Módulo 3

Unidad 1

Monitoreo y Control del Proyecto

A continuación, se explican distintas opciones que pueden ser aprovechadas para hacer
monitoreo y control del proyecto y sus tareas; además, se mencionarán otras técnicas de
seguimiento y posibilidades del trabajo con Project que podrán ser exploradas por los
participantes.

Establecimiento de la línea base

Para poder realizar el seguimiento de un proyecto es necesario proceder con el

establecimiento de la línea base y para esto se requiere considerar que la planeación, al
menos en su fase inicial, ha terminado. Como se mencionará a lo largo de esta unidad, la
planeación del proyecto continúa hasta etapas muy avanzadas de su ejecución, en la medida
que se obtiene más información acerca de las tareas y los recursos y se hacen mejores
estimaciones del trabajo y del costo. Sin embargo, en determinado punto es necesario
considerar que un primer ciclo de la planeación ha terminado, que se ha avanzado lo suficiente
y que, por ejemplo: se ha obtenido la aprobación del proyecto por parte del patrocinador del
proyecto o un comité encargado de dicha aprobación.

En Project la línea base es un concepto que considera que toda la información que hasta el
momento hace parte del proyecto debe guardarse y pasa considerarse como “lo planeado” o
“lo previsto”; esto significa que cualquier ejecución que se realice de tareas o modificaciones
a aspectos específicos del proyecto tendrán como referencia la línea base para establecer, en
cualquier momento, qué tan ajustado se está respecto a esos valores, fechas, duraciones, etc.

Lo que se pretende con esto es conocer cuál es el plan original y conservar “una imagen” o
“una foto” que contiene toda la información de ese plan y por lo tanto tenerla como referencia
en cualquier momento posterior cuando ya se esté desarrollando el trabajo comprometido con
el proyecto.

Project maneja la posibilidad de establecer hasta 11 líneas base diferentes, lo que equivaldría
a reconocer que el proyecto va a estar cambiando, y que no es suficiente trabajar con
información de referencia en un único momento en el tiempo.

En la pestaña Proyecto, grupo Programación se ubica la opción Establecer línea base, que la
vez contiene dos opciones de entrada (dos iconos): Establecer línea base y Borrar línea base.

Planificación y control de proyectos con Microsoft Project®

Momento de Experiencia
 Momento de
Experiencia

Módulo 3

Opciones para establecer y borrar la línea base en Proyecto > grupo Programación

A la vez, el cuadro de diálogo Establecer línea base permite definir las condiciones con las
que la línea base va a quedar establecida. Dicho cuadro contiene las siguientes opciones:

Establecer línea base: para escoger entre 11 opciones posibles

Establecer plan provisional: permite tomar fechas de inicio y fin como referencia para
hacer seguimientos.
Para: permite definir si se va a establecer una línea base para el proyecto completo o
solo algunas tareas que sean seleccionadas.

En desarrollo de la planeación o la ejecución del proyecto es posible que el usuario requiera

borrar una de las líneas base o uno de los planes provisionales que ya generó. Con la misma
opción de entrada se genera el cuadro de diálogo Borrar línea base, que contiene las
siguientes opciones.

Borrar plan de línea base: Se escoge de acuerdo con el número de la línea base y su
fecha.
Borrar plan provisional: Se escoge de acuerdo a su comienzo/fin.
Para: permite establecer si lo que se desea borrar aplica para el proyecto completo o
para tareas específicas seleccionadas.

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Módulo 3
El establecimiento de la línea base no será perceptible en la mayoría de vistas ni
gráficos, pero si podrá verificar dos aspectos, la modificación del diagrama de
Gantt en la opción Gantt de Seguimiento, las tareas aparecen ahora señaladas con
una doble barra, siendo las grises oscuras la representación de la línea base, y
que no se moverán, mientras no se modifique la línea base; y además, en vistas tablas trabajo,
costos y otras aparecerá información en las columnas con la denominación de previsto (costo
previsto, trabajo previsto, etc.), que ahora contienen información de la línea base o de lo
planeado.

Una vez establecida la línea base del proyecto está prácticamente todo listo para hacer el
seguimiento, y lo que sigue es establecer dos elementos esenciales: definir la fecha de estado
e ingresar la información acerca del progreso que el proyecto ha tenido, que se explican a
continuación.

Fecha de estado

Para poder hacer cualquier seguimiento es necesario establecer o verificar que la fecha de
estado sea la fecha que corresponde a ese seguimiento.

Se puede consultar o establecer la fecha de estado en Proyecto > Información del proyecto: en
el cuadro de diálogo aparece la casilla para definir o modificar esta fecha. También puede
acceder directamente en Proyecto > Fecha de estado, en el grupo Estado.

La fecha de estado es una fecha del calendario, que en principio se espera sea posterior a la
fecha en la que inició al proyecto. La fecha de estado puede ser un día considerado laboral o
no en la programación, y se utiliza como fecha de corte para establecer que hasta ese día se
va a hacer el reporte sobre el trabajo y avance de las diferentes tareas y compararlo con lo
que estaba planeado hasta esa misma fecha.

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Módulo 3
Reportar el avance

Existen varias formas para reportar el avance de las tareas, el trabajo y las
asignaciones; en esta sección se revisarán las que permiten reportar de manera
directa:
Si el usuario quiere reportar el avance del proyecto teniendo en cuenta el avance de cada
tarea, el trabajo realizado y cuáles han sido las duraciones, los costos, entre otros, es posible
reportar dicho seguimiento en Vista > Tablas > Seguimiento.

Tenga en cuenta que la tabla Seguimiento aparecerá disponible si está consultando vistas
como Diagrama de Gantt, Uso de tareas y otras, incluso se pueden reportar avances si se está
consultando la vista Hoja de recursos, y en cada caso deberá diferenciar si le está haciendo
seguimiento a una tarea, a un recurso o a una asignación.

En esta sección se revisará lo que corresponde a la tabla Seguimiento cuando se está

consultando la vista Diagrama de Gantt, es decir, el seguimiento a las tareas del proyecto.

Comienzo real La fecha (y hora) en que una tarea empezó.

Aparecerá NOD si no ha comenzado.

Fin real La fecha (y hora) en que una tarea terminó.

Aparecerá NOD si no ha terminado.

Permite reportar el estado actual de la tarea como un porcentaje de

la duración que se ha completado.
% completado
Valores de 0% a 100%
Corresponde a: [Duración Real/Duración * 100]
El valor de esta columna cambia si se cambia la Duración real.

Permite reportar el estado actual de la tarea como un porcentaje;

% físico éste puede corresponder a un porcentaje del trabajo o del
completado entregable o elemento físico que se está desarrollando.
Valores de 0% a 100%
No cambia si se cambia la Duración real.

Permite definir cuál es la duración de la tarea de acuerdo con su

Duración duración y el porcentaje completado.
real Corresponde a: [Duración * Porcentaje completado].
Se puede cambiar directamente o cambia cuando se ingresa el %
completado.

Unidades de tiempo restantes para terminar la tarea.

Duración restante
Se calcula como: [Duración – Duración real]

Costos incurridos hasta la fecha en cada tarea de acuerdo con el %

completado.
En la medida que se ingresan porcentajes de avance a las tareas, se
Costo real calcula el costo real con base en lo planeado.
Página
Si la tarea ha finalizado, es decir tienen 100% de avance, 04 |
el usuario 19
podrá ingresar costos reales mayores o menores a lo planeado.
 real Corresponde a: [Duración * Porcentaje completado].
Se puede cambiar directamente o cambia cuando se ingresa el %
completado. Momento de
Unidades de tiempo restantes para terminar la tarea.
Experiencia
Duración restante
Se calcula como: [Duración – Duración real]
Módulo 3
Costos incurridos hasta la fecha en cada tarea de acuerdo con el %
completado.
En la medida que se ingresan porcentajes de avance a las tareas, se
Costo real calcula el costo real con base en lo planeado.
Si la tarea ha finalizado, es decir tiene 100% de avance, el usuario
podrá ingresar costos reales mayores o menores a lo planeado.

La cantidad de trabajo realizada hasta la Fecha de estado por los

recursos tipo trabajo asignados a esta tarea.
Trabajo real En la medida que se ingresan porcentajes de avance a las tareas, se
calcula el trabajo real con base en lo planeado
Si la tarea ha finalizado, es decir tiene 100% de avance, el usuario
podrá ingresar trabajo real mayor o menor a lo planeado.

Tabla Seguimiento (columnas predeterminadas) en la vista Diagrama de Gantt

Para trabajar con el reporte de porcentajes de avance será suficiente escoger entre una de las
dos columnas ya mencionadas [% completado] y [% físico completado]. Esto depende del tipo
de proyecto y de la configuración que también se haya escogido en Opciones Programación.

En la tabla Seguimiento podría serle útil insertar la columna Estado, esta permite conocer el
estado entre: Completada, Retrasada, Tarea futura o Según lo programado.

Tenga en cuenta, antes de hacer el seguimiento de un proyecto, la importancia que tiene el que
ya se haya establecido la línea base y una fecha de estado posterior a la fecha de inicio del
proyecto. Project admite que se ingrese información en la tabla Seguimiento sin tener estos
dos elementos, pero en ese caso no habrá datos con los cuales hacer comparaciones.

Control del costo

El usuario podrá hacer seguimiento al presupuesto del proyecto, para saber qué tan ajustado
ha estado el gasto respecto a lo que estaba planeado y el avance de las distintas tareas. En
este caso debe haberse establecido la fecha de estado y tener información sobre avances de
tareas o trabajo en la tabla Seguimiento.

Al igual que en la sección anterior, es posible hacer seguimiento a los costos del proyecto,
consultando vistas que tengan que ver con las tareas, los recursos o las asignaciones, a
través de la vista Costo. En el caso de la vista Diagrama de Gantt, la tabla Costo presenta por
defecto la siguiente información:

Valores en unidades de presupuesto que indica en qué gastos se ha

incurrido que no están relacionados con recursos. Puede contener
Costo fijo valores positivos o negativos.
Los valores se ajustan si el costo real se reporta como un valor mayor
o menor al costo previsto.

Para establecer cuándo y cómo se cargarán los costos fijos a una

Acumulación de
tarea. Página 05 | 19
costos fijos
Las opciones son: Prorrateo, Fin y Comienzo.
Por defecto aparece la primera opción.
[Costo real + Costo restante]. Se calcula el costo total de las tareas
 Valores en unidades de presupuesto que indica en qué gastos se ha
incurrido que no están relacionados con recursos. Puede contener Momento de
Costo fijo valores positivos o negativos. Experiencia
Los valores se ajustan si el costo real se reporta como un valor mayor
o menor al costo previstos.
Módulo 3
Para establecer cuándo y cómo se cargarán los costos fijos a una
Acumulación de
tarea.
costos fijos
Las opciones son: Prorrateo, Fin y Comienzo.
Por defecto aparece la primera opción.
[Costo real + Costo restante]. Se calcula el costo total de las tareas
Costo total
teniendo en cuenta el costo en el que se ha incurrido hasta la fecha y se
(costo)
le suma lo que está previsto para terminarlas¹.

Previsto (costo
Costo de la línea base o costo planificado.
de línea base)

[Costo total – Costo de línea base]. Podrá ser igual, mayor o menor que
Variación
$0.
(variación del
Valores negativos representan ahorros respecto a lo planeado. Valores
costo)
positivos representan sobrecosto respecto a lo planeado.

Costos asociados a la tarea que está en ejecución o terminada. Incluye

Real (costo real)
los costos por trabajo y materiales y los costos fijos. Project mostrará
valores de acuerdo con lo planificado que el usuario puede modificar
solo para tareas que ya hayan terminado (% completado = 100%).
El costo real de las tareas que no tienen ningún avance o en ejecución
no se puede modificar manualmente.

Restante (costo El costo que está previsto para terminar el trabajo de cada tarea o del
restante) proyecto.

Tabla Costo (columnas predeterminadas) en la vista Diagrama de Gantt

Recuerde que una vez se establece la línea base, la información de duración, trabajo y costo
se guarda con la denominación de previsto. Siempre que consulte columnas que en su título
contengan la palabra Previsto son valores que corresponden a información de la línea base.
En Project Previsto es Planeado o información correspondiente a la Línea base.

Si ya ha asignado recursos y costos a las diferentes tareas y no puede consultar información

en la columna Previsto (o aparece 0 días, 0 horas, $0, etc.) es muy posible que aún no se haya
establecido la línea base del proyecto.

Control del Trabajo

El usuario podrá hacer seguimiento al trabajo del proyecto, para saber qué tan ajustado ha
estado el trabajo realizado respecto a lo que estaba planeado, el trabajo real o restante de las

¹ En Gerencia de Proyectos cuando se estudia la metodología de Gestión del Valor Ganado EVM y específicamente el tema de
Proyección de la estimación a la conclusión EAC (Estimate at Completation) se verifica que dicha estimación puede hacerse teniendo
en cuenta varios criterios. El Costo total (de la tabla Costo) corresponde a la aplicación de uno de esos criterios: (AC + (BAC-EV)), en
donde se consideran los costos en los que se ha incurrido hasta la fecha del seguimiento (AC) y se le suma lo presupuestado para el
trabajo que no se ha hecho (BAC-EV).

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Módulo 3
distintas actividades y del proyecto. En este caso debe haberse establecido la
fecha de estado y tener información sobre avances de tareas o trabajo en la tabla
Seguimiento.

Al igual que en las dos secciones anteriores, es posible hacer seguimiento al trabajo del
proyecto, consultando vistas que tengan que ver con las tareas, los recursos o las
asignaciones, a través de la vista Trabajo. En el caso de la vista Diagrama de Gantt, la tabla
Trabajo presenta por defecto la siguiente información:

Indica el trabajo total (en unidades de tiempo) para una actividad en

particular. Tiene en cuenta el trabajo que se haya reportado de las
tareas que ya terminaron y el trabajo previsto de las que se están
Trabajo ejecutando y las que no han comenzado.
Si tiene disponible la Tarea de Resumen muestra el trabajo total
calculado para el proyecto.
Corresponde a [Trabajo Real + Restante]

Previsto (trabajo
Trabajo planeado (de línea base) para cada tarea y para el proyecto.
previsto)
Variación (variación [Trabajo – Trabajo de línea base]
del trabajo)

Real (trabajo real) Trabajo ya realizado por los recursos asignados a las distintas tareas.

Restante (trabajo Trabajo que falta para completar cada tarea y el proyecto.
restante) Corresponde a [Trabajo – Trabajo Real]

% trabajo Cuánto trabajo se ha completado, expresado como porcentaje: [Trabajo

completado Real/Trabajo * 100], para cada tarea y para el proyecto.

Tabla Trabajo (columnas predeterminadas) en la vista Diagrama de Gantt

En la tabla Seguimiento y otras que se han explicado para hacer consultas como la tabla Costo
y la tabla Trabajo, podría serle útil verificar que tenga habilitado la Tarea de resumen del
proyecto, en pestaña Formato, grupo Mostrar u ocultar.

La fila cero contendrá la información correspondiente al seguimiento del proyecto de manera

agregada: trabajo, costos, porcentaje de avance, entre otros, y por defecto los textos se
mostrarán con formato de negrita.

El porcentaje de avance (de la tabla seguimiento) es diferente al porcentaje del trabajo

completado (de la tabla Trabajo); el primero se calcula con base en duraciones de las tareas y
el segundo con base en la cantidad de trabajo. En algunos proyectos, los valores pueden ser
iguales o parecidos, pero su interpretación es diferente.
Tenga en cuenta que el control del costo y el trabajo podrá realizarse tanto para las tareas
como para los recursos y las asignaciones. Como ya se ha explicado para las tareas podrá

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Módulo 3
utilizar la vista Diagrama de Gantt u otra que muestra las diferentes tareas del
proyecto. Para los recursos y las asignaciones deberá escoger vistas que
muestren estos elementos e igualmente hacer la consulta desde las tablas
Resumen, Costo y Trabajo.

Control del progreso

En la medida en que se vaya reportando el avance (trabajo, costo, duraciones, etc.) de las
distintas tareas o los recursos se podrán hacer consultas en otras tablas o construir nuevas
de acuerdo a lo que requiera reportar.

Varias tablas útiles una vez se tiene algún avance son:

Tabla Resumen: Integra reportes de duración, costo, trabajo de todas las tareas y porcentaje
completado de las que ya han empezado o se han terminado. Los valores corresponden a
Duración total, Costo total y Trabajo total (no a los valores previstos ni reales) que tal como se
ha explicado en las secciones anteriores, corresponden a estimaciones que se realizan
teniendo en cuenta la suma de lo que se ha hecho hasta ahora (real) y lo que falta por hacer
(restante).

Duración total = Duración real + Duración restante

Costo total = Costo real + Costo restante
Trabajo total = Trabajo real + Trabajo restante

Tabla Variación: entre varias columnas que aparecen aquí determinadas por defecto, dos muy
importantes son: Var. Comienzo (variación de comienzo) y Var. Fin (variación de fin); indican de
acuerdo al avance que ha tenido el proyecto y las distintas tareas, qué tanto se ha atrasado o
adelantado el comienzo y el fin de una tarea, expresado en unidades de tiempo. Puede
contener valores positivos, negativos, o iguales a cero. Por ejemplo, un valor de Var. fin de 15
días, indica que la actividad terminará 15 días después de lo previsto. Una tarea con Var. fin -9
días, indica que la tarea terminará 9 días antes de lo previsto. Ver. Fin 0 días indica que
terminará de acuerdo con la fecha prevista.

Si la tarea es la última tarea del proyecto, la variación de fin debe coincidir con la que se tenga
en esta misma columna en la Fila de resumen del proyecto y puede interpretarse como “cuánto
está atrasado o adelantado el proyecto, con la información disponible a la fecha”.

Una manera precisa para indicar cuánto está atrasado (o adelantado) un proyecto, es verificar
cuántos días (o semanas) por delante o atrás de la fecha prevista de terminación, terminará el
proyecto. Si varias actividades están atrasadas, pero no hacen parte de la ruta crítica es
posible que la Var. Fin del proyecto fuese 0 días; y en ese caso se puede decir que el proyecto
no está atrasado.

Si una tarea tiene Var. fin 25 días, pero la Var. fin de la última actividad es solo de 5 días, el
proyecto solo se estará atrasando 5 días a la terminación, con la información disponible a la
fecha.

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Módulo 3
Mover el proyecto

Opción de reprogramación que permite mover todo el proyecto para establecer

una nueva fecha de comienzo. Su uso es más recomendado antes de iniciar la
ejecución o el seguimiento, es decir que no aparezcan tareas con valores reales.

Líneas de progreso

Como parte de las utilidades para hacer seguimiento a un proyecto es necesario considerar
que en las vistas Diagrama de Gantt y Gantt de Seguimiento también se actualizará la parte
gráfica, correspondiente a cada uno de los diagramas (lado derecho de la pantalla). La vista
más adecuada para hacer el seguimiento es el Gantt de Seguimiento; en ésta se verifican con
diferentes colores cuales tareas hacen parte de la ruta crítica (con rojo), las que no hacen
parte de la ruta crítica (con azul), las holguras, la línea base (barras grises) y el porcentaje de
avance (al lado derecho de cada tarea).

En la medida en que se reportan avances y se actualiza la fecha de estado, los colores y la

información del gráfico también se irá actualizando. Por ejemplo, las actividades con 100% de
porcentaje completado, cambiarán a color azul, y se indicará dicho porcentaje como
comentario al lado derecho de la barra. El cambio de color tiene explicación, en cuanto que
una actividad terminada ya no se considera critica porque no puede atrasar el proyecto.

Un elemento gráfico bastante útil para hacer el seguimiento son las Líneas de progreso que
se pueden mostrar como parte del diagrama de Gantt. Para esto debe acceder dando clic al
botón derecho del mouse sobre el gráfico; esto despliega un menú de opciones que contiene:
cuadrícula, estilo de barra, diseño, líneas de progreso, mostrar escala de tiempo, mostrar
división y otras.

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Módulo 3
Si se escoge Líneas de progreso se despliega un cuadro de diálogo con el mismo
nombre que permite establecer las condiciones para la ayuda gráfica.

Si escoge Mostrar: en la fecha de estado del proyecto, aparecerá en la fecha de estado una
línea vertical de color rojo que indica si hay o no variaciones para las tareas y para el proyecto
en caso de que estén o no ajustadas a las fechas de comienzo y fin planeadas. Para ver el
avance del proyecto, respecto a lo planeado, debe estar habilitado la Tarea de resumen del
proyecto (fila 0).

Los porcentajes indican el avance de cada tarea; el porcentaje de avance del proyecto se
calcula comparando las duraciones de las tareas que se han terminado o se están ejecutando
con respecto a las duraciones de todas las tareas. Las líneas diagonales o en forma de sierra
indican que algunas tareas o el proyecto están atrasados o adelantadas. Si el proyecto
estuviera al día la línea de progreso sería una línea totalmente vertical.

Diagrama de Gantt con línea de progreso

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Módulo 3
También se puede acceder a las líneas de progreso por Formato > Cuadrícula y en
el cuadro de diálogo en la pestaña Fechas e intervalos se pueden escoger
intervalos de repetición, y seleccionar mostrar una o varias líneas. En la pestaña
estilos de línea, puedes cambiar el estilo y el color a la línea de progreso.

Actualizar proyecto

Como se mencionó en esta misma unidad, una de las maneras de verificar si una tarea o el
proyecto están atrasados, es estableciendo si ha habido cambios entre las fechas de comienzo
y fin previstas respecto a las reales. El usuario puede indicar estos cambios de manera
manual (tabla Seguimiento), y en general durante el monitoreo y control se podrán seguir
introduciendo cambios al proyecto, tareas y recursos, así el proyecto ya tenga línea base
establecida o se esté ejecutando, accediendo a las diferentes vistas y tablas disponibles.

Luego de hacer un seguimiento se pueden hacer cambios en las duraciones, los costos, las
asignaciones de recursos y trabajo, las tarifas de los recursos y en prácticamente cualquier
elemento que deba ser modificado, sin que ello implique modificaciones en la línea base.

En este caso se estarían haciendo cambios al proyecto y la información “Actual” y no a lo

“Previsto”.

Otro asunto que se debe tener en cuenta después de un seguimiento, es asegurarse que el
trabajo que “no se ha hecho” se programe o reprograme después de determinada fecha. Si,
por ejemplo, estamos haciendo seguimiento hasta un día sábado, el usuario debe asegurase
que todo el trabajo que no se ha realizado se programe a partir del siguiente lunes (o jornada
hábil disponible).

En ciertas circunstancias puede ser útil que Project actualice o reprograme el trabajo que no
se ha hecho hasta determinada fecha, para esto se utiliza la opción Actualizar proyecto.

Ejemplo:

Duración del proyecto: 50 días

Comienzo: lunes 7 de junio
Fin: viernes 13 de agosto
Todas las actividades tienen asignado el recurso Programador a USD$ 20/hora

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Módulo 3
Estadísticas del proyecto:

Para realizar el seguimiento:

Fecha de estado: Día 30 (16 de julio)

Tarea Duración % completado Predecesoras

A 10 días 100%
B 10 días 100% A
C 10 días 50% B
D 10 días 0% C
E 10 días 0% D

Al ingresar la información en la tabla seguimiento:

Nombre Comienzo % com- % físico Duración Duración Costo

de tarea real Fin real pletado comp. real restante real Trabajo real

ejemplo 07 junio 25 días 25 días �4.000,00 200 horas

m&c NOD 50% 0%

A 07 junio 18 junio 100% 0% 10 días 0 días $1.600,00 80 horas

B 21 junio 02 julio 100% 0% 10 días 0 días $1.600,00 80 horas

C 05 julio NOD 50% 0% 5 días 5 días $800,00 40 horas

D NOD NOD 0% 0% 0 días 10 días $0,00 0 horas

E NOD NOD 0% 0% 0 días 10 días $0,00 0 horas

Se ingresan únicamente los porcentajes de avance: 100%, 100% y 50% y se calcula lo demás:
Fechas de comienzo, fin, duraciones, costo y trabajo.

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Módulo 3
En el Diagrama de Gantt de Seguimiento se muestran los porcentajes de avance de
las 3 actividades que tienen algún avance A, B y C; y 0% para las que no han iniciado
D y E.

El avance del proyecto es del 50%. Este valor se puede verificar en la tarea de resumen del
proyecto (fila 0).

Inmediatamente se continúe el desarrollo del proyecto (después del día 30) será necesario
considerar que el trabajo que no se ha realizado (50% de la tarea C, y el 100% de la D y la E), se
podrá realizar del día 31 en adelante y no en ninguna fecha antes de la fecha de estado.

Para esto existe la opción: Reprogramar trabajo restante para que empiece después de
(fecha), en el cuadro de diálogo Actualizar proyecto (Proyecto > Estado).

Para el ejemplo esta fecha será 16 de julio.

A partir de esta actualización, las tareas (o partes de las tareas) que no se han ejecutado
hasta la fecha de estado quedan reprogramadas para que comienzen después de esa fecha.
En el ejemplo las tareas C (50%), D y E se reprograman y el proyecto pasa a durar 55 dias (5
dias hábiles más de la planeado). Ahora la fecha de terminación es el viernes 20 de agosto.

Información de la tabla resumen:

Nombre Duración Comienzo Fin % completado Costo Trabajo

de tarea
ejemplo 55 días 07 junio �8.000,00 400 horas
m&c 20 agosto 50%

A 10 días 07 junio 18 junio 100% $1.600,00 80 horas

B 10 días 21 junio 02 julio 100% $1.600,00 80 horas

C 10 días 05 julio 23 julio 50% $1.600,00 Página

80 horas13 | 19

D 10 días 26 julio 06 agosto 0% $1.600,00 80 horas

E 10 días 09 agosto 20 agosto 0% $1.600,00 80 horas

 Nombre Duración Comienzo Fin % completado Costo real Trabajo real
de tarea Momento de
ejemplo 55 días 07 junio �8.000,00 400 horas Experiencia
m&c 20 agosto 50%

A 10 días 07 junio 18 junio 100% $1.600,00 80 horas

Módulo 3
B 10 días 21 junio 02 julio 100% $1.600,00 80 horas

C 10 días 05 julio 23 julio 50% $1.600,00 80 horas

D 10 días 26 julio 06 agosto 0% $1.600,00 80 horas

E 10 días 09 agosto 20 agosto 0% $1.600,00 80 horas

Actualizar proyecto también sirve para que los porcentajes de avance se ajusten de acuerdo a
lo planeado hasta la fecha de estado; para esto se utiliza la opción Actualizar trabajo
completado al: (fecha).

Diagramas de Gantt

Project no maneja un único diagrama para referirse al Diagrama de Gantt sino que tiene varios
dependiendo de lo que se quiera consultar. Vista > Diagrama de Gantt > Más vistas permite
visualizar:

Diagrama de Gantt: De uso general, muestra las tareas y sus secuencias; se pueden
configurar los datos o textos que pueden ir alrededor de las barras y los colores.
Gantt de Seguimiento: Adecuado para hacer seguimiento, distingue entre actividades
que hacen parte de la ruta crítica o no, muestra gráficamente la línea base y los
porcentajes de avance; se pueden configurar los datos o textos que pueden ir
alrededor de las barras y los colores.
Gantt con escala de tiempo: Es el mismo Diagrama de Gantt, asegurando que aparezca
visible la Escala de tiempo.
Gantt de redistribución: Incluye información de la columna retraso por redistribución,
que indica si se ha generado algún retraso debido a la redistribución de recursos.
Gantt de varias líneas base: Permite visualizar varias líneas base del proyecto.
Gantt detallado: Señala cuál es la demora permisible y la variación de comienzo de las
distintas tareas.

En general, el usuario podrá aprovechar estas para ver el Gantt que más se ajuste al tipo de
seguimiento que quiera hacer, y además cuenta con la opción de modificar para cada uno: el
formato, los estilos, el texto, el color, entre otros aspectos. Para proceder con estos cambios
tenga en cuenta las opciones disponibles en los grupos: Estilo de barra y Estilo de diagrama
de Gantt, que aparecen disponibles en la pestaña Formato.

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Módulo 3
A la vez el icono Formato, en el grupo Estilo de barra, le permite escoger entre
Formato de barra y Estilos de barra; cada uno de estos cuadros de diálogo le dan
múltiples opciones para cambiar la configuración de las barras en cuanto a su
forma y el texto que puede aparecer a la izquierda, derecha, arriba, abajo o dentro.

También puede acceder al formato de barra dando doble clic sobre alguna de las barras del
diagrama de Gantt.

Tenga en cuenta:

Las opciones disponibles en la pestaña Formato cambian en la medida que el usuario

escoge diferentes vistas de tareas o vistas de recursos. La pestaña Formato tiene
diferentes configuraciones: Herramientas de diagrama de Gantt, Herramientas de uso
de tareas, Herramientas de uso de recursos, Herramientas de hoja de recursos, etc.

Cuando esté trabajando con alguno de los diagramas de Gantt, tendrá la opción de
escoger cuál línea base se debe mostrar (0 a 10); además podrá modificar el zoom
para que se muestre el proyecto completo o solo el horizonte de tiempo que
comprenda ciertas tareas seleccionadas accediendo por pestaña Vista, grupo Zoom:
Proyecto completo y Tareas seleccionadas.

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Experiencia

Módulo 3
Otras vistas:

El Diagrama de red.

Visualiza la secuencia de actividades como una red del tipo AON (actividad en el nodo). Indica
con color rojo cuales actividades hacen parte de la ruta crítica (margen de demora total = 0).
Cada nodo contiene información básica sobre cada tarea: Nombre, fecha de comienzo, fecha
de finalización, Identificador, Duración, Recursos.

Vista Diagrama de Red

Esta información puede ser modificada de acuerdo a lo que se requiera haciendo uso de las
opciones disponibles en pestaña Formato. Además, en pestaña Formato, grupos Mostrar y
Formato, encuentra disponible las opciones:

Contraer cuadros: muestra la red con nodos que contienen solo el identificador.
Diseño: despliega un cuadro de diálogo con el mismo nombre para modificar el diseño
de la red.
Cuadro (formato de cuadro): Para modificar la plantilla de datos, el borde y el fondo
entre otros.
Estilo de cuadro: configuración entre diferentes estilos de cuadro disponibles.

A estas opciones también puede acceder dando clic en el botón derecho del mouse sobre el
diagrama de red.

El Diagrama de relaciones

Permite revisar las relaciones de precedencia del proyecto. Muestra para cada tarea cuáles
son las predecesoras y las sucesoras. No es muy flexible en cuanto a su formato (no se puede
cambiar), y su utilidad radica en que permite hacer un buen análisis tarea por tarea.

Vista Diagrama de relaciones

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Módulo 3
El Calendario

Una vista que ubica cada actividad a lo largo de días o semanas de un calendario.
Se puede configurar para establecer cuántas semanas se muestran la vez (4 por
defecto) o mostrar solo una semana. Se pueden seleccionar fechas específicas del proyecto
(opción Personalizado, que permite establecer el rango de fechas).

Vista Calendario

Organizador de equipo

Vista que por defecto muestra las actividades que le han sido asignadas a cada recurso, en
forma de barras organizadas al frente de cada uno de los recursos. Este gráfico tiene algunas
características especiales, entre ellas que las barras que representan tareas se pueden
mover a la derecha o la izquierda (para cambiar el tiempo considerado para su ejecución) y
arriba – abajo (para cambiar las asignaciones de un recurso a otro). Estos cambios podrían
ser útiles en determinadas circunstancias, pero se consideran poco precisos dado que no
siempre se puede controlar en esta vista las fechas y aspectos específicos de cada
asignación.

Esta vista es útil para cuando se presentan sobreasignaciones, permite visualizar cuáles
recursos están sobre asignados, en qué fechas y por el trabajo correspondiente a qué tareas.

Vista Organizador de equipo

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 Momento de
Experiencia

Módulo 3
Informes

La creación de informes en Project se ha ido ajustando en las últimas versiones,

integrando nuevas opciones para crear informes en diferentes formatos.

El grupo Ver los informes contiene diferentes opciones para crear informes tipo Panel, que
funcionan como un lienzo en blanco o parametrizado en el cual se pueden agregar y editar
gráficos, tablas, texto y otros elementos referidos al costo, trabajo y duración del proyecto.
Entre otros:

Información general de costos

Información general del trabajo
Próximas tareas
Recurso
Recursos sobreasignados
Visión general de los recursos
Costes
Flujo de caja
Información general de costos de la tarea
Informe de valor acumulado
Sobrecostos
Visión general de costo de recursos
En curso
Informe de hito
Tareas criticas
Tareas pospuestas
Tareas retrasadas

La sección Introducción contiene una guía para la creación de estos informes denominados
informes dinámicos.

El grupo Exportar / Informes visuales, se ha mantenido de versiones anteriores de Project y

permite crear diferentes informes en Microsoft Visio y Microsoft Excel (tablas dinámicas)
referidas a tareas, recursos y asignaciones.

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 Momento de
Experiencia

Módulo 3

Con esta opción, una vez se crea el informe en Excel o Visio, se carga la información desde
Project, pero los archivos no quedan vinculados, es decir, que los cambios que se le sigan
haciendo al informe no modifican el archivo *.mpp – y los cambios adicionales al proyecto no
actualizan el informe.

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