UNIDAD IV

PLANIFICACIÓN

Profesora: Maria Isabel Ardanaz

Correo: mabelardanaz hotmail

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 Planificación con Sofware de Gestión de Proyectos

La planificación con Sofware de Gestión de Proyectos, la

realizaremos mediante el Microsoft Project.
Este sofware, logro incorporar en la representación gráfica los
faltantes que existen y que planteamos en el Método de los Potenciales
a saber:

 Duración de cada tarea.

 Recursos humanos y materiales asignados a cada una de
ellas.
 Fechas de inicio y terminación de cada tarea.
 Fecha de inicio y terminación del proyecto.
 Costos individuales por tarea y totales del proyecto.

Este microsoft calcula automáticamente, una vez cargados los

datos individuales de cada tarea :

 La duración de cada tarea y la duración total del

proyecto.
 El costo de cada tarea, de cada tarea resumen y el costo
total del proyecto .
 Determina las tareas que conforman el Camino Crítico
(Diagrama de Pert).

Permite:

 Realizar el Seguimiento del Proyecto.

 Obtener en valores las variaciones o desvíos ( en
duración y costos) que surgen entre lo planificado y lo
ejecutado.
 Repanificar los desvíos para terminar en tiempo y
forma.

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 Representación Gráfica : Diagrama de Gantt o
Diagrama de Barras

Como se observa en la hoja siguiente, el Diagrama de Gantt

o Diagrama de Barras, permite a través del Microsoft Project (MSP)
la visualización gráfica de todo el proyecto.

1) En la pantalla veremos:
A la izquierda: una tabla de datos
A la derecha : el Diagrama de Gantt

2) Vamos al Comando Proyecto:

Información de Proyecto
(en la primera línea)

En el cuadro de diálogo Información del Proyecto se

introducen las fechas de comienzo y fin del proyecto para hacer las
programaciones básicas del proyecto. Si no se introducen estos datos el
MSP inicia el proyecto el día que indica el reloj del sistema de la
computadora.
Cuando se introduce la fecha de comienzo del proyecto, el
MSP computa una fecha final basada en la información que contiene el
archivo de proyecto.
También se puede programar un proyecto basándose en una
fecha final que especifique, en este caso el MSP determinará una fecha
de comienzo.

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3) Nombre del Proyecto

En la tabla de datos, en el primer renglón, cargo el nombre

del proyecto: “Reubicación de oficinas centrales”.
Para poner el nombre del proyecto en negritas y ubicarlo
correctamente, debo ir al Comando Sangría (en la tercer línea, las dos
flechitas) marcar la flecha de la derecha y automáticamente el Project
nos coloca en negritas el nombre del proyecto, y lo ubica dejando un
margen del lado izquierdo.

4) Tareas

La carga de los datos, permite automáticamente la realización

del Diagrama de Gantt o Diagrama de Barras (lado derecho de la
pantalla) con las siguientes características:

 Las tareas se representan por bloques, rectángulos o

barras.
 Las flechas establecen las relaciones de dependencia y
vinculación.

Tarea Resúmenes

Son también llamadas Cabeceras Generales. Agrupan un

grupo de Subtareas relacionadas entre sí y que todas hacen al logro de
la tarea resumen.

Sirven para:
 Dividir el Proyecto en Etapas.
 Controlar por Etapas.
 Estableces niveles de Prioridad

Cada Tarea Resumen tiene:

Una Duración Total la que surgirá
del inicio y duración de las subtareas.
Un Costo Total, el que surgirá de la
sumatoria de costos individuales de las subtareas.

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5) Calendario

El Calendario lo vemos en la pantalla a la derecha, arriba del

Diagrama de Gantt. Depende el tipo de proyecto, lo realizare en días,
semanas o meses.
Me permite ver cuando inicia y cuando termina una tarea, al
igual que cada tarea resumen y también cuando inicia y cuando
termina el proyecto.

6) Barras

Vemos debajo del Calendario:

La Barra Total del Proyecto: desde la fecha de inicio a la fecha

de finalización.
Las Barras correspondientes a cada Tarea Resumen, también
vemos cuando inicia y cuando termina cada Tarea Resumen.

7) Hitos

Los Hitos, se representan con un rombo, y son:

Puntos de Control.
Tareas de Duración cero (0) y Costo cero (0).
No son tareas ficticias.
Reflejan la Finalización de una Etapa del Proyecto. También
generalmente están al finalizar cada Tarea Resumen.
Pueden estar en cualquier lugar del proyecto donde sean
necesarios, al inicio de una etapa, al final o en el medio.

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8) Vinculación de Tareas

Como dijimos las flechas entre las tareas, establecen las

relaciones de dependencia y vinculación.

Existen cuatro (4) Tipos de Vinculaciones:

FIN A COMIENZO: La Tarea “A” debe terminar para que

comience la Tarea “B”.

FIN A FIN : Las dos Tareas finalizan juntas.

COMIENZO A COMIENZO : Las dos Tareas comienzan

juntas.

COMIENZO A FIN: La Tarea “B” no puede terminar hasta

que comience la Tarea “A”.

Para realizar la vinculación:

Puedo utilizar el Comando Edición – Vincular - que me da la

opción de optar por cualquier tipo de vinculación.
También puedo utilizar, en la segunda línea de comandos, el
dibujo de las dos argollas juntas (para vincular secuencialmente) y las
dos argollas separadas para desvincular.
Puedo pararme en la fechita de la tarea, y arrastrar con el maús
para cambiar la vinculación.
Puedo también cargar al Project las tareas del proyecto, con sus
duraciones y precedencias y automáticamente aparecerán graficadas
las tareas con fecha de inicio, finalización y con las flechas respectivas
correspondientes a las vinculaciones

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9) Asignación de Recursos

Como vemos en los Diagramas de Gantt, cada tarea tiene

designados los recursos, humanos y materiales, con que se ejecutaran
cada una de ellas.
Los recursos son cargados en la Hoja de Recursos y luego
asignados a cada tarea.
Para cargarlos, vamos al comando Ver – Hoja de Recursos – y
allí cargo todos los recursos. Vemos en esta Hoja, las siguientes
columnas:
Grupo: para identificar si el recurso es por ejemplo
contratado, de planta permanente, directivo, etc.
Capacidad Maxima: 100% equivale a una persona con 8 hs.
de trabajo diario, si dice 200% equivale a 2 personas, si dice 150%
equivale a una persona de 8 hs. y otra de 4 hs. diarias.
Tasa Standart $ Hora: es el valor por hora de trabajo que
cobra el recurso humano.
Tasa Hora Extra $ Hora: es el valor por hora extra de
trabajo que cobra el recurso humano, la que generalmente es un 50%
mas que la hora común, según el convenio de trabajo.
Costo Uso: Es el costo por el servicio realizado. También es
el costo de los recursos materiales.
Calendario Base: Es el calendario Estandart, de 8 hs. de
trabajo diaria que tendrán los recursos humanos. También puede
hacerse un calendario especial para alguno de los recursos.

Para asignarlos voy al comando Herramientas – Asignación de

Recursos – me aparecerán todos los recursos y opto por el que deberá
realizar la tarea.
También para asignar puedo utilizar, en la segunda línea de
comandos, el dibujo de las dos caritas.

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10) ASIGNACIÓN DE TIEMPOS

Unidad de Tiempo:

La unidad de tiempo a emplear depende el tipo de proyecto, la

misma será horas, días, meses, debiendo resultar homogénea, a través
de todo el proyecto.
El conocimiento del tiempo de duración de las diversas
actividades deberá lograrse a través de los responsables de las mismas.
Los resultados o informes que surjan del análisis del proyecto, no
pueden ser objetados fundándose en la imprecisión de los datos básicos
sobre las duraciones.
Dicho tiempo será calculado sobre la base de la realización
“normal” de las actividades con los “recursos disponibles”.

La estimación de las duraciones podrá ser:

1.- Estimación Única.

2.- Estimación por Ponderación.

1.- Estimación única

Es aplicable en aquellos proyectos donde existen actividades
convencionales, es decir que tienen un tiempo normalizado para
desarrollarla, dado que son actividades :
1.- conocidas
2.- de las cuales se registra gran experiencia.
3.- existe información sobre actividades semejantes, que
permiten determinar la duración correspondiente.

A pesar de trabajar con actividades conocidas, en algunos

proyectos, se debe realizar un “Estimación de tiempo en Exceso”,
dado el tipo de actividad y la forma en que se realizará el
cumplimiento de la tarea.
Por ejemplo en proyectos de construcción, la actividad “
construcción techo de hormigón”, vemos que esta tarea puede
realizarse en un día, pero para seguir trabajando sobre dicho techo se
necesitan varios días más.

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 También en estos proyectos de construcción la Estimación en
Exceso puede darse al considerar la “Influencia del estado del tiempo”.
Existen dos formas de considerar el Estado del tiempo.

1.- Proceder a analizar la información estadística para la zona y

época del año, en que se realizará la construcción y adicionar al total
los días de trabajo desfavorables.

2.- Considerar como afectará el estado del tiempo, en la duración

de cada actividad. Este segundo caso provee un análisis y ajuste mas
adecuado de cada actividad del proyecto según el tipo de actividad y la
fecha que se realizará cada una.

Estas estimaciones de tiempo en exceso permiten, afectar los

recursos disponibles a otras actividades para que no estén ociosos, y
diagramar correctamente el plazo total del proyecto y por ende el costo
del mismo.

2.- Estimación por Ponderación.

Esta estimación es aplicable a proyectos en fase de desarrollo y

prueba, donde resulta muy significativo el cálculo del “tiempo
incierto”

Para determinar la Estimación por Ponderación, debemos hallar el:

“Tiempo esperado”: Te

Para obtener este tiempo debemos calcular:

“Tiempo optimista” = to es el tiempo mínimo posible requerido

para que una actividad pueda ser normalmente completada.

“Tiempo pesimista” = tp es el tiempo máximo posible requerido

para que una actividad pueda ser normalmente completada.

“Tiempo más probable” = tm es el tiempo más frecuentemente

requerido para completar normalmente una actividad.

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Así el tiempo esperado será:

Te = to + 4tm + tp
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En el tiempo optimista, se esta considerando el tiempo mínimo

necesario, aceptando que las tareas se cumplen normalmente.
En el tiempo pesimista, se reflejará la posibilidad de algunas fallas,
como ser energía, mecánicas, repeticiones, etc.. No deben considerarse
factores de fuerza mayor o contingencias incontrolables, accidentes,
huelgas, inundaciones etc. A menos que puedan ser considerados como
riesgos inevitables de la actividad.

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