Gua de referencia rpida de administracin de proyectos

de Project 2007
Antes de empezar un nuevo proyecto, una organizacin debe determinar si ste se ajusta a sus objetivos estratgicos. Los ejecutivos deben clasificar los proyectos propuestos en dos categoras: los que se centran en las actividades realmente importantes (alta prioridad) y los que no son tan importantes para la organizacin (baja prioridad). Antes de que empiece el trabajo, se debe elegir un patrocinador ejecutivo. La organizacin debe completar una evaluacin de alto nivel del caso empresarial del proyecto, sus limitaciones, as como su requisitos tcnicos y financieros. Por ltimo, se debe designar un jefe de proyecto, que pueda establecer un plan de proyecto en Microsoft Office Project 2007. Necesita una gua ms detallada para la administracin de proyectos con Project 2007? Utilice la gua rpida, disponible en Office Online. 1. Crear un nuevo archivo de proyecto Para crear un proyecto en blanco nuevo en Project 2007, haga clic en el comando Nuevo del men Archivo. En el panel de tareas Nuevo proyecto, haga clic en Proyecto en blanco. Para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla de Project 2007, haga clic en el comando Nuevo del men Archivo. En el panel de tareas Nuevo proyecto, haga clic en En PC y, a continuacin, haga clic en la ficha Plantillas de proyectos. Haga clic en la plantilla que desee. Si su organizacin almacena las plantillas en Web, haga clic en la ficha Plantillas de empresa.

1 Iniciar un proyecto
nuevo

2. Establecer la fecha de comienzo del proyecto 3. Definir el calendario del proyecto 4. Guardar el archivo del proyecto

En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. En el cuadro Fecha de comienzo, especifique la fecha de comienzo del proyecto. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Identifique los das laborales y los que no lo son en el proyecto. En el men Archivo, haga clic en Guardar. En el cuadro Nombre de archivo escriba el nombre del proyecto. Si va a publicar el proyecto en Microsoft Office Project Server 2007, escriba el nombre del mismo e incluya los valores de los campos personalizados que requiera la organizacin.

2 Planear las tareas

1. Especificar las tareas 2. Tareas del esquema

En la fase de planeacin, cree un esquema de trabajo para la consecucin de los objetivos del proyecto. Para ello, identifique los hitos, los resultados y las tareas del proyecto. Este plan puede ser la estructura de descomposicin del trabajo (EDT). Desarrolle y ajuste la programacin, e identifique los recursos necesarios para implementar el proyecto.

En el men Ver , haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea escriba las tareas. Las tareas tambin pueden incluir tareas de resumen, los hitos y los elementos EDT. Cree la jerarqua de tareas, incluidos los hitos de las tareas de resumen, que pueden representar las fases u otras divisiones del trabajo. Haga clic en una tarea (o en varias) y, a continuacin, en el botn Aplicar sangra o Anular sangra de la barra de herramientas.

3. Especificar las duraciones

Haga clic en el campo Duracin de una tarea y escriba una duracin; por ejemplo, escriba 4 d para indicar 4 das. Para especificar un hito sin duracin, escriba 0 d. Para indicar que una duracin es una estimacin, agregue un signo de interrogacin; por ejemplo, escriba 6 d?. Nota Evite especificar fechas de comienzo y de fin para las tareas. En su lugar, escriba una duracin y deje que Project 2007 establezca automticamente estas fechas, que pueden cambiar, en cualquier caso, a medida que se les asignen recursos.

4. Vincular las tareas para mostrar relaciones 5. Crear resultados

Seleccione las tareas que desee vincular y, a continuacin, haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas. Para cambiar el tipo de dependencia "fin a comienzo" predeterminada, haga doble clic en la lnea situada entre las tareas que desee cambiar y, a continuacin, seleccione un vnculo de tarea en la lista Tipo. Cuando el proyecto est en marcha, quiz se d cuenta de que otros proyectos dependen del suyo como resultado. En el men Colaborar, haga clic en Administrar resultados. Para ello necesita Microsoft Office Project Professional 2007.

3 Asignar recursos
1. Definir el fondo de recursos

Las asignaciones son las asociaciones que se realizan entre tareas especficas y los recursos necesarios para completarlas. Puede asignar varios recursos a una tarea. Adems de los recursos del trabajo (las personas), puede asignar recursos de material (como cemento) y recursos de cotos (como viaje) a las tareas.

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. En el campo Nombre del recurso , escriba los nombres de los recursos que utilizar para este proyecto. Si usa Project Professional, haga clic en Crear equipo desde la empresa en el men Herramientas para agregar los recursos del fondo de recursos de la empresa.

2. Asignar los recursos a las tareas

En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. Seleccione una tarea a la que desee asignar un recurso. Haga clic en el botn Asignar recursos . En el cuadro de dilogo Asignar recursos , haga clic en el nombre de los recursos y, a continuacin, en Asignar. Tambin puede asignar recursos a las tareas mediante el formulario de tareas. En la vista Diagrama de Gantt, haga clic en el comando Dividir del men Ventanas.

3. Especificar la cantidad de trabajo que realizarn los recursos en las tareas

Al programar las tareas, a veces los jefes de proyectos prefieren especificar la cantidad de trabajo (o la mano de obra) necesaria para completar una tarea, en vez de su duracin. Si especifica el trabajo, se refleja la programacin real. Para especificar las horas laborables de los recursos asignados a las tareas, agregue la columna Trabajo a la vista Diagrama de Gantt. En el men Insertar , haga clic en Columna.

4. Conocer el tipo de tarea

En cuanto asigne los recursos, Project 2007 determina cmo programar la tarea en funcin de su tipo. Quiz pueda ver realmente los cambios de duracin a medida que signe los recursos a las tareas.

Funcionamiento de los tipos de tareas

El trabajo, la duracin y las unidades (% de asignacin) se determinan mediante la frmula: Trabajo = duracin * unidades. En una... Tarea de unidades fijas Tarea de trabajo fijo Tarea de duracin fija Si revisa el trabajo... Cambios de duracin Cambios de duracin Cambio de unidades Si revisa la duracin... Cambios de trabajo Cambio de unidades Cambios de trabajo Si revisa las unidades... Cambios de duracin Cambios de duracin Cambios de trabajo

Para establecer un tipo de tarea predeterminada para todo el proyecto, haga clic en el comando Opciones del men Herramientas y, a continuacin, en la ficha Programacin, en el cuadro Tipo de tarea predeterminado , seleccione Unidades fijas (el valor predeterminado), Duracin fija o Trabajo fijo. Para cambiar el tipo de tarea de una tarea individual, seleccinela a y, a continuacin, haga clic en el botn Informacin de la tarea . Haga clic en la ficha Avanzada y, en el cuadro Tipo de tarea , haga clic en el tipo de tarea que desee crear.

5. Identificar los factores que influyen en las programaciones de tareas

Puede usar Project 2007 para entender la forma en la que los cambios en una tarea pueden influir en el resto del proyecto y en la que se realiza el seguimiento de los cambios de programacin de tareas. En el men Ver, haga clic en Mostrar Cambiar resaltado. Puede ver informacin detallada sobre programacin y cambio de tareas mediante los controladores de tareas. Seleccione una tarea y, a continuacin, haga clic en Controladores de tareas .

4 Establecer la lnea de
base del proyecto
1. Guardar el plan de previsin 2. Ver los datos de la lnea de base en una vista Diagrama de Gantt 3. Ver los datos de la lnea de base en una tabla

Cree un plan de previsin o un plan provisional para que, ms adelante, pueda comparar la programacin actualizada con la previsin. Guardar un plan de previsin de referencia le permite identificar y resolver las discrepancias, as como planear con ms precisin proyectos similares futuros.

Cuando el plan de previsin est correctamente definido respecto a la fecha de fin, el presupuesto y el mbito, puede enviarlo para su aprobacin. Una vez aprobado, guarde el plan de previsin. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Establecer lnea de base. En el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. En el rea del diagrama, la informacin de la lnea de base se muestra como la barra inferior de las dos barras de Gantt de cada tarea. En el men Ver, elija Tablay, a continuacin, seleccione Variacin. Esta tabla incluye campos para el comienzo y el final de la lnea de base y la variacin. La actualizacin del progreso del proyecto es la nica forma de asegurarse de que se cumplen las previsiones a medida que se realiza el trabajo. En este momento lo importante es la administracin de cambios, la actualizacin de la programacin, el seguimiento del progreso y la comunicacin de la informacin del proyecto. Nota Project 2007 realiza el seguimiento de tres conjuntos de fechas: actual, de lnea de base y real. Al establecer por primera vez la lnea de base, actual = lnea de base. Cuando una tarea se ha completado al 100%, actual = real. Losvalores de la lnea de base, actual y real existen para la fecha de comienzo, fecha de fin, duracin, costo y trabajo. La administracin de cambios implica modificar las duraciones, las fechas, las dependencias, las asignaciones de recursos o las tareas en funcin de los cambios solicitados o de nueva informacin. Mantenga actualizados los campos actuales y comprelos con la lnea de base.

5 Actualizar el
progreso
1. Administrar los cambios

2. Seguimiento de las fechas y las duraciones reales

Es mejor elegir un solo mtodo para el seguimiento del progreso. Puede especificar el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin reales, las duraciones real y restante o el trabajo real o restante. Seleccione la tarea para la que desee especificar el progreso real. En el men Herramientas, elija Seguimientoy, a continuacin, haga clic en Actualizar tareas. En el cuadro de dilogo Actualizar tareas , especifique la informacin de progreso en los campos que coincidan con el mtodo de seguimiento. Si desea especificar las horas de trabajo y los costos reales y restantes, utilice la tabla de seguimiento. En el men Ver, elija Tablay, a continuacin, haga clic en Seguimiento. Especifique la informacin de progreso en los campos Trabajo real o Costo real de la tarea. Asimismo puede usar la tabla de seguimiento para especificar el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin reales, as como la duracin real y restante.

3. Seguimiento de las horas y los costos reales

6 Presentar la informacin
del proyecto
1. Aplicar formato a una vista para imprimirla

Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionndoles acceso a las vistas y los informes impresos o en pantalla. Project 2007 le proporciona muchas formas de imprimir y distribuir informacin detallada y resumida del proyecto rpida y eficazmente.

En el men Formato, haga clic en Estilos de texto o Estilos de barra para configurar los estilos que se aplicarn a varias tareas. O bien, en el men Formato, haga clic en Fuente o Barra para aplicar el formato a elementos individuales de una tarea especfica. Haga clic en los comandos Escala de tiempo, Cuadrcula o Diseo del men Formato para cambiar estos aspectos de la vista actual. Establezca la vista actual de la forma en la que desee verla cuando la imprima. En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar a fin de comprobar el diseo de la vista. Para imprimirla, haga clic en Imprimir. En el men Informe, haga clic en Informes visuales para ver los datos del proyecto en los informes de tablas dinmicas de Microsoft Office Excel 2007 y en las vistas Diagrama dinmico de Microsoft Office Visio Professional 2007. Asimismo puede ver informes bsicos que no requieran Excel ni Visio. En el men Informe, haga clic en Informes. Haga doble clic en una categora de informes y, a continuacin, en el informe predefinido. Escriba la informacin solicitada y aparece una vista previa del mismo. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir.

2. Imprimir una vista como informe 3. Crear un informe

4. Agregar un campo (columna) a una tabla 5. Personalizar vistas 6. Personalizar tablas 7. Personalizar grupos 8. Personalizar filtros

Haga clic en cualquier punto de una columna que est situado a la izquierda del lugar donde desee insertar una nueva columna. En el men Insertar, haga clic en Columna. En el cuadro Nombre del campo , haga clic en el nombre del campo que desee agregar como nueva columna. En el men Ver , haga clic en Ms vistas. Haga clic en Nueva o Editar. En el cuadro de dilogo Ver definicin , especifique la tabla, el grupo y el filtro que desee usar para definir la vista. En el men Ver , elija Tablay, a continuacin, haga clic en Ms tablas. Haga clic en Nueva o Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de tabla , especifique la informacin que desee incluir en la tabla. En el men Proyecto , elija Agrupar pory, a continuacin, haga clic en Ms grupos. Haga clic en Nuevo o Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de grupo , especifique cmo desea la informacin del proyecto de grupo. En el men Proyecto , elija Filtro para y, a continuacin, haga clic en Ms filtros. Haga clic en Nuevo o Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de filtro , especifique cmo desea la informacin del proyecto de filtro. El hecho de que el proyecto est casi acabado no significa que haya terminado el trabajo. An debe resolver los detalles finales y obtener la aceptacin del cliente de los resultados finales. Celebre una sesin de lecciones aprendidas y recabe informacin sobre las reas y los procedimientos recomendados que se puedan mejorar. Efecte las actualizaciones finales en el plan del proyecto y, por ltimo, archive el plan segn las directrices de la organizacin.

7 Cerrar el proyecto
1. Crear un informe final

En el men Informe , haga clic en Informes visuales para ver los datos del proyecto en los informes de tablas dinmicas de Excel 2007 y en las vistas Diagrama dinmico de Visio Professional 2007. Asimismo puede ver informes bsicos que no requieran Excel ni Visio. En Informe , haga clic en Informes. Haga doble clic en una categora de informes y, a continuacin, en el informe predefinido. Escriba la informacin solicitada y aparecer una vista previa del mismo. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir.

2. Guardar un proyecto como plantilla

Despus de terminar un proyecto, debe aprovechar lo aprendido con el fin de crear una plantilla para proyectos futuros. En el men Archivo , haga clic en Guardar comoy, en el cuadro Guardar como tipo , haga clic en Plantilla.