PROCEDIMIENTO SGC-P-01

Versión: 01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Fecha: 16.08.2010
Rev:
REGISTROS Aprob:

PROCEDIMIENTO

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

VERSIÓN: 01

Código: SIG-P-001

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Cargo:

Nombre:

Fecha:

Firma:
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1. Objetivo
Garantizar que la información documentada requerida por las normas internacionales y que la
organización ha determinado que es necesaria para la eficacia del Sistema Integrado de Gestión
de xxx cuenten con lineamientos para su creación, actualización y control.

2. Alcance
Este Procedimiento aplica a la información documentada del Sistema Integrado de Gestión de
xxx

3. Definiciones
 Información documentada (ISO 9000:2015): Información que una organización tiene que
controlar y mantener y el medio que la contiene.

 Información Documentada de Origen Externo: Información de origen externo, que la

organización determina necesaria para la planificación y operación del Sistema Integrado de
Gestión. Ejemplo: Normas, Leyes, Manuales u otros procedentes de partes interesadas.

 Documento (ISO 9000:2015): Información y el medio en el que está contenida.

Ejemplo: Registro, especificación, documento de procedimiento, plano, informe, norma.

4. Abreviaturas
 JSIG: Jefe del SIG
 ASIG: Asistente del SIG
 SIG: Sistema Integrado de Gestión
 ID: Información Documentada

5. Referencia documentaria
 ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad: Fundamentos y vocabulario
 ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos, cláusula 7.5. Información
Documentada.
 ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos, cláusula 7.5. Información
Documentada.
 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional – Requisitos,
cláusula 4.4.5 Control de Documentos y 4.5.4 Control de registros.

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6. Desarrollo

Nro. ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Identifica la El colaborador comunica a su Jefe Inmediato la

necesidad de necesidad de elaborar, modificar, revisar o eliminar una
elaborar, ID.
1 Colaborador
modificar,
revisar o Nota: La comunicación de la necesidad se realizará vía
eliminar una ID correo electrónico y/o verbal.
Evalúa la necesidad de elaborar, modificar, revisar o
Evalúa la eliminar una ID. Responsable de
2
necesidad Proceso
Comunica vía email al ASIG.
Según la solicitud, realiza la siguiente actividad:

- Elaborar: Envía la plantilla de la ID o coordina una

reunión para su elaboración.
3
Atiende la - Modificar/ Revisar: Envía la ID de la versión
necesidad vigente.
ASIG
- Eliminar: Coloca el documento en la carpeta de
documentos obsoletos.
Elabora y/o modifica la ID. según el Anexo 01: Guía
para dar formato a la Información Documentada
culminada la actividad entrega el documento al
Responsable del área para su primera revisión.

Para los cambios, tomar en cuenta:

Elabora o - Eliminar una palabra o frase: Se tacha,
4 Colaborador
modifica la ID (Ejemplo: palabra)
- Aumentar una palabra o frase: Sombreada en
amarillo, (Ejemplo: cambiar una palabra).

Nota: El colaborador puede solicitar el apoyo del ASIG

para la elaboración o modificación de la ID.
Revisa si el documento es idóneo y adecuado. En caso Responsable de
5 Revisa la ID
que exista observaciones, retorna a la etapa 4. Proceso
Identifica y da formato a la ID según Anexo 01: Guía
para dar formato a la Información Documentada

Considera el tipo de letra: Arial y Tamaño de letra:

Títulos “12”, Contenido “10”.
Identifica, da
formato y Registra los cambios realizados, en el punto 9: Control
6 ASIG
registra de Cambios.
cambios a la ID
Envía el documento al Responsable del proceso para
su aprobación.

Nota: La información documentada de origen externo

se identifica según el Anexo 1.
Aprueba que la ID generada es idónea y adecuada. En Líder del
7 Aprueba la ID
caso que exista observaciones, retorna a la etapa 4. Proceso
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Asigna el medio de soporte que corresponda:

electrónico (en el drive) y/o en físico (en archivadores).

Registra la ID en SIG-F-001 Lista Maestra de ID

Protege la ID restringiendo el acceso a la carpeta del

Asigna medio Drive (que contiene la ID en formato PDF) solo a
de Soporte, personal del alcance logrando así la protección y uso
8 adecuado de la documentación. ASIG
Registra,
protege la ID
Nota: La información documentada de origen externo
es registrada en el formato SIG-F-002 Lista Maestra
de Información Documentada de Origen Externo

El medio de soporte asignado dependerá del medio de

soporte de procedencia.
Distribuye la ID por medio electrónico y/o físico y lo
registra según corresponda:

- Documento Físico: se registra en el formato SIG-F-

003 Lista de Distribución de ID. Y se coloca en la ID
el sello de Copia Controlada.
Distribuye y da
9 ASIG
acceso a la ID - Documento electrónico: se da el acceso
compartiendo la carpeta vía DRIVE. El acceso es solo
para consulta.

Nota: La ID de origen externo se distribuye haciendo

uso del formato SIG-F-002 Lista de distribución de
Información Documentada de Origen Externo.
Responsable del
10 Difunde la ID Difunde la ID al personal involucrado.
Proceso
Al personal que se le asigne una copia controlada del
documento es responsable de mantenerlo disponible,
sea idóneo para su uso, donde y cuando se necesite.

Almacena en estantes o un lugar adecuado en el punto

de uso.
Mantiene
Disponible, Preserva la ID y su legibilidad manteniéndolos en
Almacena archivadores u otros en lugares que no permitan su
Responsable del
11 Preserva, deterioro.
Proceso
Conserva,
Recupera y La ID generada y que debe ser guardada por un
Dispone periodo de tiempo son conservados en cajas
debidamente identificadas.

La ID que requiera ser recuperada será solicitada al

Responsable de Proceso.
Finalmente, los documentos son dispuestos para
eliminación o back up.

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7. Diagrama de flujo
SIG-P-001 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Colaborador Asistente del SIG Responsable del Proceso Líder del Proceso

INICIO

Identifica la necesidad Evalúa la necesidad de

de elaborar, modificar, elaborar, modificar,
revisar o eliminar la ID revisar o eliminar la ID
1 2

Atiende la necesidad de
Comunica vía e-mail al
elaborar, modificar,
ASIG
revisar o eliminar la ID
3
4

¿Necesita apoyo
Solicita apoyo al ASIG
Si para elaborar o
5
modificar ID? A

No

Elabora o modifica la ID Revisa la ID

6 7

Identifica, da formato y
¿Existe
registra cambios a la ID No Si A
observaciones?
8

¿Es aprobado? No A

Si

Asigna medio de
soporte, registra y Aprueba el documento
protege la ID 9
10

Distribuye el
Difunde el documento
documento
12
11

Mantiene disponible,
almacena, preserva,
conserva, recupera y
dispone
13

FIN

Leyenda:
ID: Información documentada
ASIG: Asistente del SIG

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8. Documentos de la Información Documentada

Código Título

SIG-F-001 Lista maestra de control de información documentada

SIG-F-003 Lista de Distribución de información documentada

Lista maestra de control de información documentada de

SIG-F-002
origen externo

9. Anexos
Anexo 01: -

10. Control de cambios

Cambios Realizados

Codificación de la información documentada

La información documentada generada debe seguir los siguientes lineamientos:

Proceso Tipo de documento N° correlativo

XXX YY ZZZ Commented [CR1]:

Ejemplo:

SIG - F - 024

Sistema Integrado Documento Externo N° correlativo del

de Gestión Formato documento
iniciando con 001

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