PROJECT APLICADO AL CONTROL DE PROYECTOS 2

Sesión 2.- Tipos de tareas y cálculos

Objetivo de la sesión
Realizar cálculos específicos en las distintas tareas, es una labor necesaria para asignar recursos
y determinar bajo qué costos se realizará el proyecto.

2.1.- Unidades fijas

Microsoft Project, permite 3 tipos de tareas:

 Duración fija, la duración no cambia, aunque se asignen más personas a la tarea (lo que
cambia es el trabajo) Ejemplo: Reunión de trabajo

 Trabajo fijo, se parte de la premisa de que el trabajo no cambia, aunque se modifiquen

las duraciones o se agreguen más personas (lo que cambia es la duración). Ejemplo:
Podar el parque.

 Unidades fijas (por defecto): el número de personas asignadas a la tarea (unidades) se

conoce y no se desea modificar, aunque cambie la duración (cambia la relación duración
trabajo)

Para esta parte del ejercicio, es necesario cambiar las unidades de trabajo a días, con el fin de
establecer la relación entre Duración-Trabajo, procedemos de la siguiente manera:

Ir a Archivo  Opciones  Programación

Al momento de establecer unidades fijas, le estamos exigiendo a Project que no cambie las
unidades, es decir que se debe mantener la relación entre duración y trabajo.

Se debe quitar la opción “Programada manualmente”  a ”Programada automáticamente”

<Aceptar>

Si cambiamos la duración del trabajo (de 15 a 10 días) de manera manual, en el ejemplo

siguiente, nos aparece un indicador como el mostrado a continuación.

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Las unidades de los recursos no cambian, pero si la duración.

En este caso, se reduce la duración y se mantienen las mismas horas.

Existe también la posibilidad de reducir las horas y mantener la duración, en realidad la opción
que se seleccione, depende de lo que realmente se requiera.

2.2.- Tareas de duración fijas

Para esta parte del ejercicio, se requiere que las tareas tengan una duración fija, para lo cual es
necesario cambiar Tipo de tarea, como se muestra en la imagen a continuación.

Seleccionamos un par de recursos genéricos y se observa que la duración se mantiene en 20

días, pero el trabajo aumenta a 40 días, que es lo necesitado para el ejercicio.

Esto se podría utilizar para casos como reuniones, o trabajos colaborativos en los cuales se
requiere la participación simultánea de varios recursos.

Si se cambia manualmente el Trabajo, la Duración se mantiene, pero se ajusta automáticamente

en función de los recursos.

Condicionados por el esfuerzo

Esta condición permite distribuir de forma automática el trabajo, en función de los recursos
asignados. (Programación)

Se debe activar esa opción dentro de la ventana de opciones de la tarea, como se muestra en la
imagen a continuación, encerrada con rojo.

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2.3.- Tareas de trabajo fijo

La idea es mantener la duración del trabajo, sin que se afecte el tiempo requerido para el mismo.
Para lo cual se debe seleccionar el “Tipo de tarea”  “Trabajo fijo”, como se muestra en la
imagen a continuación.

Cabe señalar, que al escoger el tipo de Trabajo fijo, la opción condicionado por el esfuerzo, se
desactiva y se pone de color tenue, debido a que esto lo realiza directamente el Project.

Manteniendo el mismo ejemplo, se tenía una duración de 15 días; como se asignaron 2 recursos
y el trabajo es fijo, entonces, esa duración se divide para ambos recursos, dando un trabajo de
7,5 por cada uno, como se muestra en la imagen a continuación. Se disminuye la duración.

En algunas versiones, al cambiar manualmente la cantidad de trabajo, dichos valores no se

reflejan de forma automática en la parte de la división.

Para visualizar de forma correcta la asignación, se debe cambiar la vista a Uso de recursos. (Vista
 Vista de recursos)

a) Clic derecho sobre la parte de trabajo

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b) Estilos de detalle, agregar “Unidades de recursos asignados”, como se muestra en la

imagen siguiente.

En la imagen a continuación, se visualiza que Project de forma directa asignó 3 unidades de

recursos para compensar el esfuerzo requerido y mantener la duración de 5 días.

NOTA: Esto es un error de programación, que se presenta en las versiones de Project 2010 y
2013, aunque internamente el cálculo se realiza de manera correcta.

2.4.- Cálculo de los recursos

En el caso de que necesitemos calcular los recursos necesarios para ejecutar una tarea en un
plazo determinado, sin importar la cantidad de recursos asignados, se debe recordar que el
trabajo aumentará de manera proporcional a la cantidad de recursos asignados.

Se puede también activar la coordinación por el esfuerzo. Así, una tarea que toma 15 días en ser
realizada por una persona, disminuirá a 5 si se le asigna el triple de recursos (esto depende en
realidad de otras condiciones complementarias que es necesario considerar), la reasignación de
tiempo la realizará Project automáticamente.

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2.5.- Asignación de costos

Los recursos de costos deben estar ingresados previamente, utilizar la información existente en
el archivo Excel, en la pestaña Costo.

Seleccionar la vista hoja de recursos, para verificar que están ingresados los recursos, caso
contrario ingresar los mismos.

Activar el Gantt, clic derecho, mostrar división

Seleccionar los recursos, incluidos los de costos.

En la ventana anterior, no es posible ingresar los valores de costos, por lo cual es necesario dar
un clic derecho en el panel de contexto (lado derecho) y seleccionar Costo, como se muestra en
la figura siguiente.

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Luego de seleccionar la opción de Costo, es posible ingresar los valores respectivos, como se
muestra a continuación. Para que se muestren, es necesario <Aceptar> previamente, luego de
lo cual se mostrarán en la ventana de costos.

2.6.- Asignar materiales

El proceso de asignación de materiales, es similar a cualquier otro recurso, se selecciona el
mismo, luego la cantidad de unidades, <Aceptar>, luego de lo cual se mostrarán de manera
automática los correspondientes valores, como se muestra en la figura a continuación.

Si se realiza un cambio en los valores de los materiales, los mismos se reflejarán de forma
automática en las columnas respectivas.

Si se cambia la vista a trabajo, se visualiza, que Project utiliza las unidades de medición como
unidad de recursos de trabajo, como se muestra a continuación.

2.7.- Control de los recursos asignados

Cuando los recursos tienen una sobreasignación, Project identifica la misma de manera gráfica,
como lo mostrado en la imagen siguiente encerrado en el círculo azul, lo que advierte de una
sobreasignación de recursos. Asignar el recurso Arroyo a 1.1 y 1.3

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Para comprobar la asignación de recursos, se lo puede realizar de la siguiente forma:

a) Menú: Recurso  Asignar Recurso

b) Aparece la ventana mostrada a continuación

c) Seleccionar el recurso del cual se desea saber la carga, presionar el botón <Gráfico>,
aparece la imagen siguiente, en la cual se puede ver la carga real sobre el recurso, de
manera gráfica, se observa que, para la fecha deseada, tiene una sobre asignación
del 100%

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d) Resolver la sobreasignación y continuar

2.8.- Reemplazo de recursos genéricos por recursos naturales

Existen casos en los cuales, al momento de planificar los proyectos, se asignan en primer lugar
recursos genéricos, o también cuando no se ha contratado todo el personal necesario, se
procede a realizar este tipo de asignación previa.

En la pantalla mostrada, se ha asignado 3 mecánicos a la actividad 7.2

Por lo cual, es necesario sustituir esos recursos genéricos, por recursos específicos (naturales).

Para lo cual se debe proceder de la manera siguiente:

a) Recursos  Asignar recursos, luego aparece la pantalla siguiente:

En la versión 2016, dar clic en Recursos (+)

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b) Activamos  Todos los recursos  <Más filtros>, seleccionar Grupo…

c) <Aplicar>

Es necesario escribir exactamente como está escrito en la hoja de recursos, sin la letra
g antes, caso contrario no lo encontrará.

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d) <Aceptar>

e) Aparece la lista de recursos que pertenecen al grupo filtrado, desde allí se debe
<Asignar> los recursos necesarios de uno en uno, sin olvidarse de quitar el grupo
genérico.

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