Ajuste y conclusin de la programacin del proyecto - CURSO DE MICROSOFT PROJECT GRATIS

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Ajuste y conclusin de la programacin del proyecto - Insercin de mrgenes de holgura, Modificar
la programacin de las tareas individuales, Creando una tarea separada denominada Margen de
Holgura, Administracin de costos, Anlisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de
Gantt, Reduccin manual de los costos, Control de la carga de trabajo de los recursos, Grfico de
Recursos, Vista Uso de Recursos, Resolucin manual de conflictos de recursos, Reduccin del
tiempo total

Ajuste y conclusin de la programacin del proyecto

Si despus de ver la programacin descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto, puede
ajustar tareas para reducir la programacin. Preste especial atencin a las tareas crticas, puesto que
cualquier cambio en stas puede afectar a la fecha de fin.

Si una tarea puede comenzar anticipadamente aplique el tiempo de adelanto. Si existe alguna fecha en la
que una tarea deba comenzar ineludiblemente agregue una delimitacin. Si hay recursos que trabajan en
exceso mientras otros permanecen disponibles reasigne los recursos para reducir la duracin de las tareas.


Insercin de mrgenes de holgura

El margen de holgura es el tiempo que puede retrasar una tarea antes de entrar en la ruta crtica. Microsoft
Project le permite admisnistrar el margen de hogura por medio de:

- Modificar la programacin de las tareas individuales aadiendo ahora a la duracin de una tarea algn
tiempo extra en el momento de hacer la primera estimacin. Si ms tarde tuvuera que eliminar el margen de
holgura, cambie la duracin de las tareas individuales.

- Creando una tarea separada denominada Margen de Holgura, la ltima de su proyecto. A medida que
modifique el proyecto para cumplir fechas lmite y resolver conflictos de recursos ver si esta ltima tarea
sobrepasa la fecha de conclusin, en cuyo caso deber reducirla para que el proyecto termine a tiempo.


Administracin de costos

Antes de terminar una programacin, debe asegurarse de que los costos de los recursos y los costos fijos
se atienen al presupuesto. Utilice Microsoft Project para analizar si se ha sobrepasado el presupuesto y
tambin para recortar los costos.


Anlisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt

La tabla de costo en la vista del Diagrama de Gantt, permite visualizar ampliamente el costo de las tareas.

Para mostrar la tabla de costos:

1. Haga clic en el icono del Diagrama de Gantt de la barra de vistas situada en el aldo izquierdo de la
pantalla de Project.



2. En el men Ver, seleccione Tabla y haga clic sobre Costo.



En este momento podr visualizar la columna Costo Total. esta columna muestra los costos totales
calculados segn el uso de los recursos y los costos fijos, lo cual puede compararse con cualquier otro
parmetro del presupuesto asignado al proyecto.


Reduccin manual de los costos

Para reducir los costos de las tareas siga uno de estos mtodos o bin una combinacin de ellos:

- Reduzca la duracin de una tarea

- Cambie el tiempo de asignacin de un recurso a una tarea

- Utilice menos recursos o menos materiales

- Utilice recursos de menor precio y calidad similar


Control de la carga de trabajo de los recursos

Adems de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas. Microsoft Project
dispone de varios mtodos para el anlisis y la resolucin de conflictos de recursos.


Grfico de Recursos

La vista Grfico de recursos muestra un grfica de barras que representa la cantidad total de esfuerzo que
un recurso emplear en cada una de las tareas del proyecto en un intervalo especfico. Puede mostrar la
vista y modificar los intervalos para ver un da en particular, un mes o un cuatrimestre. Para ello.

1. Haga clic sobre el icono Grfico de Recursos ubicado en la barra de vistas.

2. Use la barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior del panel izquierdo para ir de un
recurso a otro.

3. Use la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho para avanzar o retroceder sobr el
intervalo de duracin del proyecto.

Nota: Puede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo mayores o menores.




Vista Uso de Recursos

Para revisar las horas concretas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista Uso de recursos, que
permite ver las tareas asignadas a cada recurso, el total de horas por tarea y los das trabajados. Para ello
active la vista:

Haga clic en el icono Uso de recursos ubicado en la barra de vistas.




Resolucin manual de conflictos de recursos

Luego de analizar las vistas Grfico de Recursos y Uso de recursos para localizar los posibles conflictos
intente resolver los conflictos manuales de una de las siguientes formas:

- Elimine una asignacin: Si un recurso trabaja simultneamente en dos o ms tareas, relvelo de una de
ellas y decida si va a sustituirlo.

- Modifique las unidades de asignacin: Si un recurso puede terminar la tarea con un 50% de esfuerzo,
cambie ahora las unidades de asignacin para que quede reflejado.

- Alargue una tarea: decida si un recurso puedecompletra otra tarea con un menor porcentaje de unidades
de asignacin si se le otorga ms tiempo.

- Modifique una relacin de dependencia: Si ningn otro recurso puede realizar las tareas en conflicto, tal
vez necesite crear una relacin de dependencia en la que una tarea deba terminar antes de que comience
la siguiente. si se elimina ahora la concurrencia de tareas se elima el conflicto.

- Divida una tarea: Si una parte de una tarea muestra un conflicto, suspenda su ejecucin hasta que el
recurso est libre.


Reduccin del tiempo total

Junto a los temas de asignacin presupuestaria y de recursos se debe tener en cuenta el tiempo total que
llevar completar el proyecto. Los ajustes de costos y de asignaciones de recursos generalmente alargan la
duracin del proyecto. Si esto sucede y se deben acortar los tiempos proceda con la revisin del camino
crtico. Microsoft Project ofrece los siguientes mtodos para ayudar a acortar la duracin del proyecto:

- Asignar ms recursos a las tareas condicionadas por el esfuerzo

- Eliminar tareas.

- Revisar las duraciones.

- Desplazar las relaciones de dependencia.

- Ajustar las delimitaciones de las tareas.

- Eliminar la redistribucin de recursos.