CODIGO JRC/11-P-SIG-001

PROCEDIMIENTO
REVISION 07

APROBADO 09/12/2017
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SIG PAGINA 1 DE 15

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para una adecuada estructura, codificación, elaboración,
modificación, aprobación, emisión, archivo, distribución, revisión, actualización, conservación y
control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la sede Santander.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos que conforman los Niveles 1,2, 3, 4 y 5 del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa JRC Ingeniería y Construcción S.A.C – Sede
Santander.

3. DEFINICIONES
Acceso: Lugar donde los usuarios pueden visualizar un documento del sistema integrado de
gestión.
Almacenamiento: Definido por el medio en el que se encuentra el documento pudiendo ser:
Físico o Digital.
Archivo de Registro: Medio Físico (archivador, carpeta o similar) o informático en el que se
mantienen y conservan los registros en forma ordenada y cronológica.
Conservación: Tiempo de retención del documento a disponibilidad del usuario y la ubicación
del mismo.
Control de la Distribución de la Documentación: El sistema de control de la distribución de
documentos, determina las pautas para la emisión, recepción, archivo, distribución y control de
toda la documentación relacionada con el SIG con el fin de asegurar que durante toda la
ejecución de la gestión, todos los documentos técnicos, administrativos y procedimientos sean
utilizados por los usuarios en su última versión vigente. El control de la distribución de
documentos se realiza a través del formulario JRC/11-F-SIG-003.
Copia controlada: Documento asignado a un área o usuario específico, que es responsable
de su uso, aplicación y conservación. Solo será controlado con sellos de “copia controlada”
Su control se registra en el formulario Distribución de documentos (JRC/11-F-SIG-003).
Copia no controlada: Cualquier documento que no se encuentre dentro del servidor de la
empresa y/o Backup del SIG de la sede Santander o que haya sido impreso.
Distribución: A quien va dirigido el documento para su aplicación y uso.
Documentos internos: Son documentos del SIG elaborados por la empresa y sede como:
Políticas del SIG, Manual del SIG, procedimientos, instructivos, entre otros.
Documentos de procedencia externa: Documentos que no han sido elaborados por el área a
que los utiliza, pero que son necesarios para desarrollar los procesos y las actividades dentro
del alcance del SIG de la Sede, tales como: manuales de equipos, normas técnicas, normas
legales, leyes, planos, especificaciones técnicas, certificados de calibración, sustentos, entre
otros.
Eliminación: Consiste en el proceso de descartar, quitar y suprimir algún documento obsoleto
del sistema.
Estándar: Documento que establece requisitos técnicos para una actividad específica.

ELABORADOR REVISOR APROBADOR

GERENTE DE OBRA
FACILITADOR SIG JEFE DE SSMA

Mercedes Cordova Cipriano Edgar Ruiz Soldevilla Freddy Quintana Naupari

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Estructura documental: Es el total de documentos que sustenta la operatividad del SIG y

está sustentado por cinco niveles de documentos (Anexo 1).
Formulario: Documento que debe ser completado con los datos solicitados en el mismo, el
cual puede ser aplicado en permisos de trabajo, checklist, inspecciones, etc. Este documento
no contiene información.
Información Documentada del SIG: El formulario “Información Documentada del SIG” es el
registro donde se indican los documentos de la sede y los documentos externos. En esta se
especifica los controles respecto a la identificación, disponibilidad, protección, distribución,
acceso, recuperación y uso, almacenamiento y preservación, control de cambios (versión) y
conservación.
El formulario de “Información documentada del SIG” será remitido a la Coordinadora del SIG,
quien consolidará la información y mantendrá actualizada la Biblioteca del SIG de JRC con la
información recibida.
Instrucción / Instructivo: Secuencia de actividades detalladas paso a paso que se debe
ejecutar para realizar una tarea específica, cuyo objetivo primordial es orientar al usuario en los
procedimientos a seguir a través de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal que las
actividades a realizar, resulten sencillas y exitosas.
JRC: JRC Ingeniería y Construcción S.A.C.
Manual: Documento que especifica el sistema de gestión de una organización (Ejemplo:
Manual del Sistema Integrado de Gestión; Manual de Organización y Funciones, etc.)
Política del SIG: Intenciones y dirección generales de la Organización, relacionadas con su
desempeño en calidad, Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional, expresada formalmente por
la Alta Dirección.
Preservación: Condición en las que se debe mantener el documento para asegurar su uso y
legibilidad.
Procedimiento: Describe la secuencia de las actividades que se siguen para la ejecución de
un determinado proceso, el cual es normativo y orientador de la gestión.
SIG: Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente)
Registro: Documento que demuestra evidencia objetiva de actividades ejecutadas o
resultados obtenidos. Los resultados corresponden al nivel 5 de la estructura documental del
SIG.
Reglamento: Establece disposiciones, condiciones generales o específicas que regulan las
actividades de la empresa. (Ejemplo: Reglamento interno de trabajo, Reglamento Interno de
Seguridad y salud en el trabajo, entre otros).
Trazabilidad: Actitud de reconstruir la historia, la utilización o la localización de un elemento
por medio de identificaciones registradas bajo los siguientes criterios:
 Para un elemento de la sede: Secuencia de realización de actividades, lógica de
desarrollo de procesos constructivos, cronología de ejecución de sede, etc.
 Para una adquisición: pedido de almacén, nota de pedido, orden de compra, guía de
remisión, nota de ingreso al almacén, vale de salida de almacén.
Usuario: Persona que aplica cualquier documento del sistema de gestión de JRC.
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 9001 – Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos 7.5 Información
Documentada.
 Norma ISO 14001 - Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos 7.5 Información
Documentada.
 OHSAS 18001 - Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos 4.4.5
Control de documentos y 4.5.4 Control de los Registros.
 JRC-PR-SIG-01 – Estructura, Codificación e Información Documentada del SIG.
 Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
 D.S. N°005-2012-TR Reglamento de la Ley N°29783, Ley de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

5. RESPONSABILIDADES
5.1 La Gerencia de Obra y Jefaturas son responsables de asegurar el cumplimiento del presente
procedimiento, incluyendo la aprobación e implementación de documentos que se generen en
sus áreas de responsabilidad.
5.2 El Jefe de SSMA debe revisar todos los documentos correspondientes a Calidad, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente del proyecto y dar su V°B.
5.3 El Facilitador SIG debe aplicar este procedimiento, mantener el registro actualizado del
formulario “Información documentada del SIG”, de acuerdo a la información recibida de las
distintas áreas.
5.4 Todo el personal en el ámbito de su competencia es responsable de cumplir el presente
procedimiento.

6. CONDICIONES GENERALES
6.1 Los documentos del SIG deben ser revisados y actualizados cuando se produzca cambios en
los procesos, condiciones de trabajo, exigencias legales, entre otros. No será necesario
actualizar el documento por el retiro del personal relacionado al elaborador, revisor y/o
aprobador. El cambio de logo de la empresa no requiere el cambio de revisión.
6.2 Se utilizará información documentada corporativa de JRC, de codificación distinta, cuando no
se tengan documentos propios de la sede y sean aplicables.
6.3 Los responsables de administrar los registros deben clasificar, archivar y mantener los
registros en el lugar asignado para su conservación durante el periodo determinado.
6.4 Los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos del SIG se
describen en el siguiente cuadro:

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3

TIPO DE DOCUMENTO
ELABORAR REVISAR APROBAR

 Manual operativo / Reglamento Jefe de área / Jefe Gerente de

Profesional del área
de SSMA obra

 Objetivos (incluye programas Profesional del área Jefe de área / Jefe Gerente de
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de gestión) de SSMA obra

6.5 Los documentos que requieran firma de aprobación deben consignarla solo en la versión física.
 Programas Jefe de área / Jefe Gerente de
6.6 Los formularios y otros documentos
 Plan Profesional del área aprobados una vez ingresados al Centro
se considerarán de SSMA Obra
Documentario.
6.7 Los documentos de preferencia estarán en formato
Profesional A4 y en Jefe
del área letrade áreaLos
Arial. / Jefe Gerente
formularios de
tendrán
 Procedimiento de SSMA obra
su propio formato.
6.8 Estructura y Codificación de los documentos Jefe de área / Jefe Gerente de
 Instrucción / instructivo / Guía Profesional del área
de SSMA Obra
Los documentos de gestión de la sede Santander contienen una codificación única, como
Base, de la aplicación dePersonal
 PETSresultado un sistemaResponsable de en
preestablecido el presente
Jefe Gerente
de área / procedimiento.
Jefe de
Estos
la Actividad
documentos deben ser escritos utilizando el programa MicrosoftdeWord
 Estándares SSMA o compatibles. obra
Personal
Todos los documentos del SIG Responsable
de Santander de
de preferencia deben llevar los siguientes
 Formularios
Jefe de área / Jefe Jefe dedatos
área
de control: la Actividad de SSMA

6.8.1 Configuración de páginas

o Márgenes:
Superior 2.5 cm
Inferior 3.2 cm
Izquierdo 3 cm
Derecho 1.8 cm

o Párrafos: Alineación justificada

6.8.2 Diseño de página

A. Encabezado : Se incluye en todas las páginas y contiene:
XX-XXX-
(1) (2)TIPO DE DOCUMENTO
(4) CÓDIGO
XX
(5) REVISIÓN XX
(6) XX/XX/XXX
(3)NOMBRE DEL DOCUMENTO APROBACIÓN
(7) PÁGINA
X
X DE X

“Nota: De forma opcional se podrá considerar la fecha de aprobación.”

Ejemplo: ver encabezado del presente procedimiento.
(1) Logotipo de JRC Ingeniería y construcción S.A.C, se coloca en el ángulo
superior izquierdo del encabezado.

(2) Tipo de documento: tenemos a los Procedimientos, Formularios, Estándares,

Instrucción/instructivos, entre otros.
Fuente: Arial (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 10
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Formato: negrita.

(3) Nombre del documento:

Fuente: Arial (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 12
Formato: negrita.

(4) Codificación de los Documentos:

Posición 3

JRC/11-PETS-MIN-006

Posición 1 Posición 4
Posición 2

POSICIÓN 1: Indica el alcance del documento

ALCANCE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
UM TREVALI – Santander JRC/11
POSICIÓN 2: Indica categoría de documento

CATEGORÍA DEL DOCUMENTO CÓDIGO

MANUAL / REGLAMENTO M
OBJETIVOS O
PROCEDIMIENTO P
INSTRUCCIÓN / INSTRUCTIVO IN
PETS BASE ( PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS) PETS
ESTÁNDARES EST
GUIA G
FORMULARIO / CARTILLA F
PLAN/ PROGRAMA / PLANES DE EMERGENCIA A

En el caso de los “registros”, que provienen del llenado de un “formulario”, estos

mantienen la misma codificación del formulario, y los que no tienen codificación
específica son identificados por su nombre.
Para el caso de “documentos de procedencia externa”, no se codifican y se
denominan con el nombre con el que fueron enviados o definidos por el remitente y
se archivan de acuerdo a lo establecido por cada área.
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POSICIÓN 3: Indica el área responsable del documento.

Código de áreas responsables de documentos

ÁREA RESPONSABLE SIGLAS

GERENCIA DE OBRA GOB

COSTOS MIN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG

OPERACIONES MIN
PARA ESTANDARES DE OPERACIONES MINA/MIN
TOPOGRAFÍA MIN
GEOMECÁNICA MIN
PARA FORMULARIOS DE GEOMECÁNICA GEO
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE SSMA
SAFEWORK (Herramienta de Trabajo Seguro, aplicado a los doce protocolos) SW
LOGÍSTICA LOG
ADMINISTRACIÓN ADM
BIENESTAR SOCIAL BBSS
MANTENIMIENTO MTO

POSICIÓN 4: Indica el número correlativo de generación del documento.

Fuente: Arial (En mayúscula)

Tamaño de la fuente: 6
Formato: negrita.

(5) Número de revisión del documento que se emite. Ejemplo: 0, 1,2, etc.
Fuente: Arial (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 6
Formato: negrita.

(6) Día, mes y año en el que se aprueba el documento (Ejemplo: 17/08/13)

Fuente: Arial (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 6
Formato: negrita.

(7) Número de página del documento y total de páginas del mismo.

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Fuente: Arial (En mayúscula)

Tamaño de la fuente: 6
Formato: negrita.

B. Pie de página: sólo para la primera página.

ELABORADOR REVISOR APROBADOR
CARGO CARGO CARGO

Nombre y apellido Nombre y apellido Nombre y apellido

En caso de Estándares:
ELABORADOR REVISOR REVISOR APROBADOR

Nombre y apellido Nombre y apellido Nombre y apellido Nombre y apellido

SUPERVISOR DEL ÁREA JEFE DE ÁREA JEFE SSMA GERENTE DE OBRA
Fecha de elaboración: Fecha de aprobación:

“Nota: Se podrá incluir el número de página correspondiente”

Fuente: Arial (En mayúscula)

Tamaño de la fuente: 8
Formato: Mayúscula.(Cargo)
Formato: normal (nombre y apellido)

6.8.2.1 Diseño de página para PETS (Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro)

A. Encabezado : Se incluye en todas las páginas y contiene:

PETS BASE O PETS VIVO CÓDIGO XX-XXX-XX

REVISIÓN XX

NOMBRE DEL DOCUMENTO UNIDAD MINERA SANTANDER

ELABORADO XX-XX-XXXX

B. Pie de página:

ELABORADOR REVISOR REVISOR APROBADOR

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Jefes de Guardia / Supervisor del Gerente de Obra

área y Trabajadores. Jefe de Operaciones Jefe de SSMA
Fecha de Elaboración: xx-xx-xxxx Fecha de Aprobación: xx-xx-xxxx

Página: x de x
6.8.3 Estructura de los Documentos Internos del SIG
 La estructura de los formularios es definida por el personal responsable de la actividad.
 La estructura de los PETS será de acuerdo al instructivo JRC/11-IN-SSMA-001.
 El contenido que debe tener el procedimiento, instrucción, estándar y PETS, se detalla
en el siguiente cuadro:

PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO ESTÁNDAR PETS

Objetivos, alcance, definiciones, Objetivo, alcance, Objetivo, alcance, Personal requerido,
documentos de referencia, definiciones, referencias legales y Equipo de protección
responsabilidades, condiciones documentos a otras normas, personal, Equipos/
generales, desarrollo del consultar, especificaciones del máquinas/
procedimiento, registros y responsabilidades, estándar, herramientas,
anexos. condiciones generales, responsables, registros, Procedimiento (pasos
desarrollo del controles y secuenciales de
instructivo, registros y documentación, trabajo), Restricciones.
anexos. frecuencia de
inspecciones, equipo
de trabajo, revisión
mejora continua.

o Título del principal:

Fuente: Arial (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 10
Formato: negrita

o Subtítulos:
Fuente: Arial (Tipo oración)
Tamaño de la fuente: 10
Formato: negrita.

o Párrafos:
Fuente: Arial (minúscula)
Tamaño de la fuente: 10
Formato: normal.
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o Tamaño de hoja: A4 (210x297 mm.)

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Documento
Descripción Responsable
asociado
7.1. Elaboración y actualización
7.1.1 Generar o actualizar un documento cuando exista la
-
necesidad operacional o de gestión.
7.1.2 Identificar dentro del documento al (los) revisor(es) y
Elaborador
aprobador(es), de acuerdo al ítem 6.4.
7.1.3 Solicitar al Facilitador SIG que maneja el Centro
Documentario, la codificación del documento.
7.1.4 Se realizará una revisión general de la documentación
en la Revisión por la dirección o una vez al año para la Facilitador SIG -
actualización de la información documentada.
7.2. Revisión y Aprobación
7.2.1 Revisar el documento en función al objetivo y alcance
definido. En caso de existir alguna observación, indicarlo sobre
Revisor -
el mismo documento (físico o digital), y hacerle llegar al
elaborador para su consideración.
7.2.2 Una vez aprobado el documento el responsable del
Gerente de
área donde se generó el documento, o quien designe, enviará
obra / Jefe de -
el documento al Facilitador SIG, para que lo ingrese en el
área
Centro Documentario.
7.2.3 Actualizar el formulario de “Información Documentada
Información
del SIG” con los datos del nuevo documento aprobado.
documentada del
* Con relación a los Formularios que se actualizan Facilitador SIG
SIG
constantemente en el formulario “Información Documentada
JRC/11-F-SIG-001
del SIG”, se debe colocar el número de la última revisión.
7.3. Administración del documento
7.3.1 El responsable del área o a quien designe será el
Registro De
encargado de la difusión del nuevo documento aprobado a
Distribución De
quienes corresponda (en su propia área y a otras áreas de ser Jefes de Área/
Documentos (RDD)
necesario), será distribuido mediante JRC/11-SIG-003, este Facilitador SIG
formulario debe garantizar el uso de cualquier documento JRC/11-F-SIG-003
siempre en su versión actualizada.
7.3.3 El facilitador SIG es el responsable de distribuir las
copias controladas que son emitidas principalmente al personal Registro De
que no tenga acceso al intranet y requiera el documento para Distribución De
el cumplimiento de sus funciones. Al distribuir las copias Documentos (RDD)
Facilitador SIG
físicas al área responsable y/o personas pertinentes se debe JRC/11-F-SIG-003
registrar en el Registro de Distribución de Documentos.
7.3.4 El área SIG/SSMA conserva el original de los
documentos aprobados.
7.3.5 En caso de publicarse una nueva versión de un Usuario del -
documento ya existente, el usuario debe entregar al Facilitador Documento
SIG su copia de la edición obsoleta luego de recibir la nueva
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Documento
Descripción Responsable
asociado
edición.
7.3.6 El Facilitador SIG destruye las copias obsoletas y
conserva solo el original anterior a la edición vigente,
Facilitador SIG -
identificándolo con un sello rojo que indique “DOCUMENTO
OBSOLETO” en la primera página.
7.4. Documentos de Procedencia Externa (Documentos Técnicos, entre otros)
7.4.1 Cada área es encargada de identificar (registrándolo Registro De
en el formulario de “Información Documentada del SIG”), Distribución De
actualizar, distribuir y controlar la distribución de sus Documentos (RDD)
documentos de procedencia externa, cuando corresponda. JRC/11-F-SIG-003
7.4.2 Los documentos externos impresos controlados por Persona
cada área, que sean obsoletos, serán eliminados por el designada por
responsable de cada área. el área
NOTA: Los requisitos legales aplicables a la organización son
documentos externos y se controlan de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento JRC-PR-SIG-05 Identificación
de Req. Legales y Otros.
7.5. Modificación e Identificación de cambios
7.5.1 Los cambios, modificaciones, párrafos agregados,
correcciones efectuadas en el contenido de un procedimiento
existente, son realizados en el texto del mismo, mediante el
Jefe de
uso del “control de cambios”, en color azul y subrayado (Anexo -
área
2). En oportunidad de la próxima revisión, este cambio se
deberá anular, quedando el texto escrito con la tipografía
original.

7.5.2 El documento modificado deberá de guardarse en

medio electrónico indicando el código versión y título del
documento, los documentos obsoletos en digital serán -
guardados en el backup colocándole la palabra “OBSOLETO”
(diseño de página del documento – Marco de agua)

Registro De
7.5.3 El Facilitador SIG es responsable de comunicar a los
Actualización /
involucrados, la emisión de procedimientos de gestión nuevos,
Modificación De
la versión y modificación de los existentes utilizando el
Documentos del
JRC/11-F-SIG-003.
Facilitador SIG Sistema De Gestión
JRC/11-F-SIG-003
7.5.4 La aprobación de un procedimiento del SIG y
publicación en el intranet, supone su inmediata puesta en -
vigencia para su utilización por todas las áreas que lo apliquen.
7.5.5 Todos los procedimientos que en un periodo de dos
años de vigencia no hayan tenido cambio de versión deben ser
revisados por quienes los aprobaron originalmente o los que se
encuentran a cargo, para asegurar la continuidad de su -
adecuada utilidad y cada jefe de área será el responsable de
mantener, proteger y asegurar que los documentos
permanezcan legibles y fácilmente identificables.
7.6. Control de registros
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PROCEDIMIENTO
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Documento
Descripción Responsable
asociado
7.6.1 Identificar los principales registros generados en las -
actividades y procesos bajo su responsabilidad, los cuales
deberán consignarse en el formulario respectivo.
7.6.2 Los formularios deben contar con título y número de
revisión. Asimismo, se podrá asignar el código considerando
Persona
los lineamientos descritos en el ítem 6.8.
designada por
Este punto se puede omitir en caso no sea necesario
el área
codificarlo.
7.6.3 Los responsables de administrar los registros deben
identificar, clasificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y
disponer los registros en el lugar asignado para su
conservación.

8. REGISTROS

Código Nombre Responsable del

Control
JRC/11-F-SIG-001 Información Documentada del SIG Facilitador SIG / Persona
designada por el área.
Registro de Actualización / Modificación de
JRC/11-F-SIG-002 Facilitador SIG
Documentos del Sistema de Gestión

JRC/11-F-SIG-003 Registro de Distribución de Documentos (RDD) Jefes de Área / Facilitador

SIG
JRC/11-F-SIG-004 Constancia de Envíos y Recepción de Documentos Jefes de Área / Facilitador
SIG