CÓDIGO DOCUMENTO

TIBSA-SGI-G-029-0001

PROCEDIMIENTO ESTRATÉGICO

ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

REV. 5

OCTUBRE 2019

ELABORA REVISA APRUEBA

NOMBRE Juan Pablo Carrasco V. Constanza Gutiérrez D. Carolina Miranda D.
CARGO Asesor SGI Analista Control de Gestion Subgerente Control de Gestión
FIRMA
FECHA OCTUBRE 2019 OCTUBRE 2019 OCTUBRE 2019
 CLIENTE: BUILDTEK
TÍTULO:
CÓDIGO:
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
TIBSA-SGI-G-029-0001 SGI
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................ 3
3. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 3
4. DOCUMENTOS APLICABLES ............................................................................................. 4
5. TERMINOLOGÍA .............................................................................................................. 4
6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................ 5
7. REGISTROS ..................................................................................................................... 9
8. ANEXOS ......................................................................................................................... 9
9. MODIFICACIONES ........................................................................................................... 9

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1. OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es establecer pautas para confeccionar y controlar toda la

documentación del Sistema de Gestión Integrado.

2. ALCANCE

Aplicable a los documentos descritos a continuación:

2.1 Manual del Sistema de Gestión Integrado.

2.2 Procedimientos (Guías rápidas, diagramas de flujo, etc).

2.3 Instructivos.

2.4 Registros.

2.5 Documentación externa (ver definición punto 5.4).

2.6 Política y Objetivos.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Control de Gestión: Responsable de revisar documentos como también emitir y controlar
los documentos estratégicos.

3.2 Jefes de departamentos: Son los responsables de elaborar, revisar, difundir y asegurar el
control de la documentación de su área, de acuerdo a la metodología descrita en este
documento.

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3.3 Elaborador del Documento: Personal que elabora un documento de acuerdo a la
metodología descrita.

3.4 Revisor del Documento: Personal distinto del “Elaborador” que tiene como misión, revisar
documentos previamente elaborados.

3.5 Aprobador del Documento: Personal distinto del “Elaborador” y de preferencia distinta
del “Revisor”.

4. DOCUMENTOS APLICABLES

4.1 Manual del Sistema de Gestión Integrado TIBSA-SGI-G-610-0001, capitulo 4.2, sub capítulo
4.2.3 Control de Documentos.

5. TERMINOLOGÍA

5.1 Copia Controlada: Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar
y suministrar las actualizaciones que se realicen.

5.2 Copia No Controlada: Documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar

sus cambios y actualizaciones.

5.3 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha, revisión o

contenido.

5.4 Documento Externo: Todos aquellos documentos que no se elaboran en Buildtek, y que
pueden afectar el buen desempeño del servicio o el Sistema de Gestión Integrado, como
bases técnicas de los clientes.

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6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

6.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

El Sistema de Gestión Integrado de Buildtek, posee los siguientes niveles de documentación:

a) Manual del Sistema de Gestión Integrado: Documento el cual describe las Políticas,
objetivos, metas, organización y el Sistema de Gestión Integrado.

b) Procedimiento: Son documentos que describen los procesos esenciales para el

funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado, los cuales se dividen en:

1. Procedimientos Estratégicos: Documentos que son elaborados por cada jefe de área
responsable del proceso específico o designado por este, revisado por persona
designada del área pertinente, y aprobado por Gerencia o quien designe. Y que
Involucra, dentro de su alcance, a toda la organización.

2. Procedimientos Operativos: Documentación de proyecto, elaborado por el personal a

cargo del proceso, revisado por la línea de mando, y aprobado por el Administrador de
Contrato, o en su defecto algún personal que él designe. Aplicable al proyecto
específico. La estructura y formato de estos procedimientos quedan a criterio del
equipo de proyecto.

Las guías rápidas y diagramas de flujo también serán consideradas como procedimientos.

c) Instructivo: Documento que describe en forma específica cómo se ejecuta una actividad.
Elaborado por el personal a cargo del proceso. La estructura de estos depende, en el caso de
proyecto, de la especificación y revisión dada por cada mandante.

Las guías rápidas y diagramas de flujo también serán consideradas como instructivos.

d) Formato de Registro: Documento elaborado por cada departamento o área de proyecto, el

cual proporciona evidencia al Sistema de Gestión Integrado. El registro solo debe tener
nombre, codificación y N° de revisión.

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Una estructura tipo para los documentos del Sistema de Gestión Integrado se puede referenciar
de acuerdo a los puntos descritos en el Anexo 8.1 Estructura documentación SGI.

6.1.2 Identificación y revisión del documento

Una vez elaborado el documento se debe identificar su codificación única, de acuerdo al registro
Codificación de Documentos TIBSA-SGI-G-618-0032. El orden de los documentos se llevará en los
listados maestros de documentos o registros según sea el caso.

Además, se identifica su revisión, la cual es dada de acuerdo a lo siguiente:

- Revisión Alfabética (A, B, C, etc): Se aplica esta revisión para documentación entregada en
el proceso estudio de propuesta y revisiones internas de los departamentos o proyectos, en
las distintas licitaciones. Es decir solo para documentación que entren a revisión antes de la
adjudicación de un proyecto.

- Revisión Numérica: Al momento de que los documentos presenten observaciones,

modificaciones, ya sea por algún departamento, proyecto o por el mandante, se realiza una
nueva revisión del documento el cual está dado de forma numérica 0, 1, 2, 3,…. Y así
sucesivamente.

6.1.3 Control de Cambios

Cada vez que se crea una nueva revisión de algún procedimiento, se debe describir el cambio o
modificación realizada, en el punto “MODIFICACIONES”, ubicada en la parte final del documento.

6.2 TIPOS DE COPIA

6.2.1 Copia Controlada

Las copias controladas se encuentran en la plataforma de gestión documental proporcionada por

Buildtek, una vez impreso, el documento se transforma en una copia no controlada. En el caso de
faenas, si se requiere entregar un documento operativo este se identifica como copia controlada,
marcando en la primera hoja del documento el timbre “COPIA CONTROLADA”.

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6.2.3 Copia No Controlada

Cuando se emite un documento que estará fuera del control de la empresa, se debe marcar la
primera hoja del documento con el timbre “COPIA NO CONTROLADA”.

6.2.4 Documentos obsoletos

Cuando se realiza y aprueba una nueva revisión de algún documento, el documento con revisión
anterior que tenga la categorización de “DOCUMENTO CONTROLADO”, queda en estado obsoleto.

El responsable del control del documento, debe basarse en la lista maestra respectiva, y recuperar
e identificar en la primera hoja con el timbre “DOCUMENTO OBSOLETO”, este y todas las copias
controladas que estén identificadas en el listado de distribución respectiva.

6.3 CONTROL, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN, Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

6.3.1 Control y almacenamiento de documentos:

a) Documentos estratégicos del sistema de gestión integrado (procedimientos, guías, manual,

etc.): se mantienen en plataforma de gestión documental Dropbox con accesos pertinentes
para todo el personal involucrado en los procesos.

b) Documentos operativos de faena: Los mantiene el encargado de calidad, o en su defecto

quien el Administrador de Contrato designe, en formato físico y respaldo en formato digital
en Dropbox.

c) Documentos Externos: Los mantiene la subgerencia de Estudio de Propuesta. Esta área los
entrega a la Gerencia de Proyecto al momento de adjudicar un contrato en formato digital.
Estudio de Propuesta almacena y mantendrá estos archivos de manera digital vía Dropbox.

d) Formatos de Registros estratégicos: Se mantendrán en plataforma de gestión documental

Dropbox. Para acceder a las revisiones actuales de los formatos, se deberán descargar
siempre de la plataforma de gestión documental.

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e) Registros operativos de faena: El encargado de calidad, o en su defecto a quien el
administrador de contrato designe, es el responsable de mantener estos registros en su
versión vigente, mantenerlos en la plataforma Dropbox y resguardar el almacenamiento
correcto de los que sean físicos.

6.3.2 Difusión y distribución de documentos:

a) Las actualizaciones o nuevos documentos estratégicos del sistema de gestión integrado se

difunden vía correo electrónico. Una vez recibido el correo con la información, el documento
ya estará disponible en la plataforma de gestión documental y a partir de ese momento
entrará en vigencia. La gerencia informa al personal que le aplique conocer la actualización
del documento.

b) Las actualizaciones o nuevos documentos operativos de faena, se difunden de manera

presencial con los trabajadores mediante charlas y capacitaciones por grupos de trabajo.
Todo trabajador que se relacione con la actividad que se indique en el documento debe ser
capacitado.

6.3.3 Eliminación y copias obsoletas:

a) Cuando un nuevo documento estratégico del sistema de gestión integrado entra en vigencia,
el área de control de gestión retira y elimina su versión digital anterior de la plataforma. De
existir algún documento impreso, este se marca como obsoleto y de destruye.

b) Cuando un nuevo documento operativo entra en vigencia, el responsable de proyecto retira

todas las copias impresas de la versión anterior que estén distribuidas en el proyecto, las
marca con un timbre de “obsoleto” y los elimina (de ser posible son destinados a reciclaje).

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6.4 QUIEBRE DOCUMENTAL EN FAENA

Cuando el cliente ya tenga implementado un procedimiento, instructivo y/o registro documentado

de las mismas características que de los documentos y registros que forman parte del Sistema de
Gestión Integrado, se realizará un quiebre documental en donde se utilizará la metodología ya
implantada por el mandante, y que de conformidad con el Sistema de Gestión Integrado.

7. REGISTROS

7.1 Codificación de Documentos TIBSA-SGI-G-618-0032.

7.2 Lista Maestra de Documentos TIBSA-SGI-G-618-0005.
7.3 Lista Maestra de Registros TIBSA-SGI-G-618-0006.

8. ANEXOS

8.1 Estructura documentación SGI.

9. MODIFICACIONES

N° versión Razón del cambio Fecha

1 Creación de Documento Octubre 2014
Se incorpora la Plataforma PCP como
2 Noviembre 2015
almacenamiento oficial de la información del SGI.
Se modifica plataforma de gestión documental
3 Noviembre 2017
del SGI.
4 Se actualiza Dpto SGI por Control de Gest. Septiembre 2018

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Se dio énfasis al manejo documental digital en
plataforma de gestión documental implementada
por Buildtek.
Se especifica con mejor detalle el punto 6.3
respecto al almacenamiento, distribución y
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eliminación de documentos estratégicos y
operativos.

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ANEXO 8.1
ESTRUCTURA DOCUMENTACIÓN SGI

PROCEDIMIENTO
MANUAL DEL SISTEMA DE INSTRUCTIVO
GESTIÓN INTEGRADO (Referencial)
ESTRATÉGICO

1. INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO

2. LA EMPRESA 2. ALCANCE 2. ALCANCE
3. OBJETIVOS 3. RESPONSABILIDADES 3. RESPONSABILIDADES
4. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4. ACTIVIDADES
5. RESPONSABILIDADES DE LA ALTA 5. TERMINOLOGÍA 5. ANEXOS
GERENCIA
6. ACTIVIDADE DEL PROCEDIMIENTO 6. MODIFICACIONES
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
7. REGISTROS
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O
SERVICIO 8. ANEXOS

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 9. MODIFICACIONES

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. MODIFICACIONES

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