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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

SIG-PR-001 V.01
REVISADO POR: APROBADO POR:
NOMBRE

CARGO

FIRMA

FECHA
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CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

Nombre del documento Descripción de la Modificación Fecha Versión Solicitado por

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CONTENIDO
1. OBJETIVO.......................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE........................................................................................................................................... 4

3. REQUISITOS...................................................................................................................................... 4

4. DEFINICIONES................................................................................................................................... 4

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................................................................... 5

5.1 Documentos del Sistema Integrado de Gestión........................................................5

5.2 Descripción de la Documentación...........................................................................6
5.2.1 Herramientas.........................................................................................................6
5.2.2 Formato.................................................................................................................7
5.2.3 Contenido de la documentación..............................................................................8
5.3 ETAPAS DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS..............................................11
5. 4 ETAPAS DIAGRAMA DE FLUJO REGISTROS...................................................13
6. ANEXOS.......................................................................................................................................... 14
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OBJETIVO
Establecer la metodología y aspectos a seguir en la elaboración, mantención y control de la
documentación correspondiente al Sistema Integrado de Gestión, además establece los pasos
para asegurar que todos los registros se identifiquen, recolecten, archiven y almacenen para
permitir un fácil acceso y recuperación de ellos.

ALCANCE
Este Procedimiento se aplica a toda la documentación y registros del Sistema Integrado de
Gestión de ELECTROMINAS S.A.C., desde su elaboración hasta su anulación y al personal que
está directamente relacionado con estos registros.

REQUISITOS
 OHSAS 18001:2007 Requisito 4.4.5 y 4.5.4

DEFINICIONES
 Documento: Información y su medio de soporte.
 Instrucción: Documento que contiene requisitos específicos para realizar y verificar
actividades descritas en el Sistema Integrado de Gestión. Da información detallada y secuencial
sobre cómo realizar una determinada actividad de educación continua.
 Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Listado de Documentos Externos: Formulario que contiene los datos necesarios para
identificar los Documentos Externos del Sistema Integrado de Gestión (Ejemplos de
Documentos Externos: Reglamentos , Normas
 Listado Maestro de Documentos: Listado en el cual se registra el nombre, código,
número de páginas, número de versión y fecha de emisión de los documentos que se realizan
y controlan según este procedimiento. Este listado se refiere a todos los Documentos del
Sistema Integrado de Gestión de ELECTROMINAS S.A.C., como por ejemplo: Procedimientos
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operativos, Procedimientos de gestión de calidad e Instrucciones operativas.

 Control de cambios de documentos: Formato en el que se registran las modificaciones
realizadas a los Documento del Sistema Integrado de Gestión

 Listado de Registros: Formato que contiene los datos necesarios para identificar los
Registros vigentes del Sistema Integrado de Gestión.

 Listado de distribución: Formato donde se registra la distribución en soporte papel de

algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión indicando quién lo recibe, unidad,
fecha de recepción y firma.

 Formulario: Formato de uso obligatorio, sus campos no pueden ser modificados. Su

utilización los convierte en registros.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

 Formato obligatorio: Documentos no codificados que forman parte del Sistema

Integrado de Gestión, su utilización es obligatoria.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1 Documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Son los Documentos propios del Sistema Integrado de Gestión que se encuentran disponibles
en web u otro medio de soporte que se determine. De esta forma se asegura que la
documentación está vigente, legible y disponible y además evita el uso de documentación
obsoleta.
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5.2 Descripción de la Documentación.

5.2.1 Herramientas.

Para los distintos niveles de documentación se utilizarán diagramas de flujo para representar y
describir los Procedimientos o las Instrucciones de trabajo.

Los diagramas de flujo son una representación gráfica, que identifican todos los pasos
fundamentales y puntos de decisión relacionados con el proceso.

En la elaboración de diagramas de flujo para representar distintas actividades, se utiliza la

simbología descrita en la figura 1. De esta forma se identifican claramente los pasos que
componen un determinado proceso. Estos símbolos van unidos con flechas para indicar la
secuencia del flujo de acción.

Figura 1: Simbología utilizada en la elaboración de diagramas de flujo

1. Terminador: Indica el inicio o fin de un proceso.

2. Proceso: Representa la actividad que se realiza en un Procedimiento o Instrucción.

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3. Datos Secuenciales: Es utilizado para indicar la continuación de un proceso o el camino

resultante en una toma de decisión.

4. Decisión: Es utilizado para representar preguntas que, dependiendo de su respuesta (positiva

o negativa), indican el camino a seguir en el diagrama de flujo.

5. Documento: Es generado, utilizado o completado en una actividad, Procedimiento o

Instrucción de trabajo.

5.2.2 Formato.
Los documentos, formulario y registros no podrán ser modificados en su estructura, campos y
encabezado.

a) Encabezado: El encabezado estará presente en todas las hojas de los Documentos del
Sistema Integrado de Gestión.

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b).- Códigos.

La nomenclatura alfanumérica para identificar los Documentos será del tipo:

SIG-X-ZZ

X representa el tipo de Documento que se elabora, entonces:

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ML = Manual

PG = Programa

PL = Plan

RG = Reglamento

PR = Procedimientos.

IN = Instrucción de Trabajo.

FR = Formulario.

ZZ representa el número secuencial del Documento partiendo desde 01 hacia delante.

SIG representa a los Documentos pertenecientes a Sistema Integrado de Gestión de

ELECTROMINAS S.A.C..

5.2.3 Contenido de la documentación.

a. Procedimientos e Instrucciones.

Los Procedimientos e Instrucciones del Listado Maestro de Documentos del Sistema

Integrado de Gestión de ELECTROMINAS S.A.C. contendrán al menos:

- Índice: El índice debe indicar el listado de títulos que contenga el Documento. Los
Procedimientos e Instrucciones deben contener a lo menos los siguientes puntos: Propósito,
Alcance, Definiciones, Responsables, Descripción de Actividades, Referencias, Registros y
Anexos.

Para los Procedimientos e instrucciones que así lo ameriten, se podrá incluir el punto
Indicadores, el cual irá enumerado entre los puntos Descripción de Actividades y Referencias.
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En caso de no existir contenido para alguno de los puntos, éste igual debe ser enunciado
seguido de una leyenda que diga “No Aplica”.

- Propósito: Entrega una descripción breve del objetivo del Documento.

- Alcance: Se define el campo de acción sobre el cual trata el Documento y los criterios de
inicio y finalización de la acción especificada por el Documento.

- Definiciones: Se entrega la descripción de los términos (frases o palabras, siglas, etc.)

utilizados en el Documento y que requieren de una explicación detallada para un correcto
entendimiento e interpretación del lector.

- Responsables: Descripción de las funciones y tareas que debe cumplir cada cargo en
relación al documento en particular.

- Descripción de Actividades: En este punto se incluye el contenido propiamente tal del

Documento.

- Indicadores: En este punto se hace mención a las herramientas utilizadas para medir los
objetivos planteados en cada Documento.

- Referencias: Mención a cualquier otro Documento que sea importante para una correcta
aplicación o entendimiento del Documento respectivo. Estas pueden ser referencias a otros
Documentos del Sistema Integrado de Gestión, normas internacionales, normas nacionales,
libros, publicaciones, catálogos, especificaciones del cliente u otras.
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- Registros: En este punto se indican los Documentos que deberán ser completados para
evidenciar la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

- Anexos: Se incluyen los formularios y formatos, necesarios para la aplicación del

Documento.
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5.3 ETAPAS DIAGRAMA DE FLUJO

DOCUMENTOS
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5.3.1 Elaboración, modificación y aprobación de Documentos

a. Elaboración, revisión y aprobación de documentos

La elaboración de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de ELECTROMINAS

S.A.C. es responsabilidad del Responsable de Operaciones y Seguridad o de quién el
designe.

Una vez aprobado el documento se deja constancia de la revisión y aprobación registrando el

cargo y visto bueno de los responsables de estos procesos

b. Detección de necesidades de elaboración o modificación de documentos

Cualquier unidad que detecte la necesidad de elaborar un nuevo Documento para el Sistema
Integrado de Gestión o modificar uno ya existente, podrá solicitarlo al Responsable de
Operaciones y Seguridad vía e-mail, memorándum o carta. Se debe especificar el tipo de
documento que se necesita, su justificación o los aspectos mejorables según el caso que
corresponda.

La Gerencia General, analizará si se procede o no la solicitud, en los casos que corresponda se

enviará a consulta a los Encargados (as).

c. Control de cambios de documentos

En el caso de modificaciones realizadas a los Documentos, se registran los cambios en el

Control de cambios de documentos, indicando la modificación de la fecha en que se realiza,
número de versión y su solicitante.
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d. Archivo de Documento y actualización de la información.

Cuando el Documento es aprobado por el Gerente General el Responsable de Operaciones
y Seguridad archiva una copia de la nueva versión del Documento, actualiza el Listado
Maestro de Documentos del Sistema Integrado de Gestión, y anula la versión antigua
registrada en el Listado Maestro de Documentos cuando corresponda.

e. Distribución
Sólo cuando el Documento nuevo o modificado haya sido archivado y registrado debidamente
en el Listado Maestro de Documentos y anotadas las modificaciones en el Control de
cambios de documentos, el Coordinador(a) de Sistema Integrado de Gestión procederá a su
distribución por medio digital o físico.

En el caso de la distribución en soporte papel, de algunos registros como por ejemplo Informe
de auditoría, deberá quedar registrado en el Listado de Distribución, quien lo recibe, unidad,
fecha y su firma.

f. Documentos Externos.

La documentación externa se registra en el Listado de Documentos Externos, donde se indica

el nombre del documento, número de páginas, procedencia y vigencia del documento. Su
mantención será responsabilidad de la unidad.

5. 4 ETAPAS DIAGRAMA DE FLUJO REGISTROS

5.4.1 Elaboración y revisión de registros

Todos los registros contienen información que puede ser verificada, ya que está basada en
hechos obtenidos por medio de observación, medición, prueba u otros.
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Además de los registros asociados a los procedimientos e instrucciones del Sistema Integrado
de Gestión de ELECTROMINAS S.A.C., se deben considerar también: Informes de auditorías
internas y externas, certificados, etc.

Los registros utilizados por el Sistema Integrado de Gestión de ELECTROMINAS S.A.C. están
identificados en el Listado de Registros, en el cual deben completarse los siguientes campos:
nombre del registro, código (en caso de tenerlo), responsable y periodo de retención. La
revisión de los registros será realizada una vez al año en las auditorías internas a las unidades.
El control de los registros en cada unidad está a cargo del Responsable de Operaciones y
Seguridad.

5.4.2 Archivo, acceso y eliminación de Registros.

Si el registro está correctamente generado, el responsable revisa, coloca su nombre, firma y
fecha al final en los casos que corresponda para luego proceder a su archivo.

Cada unidad es responsable de archivar sus registros en forma ordenada de la manera que
estime conveniente con el fin de minimizar el deterioro o pérdida. Estos registros deberán
estar disponibles en lugares de fácil acceso y revisión el responsable de estos procesos.

El periodo de retención para cada registro utilizado en el Sistema de Gestión de la Calidad se

establece en el Listado de Registros, el detalle de los plazos de mantención se encuentra en
este listado.

Los siguientes registros deberán ser guardados según normativa. Esto se controla en la lista
maestra de Registros.

ANEXOS
 Listado Maestro de Documentos. SIG-RE-001
 Listado de Registros. SIG-RE-002