PROJECT APLICADO AL CONTROL DE PROYECTOS 2

Sesión 3.- Vista de recursos

Objetivo de la sesión
Tener un control claro y fácil de entender de la utilización de los recursos, además de las vistas
ofrecidas por Microsoft Project 2013. Comprender como maneja la aplicación la sobrecarga de
los recursos disponibles.

3.1.- Usos de recursos

Cabe resaltar, que entre más grande sea un proyecto, más difícil será apreciar en un vistazo
general la asignación de recursos.

En estos casos es útil activar el ícono “Desplazarse a la tarea” en la barra de accesos rápidos,
también se puede utilizar la combinación de teclas <Ctrl>+<Shift>+<F5>.

En la vista Gantt, la única información que tenemos de los recursos, es el nombre, además de la
sobreasignación en la columna indicadores.

En el menú, Tarea (ver bajo Gantt)  Uso de recursos, aparece un detalle de uso de los recursos
de manera individual.

Aquí se puede ver que en este caso, Arroyo tiene una sobreasignación de 2 días, si cambiamos
el parámetro de Trabajo a horas, aparece que la misma es de 16 horas.

Esto se debe a que está trabajando de manera paralela en 2 actividades distintas.

Se puede cambiar el modo de presentación en Vista  Semanas o la escala que se considere

más adecuada

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3.2.- Disponibilidad y asignación de recursos

Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su rol es supervisar las
asignaciones para cada uno de los recursos, de modo que pueda equilibrar sus cargas de trabajo
de forma eficaz. Algunos recursos podrían estar sobre asignados y otros pueden estar sub
asignados. Puede revisar la eficacia con la que se utilizan los Recursos en su proyecto y si necesita
realizar ajustes, en función de las cargas de trabajo y la disponibilidad en Microsoft Project.

Project, permite mostrar la disponibilidad de los recursos, para lo cual es necesario configurar

a) Vista  Uso de recursos

Mostrará información similar a la siguiente:

b) Damos clic derecho en la parte derecha de la ventana y nos aparece

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c) Seleccionamos “Estilos de detalle”  Disponibilidad de trabajo

d) Mostrar > >, podemos cambiar el Fondo de celda para que sea más visible la información
desplegada

e) <Aceptar>, aparece la información como lo que se muestra a continuación:

De esta manera se puede visualizar de forma fácil, la disponibilidad de cada uno de los
recursos, de los cuales necesitamos saber cómo está tanto la carga de trabajo, como la
disponibilidad.

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Se puede también cambiar la escala temporal de presentación, a días, meses, trimestres,

etc. con el fin de facilitar la visualización de la información.

Otra variable útil a mostrar es la Asignación porcentual, como se muestra a

continuación:

Si deseamos desactivar alguna de las variables desplegadas, damos clic derecho y nos
aparece la ventana con las opciones activadas:

Aquí se desactiva lo que se desea ocultar, o en su defecto se activa lo que se desea si

existe.

Esta forma de presentación también es útil para reasignar los recursos de forma rápida,
en función de la carga de cada uno de ellos, en el ejemplo siguiente, se puede observar
que Arroyo tiene una sobrecarga, como se muestra en la imagen:

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Se puede observar, que González tiene a su vez disponibilidad de tiempo para esa fecha,
por lo cual se puede reasignar una de las actividades de Arroyo a González, marcar la
fila únicamente arrastrándola, como muestra la línea roja de la figura a continuación:

De esta forma se resuelve la sobreasignación que tenía Arroyo, reasignando una tarea a
González y quedaría como se muestra en la imagen siguiente:

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3.3.- Asignación de recursos

Project, permite agrupar la información, para lo cual en Vista  Esquema, se puede Mostrar u
Ocultar Subtareas.

Para mostrar la asignación de recursos, hacemos lo siguiente:

a) Ir a tareas en el menú

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b) Seleccionar las vistas y escoger “Más vistas”

c) Seleccionar Asignación de recursos, como se muestra en la ventana siguiente

d) Presionar <Aplicar>, lo cual muestra una ventana como la siguiente

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Esta forma de visualización, muestra en una sola ventana, los recursos con sus tareas, además
de mostrar en la parte inferior un diagrama Gantt de redistribución.

En la imagen siguiente, se observa que existe un solapamiento de actividades asignadas a Arroyo

Otra forma de resolver el solapamiento, sería encadenar las 2 actividades o en su defecto,

reasignar alguna de las tareas a otra persona, o retrasar o adelantar de ser el caso, siempre y
cuando no afecte a las restricciones existentes previamente, como tiempos y plazos.

Para encadenar las actividades, se procede de la siguiente manera:

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a) Se marcan las actividades a encadenar, como se muestra en la imagen siguiente,

enmarcadas con el rectángulo rojo

b) A continuación, dar clic en el ícono de la parte superior de la imagen anterior

encerrado en el círculo rojo

c) Luego de lo cual, las tareas que estaban solapadas se encadenan como se muestra en la
imagen siguiente:

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d) En el caso anterior, se resolvió el solapamiento mediante el encadenamiento de

actividades, lo cual en muchos casos no es la mejor opción. Lo recomendable sería
realizar un Retraso por Redistribución (insertar la columna) como se muestra en la
imagen a continuación, resaltado con rojo. La tarea debe estar auto programada para
que funcione correctamente.

Seleccionar tarea  mover

Clic derecho sobre el campo  Reprogramar tarea cuando los recursos estén
disponibles

e) Como existía un solapamiento de 1 día, entonces se hace un corrimiento de 1 día de

retraso del recurso, esto cambia la forma en que Project muestra la información, la línea
verde encerrada en el círculo azul, indica el retraso del recurso de la tarea.

Empezar la tarea 4.2.3 el 25 de abril, asignar de recurso a Arroyo

Encadenar las tareas 4.2.1 y 4.2.3

3.4.- Redistribución de recursos

Cuando los recursos están con tareas sobre asignados, Project tiene una forma de resolver la
misma, para lo cual se debe proceder de la forma siguiente:

a) Menú Recurso  Opciones de redistribución

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b) Se debe tener en cuenta que, al realizar la redistribución de recursos, se pueden afectar

tareas que se están ejecutando en ese momento, lo cual podría dar lugar a
inconvenientes. Redistribuir todo, permitirá que Project se encargue de hacer el proceso
de forma automática.

c) Seleccionamos la opción, Redistribuir  Recurso  Redistribuir, seleccionamos el

recurso del cual deseamos realizar la redistribución.

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d) Para el caso del ejemplo con el recurso Arroyo, lo cual muestra algo así como lo
mostrado a continuación

e) Si activamos el Gantt, se puede mostrar la columna de Retraso por redistribución, para

lo cual es necesario Insertar dicha columna, dando como resultado algo similar a lo
mostrado a continuación y resaltado por los rectángulos.

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