administrativa, es un aspecto fundamental para cualquier empresa que quiera

mantenerse vigente a través del tiempo en la mente del consumidor actual y el potencial,

adaptándose a los cambios del mercado en cuanto a los avances tecnológicos y su consumo,

precisamente por la forma cambiante de preferencias y exigen productos o servicios de calidad,

que cumplan sus necesidades y expectativas. En este orden de ideas se hace necesario y urgente

que la empresa realice una “Auditoría administrativa al área de Talento Humano y Ventas”;

para conocer el grado de satisfacción del cliente interno y externo, el tiempo de entrega, la

agilidad en la atención, el direccionamiento y de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias

(pqrs), el monitoreo y análisis de tanta reclamación, si se está cumpliendo los objetivos

organizacionales en cada área, si es necesario adoptar nuevos lineamientos para una mejora

continua y brindar un excelente servicio de calidad, el cual supla las necesidades de sus clientes

actuales o potenciales, consolidándose como la única opción en la mente del consumidor, lo que

genera rentabilidad, sostenibilidad y permanencia frente a los demás competidores.

Diagnóstico Administrativo

Según el gerente general de la empresa Seguros del Estado S.A; señor Jorge Mora Sánchez, el 7

de noviembre del 2019, en la página de internet de dominio de la empresa; afirmó lo siguiente:

“Desde su constitución y hasta ahora se ha mantenido en el mercado nacional como una de las

empresas más sólidas, a partir de la oferta de diversas coberturas y de la excelencia en su servicio

a nivel nacional.”

Han transcurrido tres años de esta publicación y lo que se ve reflejado en la actualidad es la

deficiencia en la prestación del servicio, que se aleja completamente de la excelencia que

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menciona el señor Jorge Mora Sánchez; los constantes reclamos por las demoras en los procesos

para adquirir el servicio, tanto en sus plataformas digitales, como en sus oficinas amerita una

investigación concienzuda, para establecer en dónde radica el eslabón perdido que no permite que

haya una sinergía en los procesos, generando una completa insatisfacción por parte de los

consumidores y malestar también en el cliente interno. La presente auditoria administrativa, se

diseña para ser un aliado estratégico que le permita a la organización; primero identificar la

problemática actual, que está afectando a todas las áreas de la empresa; en segundo lugar

proponer unas soluciones adecuadas para minimizar, los inconvenientes presentados y en tercer

lugar mostrar la forma sencilla de realizar la intervención de las áreas de Talento Humano y de

Ventas; que sea incluyente, dinámica, productiva y se escuche a los clientes internos antes de

adoptar medidas que afecten la estabilidad de los mismos; no hay mejor manera de conocer

internamente la empresa que con el talento humano, que son los que conviven diariamente con

los procesos y ellos son fundamentales, para el desarrollo óptimo del funcionamiento de la

empresa. Se pretende resolver la problemática para que los clientes internos y externos se sientan

satisfechos con la labor desempeñada, se potencialice sus habilidades, destrezas, conocimientos,

sentido de pertenencia, la alta rotación de personal, una adecuada cultura organizacional que

redunde en un gana- gana, con el cual se disminuyan las reclamaciones , mejorando la

productividad, rentabilidad, eficacia y eficiencia de la empresa y su permanencia en el mercado.

Diagnóstico área de Ventas.

Basándonos en la información recolectada, se puede llegar a varias conclusiones y mejoras que la

compañía podría ejecutar con el fin de incrementar sus ventas, se puede notar que la competencia

del mercado asegurador ha generado inversiones en temas de tecnología los cuales ayudan a

optimizar el proceso de comercializar los productos, permite que los colaboradores no realicen
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tantos procesos para generar un negocio; la importancia de tener el área de emisión y ventas más

optimizados es una garantía, que permite generar que los productos sean más atractivos para los

intermediarios, tambien se puede notar que algunas compañías realizan y analizan de manera

profunda las políticas de los productos con el fin de mejorar sus productos, generando un efecto

en el mercado a nivel nacional, donde en algunos productos suelen ser más flexibles al momento

de ser comercializados por los requisitos que solicitan, lo cual en ocasiones este tipo de cambios

generan que los clientes vean atractivos los productos de la competencia. Se recomienda revisar

las respectivas redes sociales que la organización tiene, se puede realizar un plan de marketing

adecuado a lo que se requiere en el mercado, es importante que estos cambios vayan atados a las

políticas de la organización para que no se vean afectadas por malas prácticas.

Diagnóstico área de Talento Humano.

El aspecto acerca de esta área, deja varias preguntas las cuales aún no tiene una respuesta, se

puede notar que los pocos incentivos y procesos no son muy eficientes ante la compañía al

momento de realizar contrataciones, convenios y beneficios para los empleados, aunque no se

puede desmeritar el trabajo que se realiza dia a dia en esta área, como toda empresa tiene sus

falencias y sus fortalezas, se puede concluir que Seguros del estado es una empresa muy humana,

correcta en temas de nómina; se recomienda revisar las cargas laborales y administrativas del

área, con el fin de realizar una distribución equitativa,estableciendo adecuados procesos de

contratación, optimiozando el tiempo ya que actualmente son demorados; es importante revisar

dentro las posibilidades financieras nuevos incentivos para las áreas de la compañía, con el fin de

incentivar el esfuerzo y rendimiento que realizan los colaboradores a diario, claro está que este

tipo de acción debe ir ligada al área financiera de la organización, es importante dar días

compensatorios y acompañamiento de estado emocional a los empleados, la importancia de salud

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mental hoy en el país se ha vuelto también una prioridad, se indica esto dado a que se reviso y las

cargas laborares pueden conllevar a que los colaboradores sufran de estrés laboral, precisamente

por tratar de cumplir las metas impuestas, ansiedad, deficiente cultura organizacional, falta de

sentido de pertenencia, hacer las cosas por que le toca y no porque les guste realizar sus labores

diarias, mala atención al cliente interno y externo, baja productividad y eficiencia, etc, lo cual

afecta la salud del colaborar y por ende ausentismo; es importante crear espacios de recreacion y

más acercamiento al área e Talento Humano, ya que su imagen esta bastante deteriorada por lo

que los colaboradores no cuentan con esta área que es de vital importancia para el desarrollo

eficiente y eficaz de la organización en general.

Diseño del plan de Auditoría Administrativa y los programas de trabajo y aprobación.

El diseño del plan de auditoría administrativa, se inicia con el modelo que se presenta a

continuación; en donde se evidencia las actividades que se desarrollaran, los tiempos, el personal

y las funciones asignadas, todo ello se adoptará si su proceso es avalado por el área

administrativa de la organización: el equipo Auditor realizará entrevistas con preguntas cerradas

y la metodología de observación en el área de ventas y Talento Humano.

Gráfica 5. Cronograma de la Planeación de Auditoría Administrativa

DIAGRAMA DE GANTT

N PLANEACION DE AUDITORIA AGOSTO SEPTIEMBRE

24 25 26 29 30 31 1 2 3 5 6
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INICIATIVAS / ACTIVIDADES RESPON

SABLE

Aura
1 Se hace una reunión en la cual se
socializa y se les informa a los Brito
directivos el proceso de la auditoría a
realizar.

DIEGO
2 Se realiza una reunión con el líder de BARRE
recursos humanos para llevar a cabo TO
una entrevista en la cual se realizan
una serie de preguntas cerradas.

3 Se radica un correo solicitando

Johanna
información al director de gestión
humana y al coordinador de salud y Mendoz
seguridad en el trabajo. a

Gina
4 Se lleva a cabo la recolección de Patricia
información por medios de preguntas Gaona
cerradas a las diferentes áreas de la
compañía.

DIEGO
5 Recolección de información solicitada. BARRE
TO

Aura
6 Se socializa la información recolectada Marina
con el líder de la auditoría y con ella se Brito
comienza a elaborar el informe.

Gina
7 Revisión y análisis, de los reportes de Patricia
asistencia del personal mensualmente. Gaona
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Johann
8 Revisión de los contratos de trabajo
a
de los empleados de Seguros Del estado.
Mendo
za

9 Sistematizar y archivar la Diego

correspondencia de carácter interno y Barreto
externo.

10 Evaluación del Nivel de Desempeño de Diego

los empleados de Seguros Del Estado. Barreto
& Aura
Brito

Johann
11 Se realiza una reunión con el Director
a
comercial para llevar a cabo una
entrevista para validar la información Mendo
obtenida en la auditoría. za

Gina
12 Se realiza una reunión con el Director Patricia
de ventas para llevar a cabo una Gaon
entrevista para validar la información
obtenida en la auditoría .

Fuente: de los Autores

Equipo de Auditoría.

Coordinador general de Auditoría: Diego Alejandro Barreto Wilches.

Líderes de área de proyecto: Aura Marina Brito Ortega y Johanna Mendoza Cortés.

Analista de área o proyecto: Gina Patricia Gaona Manquillo.

Designar personal idóneo

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Organizar un equipo de esta magnitud requiere que haya niveles de autoridad que permitan que la

información tenga un correcto flujo para que queden claros los roles y las responsabilidades de

cada integrante. Así, podrá emplearse de manera apropiada a los integrantes para aplicar la

auditoría eficientemente, teniendo en cuenta las particularidades de la empresa a auditar y

minimizando los errores y riesgos (Franklin, 2007).

Equipo de Auditoría.

Coordinador general de Auditoría: Diego Alejandro Barreto Wilches.

Líderes de área de proyecto: Aura Marina Brito Ortega y Johanna Mendoza Cortés.

Analista de área o proyecto: Gina Patricia Gaona Manquillo.

Conclusiones

Para concluir se realizó la auditoría administrativa con el fin de diagnosticar, los malos

procedimiento de la entidad aquellos que afectan la productividad, con ello la empresa se ve en

la necesidad de evaluar la eficiencia de sus procedimientos tanto interna como externamente, en

relación a su proceso administrativo señalando a su vez las fallas y problemas, proporcionando

sugerencias o recomendaciones, así como apoyando a sus miembros en el desempeño de sus

actividades.

Se estableció un cronograma de actividades, para el desarrollo de la Auditoría Administrativa, la

cual se ajusta según la planeación, a lo que la organización necesita, pero está sujeta a cambios,

en el caso de que se llegue a presentar alguna eventualidad; esto debido a que se tomó como
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herramienta diagnóstica unas entrevistas con preguntas cerradas y la observación a procesos; de

igual manera estamos sujetos a los tiempos y actividades de los directivos, jefes de área y

colaboradores.

Para la elaboración de una auditoría efectiva se debe trabajar de la mano con todos los

departamentos que se van a auditar, ya que se necesita toda la información posible de la

compañía, de aquí los buenos resultados, llevar a cabo esta tarea regularmente en las

organizaciones, beneficia en la toma de decisiones y de conocer los resultados de las actividades

que se llevan a cabo.

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