COSTES Y PLAZOS

MS PROJECT 2010

TEMA 2
 Costes y plazos

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 Project 2010

INDICE

INDICE........................................................................................................................................................................... 3

1. DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS ........................................................................................................ 4

1.1 Determinación de los recursos que participarán en el proyecto ............................................................................ 4

1.2 Definición de recursos disponibles ........................................................................................................................ 4
1.3 Capacidad máxima del recurso ............................................................................................................................. 6
1.4 Asignación de los recursos a las tareas ................................................................................................................ 8
1.5 Formulario de Tareas .......................................................................................................................................... 10
1.6 Condicionamiento por Esfuerzos ......................................................................................................................... 11
1.7 Resolución de Sobreasignaciones de recursos ................................................................................................... 11

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1. DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS

1.1 Determinación de los recursos que participarán en el proyecto

Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario

para llevar a cabo una actividad.

Se denomina recurso de tipo Trabajo a todo recurso de tipo mano de obra o maquinaria,
cuyo coste dependa del tiempo de uso.

Se denomina recurso de tipo Material a todo material empleado en el proyecto, cuyo coste, fijo
y determinado previamente, no depende del tiempo de uso.

1.2 Definición de recursos disponibles

Para definir los recursos disponibles acudiremos a Vista -> Vistas de recursos -> Hoja de
recursos, de forma que aparecerá la siguiente pantalla:

Podemos rellenar los datos de recursos de que dispongamos, hasta el momento, directamente
en la tabla. Esto podría servir de ejemplo:

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En esta vista aparece una lista con los recursos disponibles para este proyecto.

Podemos modificar las características de cada recurso ‘in situ’, dentro de la tabla, o bien
haciendo ‘doble clic’ en cada uno de ellos, de manera que aparece el cuadro de diálogo
‘Información del Recurso’

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En este cuadro aparecen algunas características no visibles en la tabla por defecto, si bien
podemos llegar a visualizar sobre la misma las columnas que necesitemos.

1.3 Capacidad máxima del recurso

La Capacidad Máxima expresa la disponibilidad máxima de un determinado recurso, si fuese

necesario tenerla en cuenta, por medio de un porcentaje (por defecto) o valor decimal, que
expresa tanto el número de recursos disponibles como su disponibilidad para el
proyecto (300 % puede significar bien 3 pintores a jornada completa, trabajando
simultáneamente, o bien 6 pintores a media jornada.

Podemos cambiar la expresión de la capacidad máxima de porcentaje a valor decimal, que

es más operativo, ya que puede expresar el número de equipos a utilizar, a través de

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Archivo -> Opciones -> Programación -> Apartado Programación -> Mostrar las unidades
de asignación como: -> Valores decimales:

De modo que la capacidad máxima quedaría expresada así, expresando el valor de 1 a una
persona trabajando a jornada completa, o 2 a media jornada:

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Si tenemos disponibilidad ilimitada de un recurso, podemos introducir un valor alto de

capacidad máxima, por ejemplo 1000, de modo que no será tenida en cuenta a la hora de
estimar sobreasignaciones de recursos.

1.4 Asignación de los recursos a las tareas

La mejor forma de asignar los recursos disponibles a las tareas es a través del denominado
Formulario de tareas, que aparece al activar la sección Detalles, que aparece dentro de
Vista -> Vista en dos paneles.

Al activar la sección Detalles, se divide la pantalla en dos partes, manteniéndose la pantalla

anterior en la parte superior, mientras que en la parte inferior aparece una sección de
detalles, cuyo contenido podemos escoger en este desplegable:

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Si la vista que necesitamos no estuviese en el

desplegable, la localizaremos a través de la opción
Más vistas…

Cada vista lleva asignada un panel de detalles por defecto, de modo que la vista que aparece
por defecto en el panel inferior, si nos encontramos en el Diagrama de Gantt, se denomina
Formulario de tareas:

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La asignación de recursos es una de las acciones más importantes y a la que más esfuerzo
debemos dedicar durante el trazado o planificación del proyecto, y cuanto mayor esfuerzo y
tiempo le dediquemos, mayor precisión obtendremos en la previsión de la planificación del
mismo.

1.5 Formulario de Tareas

En este Formulario de tareas podemos seleccionar, en el desplegable que aparece bajo

‘Nombre del recurso’, los recursos para cada tarea, controlando la asignación de horas,
unidades, etc. y definiendo a la derecha si se trata de una tarea de Unidades Fijas (opción
por defecto), Trabajo Fijo o Duración Fija.

Con ello estamos visualizando el Triángulo de asignación descrito en los primeros apartados
del curso. Si indicamos dos de los vértices del mismo (p.e. Unidades y trabajo), obtendremos el
vértice restante (duración), al pulsar el botón Aceptar.

Project halla el dato que falta en función de los datos disponibles. Esto debería hacerse para
cada tarea por separado.

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1.6 Condicionamiento por Esfuerzos

Se dice que una tarea es Condicionada por el Esfuerzo (C. por el esfuerzo), cuando al añadir
un nuevo recurso a una tarea previamente calculada por el formulario de tareas anterior, éste
reduce el esfuerzo (horas de trabajo aplicadas) de los recursos ya existentes, absorbiendo
horas de trabajo de los mismos y produciéndose un reparto lineal (proporcional) de las horas
entre los nuevos recursos.

Por ejemplo, podemos asignar un auxiliar a una tarea de construcción de un muro para
rebajar el número de horas de trabajo (esfuerzo) empleado por el oficial de primera que
interviene en el mismo, para dedicarlo a otros menesteres.

Si, por otra parte, considerase que el nuevo recurso a añadir va a desarrollar tareas de
diferente naturaleza (tareas complementarias) a las de los recursos existentes (p.e. tareas de
limpieza), entonces desactivaría la opción C. por el esfuerzo, de modo que, al añadir el nuevo
recurso, los ya existentes mantendrán su asignación actual de horas de trabajo, y el
recurso añadido no reduce el esfuerzo de los recursos anteriores, manteniéndose la
asignación de horas de trabajo anterior de los mismos.

1.7 Resolución de Sobreasignaciones de recursos

Al realizar la asignación de recursos a cada tarea con el formulario de tareas, es muy fácil
sobre asignar los recursos, es decir asignarles un esfuerzo mayor del que su Capacidad
máxima (número total de horas trabajadas por día y recurso) puede soportar. Al solaparse
tareas que utilizan el mismo recurso entre sí, puede producirse una sobreasignación en dicho
solape.

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Por ejemplo, si dispongo de 3 pintores a jornada completa para pintar una vivienda, estoy
limitando el esfuerzo o Capacidad máxima a 24 horas diarias de pintor. Si se supera esa cifra
en un determinado día o, prorrateando, en una franja horaria del día, se produce una
Sobreasignación del recurso, de modo que este aparece en color rojo brillante en la hoja de
recursos.

La sobreasignación puede producirse por días, horas e incluso minutos, en un momento

determinado del día, al solaparse las tareas entre sí

Conviene estar atentos a la hora de asignar recursos, para evitar la sobreasignación antes de
que ésta se produzca. Pero si hay que resolverlas, lo puedo hacer de forma manual o
Automática.

La resolución de sobreasignaciones puede realizarse manualmente, redistribuyendo las horas

sobrantes en días contiguos, o de forma automática, encomendando dicha tarea a Project.

Es preferible hacerlo manualmente, dado que de hacerlo de forma automático, Project alargará
la duración de algunas tareas sin consultarnos por ello. Vamos a examinar a continuación los
dos métodos disponibles para la resolución de sobreasignaciones:

1.7.1. Resolución Manual de Sobreasignaciones de recursos

La resolución manual exige configurar correctamente la pantalla para detectar los días en que
se producen las sobreasignaciones. Para ello, puedo mostrar el Diagrama de Gantt con el
valor de zoom día a día, en la escala temporal, y dividir la pantalla (Ventana ->Dividir),
mostrando abajo el gráfico de recursos, que muestra la asignación diaria de horas del
recurso, por medio de barras azules verticales. Si la barra presentase un extremo de color
rojo en la parte superior, existirá una sobreasignación en ese período concreto:

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Una vez localizada la sobreasignación, puedo conmutar la pantalla inferior con la vista uso de
recursos, que muestra el recurso sobre asignado, en este caso el Oficial Primera. Si queremos
ver en detalle qué cantidad de horas lleva sobre asignadas en cada período, podemos pulsar el
botón derecho, activando la opción ‘Sobreasignación’:

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Si quitamos la parte sobrante, que aparece en la fila ‘Sobreasignación’ y vamos

redistribuyéndola, total o parcialmente, sobre los días contiguos, podemos llegar a lograr que el
recurso deje de estar sobre asignado. Esta operación requiere algo de paciencia.

Si a pesar de mover las horas sobre asignado no se resolviese la sobreasignación, puede

producirse un solape simplemente por horas, con lo que debería subir la precisión (zoom) del
Gantt al valor hora a hora, o incluso a minutos, redistribuyendo las horas en días contiguos.

1.7.2. Resolución Automática de Sobreasignaciones de recursos

La resolución automática de sobreasignaciones puede realizarse a través de Herramientas ->

Redistribuir recursos, de forma que aparece el siguiente cuadro:

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Redistribución Automática significa que Project hace las correcciones oportunas antes de
que se produzca la sobreasignación, no llegando ésta nunca a producirse. Esto implica que
Project toma decisiones y cambia duraciones de tareas al trazarlas, con la consiguiente pérdida
de control del usuario sobre la aplicación.

Es preferible utilizar Redistribución Manual, Para poder resolver las sobreasignaciones ‘a

posteriori’.

Así mismo, el valor por días puede quedarse algo corto, debiendo subirse a por horas en la
mayoría de los casos.

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