Módulo 9

Consideraciones finales
del proyecto

Cuando el proyecto esta casi completado para arrancar, se deben tomar en

cuenta las consideraciones finales antes de comenzar a hacer el seguimiento
del mismo.

En este módulo tomaremos en cuenta todos los factores que pueden alterar el
curso de acción de proyecto como la sobreasignación o infraasignación de
recursos en el proyecto.
2 Microsoft Project 2002

ENTENDIENDO LA DISTRIBUCION DE RECURSOS

La distribución de recursos se refiere a la manera de cómo han sido asignados

los mismos a las diferentes tareas del proyecto. La distribución viene a ser la
capacidad de trabajo de un recurso y la asignación que se ha hecho del
mismo.

TIPOS DE DISTRIBUCION DE RECURSOS

Los recursos presentan alguno de los tres estados de distribución siguiente una
vez estén asignados a las tareas:

Recursos Totalmente asignados. Estas representan las asignaciones que
cubren en su totalidad la capacidad de trabajo máximas del recurso. Por
ejemplo, cuando a un recurso se le asignan un total de 24h en una tarea
que tiene una duración de 3d, este recurso estaría totalmente asignado.

Recursos Infraasignados. Son aquellos a los cuales se les asigna menos
trabajo que su capacidad máxima total. Por ejemplo, si un recurso a
tiempo completo se le asigna un trabajo de 12h en una tarea que tiene
una duración de 3d.

Recursos sobreasignados. Este es el que presenta más trabajo asignado
del que puede realizar en el tiempo de que dispone. Por ejemplo, la
disponibilidad de Mara es de ocho horas diarias, pero se programar para
ella dos tareas de ocho horas para el mismo día.
Para visualizar la distribución de recursos de un proyecto, siga los pasos
descritos a continuación:

Seleccione la vista Uso de recursos del menú Ver.

Vista Uso de Recursos

Módulo 9 – Consideraciones finales del proyecto 3

Nota: En esta vista, se verifica los recursos que presentan problemas de

sobreasignación, ya que se muestran de color rojo y en letra negrita,
además presentan un icono de identificación en la columna de
identificadores.

Además, en el área de escala temporal, se visualizan los días en los cuales el

recurso tiene el conflicto.

Seleccione toda la columna Nombre del recurso, para ello haga clic sobre
el nombre que identifica dicha columna.

Pulse el botón Ocultar asignaciones de la Barra de herramientas de
Formato.

La vista se muestra ahora de esta manera.

Vista Uso de recursos con las asignaciones ocultas

Nótese claramente que los recursos sobreasignados se muestran de color

rojo, por ejemplo, los recursos José Bastidas y la Empresa de nivelación, se
encuentran en este momento sobreasignados.

Si desea saber en cuales días se encuentra en recurso con problemas de
sobreasignación, pulse el botón Ir a la tarea seleccionada de la Barra de
herramientas Estándar, para desplazar la ventana de la escala temporal y
visualizar los datos correspondientes a la tarea seleccionada.

Seleccione el recurso José Bastidas (Dirección) y pulse el botón Ir a tarea
seleccionada. Desplace la ventana de la escala temporal hasta visualizar
la semana que comienza el día 06/10/03, se visualiza que para los días
06/10/03 y 07/10/03 el recurso se encuentra sobreasignado.

Centro de Educación
4 Microsoft Project 2002

RESOLVIENDO LA SOBREASIGNACIÓN
El problema de la sobreasignación se da cuando un recurso es asignado a
varias tareas, sobrepasando su capacidad máxima de trabajo.

Este tipo de problemas puede ser resuelto de dos maneras en forma manual o
a través de la redistribución de los recursos.

RESOLVIENDO MANUALMENTE LA SOBREASIGNACION

Para resolver manualmente un problema de sobreasignación, se debe editar
la asignación, tratando de ejecutar los cambios necesarios para que el recurso
no tenga cargas de trabajo extras.

Entre las posibles soluciones manuales para resolver la sobreasignación están:

Reducir las unidades de trabajo al recurso.

Sustituir el recurso por otro que pueda hacer la misma labor.

Demorar la asignación del recurso causante de la sobreasignación.
Para resolver el problema de sobreasignación al recurso Empresa de
nivelación, siga los pasos descritos a continuación:

Seleccione el recurso 10 y haga clic sobre el signo de más (+) al lado de su
nombre para desplegar sus asignaciones.

Pulse el botón Ir a tarea seleccionada.

Desplace la ventana de la Escala temporal a la derecha hasta visualizar los
días en los que ocurre la sobreasignación.

Nótese que el día 3/11/03 en adelante, la asignación Instalar drenaje de
agua de lluvia, esta sobreasignada fuertemente. La solución en este caso
seria darle una demora a la misma para que comience el día 6/11/03 y de
esta forma, eliminar dicha sobreasignación.

Para ingresar la demora a la asignación, haga doble clic sobre la misma
para desplegar el cuadro Información de la asignación y seleccione o
escriba 6/11/03 en la opción Comienzo.

Haga clic sobre el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo.

De esta manera el problema de sobreasignación para este recurso queda
resuelto.

RESOLVIENDO LA SOBREASIGNACIÓN POR REDISTRIBUCIÓN

¿Qué es la redistribución de recursos?

La redistribución de recursos constituye una forma de solucionar el problema

de haber asignado demasiado trabajo a los recursos, lo que se conoce como
Módulo 9 – Consideraciones finales del proyecto 5

sobreasignación de recursos.

Normalmente, los recursos se redistribuyen de dos formas:

Se retrasa una tarea hasta que el recurso asignado tenga tiempo para
trabajar en ella.

Se divide una tarea, de forma que parte de la misma se realice para
cuando estaba planeada y el resto cuando el recurso asignado tenga
tiempo.
Puede redistribuir recursos manualmente o dejar que Microsoft Project 2002 lo
haga de forma automática. Si lo hace automáticamente, Microsoft Project
2002 examinará los factores siguientes para determinar qué tareas se deben
retrasar o dividir:

Id. de tarea

Margen de demora disponible

Prioridad de tareas

Dependencias entre tareas

Delimitaciones de las tareas

Fechas de programación
Cuando Microsoft Project 2002 redistribuye los recursos, no cambia las
asignaciones de los recursos ni la información de las tareas. Sólo retrasa o
divide las tareas. Si redistribuye los recursos personalmente, puede examinar los
mismos factores y después ajustar la tarea o recurso para resolver las
sobreasignaciones. Por ejemplo, puede retrasar una tarea o asignar recursos
adicionales.

Los métodos que elija para reducir las sobreasignaciones dependen de las
limitaciones del proyecto, incluido el presupuesto, la disponibilidad de los
recursos, la fecha de fin y la flexibilidad para programar tareas.

RESUMEN

En muchas ocasiones, las asignaciones de recursos se harán de tal manera

que un mismo recurso tendrá a su cargo la realización de diferentes tareas en
un mismo momento, en este caso, estamos enfrentando una sobreasignación
de recursos. Esta sobreasignación puede ser resuelta manualmente o permitir a
Microsoft Project 2002 resolverla por si solo.

Centro de Educación
6 Microsoft Project 2002

PREGUNTAS

1. ¿Los recursos Totalmente asignados representan un problema para el

avance del proyecto?

2. ¿Puede ser resuelta la sobreasignación de recursos de manera manual?

3. ¿Los recursos infraasignados, son los que aun no han sido asignados a
ninguna tarea?

4. ¿Puede resolverse la sobreasignación retrasando las tareas donde exista el

problema?

EJERCICIO

1. Verifique las asignaciones con problemas de sobreasignación y haga una

resolución manual del mismo.