DEFINICIÓN DE TAREAS
Las tareas hito en Microsoft Project se definen como cualquier tarea con una duración
igual a cero o un valor de sí en el campo hito.
Para los efectos de la Gestión de Proyectos con Microsoft Project, se cuenta con varios
Tipos de Tarea, específicamente tres, las cuales relacionan la duración de la tarea con el
trabajo requerido y con la disponibilidad de los recursos involucrados.
CLASES DE TAREAS
Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso:
El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo que este recurso
necesitará para ejecutar una tarea. El trabajo de un recurso en determinada tarea se
determina a través de la fórmula:
Trabajo = Duración (de la tarea) x Unidades (de un recurso).
De esta forma, si determinada actividad tiene una duración de 2 días y se le asigna un
recurso, el trabajo será de 2 días x 1 recurso = 2 días, lo cual expresado en horas (caso
más común) significa un trabajo de 16 horas, suponiendo días laborables de 8 horas.
Unidad (de Recurso):
La Unidad es la cantidad de recursos, en términos de porcentaje de horas trabajadas en
un día laborable, que se asigna a una tarea. Por ejemplo, si determinada tarea tiene
asignada un recurso con dedicación a medio tiempo se dice que el recurso está asignado
a 50% unidades.
Ahora, con estos conceptos en mente, veamos las características de los Tipos de Tarea
disponibles:
Tarea de Unidades Fijas
Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, esta
asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad
de Trabajo de la tarea.
Veamos un ejemplo:
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días y
a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%:
Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la duración de la
tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado:
Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada recurso
fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea.
Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos y
el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará la duración de la tarea,
cuando le especifiquemos el trabajo y los recursos.
Por defecto, las tareas creadas en Microsoft Project serán del Tipo de Unidades Fijas.
Tarea de Duración Fija
Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable
independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella.
Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de Duración
fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%):
La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la
duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso
veremos que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%):
Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración (en
función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos
calculará el número de recursos necesarios.
Tarea de Trabajo Fijo
En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente a la
tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la
tarea.
En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 días,
suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse
como un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable):
Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar que el
trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación del
recurso para ajustarlo a esta cantidad.
De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un trabajo de
16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día
laborable x 5 días laborables = 80 horas):
CREACIÓN DE TAREAS
En Project, una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la tarea situada encima
de ella, que se convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de
subtareas y muestra su información combinada.
PASO A PASO PARA CREAR UNA TAREA
1. Seleccione la fila situada debajo del lugar donde desea que aparezca una nueva
tarea.
2. Seleccione tareade _GT_ de tareas .
3. Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.
4. Los identificadores de las tareas se renumeran automáticamente, pero la tarea
insertada no se vincula automáticamente a las tareas circundantes. Puede
configurar Project para que Vincule automáticamente las tareas insertadas a las
tareas circundantes.
Agregar varias tareas a la vez
El formulario de tareas puede ayudarle a agregar varias tareas a la vez, especialmente si
las tareas tienen asignaciones de recursos y dependencias de tareas.
1. Seleccione Ver > Diagrama de Gantt.
2. Active la casilla de verificación detalles .
3. La ventana se divide, mostrando el diagrama de Gantt en la parte superior y el
formulario de tareas en la parte inferior.
En el diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final
de la lista de tareas.
En el formulario de tareas (en la parte inferior), escriba la información sobre la
nueva tarea:
En el cuadro nombre , escriba el nombre de la nueva tarea.
En el cuadro duración , agregue la duración de la tarea.
4. Si desea que la duración de la tarea permanezca fija incluso si cambian las
asignaciones de recursos, Compruebe la condicionada por el esfuerzo.
5. Agregue detalles sobre la tarea en las columnas del formulario (como los recursos
asignados y las tareas predecesoras).
6. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic
en siguiente para ir a la siguiente fila del diagrama de Gantt.
ESQUEMATIZAR Y FILTRAR TAREAS
Si las tareas no tienen sangría o anulación de sangría, puede haber varias
razones. Obtenga más información.
Al organizar las tareas de un proyecto, debe planear el esquema del proyecto de
una de estas dos maneras: el método descendente o el método de abajo arriba.
Con el método descendente, primero se identifican las fases principales y, a
continuación, se dividen las fases en tareas individuales. El método descendente
proporciona una versión del plan tan pronto como decida en las fases principales.
Con el método de abajo a arriba, puede enumerar todas las posibles tareas en
primer lugar y, a continuación, agruparlas en fases.
Puede incluir el proyecto como una tarea de resumen. Obtenga más información.
Al mover o eliminar una tarea de Resumen, Project mueve o elimina todas sus
subtareas. Antes de eliminar una tarea de Resumen, anule la sangría de las
subtareas que desee conservar.
Puede cambiar la duración de una tarea de Resumen sin cambiar cada subtarea.
Pero tenga cuidado: cambiar la duración de la tarea de resumen no cambia
necesariamente las duraciones de las subtareas.
No asigne recursos a las tareas de resumen, sino a las subtareas. De lo contrario,
no podrá resolver las sobreasignaciones.
Las tareas de resumen no siempre se suman. Algunos valores de tareas de
resumen (costo y trabajo) son el total de los valores de las subtareas, otros
(duración y línea de base) no. Obtenga más información.
DURACION DE TAREAS
En Project, la unidad de duración de tareas predeterminada es días, pero puede cambiarla
a minutos, horas, semanas o meses:
1. Elija Archivo > Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto , elija programación.
3. En Opciones de programación para este proyecto, en la lista la duración se
especifica en , seleccione una unidad de duración.
4. Para usar la misma configuración de forma automática en todos los proyectos
futuros, seleccione todos los proyectos nuevos en la lista Opciones de
programación para este proyecto .
SUB-TAREAS
Las subtareas son aquellas acciones que forman parte de las actividades de tu proyecto.
Normalmente, crearemos una actividad y a continuación le asignaremos una serie de
subtareas que nos ayudarán a llevar un control de la calidad y evolución de dicha
actividad.
Además, otra de sus funciones más destacadas es aportar flexibilidad a tu proyecto.
Durante la ejecución del mismo pueden surgir pequeñas acciones no planificadas con
anterioridad. Si añadimos subtareas en las actividades, éstas las podemos editar, eliminar
o añadir nuevas, sin que afecte a toda la ruta de trabajo de nuestra planificación.
En Sinnaps, cada actividad puede contener todas las subtareas que consideres
necesarias, en el orden que quieras y con el nombre que mejor la defina. Con ellas,
también simplificaremos la planificación para facilitar la comunicación con el equipo.
Te contamos algunos ejemplos comunes en los que crear subtareas dentro de tus
actividades, con el fin de ser más productivo y llevar un control a tiempo real del
funcionamiento de tu proyecto.
Cada proyecto está planificado según su naturaleza y requerimientos. Las subtareas
suelen ser un elemento común en todo ellos. Por eso, te contamos algunos ejemplos para
saber cómo usar esta funcionalidad de Sinnaps tan básica.
EJEMPLO:
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de
10 días y a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%.
Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la duración
de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado.
Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada
recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea.
EJEMPLO:
La tarea es del tipo de Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%).la
inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la
duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso.
EJEMPLO
Asignando para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 3 días, suponiendo que
se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse como un
trabajo de 24 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable)
E-GRAFÍA
[Link]
[Link]
48aa-94c9-ef14387f6792
[Link]
subtareas-y-trabajar-con-ellas-b3ff64ce-b121-42cc-905b-cb9b8ce0255f
[Link]
0cb3-4427-9be2-ae76aec8ec63
[Link]
tarea-predeterminada-af79599d-29e8-4e77-86a7-77c37410155e
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