GD-I-04 Instructivo Administrador SIGOB V1

AGENCIA PARA LA REINCORPORACIÓN Y NORMALIZACIÓN (ARN)
INSTRUCTIVO PARA ADMINISTRADOR SIGOB
BOGOTÁ D.C. ABRIL DE 2019

CÓDIGO: GD-I-04
INSTRUCTIVO PARA
FECHA VERSIÓN V-
ADMINISTRADOR SIGOB 2019-04-29 1
TABLA DE CONTENIDO
pág.
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 3
4. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 4
5. CONTENIDO Y DESARROLLO ............................................................................................. 5
5.1 CREAR USUARIOS ......................................................................................................... 5
5.2 PARAMETRIZAR USUARIOS...................................................................................... 13
5.3 SOPORTE FUNCIONAL ............................................................................................... 25
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FECHA VERSIÓN V-
1. OBJETIVO
Garantizar el manejo adecuado de SIGOB – Sistema de Gestión para la

Gobernabilidad, de tal manera que se ejecute una correcta y eficiente
administración funcional del sistema.
2. ALCANCE
Este instructivo inicia con los lineamientos en torno a la creación y

parametrización de usuarios en la herramienta SIGOB – Sistema de Gestión para
la Gobernabilidad, de acuerdo con los dos perfiles disponibles cada uno con su
respectiva caracterización, y finaliza explicando la forma de abordar y solucionar
los diferentes soportes que pueden surgir. Este instructivo está dirigido al
colaborador encargado de la administración funcional de SIGOB.
3. DEFINICIONES
ANULACIÓN: Proceso de cancelación de una comunicación oficial, incorporando

una razón que justifique dicho proceso.
EXTXX: Codificador dispuesto para la recepción de comunicaciones externas en
la entidad el cuál debe ser remplazado anualmente en sus dos últimos dígitos con
el número del año vigente.
GRÁFICO WIN: Interfaz asignada a usuarios tradicionales para la gestión y trámite
de las comunicaciones oficiales.
GRÁFICO COREX: Interfaz asignada a usuarios técnicos de archivo para el
registro, radicación, gestión, trámite y trazabilidad de envío de las comunicaciones
oficiales.
INSTSERVER: Herramienta de SIGOB que permite generar una conexión con la
base de datos alojada en un servidor de la Entidad
MEMXX: Codificador dispuesto para la generación de memorandos en la entidad
el cuál debe ser remplazado anualmente en sus dos últimos dígitos con el número
del año vigente.
OFIXX: Codificador dispuesto para la generación de oficios en la entidad el cuál
debe ser remplazado anualmente en sus dos últimos dígitos con el número del
año vigente.
PARAMETRIZAR: Acciones requeridas para configurar y caracterizar un usuario
de acuerdo con su perfil y roles en sigob.
SCRIPT DE CREACIÓN: Conjunto de instrucciones o sentencias que permiten
registrar el usuario en la base de datos de sigob.

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USERNAME: Nombre de usuario asignado manualmente en sigob para cada

colaborador.
4. CONDICIONES GENERALES
Para cualquier usuario que haga uso de SIGOB por primera vez, es necesario
acceder a la ruta C:\Despachos y configurar previamente el aplicativo instserver
de la siguiente manera:
Dirección IP o Hostname: ATIK\BDU
Motor Base de Datos: MS SQL server
Puerto: 2151
Base de Datos: SIGOB_ACR
Directorio Temporal: C:\DESPACHOS\PUENTE
Directorio Ejecutables: C:\DESPACHOS
Fuente para Reportes: Arial
Nombre de Conexión: DATABASE
Es importante actualizar constantemente la base de datos de usuarios activos en

SIGOB mediante las novedades de personal reportadas por talento humano y con
el apoyo de cada una de las dependencias.
Para poder crear un usuario se debe recibir el caso con el formato adjunto
Solicitud de Usuario y/o Recursos Tecnológicos, a partir de este formato se extrae
toda la información necesaria para la creación del usuario en SIGOB.
Los únicos usuarios autorizados para tener el permiso de firmar comunicaciones

oficiales son los que tienen alguno de los siguientes cargos: Director General,
Secretario General, Director Técnico, Subdirector Técnico, Jefe de oficina,
Coordinador, Supervisor de contrato, sin embargo, si cumple con alguna
condición especial estipulada en la Resolución de PQRS-D también se le debe
asignar el permiso “Firma”.
Sólo el Director General debe tener el permiso de ver las comunicaciones

reservadas de todas las áreas.
Una vez se finalice la creación y parametrización del usuario y/o resolución de

soportes se debe notificar al usuario que realizó la solicitud a través del correo y
con el cierre del caso en Aranda

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Se recomienda tener una carpeta en donde se almacenen todas las

comunicaciones anuladas y los documentos anexos que sirva como evidencia de
todos los soportes que se llevan a cabo.
5. CONTENIDO Y DESARROLLO
El presente documento, tiene como propósito, dar lineamientos para la creación

de usuarios en el Sistema de Gestión para la Gobernabilidad - SIGOB. Asimismo,
describir los criterios de parametrización que el o los responsables, deben
ejecutar de acuerdo con los dos perfiles con los que opera el sistema en la ARN.
Adicionalmente, se pretende establecer el protocolo estándar para dar soporte en:

anular comunicaciones oficiales, cargar documentos anexos para comunicaciones
tramitadas, hacer ajustes en la tipología de la comunicación, restablecer
contraseñas, activar o desactivar usuarios, entre otros.
5.1 CREAR USUARIOS
Lo primero a tener en cuenta para crear un usuario en el Sistema de Gestión para

la Gobernabilidad- SIGOB, es definir la dependencia en la que será creado el
colaborador, dicha información puede ser obtenida a través del formato “solicitud
de usuario y/o recursos tecnológicos”; se accede por la ruta; C:\Despachos, y se
abre la aplicación wofiadmin, se ingresan las credenciales de administrador y nos
lleva al menú principal de administrador, donde, visualizamos el primer módulo
“Creación y mantención de despachos “, allí hacer clic en área y luego en el icono
del embudo para filtrar por esta columna, se debe escoger el área de acuerdo con
la dependencia del usuario a crear (ver Imagen 1, 2 y 3).

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Imagen 1. Menú Principal

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Imagen 2. Filtro por área

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Imagen 3. Creación y mantención de despachos

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Organizar en forma ascendente la columna código, haciendo clic en el icono del

triángulo, (ver imagen 4)
Imagen 4. Organización por código

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Una vez organizado, identificar el último código del consecutivo, hacer clic en
“Agregar” y en el campo “Código”, escribir el consecutivo siguiente, por ejemplo; si
el último código encontrado es OAP21, el nuevo código a colocar será OAP22.
(Ver imagen 5 y 6)
Imagen 5. Clic en "agregar
El username se debe asignar con la letra inicial del primer nombre y el primer
apellido, por ejemplo, si el nombre es Yeison David Pérez Castro, el username
debe quedar yperez (ver imagen 6), si no está disponible el username porque ya
existe otro igual, se debe agregar la letra inicial del segundo apellido al final, así
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yperezc, se asigna la password genérica que es 654321 y se escoge ambiente

gráfico WIN para usuario tradicional y ambiente gráfico Corex para usuario técnico
de archivo.
Imagen 6. Datos ingreso usuario SIGOB
En la casilla “Funcionario”, se llenan los datos básicos del usuario que se va

crear, tales como: Vocativo, Apellidos, Nombres, N° Documento, Sexo, Cargo,
Institución, Área, Teléfono, E-mail, Calle, País, Departamento, Ciudad (ver imagen
7).
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Imagen 7. Datos Básicos
Hacer clic en aceptar y ejecutar script de creación
Imagen 8. Script de Creación

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Finalmente se remite correo al usuario creado con copia al solicitante de dicha

creación, informando las credenciales de acceso (usuario y contraseña).
5.2 PARAMETRIZAR USUARIOS
Para parametrizar un usuario es necesario ingresar a la ruta C:\Despachos y

luego al aplicativo AdminCorrespondencia se ingresan las credenciales de
administrador y nos abre el siguiente menú:
Imagen 9. Menú parametrización usuarios
Para parametrizar un usuario, es necesario tener en cuenta si el usuario es

técnico de archivo, el cual contiene una configuración diferente en razón a sus
labores de recepción, distribución y entrega, o si es el caso contrario, será
configurado como un usuario tradicional.
Para usuarios tradicionales:
Ir al menú y seleccionar “Atributos de Despachos”, buscar usuario por apellidos en

columna “Nombre Completo” y marcar casillas “Tramita” y “Marca objetivos”. En la
columna “Autorización sobre el archivo”, seleccionar la opción “Toda su área
(excepto las reservadas)” y en la columna; “Grados de Reserva” marcar las
casillas para: “Ordinaria”, “Reservada”, y “Pública” y hacer clic en “Aceptar” en la
parte de superior derecha, (ver imágenes 10,11,12,13 y 14),

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Imagen 10 Módulo parametrización usuarios
Imagen 11. Permiso para tramitar
Imagen 12. Permiso para asignar objetivos

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Imagen 13. Autorización visualización de comunicaciones
Imagen 14. Grado de reserva
Para usuarios técnicos de archivo:
Ir a atributos de despachos, buscar usuario por apellidos en columna “Nombre

Completo” y marcar casillas “tramita”, “Clasifica en archivo”, “Marca objetivos”,
“Marca objetivos en archivo”, “Carga ubicación física en archivo”, en la columna
autorización sobre el archivo colocar todo su archivo (excepto las reservadas) y
en la columna “Grados de reserva” marcar “reservada”, “pública” y “ordinaria”.
Hacer clic en aceptar en la parte de arriba (ver imágenes 15, 16, 17, 18 y 19).

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Imagen 15. Módulo parametrización usuarios
Imagen 16. Permiso para tramitar
Imagen 17. Permiso para clasificar, marcar objetivos y cargar ubicación física

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Imagen 18. Permiso para autorización de archivo
Imagen 19. Permiso según su grado de reserva
Una vez asignados los permisos anteriormente mencionados para usuario

tradicional y para técnico de archivo, hacer clic en aceptar para guardar los
permisos asignados.
Imagen 20. Se asignan permisos dando clic en aceptar

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Luego ingresar al módulo de “Comunicaciones Interdespachos”, se empieza

buscando el usuario en la columna “Nombre” y se da doble clic sobre el usuario
cuando aparezca en la parte de abajo (ver imágenes 21 y 22).
Imagen 21. Comunicaciones Interdespachos
Imagen 22. Buscar usuario en comunicaciones interdespachos

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Marcar la casilla “Establecer relaciones con todos los despachos desplegados en

la vista actual” y marcar casillas; “Envía correspondencia” y “Recibe
correspondencia” de la parte inferior derecha y dar clic en aceptar (Ver imagen
23)
Imagen 23. Enviar y recibir correspondencia con otros despachos
En codificadores de correspondencia seleccionar MEM18 y luego acceder en

“Tramitadores” (ver imagen 24)

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Imagen 24. Tramitadores de correspondencia MEM
Estando allí, se marca la casilla del usuario que se le va a colocar el permiso y se

hace clic en la mano que apunta a la derecha (ver imagen 25)
Imagen 25. Asignar usuario a MEM

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Se repite procedimiento para Oficio, se escoge OFI18 y luego en “Tramitadores”

se escoge el usuario para dar permiso dando clic en el icono de la mano que
señala a la derecha y salir. (Ver imágenes 26 y 27).
Imagen 26. Tramitadores de correspondencia OFI
Imagen 27. Asignar usuario a OFI

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Ir a emisores de la correspondencia y en área filtrar por el área deseada, se

señala la persona a la cual se le está creando el usuario y luego clic en modificar
(ver imagen 28).
Imagen 28. Emisores de correspondencia
Continúa con “Despachos emisores”, y se busca el nombre del jefe inmediato o

quién haga de persona responsable de firmar en la dependencia al momento de
crear el perfil, posteriormente se lleva al bloque del lado derecho, empleando el
icono de la mano y vamos a salir (Ver imagen 29).

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Imagen 29. Asignar jefe como emisor de correspondencia
Pasar a “Destinatarios de correspondencia” buscar la persona y llevarla al otro

lado con el icono de la mano y damos clic en salir (ver imagen 30).
Imagen 30. Agregar usuario como destinatario de correspondencia
Ahora, en el Menú de “Control de correspondencia de otros funcionarios” se

busca el colaborador a parametrizar en el bloque al lado izquierdo, donde, se
selecciona y buscando: “Administrador, SIGOB”, en el bloque inferior derecho
para así marcar la casilla y hacer clic en “Autorizar” (ver imagen 31).
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Imagen 31 Permitir que adminsigob administre las comunicaciones del usuario
En el menú de “Formatos de correspondencia”, seleccionar el formato al cual

pertenece el colaborador de acuerdo con su dependencia, clic en “Usuarios
autorizados”, y en el bloque inferior derecho se busca la persona a autorizar, se
selecciona la casilla y damos clic en “Autorizar” y salir (ver imagen 32).
Imagen 32. Asignación formato de correspondencia

Se busca la mesa de salida a la que pertenece el colaborador de acuerdo con su
dependencia, clic en “Usuarios que pueden enviar a la Mesa” y en el bloque
inferior derecho se busca el colaborador que se va a autorizar, Agregar y salir (ver
imagen 33).
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Imagen 33. Incluir en usuarios que pueden enviar a la mesa de salida
5.3 SOPORTE FUNCIONAL
A continuación, se relaciona los tipos de solicitudes de soporte técnico más

recurrentes en la administración funcional de SIGOB y se especifica cual es el
protocolo de atención en la solución a los mismos.
 Anulación De Comunicaciones Oficiales
Si la comunicación está tramitada y en el evento que se requiera anular por

cualquier motivo, solo se podrá ejecutar dicha acción desde el usuario
administrador, para empezar con la anulación de una comunicación es necesario ir
a “3-ARCHIVO”, seleccionar; “Todo…” donde se despliega el módulo de consulta y
hacemos clic en “Limpiar” para quitar filtros de búsqueda (ver imagen 34).

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Imagen 34. Abrir módulo de consulta para buscar comunicación a anular
Buscamos la comunicación por el código de registro y hacemos clic en buscar (ver

imagen 35).
Imagen 35. Buscar comunicación a anular

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Para conocer el estado actual de la comunicación (en gestión o finalizada)

hacemos clic en Copias (ver imagen 36).
Imagen 36. Estado actual de la comunicación
En el caso que la comunicación se encuentre en estado gestión, identificamos el

usuario que la tiene y procedemos con los siguientes pasos:
En 2-OPERACIONES, hacemos clic en gestión por otros funcionarios, se abre una

ventana con los usuarios SIGOB, buscamos el usuario que tiene la comunicación
con estado “gestión” y abrimos su bandeja con doble clic o en el botón “Aceptar”
(ver imagen 37).

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Imagen 37. Entrar a la bandeja del usuario con la comunicación en gestión.
Después de acceder a la bandeja del usuario, es necesario buscar la

comunicación en la bandeja principal “Todo”, hacer doble clic sobre la
comunicación, ir a 2-OPERACIONES y en “Transferir…” se despliega ventana
dónde selecciono el destinatario: “Administrador, SIGOB” (ver imágenes 38 y 39).
Imagen 38. Transferir a Administrador Sigob parte 1

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Imagen 39. Transferir a Administrador, Sigob parte 2.
Retornamos a la bandeja del Administrador SIGOB haciendo clic en volver a mis

correspondencias y abrimos la comunicación como se hizo en el paso anterior,
dando clic en 2-OPERACIONES y luego en Terminar Gestión (ver imágenes 40 y
41).
Imagen 40. Volver al usuario administrador

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Imagen 41. Buscar comunicación y terminar gestión
Una vez se haya terminado la gestión, se busca la comunicación por la ruta “3-
ARCHIVO” en el botón “Todo…”, allí se digita el código de la comunicación y se
hace clic en buscar. En 1-INFORMACIÓN - Documentos anexos, hacer clic en
“Incorporar archivo” (ver imagen 42).

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Imagen 42. Adjuntar correo con la solicitud de la comunicación 1.
Estando allí, se busca el correo con la solicitud de anulación y se carga como un

documento anexo a la comunicación (ver imagen 43).
Imagen 43. Adjuntar correo con la solicitud de la comunicación 2.
Nos dirigimos al menú 2-OPERACIONES y clic en Anular, finalmente se debe

digitar la justificación de la anulación la cuál debe contener el siguiente formato
para que la información quede bien detallada (ver imagen 44).

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Imagen 44. Anular comunicación
 Subir documentos anexos
En el caso, que una comunicación se encuentre tramitada y se requiera subir un

documento adicional como anexo, lo primero que se requiere hacer es ir a “3-
ARCHIVO” – “Todo…” y en la ventana de búsqueda, hacemos clic en limpiar (ver
imagen 45).

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Imagen 45. Abrir módulo de consultar y limpiar filtros
Buscamos la comunicación oficial por campo “código de registro” (ver imagen 46).
Imagen 46. Buscar por código de Registro

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En “1- INFORMACIÓN” nos dirigimos al botón “Documentos anexos” (ver imagen

47).
Imagen 47. Subir documentos anexos Parte 1.
Allí hacemos clic en Incorporar archivo y procedemos a buscar el documento que

se requiere adjuntar en la ruta donde este almacenado dicho documento en el
equipo se puede adjuntar el archivo haciendo doble clic o seleccionado y haciendo
clic en abrir (ver imagen 48).
Imagen 48. Subir documentos anexos Parte 2.

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El SIGOB abre el archivo y lo carga como un documento anexo de la

comunicación.
Imagen 49. Documento anexado
 Ajustar tipología
Para ajustar la tipología en una comunicación oficial hay que hacer clic en “3-
ARCHIVO” –“Todo…” (Ver imagen 50)

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Imagen 50. Abrir Módulo de consulta.
Limpiamos los filtros en la búsqueda y digitamos el código de la comunicación en

el campo “código de registro” (ver imagen 51).
Imagen 51. Buscar comunicación para cambio de tipología

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En “1-INFORMACIÓN”, botón “Características” en el campo “Tipo” hacemos clic

en la lista desplegable “˅” y seleccionamos la tipología que se requiere ajustar.
Imagen 52. Seleccionar nueva tipología.
Finalmente hacemos clic en “Aceptar”.
 Restablecer contraseñas
Si se requiere restablecer la contraseña de un usuario, por olvido o bloqueo de la

misma se debe hacer a través del módulo “Administración de despachos”, en el
menú “Creación y Mantención de Despachos” (ver imagen 53).

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Imagen 53. Creación y Mantención de despachos
Para buscar el usuario, se hace a través del nombre en el campo-columna

“Funcionario”, es importante hacer la búsqueda con el símbolo asterisco (*) antes
del nombre (ver imagen 54).

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Imagen 54. Buscar colaborador para cambio de contraseña
Una vez ubicado el usuario del restablecimiento, se hace doble clic en ese registro
para abrir la ventana que contiene la información del usuario (ver imagen 55).
Imagen 55. Información usuario

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En el campo Password se digita la contraseña genérica (654321) y se hace clic en

Aceptar (ver imagen 56).
Imagen 56. Cambiar contraseña
 Activar o inactivar usuarios
Para activar o inactivar un usuario también se debe hacer a través del aplicativo
Administración de despachos, en el menú de “Creación y Mantención de
Despachos” (ver imagen 57).

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Imagen 57. Creación y Mantención de despachos
Se busca el usuario con el nombre en el campo-columna “Funcionario”, de igual

manera se sugiere hacer la búsqueda con el símbolo asterisco (*) usando la ruta,
como si se fuera a hacer un cambio de contraseña (ver imagen 58).

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Imagen 58. Buscar colaborador para cambio de estado
Al visualizarse la información del usuario, se escoge la opción que se requiere

(activo/inactivo) en la lista desplegable y hacer clic en “Aceptar” (ver imagen 59).
Imagen 59. Cambio de estado


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Es importante actualizar constantemente la base de datos de usuarios activos en

Los únicos usuarios autorizados para tener el permiso de firmar comunicaciones

Sólo el Director General debe tener el permiso de ver las comunicaciones

Una vez se finalice la creación y parametrización del usuario y/o resolución de

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Se recomienda tener una carpeta en donde se almacenen todas las

El presente documento, tiene como propósito, dar lineamientos para la creación

Adicionalmente, se pretende establecer el protocolo estándar para dar soporte en:

5.1 CREAR USUARIOS

Lo primero a tener en cuenta para crear un usuario en el Sistema de Gestión para

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Imagen 1. Menú Principal

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Imagen 2. Filtro por área

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Imagen 3. Creación y mantención de despachos

"Toda impresión física de este documento se considera Documento no Controlado.

Organizar en forma ascendente la columna código, haciendo clic en el icono del

Imagen 4. Organización por código

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Imagen 5. Clic en "agregar

yperezc, se asigna la password genérica que es 654321 y se escoge ambiente

Imagen 6. Datos ingreso usuario SIGOB

En la casilla “Funcionario”, se llenan los datos básicos del usuario que se va

Imagen 7. Datos Básicos

Hacer clic en aceptar y ejecutar script de creación

Imagen 8. Script de Creación

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Finalmente se remite correo al usuario creado con copia al solicitante de dicha

5.2 PARAMETRIZAR USUARIOS

Para parametrizar un usuario es necesario ingresar a la ruta C:\Despachos y

Imagen 9. Menú parametrización usuarios

Para parametrizar un usuario, es necesario tener en cuenta si el usuario es

Para usuarios tradicionales:

Ir al menú y seleccionar “Atributos de Despachos”, buscar usuario por apellidos en

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Imagen 10 Módulo parametrización usuarios

Imagen 11. Permiso para tramitar

Imagen 12. Permiso para asignar objetivos

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Imagen 13. Autorización visualización de comunicaciones

Imagen 14. Grado de reserva

Para usuarios técnicos de archivo:

Ir a atributos de despachos, buscar usuario por apellidos en columna “Nombre

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Imagen 15. Módulo parametrización usuarios

Imagen 16. Permiso para tramitar

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Imagen 18. Permiso para autorización de archivo

Imagen 19. Permiso según su grado de reserva

Una vez asignados los permisos anteriormente mencionados para usuario

Imagen 20. Se asignan permisos dando clic en aceptar

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Luego ingresar al módulo de “Comunicaciones Interdespachos”, se empieza

Imagen 21. Comunicaciones Interdespachos