Módulo 7

Trabajando con recursos

Cuando se han creado las tareas y los recursos del proyecto, llega el momento
de definir quiénes y con qué se hará una determinada tarea y cuándo se
realizará.

A través de este módulo se expondrá todo lo referente al trabajo a realizar en

una determinada tarea, quién lo realizará y con que materiales y equipos
dispondrá para la misma. Todo esto deriva lo que es la asignación de recursos.
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ASIGNANDO RECURSOS A LAS TAREAS

La asignación de recursos no es más que asociar un recurso a una

determinada tarea para que se lleve a cabo la realización de un trabajo.

Cuando se asigna un recurso a una tarea, se establece una asociación que

permite hacer un seguimiento de del progreso del trabajo realizado en dicha
tarea.

ASIGNANDO UN RECURSO A UNA TAREA

Para asignar un recurso a una tarea siga los pasos descritos a continuación:

Haga clic sobre el vínculo Asignar personas y equipamiento a las tareas en
el panel Recursos de la Guía de proyectos.

Seleccione el vínculo Asignar recursos…, se visualiza la caja de diálogo
Asignar recursos. Esto también

Cuadro de diálogo para Asignar recursos a la tarea

Nota: también puede visualizar el cuadro de diálogo Asignar recursos

haciendo clic sobre el botón Asignar recursos de la barra de
herramientas Estándar.

En esta caja se visualizan todos los recursos ingresados en la Hoja de

recursos. Para asignar un recurso, seleccione la tarea a la cual desea hacer
la asignación, luego escoja el recurso y haga clic sobre el botón Asignar.
Seleccione la tarea 2 - Recibir notificación de comenzar el trabajo y firmar el
Módulo 7 – Trabajando con recursos 3

contrato, escoja el recurso José Bastidas (Dirección) y haga clic sobre el

botón Asignar. Al lado del recurso aparece una tilde (
) que indica que el
recurso fue asignado a la tarea seleccionada.

Así mismo en el panel de Diagrama de Gantt, se visualiza al lado de la barra

de duración, el recurso asignado a la tarea.

Recurso
asignado

Recurso asignado en la vista de Diagrama de Gantt

A continuación asigne los siguientes recursos:

Tareas Asignación
Presentar documentos de fianzas y seguros Moraima González (Ingeniero de Obra)
Preparar y presentar la programación del proyecto Haydee Acosta (Planificador)
Obtener permisos de construcción Sumaira Urdaneta (Compra de materiales)
Presentar proyectos preliminares de compra Sumaira Urdaneta (Compra de materiales)
Ya asignados los recursos a las tareas, deslice el panel Recursos hasta visualizar
el paso 4.- Revisar la información, aquí se visualiza la información sobre la tarea
seleccionada, su duración, trabajo, el recurso y el trabajo asignado, así como
las unidades de asignación (éstas son expresadas en porcentaje).

ASIGNANDO VARIOS RECURSOS A UNA TAREA

En ocasiones será necesario asignar más de un recurso a una determinada
tarea. Por ejemplo, la tarea 3, requiere de la intervención no sólo del ingeniero
de obra, sino también de la dirección, por lo tanto, es necesario asignarlo
también a dicha tarea.

Haga clic sobre la tarea 3, en la caja de diálogo Asignar recursos,
seleccione el recurso José Bastidas (Dirección) y haga clic sobre el botón
Asignar. Los recursos asignados a la tarea seleccionada se colocan por

Centro de Educación
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encima de los demás recursos y se muestra la marca o tilde (
) a su lado.

Varios recursos asignados a una tarea

Así mismo debe asignar el recurso José Bastidas (Dirección) a las tareas de
la 4 a la 6.
Sugerencia: cuando tenga que seleccionar varios recursos a asignar a
una tarea, mantenga presionada la tecla [ctrl] y seleccione uno a uno
los mismos.

Ejercicio. A continuación haga las siguientes asignaciones:

Tareas Recursos a asignar
23 Electricistas
24 Superintendente; Equipo de obreros
25 Superintendente; Empresa de nivelación
26 Empresa de nivelación

ELIMINANDO LA ASIGNACION DE RECURSOS

Si desea eliminar la asignación de un determinado recurso a una tarea,
seleccione la tarea deseada, haga clic sobre el botón Asignar tareas de la
Barra de herramientas Estándar; en el cuadro de diálogo escoja el recurso
deseado y haga clic sobre el botón Quitar para eliminar la asignación.

CONFIGURANDO LA ASIGNACION DE RECURSOS

Antes de hacer la asignación de recursos a la a una determinada tarea,
Módulo 7 – Trabajando con recursos 5

debemos tener presente que la misma posee una duración, pero no posee
trabajo asignado. Tomando en cuenta que el trabajo significa la cantidad de
tiempo que uno o más recursos tardan para llevar a cabo la culminación de la
tarea, esta cantidad estará directamente relacionada con la asignación de los
recursos a la tarea. Por ejemplo, si una tarea tiene una duración de 2d, y se
asigna un recurso a tiempo completo, la cantidad de trabajo será la misma
que la duración; pero si asignamos dos recursos a la misma tarea, el trabajo se
vera reducido a la mitad. Si asignamos un recurso a medio tiempo, el trabajo
se mantiene pero aumenta la duración la tarea.

Todo esto esta condicionado por la Fórmula de programación que utiliza

Microsoft Project 2002 para realizar los cálculos del trabajo realizado por los
recursos asignados a una determinada tarea.

Duración * Unidades = Trabajo

Esta fórmula es utilizada durante el cálculo del trabajo por Microsoft Project
2002. Por ejemplo, si tenemos una duración de 3d para la tarea 2, lo que quiere
decir que dura 24h. Asignamos un recurso al 100% de su capacidad y su
programación seria la siguiente:

24h duración *100% unidades = 24h trabajo

La tarea 2 debe requerir 24h de trabajo con una asignación de 100%.

Si a una tarea que tiene una duración de 3d le asignamos 2 recursos con una
capacidad de 100%; entonces se debe calcular el trabajo requerido de la
siguiente manera:

24h duración * 200% unidades = 48h trabajo

Esto quiere decir, que al asignarle a una tarea más unidades de asignación, el
trabajo requerido será repartido entre las capacidades asignadas, lo que
significa que las 48h de trabajo serán la suma de las 24h de trabajo de cada
recurso asignado.

USANDO PROGRAMACION CONDICIONADA POR EL ESFUERZO

Cuando se asignan recursos a una tarea determinada, la duración de la
misma disminuye, ya que Microsoft Project 2002 utiliza la programación
condicionada por el esfuerzo, lo que significa que a mayor capacidad de
trabajo la tarea será completada en un menor tiempo.

La programación condicionada por el esfuerzo hace que si a una tarea se le

asignan recursos adicionales, el trabajo se mantiene constante y la duración
de la tarea disminuye.

Centro de Educación
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La duración de la tarea se vera afectada siempre y cuando se aumente o

diminuya la cantidad de recursos asignados. Si se asignan varios recursos a una
tarea y mas tarde se elimina uno de ellos, la duración de la misma se vera
incrementada, mientras que el trabajo se mantiene constante.

Para visualizar la programación condicionada por el esfuerzo:

Haga clic sobre el botón Recursos de la Barra Guía de proyectos.

Seleccione el vínculo Asignar personas y equipamientos a tareas y luego
desplace este panel hacia abajo hasta visualizar el vínculo Modificar
información de la tarea o asignación; se muestra la vista Diagrama de Gantt
dividida con el Formulario de Tareas en la parte inferior.

Seleccione la tarea 2, nótese que ésta tiene una duración de 3d, tiene
asignado un recurso con 100% de unidades y un trabajo de 24h.

Vista de Diagrama de Gantt con el Formulario de tareas

Nota: para obtener esta misma vista, puede hacerlo también

seleccionando la opción Dividir del menú Ventana.

Para asignar un nuevo recurso a la tarea seleccionada, haga clic sobre la

celda en blanco de la columna Nombre del recurso en el Formulario de
tareas.

Haga clic sobre la flecha hacia abajo para desplegar la lista de recursos
disponibles, seleccione Haydee Acosta (Planificador) para asignarlo a la
tarea. Haga clic sobre el botón Aceptar para completar la asignación.

Note que la duración de la tarea se ve disminuida a 1,5d y el trabajo
aunque se mantiene igual, se distribuye en 12h para cada recurso asignado.
Otra manera de controlar la programación de las tareas, es a través de las
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etiquetas inteligentes (nuevo para esta versión). Con esta etiqueta se controla
la manera de cómo Microsoft Project 2002 programara la tarea.

Haga doble clic sobre la tarea 5, la cual tiene una duración de 2d.

Se despliega el cuadro de diálogo Información de la tarea.

Escoja la ficha Recursos para asignar un nuevo recurso a la tarea.

Cuadro para asignar recursos

Haga clic sobre la celda en blanco debajo del último recurso asignado. Por
medio de la flecha hacia abajo seleccione en la lista desplegable el
recurso Moraima González (Ingeniero de obra). Haga clic sobre el botón
Aceptar para completar la asignación.

A la tarea 5, le es asignado el nuevo recurso y en la columna indicadores se
visualiza la etiqueta inteligente, al posicionar el apuntador sobre ella, se
puede desplegar una lista de opciones para seleccionar una de las
alternativas presentadas.

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Muestra de la etiqueta inteligente

La etiqueta inteligente muestra que se ha agregado un nuevo recurso a la

tarea y se pregunta que se desea hacer:

Reducir la duración y mantener el trabajo constante; con esta opción se
tiene el mismo resultado que en la programación condicionada por el
esfuerzo.

Aumentar el trabajo y mantener la duración constante; seleccione esta si
desea que la duración de la tarea no sea alterada, en este caso se
aumenta el trabajo de los recursos asignados.

Reducir la capacidad máxima de los recursos; en este caso se reduce las
unidades de asignación, manteniendo la duración de la tarea y el trabajo
constantes.

ASIGNANDO RECURSOS MATERIALES

Se asignan recursos materiales a una tarea, cuando es necesario realizar el
seguimiento del uso de dicho material y los costos de los mismos. Existen dos
maneras diferentes de hacer el seguimiento a los costos de los recursos
materiales asignados a las tareas:

Se asigna una cantidad fija del recurso a la tarea. En este caso Microsoft
Project 2002 hace el producto entre las unidades consumidas del material y
el costo del mismo.

Se puede asignar una variación del recurso material. En este caso Microsoft
Project 2002 ajusta las unidades consumidas y el costo dependiendo de la
duración de la tarea.
Para asignar recursos materiales siga los pasos descritos a continuación:

Pulse el botón Asignar recursos de la barra de herramientas Estándar.

Seleccione la tarea 30.- Nivelar terreno (desbastar y rellenar).

Escoja el recurso Arena del cuadro Asignación de recursos, escriba 5 en la
columna Unidades (esto indica que se usaran 5 metros cúbicos de arena
para la nivelación del terreno).

Pulse el botón Asignar para completar la asignación del recurso material a
la tarea.
De esta manera queda asignado el recurso material a la tarea.

RESUMEN

Trabajar con recursos significa la asignación o tipo de asignación que se hará

Módulo 7 – Trabajando con recursos 9

de los mismos, con respecto a las diferentes tareas del proyecto. La asignación
de recursos es indicar a Microsoft Project 2002, quién, cómo y con qué se hará
cada trabajo para completar la tarea.

Debe hacerse la asignación de recursos bien sea, humanos, de equipamiento

o materiales para indicar quiénes y con qué se realizarán las labores propias de
cada uno de ellos.

Cada asignación estará signada por la cantidad de recursos y su

disponibilidad para el trabajo, además, de establecer la condición en la cual
se hará dicha asignación.

PREGUNTAS

1. ¿Qué botón debe pulsar para realizar la asignación de recursos?

2. ¿Pueden asignarse varios recursos a una sola tarea?

3. ¿Puede ser asignado un recurso por medio del Cuadro Información de la

tarea?

Centro de Educación
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EJERCICIO

1. Realizar las siguientes asignaciones de recursos a las tareas especificadas:

Tarea Recurso Capacidad

23 Electricistas 200%

24 Superintendente; Equipo de obreros 100%; 300%

25 Superintendente; Empresa de nivelación 100%; 100%

26 Empresa de nivelación; Equipo de obreros 100%; 300%

28 Equipo de obreros 300%

29 Empresa de nivelación; Equipo de obreros 100%; 300%

30 Empresa de nivelación; Equipo de obreros 100%; 300%

31 Moraima González (Ingeniero de Obra); 100%; 100%;

Superintendente; Equipo de obreros 400%

32 Equipo de obreros 400%

33 Equipo de obreros 400%

35 Equipo de obreros 300%

36 Equipo de obreros; Pintores 100%; 200%

37 Equipo de obreros; Equipo de hormigón 600%; 100%

38 Equipo de obreros; Equipo de hormigón 600%; 100%