DIRECCIÓN DE OPERACIONES

INSTRUCTIVO PARA PROCESO DE RADICACIÓN MASIVA

CUENTAS MÉDICAS

Bogotá D.C
2022

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Contenido
1. OBJETIVO ........................................................................................................................................ 3
OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 3
OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 3
3. DEFINICIONES ................................................................................................................................ 3
4. MARCO NORMATIVO ...................................................................................................................... 6
5. POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE CUENTAS ......................................... 7
6. RADICACION DE CUENTAS MEDICAS ..........................................................................................8
CONDICIONES GENERALES ............................................................................................................. 8
a. RADICACION ............................................................................................................................. 10
b. IMÁGENES ................................................................................................................................. 15
7. NOTIFICACION Y REINGRESO DE DEVOLUCION ...................................................................... 16

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 1. OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL
Establecer los lineamientos, políticas y procedimientos requeridos para la gestión de cuentas
médicas, con el fin de lograr un proceso estandarizado a nivel nacional, que asegure que la
facturación de servicios de salud prestados por las IPS, este acorde a lo establecido con los
requisitos estipulados de acuerdo con la normatividad vigente.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Optimizar el proceso de radicación de cuentas.
 Lograr el cargue simultaneo de imágenes por parte de las IPS.

2. ALCANCE
Se inicia con el entendimiento por parte del prestador de servicios quien genera la información que
será cargada posteriormente al aplicativo de radicación de cuentas médicas, generando un número
único de radicación como evidencia de la carga efectiva.

3. DEFINICIONES
Acuerdo de Nivel de Servicio: Acuerdo escrito entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto
de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio, en aspectos tales como tiempo de respuesta,
disponibilidad horaria, documentación disponible, personal asignado al servicio, entre otros.

ADRES: Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Ajustes: Son los valores positivos o negativos que se aplican en el pago a una factura. Estos se producen
en el proceso de grabación del detalle de los servicios cobrados en la factura y pueden ser de dos tipos:
Automáticos o Manuales.

Autorización: Documento por medio del cual se autoriza la realización de algún procedimiento médico
y/o quirúrgico o de diagnóstico, que de acuerdo con las cláusulas contractuales y convenios existentes
con las instituciones prestadoras de servicios requiere autorización previa.

Codificación Única de Procedimientos en Salud – Cups: Codificación que debe ser utilizada por los
todos los profesionales o instituciones médicas, para la presentación de los RIPS. Tiene por objeto
facilitar el proceso de la información. Para el caso de las Entidades Promotoras de Salud, se asoció a
cada prestador un parámetro que identifica la codificación a utilizar por tipo de archivo (ISS, SOAT,
MAPIPOS), según lo convenido con cada prestador.
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Comité Técnico Científico: Comité conformado por un representante de los afiliados a la EPS, un
representante de las IPS y un representante de la EPS, el cual evalúa y autoriza si es pertinente
medicamentos, insumos y procedimientos que se encuentran por fuera del plan de Beneficios en Salud
para su posterior recobro al ADRES.

Costo Médico: Valor total de la facturación presentada durante un período contable.

Detalle de Cargos: Es la relación discriminada de la atención por cada usuario, de cada uno de los
ítem(s) resumidos en la factura, debidamente valorizados. Aplica cuando en la factura no esté detallada
la atención. Para el cobro de accidentes de tránsito, una vez se superan los topes presentados a la
compañía de seguros y al ADRES, los prestadores de servicios de salud deben presentar el detalle de
cargos de los servicios facturados a los primeros pagadores, y las entidades responsables del pago no
podrán objetar ninguno de los valores facturados a otro pagador.

Devolución: Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios de
salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión preliminar y que impide dar por
presentada la factura. Las causales de devolución son taxativas y se refieren a falta de competencia para
el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención de urgencias entre otros, factura o
documento equivalente que no cumple requisitos legales. La entidad responsable del pago al momento
de la devolución debe informar todas las diferentes causales de la misma.

Estado: Diferentes etapas en las que se encuentra una cuenta durante el proceso de recepción y
grabación correspondiente.

Factura o Documento Equivalente (Cuenta Médica): Es el documento que representa el soporte legal
de cobro de un prestador de servicios de salud a una entidad responsable del pago de servicios de salud,
por venta de bienes o servicios suministrados o prestados por el prestador, que debe cumplir los
requisitos exigidos por la DIAN, dando cuenta de la transacción efectuada.

Factura Por Evento: Toda aquella, en la cual se registra los servicios uno a uno prestados a un paciente
en una atención médica por el prestador.

MIPRES: (Mi Prescripción), es un aplicativo que facilita el acceso a los servicios y tecnologías que no se
encuentran incluidos en el Plan de Beneficios. Por tanto, ahora el profesional de salud los prescribe
directamente, sin necesidad de aprobación por parte del Comité Técnico-Científico (CTC).

Número de Radicación: Número consecutivo emitido por el sistema al finalizar el proceso de recepción
de la factura.

Orden Médica: Documento emitido por el prestador en el que se solicita un servicio o procedimiento a
un Afiliado.

Pago por Evento: Mecanismo en el cual el pago se realiza por las actividades, procedimientos,
intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un periodo
determinado y ligado a un evento de atención en salud. La unidad de pago la constituye cada actividad,

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procedimiento, intervención, insumo o medicamento prestado o suministrado, con unas tarifas pactadas
previamente.

Período Contable: día hábil del mes y el último día hábil del mes siguiente, en el cual se realiza la
aplicación contable de la facturación recibida.

Prestadores de Servicios de Salud: Se consideran como tales las instituciones prestadoras de servicios
de salud y los grupos de práctica profesional que cuentan con infraestructura física para prestar servicios
de salud y que se encuentran habilitados.

Radicación de Cuentas: Proceso en el cual las facturas o documentos equivalentes presentados por
los prestadores, son recibidos en las oficinas correspondientes para posteriormente ser recepcionados.

Recepción de Cuentas: Corresponde al proceso en el cual el encabezado de la factura o documento

equivalente a la factura presentado por un prestador de servicios médicos es ingresado en el sistema,
como resultado de este proceso el sistema emite un número de radicación.

Recobro: Procedimiento que se adelanta para presentar cuentas por concepto de tecnologías en salud
no incluidas en el Plan de Beneficios en Salud – PBS, suministradas a un usuario y autorizadas por el
Comité Técnico Científico – CTC, ordenadas por fallos de tutela y MIPRES.

Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud – RIPS: Es el conjunto de datos mínimos y

básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección,
regulación y control y como soporte de la venta de servicio cuya denominación, estructura y
características se ha unificado y estandarizado para todas las entidades. Los datos de este registro se
refieren a la identificación del prestador del servicio de salud, del usuario que lo recibe, de la prestación
del servicio propiamente dicho y del motivo que originó su prestación: diagnóstico y causa externa.

FTP (File Transfer Protocol): El FTP es un protocolo de red: un conjunto de reglas que establecen
cómo deben comunicarse dos o más entidades para lograr la transmisión de información. En el caso
específico del FTP, es un protocolo centrado en la transferencia de archivos a través de una red de tipo
TCP/IP que se basa en la arquitectura cliente-servidor.

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 4. MARCO NORMATIVO
NORMA DEFINICION VIGENCIA
Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan Rige desde el 23 de
Ley 100 de 1993
otras disposiciones. diciembre de 1993
Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Rige desde el 09 de enero
Ley 1122 de 2007
Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. de 2007
Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social Rige desde el 19 de enero
Ley 1438 de 2011
en Salud y se dictan otras disposiciones. de 2011
Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se Rige desde el 16 de
Ley 1751 de 2015
dictan otras disposiciones febrero de 2015
Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre
Decreto 4747 de los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del Rige desde el 07 de
2007 pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan diciembre de 2007
otras disposiciones.
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia
Decreto 1625 de
tributaria. (Artículos 1.6.1.4.1.1 – 1.6.1.4.1.21) y se adopta el decreto
2016
2242 de Facturación Electrónica.
Resolución 0010 de Por la cual se seleccionan unos contribuyentes para facturar
2018 electrónicamente.
Por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los
Resolución 3374 de prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de Rige desde el 27 de
2000 planes de beneficios sobre los servicios de diciembre 2000
salud prestados
Resolución 951 de Por la cual se fijan algunos lineamientos en relación con el Registro Rige desde el 18 de julio
2002 Individual de Prestación de Servicios de Salud, RIPS. de 2002
Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envío,
Resolución 3047 de procedimientos y términos a ser implementados en las relaciones entre Rige desde el 14 de
2008 prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de agosto de 2008
servicios de salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007.
Resolución 416 de Por medio de la cual se realizan unas modificaciones a la Resolución Rige desde el 18 de
2009 3047 de 2008 y se dictan otras disposiciones febrero de 2009
Resolución 2292 de Por la cual se crea el Comité Técnico de Direccionamiento del Registro Rige desde el 25 de junio
2015 Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS de 2015
Actualización de los lineamientos técnicos para el reporte de los RIPS y Rige desde el 09 de junio
Circular 24 de 2015
de sus herramientas técnicas de 2015
Rige desde el 27 de
Circular 16 de 2015 Prácticas indebidas relacionadas con el flujo de recursos.
agosto de 2015
Resolución 2292 de Por la cual se actualizan y establecen los servicios y tecnologías de salud Rige desde el 01 de enero
2021 financiados con recursos de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) de 2022
Por el cual se define el régimen de pagos compartidos y cuotas Rige desde el 27 de
Acuerdo 260 de 2004
moderadoras dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud febrero de 2015

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5. POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE CUENTAS
a. Los criterios y requisitos establecidos en este documento son de obligatorio cumplimiento para la
facturación, cargue, recepción, radicación y seguimiento de las cuentas médicas por parte de las
IPS, hasta tanto se emita una versión superior al documento con las modificaciones o
actualizaciones que se requieran.

b. La Red y No Red de prestadores deberá presentar en forma independiente la facturación de

servicios prestados por Régimen y tipo de plan en el que se realiza la atención. (Ambulatorio,
Hospitalización, Urgencias, Medicamentos, Legalización de Anticipos, Transporte, NO PBS,
Covid19).

c. Las facturas presentadas por los prestadores ante Capital Salud EPSS, deben cumplir con los
requisitos establecidos en el estatuto tributario.

d. Las facturas que presenten los prestadores deben cumplir con los documentos y soportes
establecidos en la Resolución 3047 de 2008.

e. Los servicios NO PBS deben ser facturados de forma individual por parte del prestador ante
Capital Salud EPSS, según lo establecido en la circular externa 17 del 2015 de la Supersalud;
teniendo en cuenta los soportes de factura establecidos en la Resolución 3047 de 2008; si no
cuenta con los soportes establecidos será causal de devolución al prestador.

f. Los servicios COVID19 deben ser facturados de forma individual por parte del prestador ante
Capital Salud EPSS, según lo establecido en normatividad vigente.

g. Las cuentas médicas que se radiquen en papel no deben ser presentadas en papel reciclable
(Hojas que contengan información diferente a la factura o a los soportes de estas).

h. La cuenta médica y los documentos soporte deben ser completamente legibles, sin resaltado y
sin recortes que no permita leer la información y obliguen la devolución de la cuenta.

i. Las fechas establecidas por Capital Salud EPSS para la radicación de cuentas medicas son del
día 1 al 15 fecha calendario de cada mes.

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 6. RADICACION DE CUENTAS MEDICAS
CONDICIONES GENERALES EPS-S

1. EPS-S: Define y entrega la estructura requerida para el cargue de información en radicación

y la ruta para el cargue de imágenes de las facturas que serán entregas por parte de los
prestadores de servicios de salud. El único canal valido para la entrega de imágenes es la FTP
con su respectiva carpeta asignada a la IPS.

2. EPS-S: Realizará la validación de la información entregada por el prestador de servicios, quien

garantizará la calidad de la información; en caso de que se presente alguna inconsistencia, esta
será reportada al prestador de servicios para su corrección.

3. EPS-S: Realizará el reporte de los casos que definitivamente no logren ser cargados porque
el registro no es válido, dichos registros serán eliminados de la estructura de cargue y
reportados al prestador de servicios como “CARGUE NO EXITOSO”, con el fin de llevar el
control respectivo.

4. EPS-S: Ejecutará el proceso de cargue definitivo; como resultado de este proceso se genera
el número de radicado para cada una de las facturas reportadas en la estructura de cargue.

5. EPS-S: Entregará al prestador de servicios una relación con los números de radicados
asociados a cada uno de los números de factura reportados para radicación por medio de
correo electrónico.<

CONDICIONES GENERALES PRESTADOR

 IPS: Entregará por parte del prestador de servicios de salud la información requerida según
la estructura definida por medio del canal establecido para tal fin (Correo electrónico, FTP de
consulta).

 IPS: Realizará la entrega de archivo plano junto con las imágenes de las facturas por medio de
la carpeta ubicada en la FTP correspondiente. Se generará el cargue masivo de la información
siempre y cuando se tengan las facturas en imágenes, en caso contrario, será reportado como
“CARGUE NO EXITOSO”.

 IPS: Realiza la entrega del archivo .xls con la estructura definida al correo electrónico:
radicacion.masiva@capitalsalud.gov.co, identificando el asunto de la siguiente
manera:

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 Radicación_Nombre IPS_Mes_Envío No. XX
Ejemplo (Radicación_Capital Salud IPS_Febrero_Envío No. 1)

 IPS: Debe confirmar por correo, el cargue de imágenes en la ruta definida por la EPSS,
junto con la carpeta donde fueron dispuestas las imágenes.

El siguiente instructivo será definido en dos partes:

a. Radicación
b. Imágenes

a. RADICACION

1. ANEXOS TECNICOS

A continuación, se indica de forma detallada los lineamientos técnicos con los que se debe
construir el archivo en formato .xlsx, así como las características de cada uno; es importante
mencionar que el orden de los campos con los que se debe construir el archivo debe ser el
mismo que se informa a continuación:

 El archivo de entrada debe de estar en formato Libro de Excel (*.xlsx) o Libro de Excel
<97-2003 (*.xls).

 El libro de Excel sólo debe de tener una hoja y debe ser nombrada como Hoja1.

La estructura definida del archivo de entrada es la siguiente:

1. CODIGO_SUCURSAL
2. CODIGO_SERVICIO
3. NIT_IPS
4. NUMERO_CONTRATO
5. ORIGEN_SERVICIO
6. ID_ PRESCRIOCION_MIPRES
7. PREFIJO_FACTURA
8. NUMERO_FACTURA
9. FECHA_RADICADO_FACTURA
10. FECHA_INGRESO
11. FECHA_FACTURA
12. VALOR_BRUTO

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 13. VALOR_IVA
14. VALOR_CUOTA_COBRADA
15. VALOR_NETO
16. VALOR_NOTA_CREDITO
17. VALOR_NOTA_DEBITO
18. ID_USUARIO_CARGUE
19. DOC_NOTA_CREDITO

1.1. CODIGO_SUCURSAL

Se indican los códigos definidos para las sucursales de radicación, las entidades prestadoras de
servicios en el archivo deben registrar el campo “CODIGO” presentado a continuación:

CÓDIGO SICURSAL REGIMEN

10 Bogotá Contributivo
85 SAS Villavicencio Subsidiado Subsidiado
87 SAS_2 Bogotá Subsidiado Subsidiado
94 Villavicencio Contributivo Contributivo

1.2. CODIGO_SERVICIO

De acuerdo con el tipo de servicio a radicar, las entidades prestadoras de servicios en el archivo deben
registrar el código equivalente a dicho servicio.

COD_SERVICIO SERVICIO
1 Ambulatorio
2 Hospitaliza y Cirugía Amb
6 Urgencia
13 Medicamentos
23 Legalización de anticipo
24 Transporte
27 No PBS
28 COVID19

1.3. NIT_IPS

La entidad prestadora de servicios de salud deberá relacionar Nit sin número verificador.

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 1.4. NUMERO_CONTRATO

La red de Prestadores deberá registrar número de contrato adscrito con Capital Salud EPSS, de acuerdo
con los periodos de las facturas a radicar.

Para las entidades prestadoras de servicios NO RED este campo deberán conservarlo en cero (0).

1.5. ORIGEN_SERVICIO

Las entidades prestadoras de servicios en el archivo deben registrar el código equivalente a dicho
servicio.
CODIGO SERVICIO
12 Normal

1.6. ID_ PRESCRIPCION_MIPRES

Para los servicios NO PBS, se debe registrar el número de la prescripción del servicio a cobrar. Las
facturas diferentes al servicio NO PBS se debe dejar el campo vacío.

1.7. PREFIJO_FACTURA

En este campo las entidades prestadoras de servicios de salud deben registrar únicamente el prefijo de
la factura, en caso de que no aplique, el campo debe quedar vacío.

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 1.8. NUMERO_FACTURA

En este campo las entidades prestadoras de servicios de salud deben registrar únicamente el número
de la factura sin prefijos u otro dato adicional.
1.9. FECHA_RADICACION

Dato ingresado por la EPSS al momento de radicar las facturas, las entidades prestadoras de servicio
no deben diligenciar este campo.

1.10. FECHA_INGRESO

Registrar fecha de ingreso del paciente para la prestación del servicio en formato mm/dd/aaaa.

1.11. FECHA_FACTURA

Registrar fecha en que la entidad prestadora de servicio genera la factura a radicar en formato
mm/dd/aaaa.

1.12. VALOR_BRUTO

Registrar Valor Bruto de la factura a radicar (sin aplicar descuento de copago y/o cuotas moderadoras,
así como incremento por cobro de IVA).

1.13. VALOR_IVA

Registrar valor IVA a cobrar en los casos que aplique, de lo contrario valor en cero (0).

1.14. VALOR_CUOTA_COBRADA

Registrar valor cobrado al paciente (Copago – Cuota Moderadora) en los casos que aplique, de lo
contrario valor en cero (0).

1.15. VALOR_NETO

 Registrar valor de la factura con descuento de Copagos y/o Cuota Moderadora.

(Valor_Bruto –Valor_Cuota_Cobrada).

 Registrar valor de la factura con la suma de valor IVA (Valor_Bruto + Valor_IVA).

 Para los casos en que las facturas no cuenten con el cobro de Copagos, Cuota
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 Moderadora eIVA, registrar el mismo Valor_Bruto.
1.16. VALOR_NOTA_CREDITO

Registrar valor de las Nota Crédito presentadas por las entidades prestadoras de servicios, en los
casos que aplica sobre las facturas a radicar.

Nota: No radicar facturas cuyo valor de la Nota Crédito sea igual al valor de la factura.

1.17. VALOR_NOTA_DEBITO

Registrar valor cero (0) para todos los casos.

1.18. ID_USUARIO_CARGUE

Usuario quien realiza cargue interno en la EPSS.

1.19. DOC_NOTA_CREDITO

Registrar número interno de documento de la Nota Crédito presentadas por las entidades prestadoras de
servicios, en los casos que aplica sobre las facturas a radicar. En caso de no presentar Nota Crédito las
facturas dejar espacio vacío.

b. IMÁGENES
A continuación, se indica de forma detallada los lineamientos técnicos con los que se debe crear
la imagen con los soportes establecidos de acuerdo con Resolución 3047 de 2008:

 Los soportes deben ir unificados en un solo archivo.

 El único formato apto para el cargue de imágenes es .pdf
 El peso máximo de cada documento debe ser 190Mb
 Las imágenes en extensiones diferentes a .pdf serán eliminadas y serán reportadas
como“CARGUE NO EXITOSO”.
 Cada uno de los archivos a radicar debe ir nombrado con prefijo y numero de factura,
sin espacios y/o carácter diferente. En caso de no seguir esta instrucción no se tendrá
en cuenta la radicación de la imagen y se tomará como devolución.
 Con el fin de generar a satisfacción la radicación de las facturas y cargue de imágenes,
el envió deberá ser simultaneo con la base de radicación; de lo contrario se tomará como
devolución.
 Para el acceso a ruta compartida donde se cargaran las imágenes se deberá remitir
correo electrónico a: cargue,imagenes@capitalsalud.gov.co, solicitando el acceso

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 correspondiente.
 Por IPS se autorizarán máximo dos correos electrónicos para la entrega de imágenes.
 El cargue de imágenes se realizará ÚNICAMENTE por medio de la FTP asignada a
cada IPS, en ella se deben nombrar los archivos con la siguiente estructura:
Prefijo_NumeroFactura, no se debe generar nuevas carpetas o subcarpetas salvo
común acuerdo realizado entre Capital Salud EPSS y la IPS por necesidad especifica
de la operación.

7. NOTIFICACION Y REINGRESO DE DEVOLUCION

a. Causales de devolución

Las facturas pueden ser devueltas por las siguientes condiciones:

 No cumplimiento con los requisitos legales de acuerdo con la normatividad vigente.

 Falta de documentos soporte cuando se requiera según lo establecido en la normatividad
vigente (Decreto 4747 de 2007 y Resolución 3047 de 2008)

b. Procedimiento Devolución de Cuentas Medicas a Prestadores

La notificación de devolución se realiza, una vez la factura ha superado el proceso de análisis respectivo
por el grupo auditor de la EPSS, esta comunicación se realiza vía correo electrónico, de acuerdo al
formato definido para la notificación de devoluciones. Ver imagen 1 contenida en el presente instructivo.
Y Será remitida a la dirección que el prestador haya destinado e informado a la compañía con
anterioridad. La notificación incluye archivo en .pdf que contiene los siguientes campos:

CAMPOS DEFINICION DE LOS CAMPOS

CONSECUTIVO
SIGCS
PRESTADOR
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL
PRESTADOR
CIUDAD PRESTADOR
NUMERO DE RADICACION
NUMERO DE FACTURA
MOTIVO DEVOLUCION
VALOR FACTURA
FIRMA PROFESIONAL AUDITORIA
NOMBRE DE QUIEN ELABORO
Código interno asignado por la EPSS
Código notificación devolución reportado por la EPSS
Descripción del nombre del prestador
Nit. o Cedula del prestador
Cuidad de Adscripción del prestador
Número de Identificación interna que el sistema asigna a cada factura
Numero impreso en la factura que radica el prestador
Descripción motivo de devolución realizado por grupo auditor
Valor neto factura
Firma profesional encargado del proceso de auditoria
Nombre de la persona quien elabora documento de devolución

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 Imagen1.
Proforma Notificación de Devoluciones

c. Radicación Devoluciones
Con el fin de garantizar el debido procesamiento de las facturas devueltas; estas deben
ser radicadas nuevamente, sin ningún tipo de modificación .

Las entidades prestadoras de servicios deben incluir en las imágenes que soporten la
factura, la respuesta correspondiente al motivo de devolución emitido por la EPSS y así
evitar nueva devolución por el mismo motivo (o causal).

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