Empresas de Salud y Su Departamento de Facturación

FACTURACION EN SERVICIOS
DE SALUD
FUNCIONES, PLANEACION Y
LIQUIDACION DE CUENTAS POR
SERVICIOS
El Proceso de Facturación
Dadas las características del SGSSS, las IPS deben realizar un registro
sistemático e individual de los procedimientos realizados y servicios
prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas en los
contratos, convenios o en las normas de liquidación de cuentas y
realizar el cobro a las instancias pertinentes.
El proceso de Facturación tiene funciones claves
como son:
DIPLOMADO EN FACTURACION EN SERVICIOS DE SALUD 3

GUÍA DIDÁCTICA 2-FACTURACION COMO PROCESO OPERACIONAL
a. Desde admisiones identificar, clasificar y solicitar los
documentos del usuario y del ente asegurador responsable de pago.
b. Recopilar y organizar la información que generan los servicios
asistenciales sobre la atención y los consumos generados a un paciente.
c. Reproducir un documento de cobro equivalente a la factura
para poder cobrarle correctamente a un paciente o a una entidad
aseguradora, con la cual se tiene una relación contractual o como
producto de un evento atendido (accidente de tránsito, evento
catastrófico, etc.).
d. Generar los reportes producto de la facturación para los clientes
internos y externos de la IPS.
Requerimientos de Información para la Facturación:

La facturación de los servicios prestados por la institución a sus usuarios
es un proceso que consume esencialmente información y produce
información, de la calidad de dicha información que se le suministre
depende la calidad de los informes que generen. Por esta razón es de
suprema importancia garantizar que esta unidad cuente con este
insumo en la cantidad, calidad, veracidad y oportunidad que
permita su buen desempeño.

La información requerida para el proceso se puede clasificar en:
Información General: es aquella necesaria para el manejo global del
proceso de facturación en la empresa y tiene que ver con:
IDENTIFICACIÓN DE LA IPS: Dado que todo documento generado en
la IPS debe contener, razón social y Nit de la empresa.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS: Denominación y clasificación única de los
procedimientos y servicios que la institución brinda, dado que existen
diferencias en los servicios que cubren los planes de beneficios de las
diferentes aseguradoras POS y de Medicinas Prepagadas, que algunos
procedimientos son cubiertos mediante convenios, es necesario que
establecer a que planes corresponden los procedimientos y/o servicios.
TARIFAS: Las Tarifas que deben aplicar las IPS son las establecidas en
los contratos o convenios suscritos con entes aseguradores. Adicional a
las tarifas de carácter obligatorio contempladas en el Decreto 2423 de
1996, para los casos de atención inicial de urgencias, accidentes de
tránsito y eventos catastróficos.
CONTRATOS VIGENTES: Se deben tener conocimiento preciso por
todo el personal involucrado en el proceso de facturación de los contratos
vigentes suscritos con las aseguradoras, Direcciones de salud del orden
Local, Distrital o Departamental, o demás entidades aseguradoras;
Conocer las condiciones establecidas en ellos, en lo referente a los
componentes básicos de cada uno de ellos como son: objeto, servicios
contratados, requisitos exigidos para la prestación de servicios, manejo
de copagos o cuotas de recuperación, servicios
a prestar, monto contratado, tarifas, etc.
USUARIOS: La información sobre los usuarios involucra listado de
afiliados a los diferentes aseguradoras de los regímenes subsidiado y

contributivo, listado de población identificada por SISBEN que aún no ha
sido asegurada. Conocer la clasificación socioeconómica de la población
usuaria y la aplicación de las normas existentes para la liquidación de
los servicios prestados.
MARCO LEGAL: Los funcionarios involucrados en el proceso de
facturación deben tener un amplio conocimiento del Sistema General de
Seguridad Social en salud, conocer la normatividad vigente y cambiante
del sector de la salud, debe estar informado y actualizado de los cambios
y novedades legales.
La información específica, es la que se solicita en el momento de
realizar la admisión del usuario y la facturación de servicios, está
relacionada con:
USUARIO: El proceso de facturación requiere de la identificación plena
del usuario, que incluye nombre, identificación, edad, sexo, domicilio,
régimen al que pertenece, empresa aseguradora responsable del pago
de la cuenta.
SERVICIOS: Denominación, codificación y cantidad de procedimientos

realizados. Denominación, especificaciones técnicas (codificación, forma,
concentración y presentación) de los medicamentos e insumos medico
quirúrgicos suministrados.

En el proceso de facturación mediante el registro sistemático de todos
los servicios prestados por la IPS, y con base en unas tarifas establecidas,
se generan los informes legales y administrativosrequeridos para el cobro
respectivo.
La Facturación puede ser de Tres Formas

Facturación Centralizada: aquella en la que toda la información es
recolecta por todos los servicios por los facturadores o patinadores, se
lleva a una oficina central y allí se digita, liquida la cuenta y se emite la
factura, esta forma también es al final, es decir, al egreso del paciente
se procesa la información de la atención con base en la
historia clínica, generalmente esta forma no está adecuadamente
sistematizada, sobra decir que es la forma de menores resultados.
Facturación Descentralizada: es aquel proceso sistematizado con
adecuada infraestructura de hardware, software y redes, puntos de
captura distribuidos en cada unidad funcional de la IPS, cada facturador
genera la facturación en cada unidad funcional donde recopila y archiva
la información generada en esta, se ingresa
información y se factura en tiempo real, es decir desde diferentespuntos
al mismo tiempo, es un proceso oportuno, organizado, controlable y
eficiente.
Facturación Mixta: Aquella utilizada por algunas instituciones que por
inconvenientes de carácter financiero o técnico implementan una parte
descentralizada y otra queda descubierta con la cual se realiza en forma
centralizada al llevar la información a la oficina central. Los resultados no
son adecuados pero obviamente superan a la facturación centralizada.

Pasos del Proceso de Facturación:
En general el proceso contempla cuatro pasos principales, varían en su

secuencia, duración y oportunidad, dependiendo del servicio
asistencial donde sea brindada la atención y los procedimientos
establecidos en cada unidad funcional e institución; Pueden ser
desarrollados en forma manual o automatizada, previa, “simultanea”, o
posterior a la prestación de los servicios, previo o posterior al egreso del
paciente, en fin, puede ser de diferentes formas, lo importante es crear
un proceso para la institución, no una institución para el proceso. De
igual forma adecuar el software al proceso y la institución.
Los 4 pasos principales son:

1. Identificación y registro de información del usuario:
En este paso se precisa quien es el beneficiario o demandante de
atención en los diferentes servicios de la IPS, se establece el régimen al
que pertenece, y la entidad aseguradora, y se solicitan los documentos y
requisitos exigidos para la atención.

2. Registro de información de procedimientos.
Una vez establecida la identificación del usuario, (o designada alguna, si
no ha sido posible su identificación, caso de N.N.) se registran la
denominación, código y cantidad de los procedimientos realizados o
solicitados, codificación, denominación, y especificaciones técnicas de los
medicamentos y suministros solicitados o suministrados.
3. Liquidación de los servicios prestados.
A las tarifas establecidas se realiza la liquidación de los servicios prestados
o solicitados, y se procede a la elaboración, expedición y entrega del
documento de cobro o factura que soporta los servicios en mención.
En el caso de usuarios afiliados al régimen contributivo y subsidiado, y de
todos aquellos que no responden directamente por el pago de la atención,
se requiere de la recolección y consolidación de los documentos de cobro
debidamente firmados por el usuario beneficiario de la atención para
proceder a realizar el cobro.
4. Proceso de recaudar
Este se activa cuando en la atención al usuario para la prestación de un
servicio de salud exista un copago, cuota de recuperación o cuota
moderadora. El cobro y recaudo efectivo y oportuno de los servicios
vendidos le permite a las instituciones su supervivencia, oportunidad
para la adquisición de los recursos requeridos para brindar servicios con
altos estándares de calidad, la posibilidad de ampliar la oferta de
servicios y ofrecer más y mejores servicios para y por el beneficio de los
usuarios, objeto fundamental del quehacer cotidiano de las Instituciones
Prestadoras de servicios. En este proceso, el recaudo directo que
proviene del usuario corresponde

según sea el caso al pago de cuotas moderadoras y copagos en el régimen
contributivo, a copagos en el régimen subsidiado, a cuotas de
recuperación en caso de los vinculados y a pagos totales en el caso de los
particulares.
Para realizar el proceso de recaudo se debe contar con los

siguientes insumos de información:
documento equivalente a la factura,
donde este liquidado el valor de la atención,
se establezca el valor de la cuota de recuperación, moderadora o
copago,
el cual al ser cancelado y recaudado por caja donde se emite un recibo
de caja correspondiente.
Por otro lado, en el caso de cuotas moderadoras se emiten bonos por
parte de las aseguradoras. En ambos casos tanto el bono como el recibo
de caja deben acompañar la cuenta como comprobante del recaudo
correspondiente
El recaudo de las cuotas moderadoras y copagos es

responsabilidad de las entidades administradoras, no es
comprensible como mediante la contratación las IPS aceptan este cobro
que con expectativas de recaudos efectivos y oportunos,

pretenden tener un flujo directo de caja cuando la realidad es una
disminución en el porcentaje de su facturación al asumir los costos de
los copagos y cuotas moderadoras que en la realidad no pagan los
usuarios y si dejan gran cantidad de pagarés y letras de las
cuales están inundadas las oficinas financieras de las IPS, cartera
que es de difícil cobro que termina castigada ante los responsables y
restada de la facturación a las entidades aseguradoras.
Implementación del área de Facturación

Se entiende por Facturar la actividad en el cual intervienen como mínimo
dos (2) sujetos ya sean personas jurídicas o naturales, que mediante una
relación contractual se negocia un producto ya sea un bien o un servicio,
valorizándolo con el objeto de convertirlo en dinero. De acuerdo con lo
anterior y por norma legal toda IPS, debe facturar y por para ello se hace
necesario organizar y estructurar la dependencia de Facturación
adecuada que le permitan registrar y liquidar los servicios de salud
prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el
cobro y recaudo posterior.
Ante todo para la creación de una dependencia de Facturación, Se

debe partir del diseño, mejoramiento o rediseño, Del proceso de
facturación con el fin de definir la estructura orgánica y la
dinámica o funcionalidad de sus componentes en forma integral
y no en forma aislada por cada uno de ellos.
El área de Facturación, es la dependencia, es la encargada de la gestión
y operación del proceso de facturación, esta realiza actividades
gerenciales como son las de organizar procedimientos de planeación,
dirección, ejecución y control y seguimiento del proceso. Además realiza

las actividades operativas de facturar y cobrar dinero referente a los
copagos, cuotas de recuperación, pagos totales en la prestación de
servicios y otros conceptos.
1. Ubicación del área de Facturación:
La ubicación de la dependencia debe estar de acuerdo con los objetivos
que se persiguen y los resultados que se esperan, para ello hay que
definir la estructura orgánica, sus funciones y determinar las relaciones
entre los diferentes clientes tanto internos como externos que
intervienen en el proceso. Como propuesta, el área de Facturación debe
estar ubicada en la Unidad Funcional Administrativa y Financiera, en el
Área Funcional de Apoyo de Gestión de servicios.
Dependencia:
Análisis funcional de procedimientos y definición del flujo de
información.
Definición Estructura Orgánica del Área de Facturación.
Definición del manual de funciones.
Consecución y distribución de los diferentes recursos que intervienen
en el proceso.

Capacitación para los actores tanto internos como externos del
proceso.
Definición del procedimiento de control de calidad de soportes y
documentos.
Definición del procedimiento de revisión de cuentas y corrección de
errores.
Definición del procedimiento de archivo de documentos.
Definición del procedimiento de Mejoramiento continuo
Definición del sistema de indicadores de gestión del proceso
Consecución y divulgación de la legislación vigente, contratos y
manuales de procedimientos y tarifas.
Definición de agendas para el manejo del recurso humano.
El paso inicial es plantear una organización básica, con un

coordinador del proceso, facturadores-digitadores que cumplan con las
labores de liquidar y recaudar dinero, recolectores de información y
organizadores de archivo, a partir de esta, diseñar su organización de
acuerdo con la complejidad y demanda de prestación de servicios.
3. Estructura del Grupo de Facturación

Usando los criterios anteriores y la experiencia que se tenga en este
campo, existen diferentes formas de estructurar el equipo de trabajo para
el proceso de facturación.
Dependiendo del número de personas que conforma el área de facturación
recomendamos la siguiente estructura, como parámetro general, siempre
se debe tener en cuenta factores importantes para determinar la
conformación del grupo de facturación, como son:

Nivel de Complejidad de la Institución
Número de camas, Unidades Funcionales
Portafolio de servicios, Contratación para venta de servicios
Capacidad física instalada, Capacidad en Sistemas (hardware, red,
software, etc.) , Estadísticas reales de actividades y procedimientos
Estadística de consumos (medicamentos y suministros)
Egresos hospitalarios, Histórico de facturación (montos)
Estado de cartera (edades)
En esta estructura encontramos:

Un Coordinador del área como responsable del proceso de
facturación de la IPS.
Un Auditor Médico para soporte de la facturación y auditoría previa
a la entrega de cuentas.
Un grupo de auditoría técnica previa y armado de cuentas, este
grupo es el responsable de la elaboración y entrega de las cuentas de
cobro al área de cartera para la radicación.

Se establecen los liquidadores o facturadores de cuentas
dependiendo de los tipos de servicios que tenga la IPS, quienes después
de realizar las liquidaciones se encargan de armar las cuentas por
paquetes para entregarlas al grupo de cuentas.
Es de notar la presencia del grupo de admisiones quienes deben
formar parte integral del proceso en vista de su importancia en la
iniciación del mismo y la apertura de la cuenta, en otras palabras el
concepto antiguo de las admisiones por fuera de facturación ha cambiado
y hoy en día se requiere una alta capacitación, preparación de este
personal como los facturadores, debido a la importancia de ser el primer
contacto con los usuarios y de sus conocimientos depende la identificación
del responsable de pago y el debido diligenciamiento de documentos
soportes.
La secretaria es la responsable de la correspondencia,
comunicaciones e informes que el área requiera, estará encargada de
recibir y archivar todos los papeles que llegan al área de facturación.
Se debe contar con el soporte de un auxiliar administrativo
quien se encarga de entregar los documentos a las demás dependencia
al interior y exterior de la IPS.
4. Consecución y distribución de los recursos que intervienen
Se debe construir un instrumento que le permita realizar un plan de
solicitud y obtención de recursos que se necesitan para operar el proceso
de una manera óptima y realizar el seguimiento y control a los mismos.
Los recursos que intervienen en el proceso de facturación los
podemos clasificar en:
Recursos de Información.
Legislación vigente
Contratos y convenios

Manual de tarifas
Manual de procesos y procedimientos
Flujos de información o Flujogramas de procesos
Normas y políticas Gerenciales de la IPS
Bases de datos de afiliados a las Aseguradoras
Recursos de Suministros.
Elementos de papelería y útiles de oficina.
Equipos y muebles de oficina.
Línea directa de teléfonos y Fax.
Equipos de cómputo y programas aplicativos (software).
Recursos Humanos:
Determinar el volumen de solicitud de servicios.
Determinar el horario de atención.
Determinar el tiempo promedio de atención en la Central de
Facturación.

Determinar el Número de turnos de atención en la Central de
Facturación y Urgencias.
El área de Facturación, independiente de que el esquema establecido
sea centralizado, descentralizado o mixto, debe cubrir tanto los servicios
de tipo ambulatorios como los servicios de tipo hospitalarios. Por esto,
se sugiere como mínimo un total de tres funcionarios para las actividades
de liquidación y generación de facturas y uno para las actividades de
recaudo, teniendo en cuenta la complejidad de la Institución y la demanda
de servicios.
Para cubrir el área de Urgencias debe existir como mínimo un
funcionario que realice las actividades de facturación y/o recaudo, un
funcionario de admisiones de urgencias, entre otros puestos de
facturación que es importante contemplar.
El área física para la Central de Facturación está establecida por el número
de estaciones de trabajo, dependiendo del número de funcionarios en la
actividad en un mismo periodo de tiempo. Debe cumplir con las normas
establecidas de Salud Ocupacional, haciéndose especial énfasis en lo
relacionado con iluminación, ventilación, ruidos, temperatura y humedad;
su ubicación será en proximidad al área de recaudo de dineros y
equidistante al área de prestación de servicios.

Ejecución del Proceso de Facturación
El procedimiento que se describe, acerca del manejo de facturación por
paciente, según las áreas hospitalarias y administrativas, es
independiente de tener el proceso en forma Centralizado o
Descentralizado ó mixto. Para establecer el procedimiento de facturación
lo hemos dividido de acuerdo a los servicios ó unidades funcionales
utilizadas por los usuarios de la IPS:
Facturación en Urgencias
En el momento de ingresar el paciente, la oficina de Admisiones en
urgencias o quien haga sus veces, debe identificar y clasificar al
paciente, comprobarle los respectivos derechos y recepcionar los
correspondientes documentos soportes de acuerdo a la clasificación (a
los cuales se les deberá colocar el número consecutivo de urgencias),
procede ingresar al sistema, abrir la hoja del ingreso al servicio, al
imprimir esta hoja queda el original que se anexa a la historia clínica y
una copia para archivo temporal de facturación en la oficina de
admisiones, es a esta copia a la cual se le anexan los documentos
soportes del paciente con el fin de armar la cuenta con la factura en el
evento de egreso del paciente, o de paquete armado de la cuenta para
el archivo de hospitalización cuando el Paciente es ingresado a manejo
hospitalario o quirúrgico.
Se debe asignar el número consecutivo de historia clínica de urgencias de
acuerdo con las normas de la IPS, se abre la hoja de registros de los
procedimientos y consumos del servicio de urgencias, a este formato se
le debe colocar el mismo número de la hoja de ingreso (número de
ingreso) al servicio de urgencias y de historia clínica de urgencias al igual
que a los soportes recepcionados (en la esquina superior derecha),

se recomienda marcar con sello grande el tipo de paciente (ejemplo:
Accidente de tránsito, ISS, Particular, etc.).
Los soportes de la comprobación de los derechos del paciente (carné,
cedula, etc.), la copia de la hoja de ingreso, orden de servicios o
autorización (en los casos de autorización telefónica se escribe el
número de autorización y el nombre de la persona que autoriza en la
copia de los documentos soportes y hoja de ingreso), todos los
anteriores deberán ser guardados en el archivo temporal de facturación
del servicio, con el fin de ser almacenados en el archivo clasificándolos
por paciente.
En el caso de ingresar una persona particular no afiliada a ningún
Sistema de Seguridad Social en Salud la cual no presenta estado
crítico o no requiera atención inmediata de urgencias, admisiones
deberán remitir dicho paciente al área de liquidación, con el fin de que se
le elabore la liquidación del procedimiento que requiere y realice el
correspondiente pago por el servicio que se le va a prestar o cuota
moderadora, de acuerdo con lo estipulado por las normas del manual de
tarifas, caja a su vez deberá hacer constar dicha cancelación con el recibo
de caja original para el paciente sellado de cancelado y constancia de
cancelado en la factura antes del ingreso al servicio de urgencias.
Si la persona ingresa en estado crítico, el familiar o acompañante
deberá efectuar los pasos descritos anteriormente, en caso de no tener
familiares o acompañante y la persona carece de recursos para asegurar
el pago por los servicios que se le van a prestar, admisiones deberá
informar al coordinador de urgencias de turno con el fin de dar
continuidad en la atención del paciente por concepto de Atención Inicial
de Urgencias definida por la ley, esta establece que:

La atención inicial de urgencias debe ser prestada en forma
obligatoria por todas las entidades públicas o privadas que
presten servicios de salud a todas las personas,
independientemente de su capacidad socioeconómica y del régimen al
cual se encuentre afiliado. No se requiere convenio o autorización previa
de la Entidad Promotora de Salud respectiva o de cualquier otra entidad
responsable o remisión de profesional médico, o pago de cuotas
moderadoras. Esta atención, no podrá estar condicionada por garantía
alguna de pago posterior, ni afiliación previa al Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
Atención del paciente en urgencias:

El auxiliar de enfermería recibe la hoja de ingreso y la historia clínica
de urgencias, se procede a realizar la consulta filtro (en caso de estar
establecida), cuya finalidad es la clasificar el paciente de acuerdo al tipo
de patología, de esta forma establece el grado de urgencia y el
tipo de atención que requiere el usuario (Triage).
Posteriormente se remite la historia clínica, hoja de ingreso y la hoja de
procedimientos y consumos en urgencias al consultorio, donde el
médico tratante registra el tipo de consulta o procedimiento realizado,

clase de sala utilizada; enfermería relaciona, los elementos y
medicamentos suministrados.
La fórmula de medicamentos y suministros que se consumieron en el
servicio se realiza con original para farmacia quien despacha y digita en
el sistema, y copia de la fórmula que farmacia devuelve al servicio para
quedar como soporte de la cuenta especificando los medicamentos y
suministros entregados.
El liquidador debe ingresar al sistema los procedimientos y consumos

relacionados en la hoja de consumos y archivar estas hojas comosoporte
de la cuenta del paciente.
Al paciente atendido se le pueden solicitar exámenes y procedimientos
paraclínicos, los cuales ordena el médico con la respectiva orden de
paraclínicos con original y copia para el servicio de apoyo; El liquidador
del servicio de urgencias visa la orden de paraclínicos, lo que significa
que el paciente esta creado en el sistema y el centro de costos que
realiza la actividad de apoyo terapéutico puede digitar en el sistema las
actividades una vez realizadas cuando se habilita un punto de sistema
en el mismo, en otro caso la copia es devuelta al archivo de facturación
relacionando las actividades que se realizaron como soporte de la
cuenta, para la respectiva digitación

en el sistema de urgencias; una vez obtenga los resultados se envían al
consultorio. Con base en los resultados obtenidos el médico puede
determinar la conducta a seguir y el liquidador está en capacidad de emitir
la factura correspondiente.
Si le da de alta al paciente sigue el paso correspondiente al egreso, que
consiste en solicitar al liquidador de facturación la entrega de la factura
por los servicios prestados para la firma y el pago en caja en el evento de
ser requerido. En el caso de no requerirse pago por parte delpaciente se
le debe hacer entrega de copia de la factura de tipo informativo.
Sub-División del Proceso Asistencial

Sala de tratamiento - El médico remite al paciente con la historia clínica
y la hoja de procedimientos y consumos, a la sala de tratamientos donde
la enfermera registra los consumos allí realizados; de aquí se le puede
dar de alta o seguir el paso correspondiente a la observación u
hospitalización.
El paciente se puede quedar en sala de observación donde la Auxiliar
de Enfermería diligencia lo correspondiente a la hoja de procedimientos y
consumos; a la salida del paciente del servicio de observación este
formato debe estar completamente diligenciado para ser entregado al
liquidador junto con la boleta de salida autorizada porel médico, o nota
de egreso en la historia clínica, el liquidador debe ingresar al sistema
todos los consumos de suministros, medicamentos, actividades y
procedimientos realizados al usuarios en el servicio y de esta forma al
momento del egreso del paciente seguir el paso de liquidación de la
cuenta, entrega de copia de la factura y continuar

proceso de pago en caja en caso de ser requerido (Copagos y Cuotas
Moderadoras, o cuotas de Recuperación).
El paciente puede quedar hospitalizado ya sea después de los
exámenes paraclínicos o de la observación, para esto el médico diligencia
la orden de hospitalización, se envía al respectivo servicio la hoja de
procedimientos y consumos de urgencias; la cual debe estar anexa a la
Historia Clínica y hoja de ingreso, se debe continuar con el procedimiento
de Facturación en Hospitalización.
Previamente el liquidador de urgencias debe haber ingresado al sistema
todos los consumos y procedimientos realizados al paciente en urgencias
y haber armado la cuenta con los soportes para ser entregados al
liquidador de piso quien continúa con el manejo de la carpeta por
paciente en el piso.
El paciente puede pasar a cirugía, para lo cual se debe diligenciar la
boleta de cirugía por el médico especialista que decide el manejo
quirúrgico.
La hoja de procedimientos y consumos en urgencias se adiciona a la
Historia Clínica y hoja de ingreso respectiva. Se continúa con el
procedimiento descrito para liquidación en salas cirugía o partos, previo
ingreso al sistema de los consumos y actividades realizadas en el servicio
de urgencias.
El liquidador de urgencias debe haber ingresado al sistema todos
los consumos y procedimientos realizados al paciente en urgencias
y haber armado la cuenta con los soportes para ser entregados al
liquidador de salas de cirugía y partos quien continua con el manejo de
la carpeta por paciente, en el evento de no haber liquidador de salas por
ser fuera de horario laboral, el liquidador de urgencias realiza la

liquidación y responde por la documentación, ya sea para hospitalización
o egreso.
En todos los casos anteriores en los cuales el paciente requiere
un manejo en observación o realización de procedimientos del
servicio de urgencias diferente a solo la consulta, el liquidador
debe realizar un cruce de información entre la hoja de consumo de
enfermería, las notas médicas de la historia clínica y la búsqueda de
consumos realizada por el liquidador.
Este proceso de control sirve como herramienta para determinar
cuál es el punto crítico de la captura de información, con miras a
tomar los correctivos adecuados.
Diariamente el liquidador de facturación en urgencias por turno, entrega

en la oficina de central de facturación, al grupo de cuentas, la copia de
la liquidación, la hoja de procedimientos y consumos, copia de hoja de
ingreso, copia de formula(s), copia de orden (es) de paraclínicos, y
documentos soportes de cada uno de los pacientes atendidos en el
servicio de urgencias durante su turno, e informa los pacientes que fueron
hospitalizados o que entraron a cirugía, de esta forma se va

conformando el archivo de pacientes atendidos la cual debe ser igual al
reporte que arroja el sistema para cruce de información.
Este archivo debe estar separado por cada clase de paciente según la
entidad responsable de pago para conformar de esta manera las cuentas
de cobro en forma oportuna, además de poder obtener un estado de
cuenta actualizado por pacientes y por entidades responsables de pago.
Elaboración y pago de la factura:
Una vez atendido o dado de alta el paciente por parte del médico, la
auxiliar o jefe de enfermería del servicio, debe remitir a facturación la
hoja de procedimientos y consumos, junto con la orden de salida
firmada por el médico; el liquidador procederá a ingresar al sistema los
consumos que no han sido ingresados en hasta el momento y elaborar
la liquidación individual, de la cual imprime original y una (1) copia, las
mismas que se distribuyen de la siguiente forma: El original para la
entidad responsable, una copia para el paciente.
Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar por concepto de cuota

moderadora o copago en el evento de ser necesario, del que se emite un
original y dos copias para ser distribuidos así: Original para el paciente,
Una copia para facturación y una copia el archivo de caja.

El personal asistencial es el responsable del diligenciamiento de
los documentos clínicos del paciente, dentro de los que se incluye
el adecuado diligenciamiento de la información requerida para el
registro individual de atención en salud, RIPS.
Si el paciente es afiliado a una EPS, EPS-S u otra aseguradora, el
liquidador hace firmar por el paciente la factura original y la copia.
Una vez liquidada la cuenta, entrega la copia al paciente junto con el
recibo de caja sellado en el evento de haber cancelado algún monto por
los conceptos antes mencionados y la orden de salida sellada por el
liquidador para presentarla en portería y de esta forma autorizar la
salida del centro asistencial.
En la factura original se debe escribir el número del recibo de caja,
luego esta factura se archiva con los demás documentos soportes de la
cuenta por paciente, para ser entregados por turno al grupo de cuentas.
Si el paciente es particular o le corresponde hacer pago de un

porcentaje de la cuenta según su clasificación socioeconómica
(copago), en caja el paciente procede a realizar el pago, aquí se le hace
entrega del recibo de caja, debe firmar la factura con sus respectiva
copia, se le hace entrega de una copia al paciente, y el original de la
factura se remite al área de facturación para formar parte

del archivo central. El liquidador deberá entregarle al paciente la orden
de salida sellada, a los pacientes ambulatorios una vez atendidos en el
servicio se le realiza la liquidación y entrega de la copia de factura, en
caja se realiza el pago en el caso que se requiera y se emite el recibo de
caja, y en todos los casos se hace firmar al paciente el original
de la factura y la copia.
En todos los casos debe reposar original de las facturas en el archivo de
facturación firmadas por los usuarios.
Contando con funcionamiento óptimo del Sistema de Información

en red, el área de admisiones ingresa al sistema los datos de
identificación del paciente a su llegada al servicio, clasifica y
solicita documentos soportes, una vez atendido el paciente, los
registros de actividades realizados así como sus consumosson digitados
por el liquidador de urgencias, de esta forma el sistema realiza la
liquidación y arroja la factura para su respectivo pago yfactura
soporte para cuenta de cobro a Entidad responsable.
Se recomienda a la institución que la liquidación en el servicio deurgencias
se debe realizar durante las 24 horas del día, con personal entrenado
para esta función y un amplio conocimiento del sistema,

manuales de tarifas, contratos y normas actualizadas, de esta forma se
puede lograr la mayor rentabilidad del servicio y se cumple el objetivo
principal de facturar todas las actividades y consumos realizados a los
usuarios.
La coordinación de facturación estará a cargo de la supervisión del
personal de liquidadores y de las funciones de los mismos, a fin
de obtener un óptimo rendimiento durante los diferentesturnos,
también debe realizar estados periódicos de la liquidación con el
objetivo de conocer la producción del servicio y realizar cruce de
información con el archivo de documentos soporte de las
diferentes cuentas y los reportes del sistema.
De esta forma se puede llevar a cabo una evaluación y control del proceso
de liquidación en el servicio.
Facturación en Área Hospitalaria
Ingreso hospitalario:
El paciente hospitalario puede ingresar de dos formas; remitido por el
servicio de urgencias o por ser paciente de consulta externa el cual puede
ingresar para cirugía programada o para tratamiento médicohospitalario.

Remitido de urgencias:
Si el paciente es remitido por urgencias, el auxiliar de servicios
asistenciales deberá presentar en admisiones la orden de
hospitalización debidamente diligenciada y firmada por el médico
responsable, con el fin que allí se registre en el sistema de admisiones
su hospitalización, y se asigne el número de cama. Con este
procedimiento se da autorización de ingreso en el respectivo servicio, se
debe anexar a la historia clínica del paciente la hoja de ingreso y la hoja
de procedimientos y consumos practicados en urgencias en caso de ser
remitido de este servicio.
En el servicio donde se hospitalizo el paciente, las hojas de
procedimientos y consumos de urgencias son retiradas por el Auxiliar de
Facturación encargado de la liquidación del servicio y guardadas en el
archivo de piso, también recoge los documentos soportes que se
encuentran archivados en urgencias y los coloca en la carpeta porpaciente
del archivo de facturación. A partir de este momento se continúa con el
proceso de manejo en área hospitalaria.
Hospitalización para manejo medico hospitalario:

Si el paciente proviene de consulta externa, deberá acercarse a laoficina
de admisiones para hospitalizados de la IPS con la orden de

hospitalización expedida por el médico tratante y presentar los
documentos exigidos para su ingreso, como son documentos soportes de
identificación y autorización de la entidad responsable de pago.
Admisiones debe clasificar al paciente, comprobarle los respectivos
derechos, solicitar los documentos soportes y digitar en el sistema de
admisiones, de esta forma abre la cuenta del paciente en el software de
facturación e imprime la hoja de ingreso con copia.
El original de la hoja de ingreso se anexa a la historia clínica y la copia
se envían al archivo por paciente en el punto de facturación de piso; con
el censo hospitalario se asigna el número de cama en el servicio que le
corresponde, una vez digitada en el sistema se procede autorizar el
ingreso al respectivo servicio, en el servicio la auxiliar de enfermería
será la encargada de recibir la historia clínica y abrir la hoja de
procedimientos y consumos en hospitalización (hoja de consumos) con
los datos de identificación consignados en la hoja de ingreso que reposa
en la historia clínica.
Admisiones antes de remitir documentos soportes a facturación, deberá

escribirles el número de historia clínica, consecutivo de hoja de ingreso
y número de cama asignado con el fin de ser archivados con el mismo
número de cuenta del paciente (archivo por paciente).
En el servicio se debe continuar el diligenciamiento de la historia clínica
de acuerdo a los parámetros asistenciales y abrir la hoja de
procedimientos y consumos en hospitalización (hoja de consumos)
donde el médico tratante indica el tipo de actividades asistenciales
realizadas al paciente en el servicio como por ejemplo: interconsultas,
valoraciones y otros procedimientos asistenciales.

El consumo de elementos utilizados en el manejo del paciente y en la
administración de medicamentos son reportados por enfermería en la
hoja de costos o reportados por farmacia en el evento de funcionar el
sistema de unidosis, la cual se digita en el punto de digitación de
farmacia por el liquidador de este punto, con cada una de las
solicitudes hechas por piso y confirmada la entrega al servicio y
consumo por el paciente.
En caso que el médico tratante solicite la práctica de exámenes y
procedimientos paraclínicos, deberá existir una orden de solicitud de
servicios con original y copia, el original de la orden de paraclínicos se
anexa a la hoja de consumos como soporte para facturación y la copia
se envía al servicio que realiza la actividad.
Las actividades una vez se realizan serán digitadas en el sistema por el
centro de costos que realizo la actividad (laboratorio clínico,
Imagenología, etc.), al ser realizadas estas actividades los resultados se
envían al servicio para anexarlos a la historia clínica, como en el caso de
exámenes de laboratorio, radiografías, ecografías, etc., o reportado en
la historia clínica y en la hoja de actividades en el caso de terapias,
psicología, etc. Copias de los resultados y/u ordenes son guardados en
el archivo por paciente del área de facturación, como soporte de
la cuenta.

Los medicamentos para uso del paciente deben ser solicitados a la
farmacia con formula médica u orden de despacho en original y copia;
farmacia digita en la cuenta del paciente los medicamentos y suministros
despachados, archiva el original de la formula y remite a facturación la
copia para el archivo de soportes del paciente junto con elcorrespondiente
cargo de la unidosis entregada.
El liquidador de piso debe haber ingresado al sistema todos los
consumos y procedimientos realizados al paciente en el área
hospitalaria o quirúrgica y haber armado la cuenta con los
soportes para ser archivados en facturación.
En todos los casos anteriores en los cuales el paciente requiere un manejo
médicoasistencial o realización de procedimientos del servicio de
hospitalización, el liquidador debe realizar un cruce de información entre
la hoja de consumo de enfermería, las notas médicas de la historia clínica
y la búsqueda de consumos realizada por el liquidador.
cuál es el punto crítico de la captura de información, con miras
a tomar los correctivos adecuados.
Diariamente o cuando se da de alta al paciente se recoge la hoja
de procedimientos y consumos de hospitalización (hoja de consumos),
las copias de órdenes de paraclínicos y demás actividades

de apoyo terapéutico solicitados, copias de las formulas despachadas y
cargos.
Para poder digitar en el sistema las actividades y consumos,
liquidar la cuenta y archivar todos los soportes por paciente en el
archivo de hospitalización.
Los egresos son entregados al grupo de cuentas con el fin de llevar a cabo
una auditoría previa de la cuenta antes del armado de cuentas de
cobro. Una vez el personal asistencial decide la salida del paciente se
debe diligenciar la boleta de salida con firma del médico responsable de
la misma, esta boleta es también la orden para realizarla liquidación
total de la cuenta del paciente por parte de facturación.
La elaboración de la factura es el paso siguiente a la liquidación

de la cuenta.
Esta factura se obtiene por el sistema una vez terminada la liquidación de
todas las actividades previamente digitadas en cada centro de costos
como responsables de su producción. El usuario firma la factura en
original y una copia, y procede al pago del monto correspondiente a la
misma.

Para esto el cajero elabora el recibo de caja discriminando el monto a
cancelar, según sea el caso de copagos, se elabora recibo de caja del cual
se emite un original y dos copias para ser distribuidos así: Original para
el paciente, una copia, para facturación y una copia para archivo decaja.
La caja firma y sella de cancelado el recibo de caja para ser
presentado en el punto de facturación de hospitalizados, y el
liquidador procede escribir el número de recibo de caja en la
factura original y sellar la boleta de salida, siendo este un
requisito indispensable e ineludible para la salida del paciente de
la institución. Los documentos como son facturas firmadas,
documentos soportes de identificación, soportes de consumos, de los
egresos son entregados a la oficina central de facturación para armado
de cuentas discriminado por entidad responsable de pago y para archivo
general de facturación.
Proceso en cirugía y sala de partos

Si el paciente viene remitido para cirugía debe traer la solicitud de sala
de cirugía o Boleta de cirugía diligenciada por el médico tratante. El
paciente previamente programado llega a admisiones

hospitalarias de cirugía, donde se clasifica, verifica derechos y se solicitan
los documentos soportes para posteriormente ingresarlo alsistema, una
vez creada la cuenta del paciente en el sistema se emite lahoja de ingreso
en original para anexar a la historia clínica y copia para el archivo de
facturación.
A la historia además se le anexa en el servicio la hoja de procedimientos
y consumos en cirugía (hoja de consumos), ésta debe ser diligenciada
por la circulante de sala, responsable del reporte del consumo de
suministros y medicamentos así como por la instrumentadora
responsable de suministros entregados por ella durante la cirugía, las
actividades paraclínicas solicitadas deben estar soportados con su
respectiva orden con original y copia para su digitación por el centro de
costos encargado de la realización (original para el centro de costos y
copia para archivo de facturación).
La descripción quirúrgica se debe diligenciar por el cirujano en

original y copia, donde se especifica el personal que conformo el
equipo quirúrgico, el procedimiento o procedimientos realizados,
en las intervenciones múltiples especificar la o las vías de acceso
utilizadas, si el procedimiento fue bilateral, y las especialidades

participantes en el evento de participación de diferentes especialidades;
el original de esta descripción quirúrgica debe reposar en la historia
clínica y la copia se remite a facturación como herramienta de trabajo
para realizar la codificación y liquidación del procedimiento quirúrgico.
En el servicio de cirugía se digita la hoja de consumos y el
procedimiento realizado. Debe existir un archivo donde reposan los
documentos soportes, hojas de consumos, descripciones quirúrgicas,
copias de órdenes de paraclínicos y copias de fórmulas emitidas por cada
paciente atendido en este servicio.
Archivo que una vez egresa el paciente del servicio debe remitir
la documentación al archivo general de facturación. Al pasar el
paciente a salas de recuperación se debe diligenciar en la hoja de
consumos de cirugía los consumos de medicamentos y suministros en
este servicio, anexar a la hoja de consumos las copias de órdenes de
paraclínicos y de fórmulas emitidas en esta área.
Se debe reportar el tiempo de permanencia del paciente en esta sala para
obtener una liquidación adecuada de la estancia en sala de recuperación.
Si el paciente es dado de alta, En el caso de ser cirugía
ambulatoria, se deberá enviar la historia clínica junto con todos los

documentos soportes de la cuenta y la orden de salida emitida por el
médico al área de facturación con el fin de verificar en el sistema el
ingreso de los consumos y procedimientos por el centro de costos y
obtener la liquidación de la cuenta, posteriormente facturación genera la
factura.
El usuario o su familiar pasa a caja donde se elabora recibo de caja
del cual se emite un original y dos copias para ser distribuidos así: Original
para el paciente, una copia para tesorería y una copia para archivo de
caja.
La caja firma y sella de cancelado el recibo de caja para ser
presentado en el punto de facturación de cirugía, y el liquidador procede
escribir el número de recibo de caja en la factura original y sellar la boleta
de salida del servicio.
La factura original y una copia firmada por el paciente, junto con

los documentos soportes pasan al archivo por paciente como soporte de
Si el paciente es remitido nuevamente a hospitalización,
Se envía al servicio la historia clínica con los registros de consumos y
actividades para continuar con el procedimiento descrito para área
hospitalaria. Por cada acto quirúrgico practicado es necesario el
diligenciamiento de una hoja de procedimientos y consumos en cirugía al
igual que la descripción quirúrgica.

El liquidador de Salas de Cirugía y Partos, debe haber ingresado al
sistema todos los consumos y procedimientos realizados al paciente en
el área quirúrgica y haber armado la cuenta con los soportes para ser
archivados en facturación.
En todos los casos anteriores el liquidador debe realizar un cruce de

información entre la hoja de consumo de enfermería, las notas médicas
de la historia clínica, descripción quirúrgica y la búsqueda de consumos
realizada por el liquidador.
cuál es el punto crítico de la captura de información, con miras a
tomar Los correctivos adecuados.
Los documentos como son facturas firmadas, documentos soportes de
identificación, soportes de consumos, y son entregados diariamente a la
oficina central de facturación, discriminado por entidad responsable de
pago para auditoría previa y armado de cuentas.
Proceso de facturación para paciente ambulatorio Consulta
Externa:
El usuario pasa al área de liquidación con la solicitud de cita, el día
de la realización de la consulta; el liquidador de consulta externa lo

identifica, clasifica y solicita los documentos soportes, ingresa al sistema
y le realiza la liquidación de la consulta, se emite factura en original y una
copia (original para la cuenta de cobro, y copia para paciente).
Si el usuario no debe cancelar, firma la factura y su copia para

posteriormente sellarle la autorización de la prestación del servicio en la
copia de la factura (visado).
Si corresponde cancelar una suma de acuerdo a su clasificación el
usuario pasa a caja donde se elabora recibo de caja del cual se emite un
original y dos copias para ser distribuidos así: Original para elpaciente,
una copia para tesorería y una copia para archivo de caja. El usuario pasa
a la ventanilla nuevamente y el liquidador procede escribir el número de
recibo de caja en la factura original y sellar la copia de factura para
autorizar la prestación del servicio.
Asignación de citas y atención:
La central de citas con anterioridad recibe al usuario le asigna la cita y el
consultorio de acuerdo a la especialidad y médico. El día de la consulta
el paciente asiste a la cita, pasa a la ventanilla de facturación, se lleva a
cabo el proceso de liquidación y con la copia de factura sellada de
autorizado para la prestación del servicio, el paciente se dirige al
consultorio respectivo, la auxiliar de consultorio verifica la autorización y

el médico que atiende al paciente reporta en la planilla de consulta las
consultas realizadas.
Si el paciente es atendido en consulta y no requiere

procedimientos recibe su fórmula y pasa a farmacia asignada por
su asegurador.
En el evento que el paciente requiera la realización de un

procedimiento en consultorio, el médico diligencia una orden de
procedimiento especificando en forma clara y precisa el tipo de
procedimiento a realizar y el uso de suministros en la realización del
mismo, esta orden debe ir en original y copia (original para el paciente y
copia para facturación).
En caso de requerir medicamentos para la realización del

procedimiento se pasa la solicitud a farmacia donde se le despacha el
medicamento solicitado y se digita en el sistema para contabilizar en la
cuenta del paciente. El paciente se dirige a liquidación donde se recibe
autorización en la orden del procedimiento, se ingresa al sistema en la
cuenta del paciente, se realiza la liquidación del procedimiento y
procede a emitir la factura en original y una copia, el pago en caja se
realiza como se especificó anteriormente; hecho el pago, el liquidador le
sella la orden de servicio.
Con la orden sellada pasa el paciente al consultorio donde la auxiliar de

consultorio verifica la autorización y se le realiza el procedimiento.

Facturación de Farmacia y Almacén
Los funcionarios encargados del manejo de la farmacia o
almacén, reciben las fórmulas médicas o solicitudes de
elementos para pacientes ambulatorios, previamente se
comprueban los respectivos derechos del paciente, digita en el
sistema los medicamentos o suministros a despachar, paralelamente se
alistan los medicamentos solicitados de acuerdo con la fórmula médica o
los elementos establecidos en la solicitud, una vez elaborada la factura
en original y una copia.
El pago en caja se realiza como se especificó anteriormente; cancelado

el recibo de caja, de acuerdo al procedimiento descrito, el encargado de
la farmacia o almacén hace firmar al paciente la factura y copia, y le
entregan los medicamentos o suministros junto con una copia de la

fórmula o solicitud de elementos selladas de entregado, la factura
original con el registro del número del recibo de caja sellado, son
enviadas al archivo de facturación.
Facturación de Actividades de Apoyo Diagnostico y/o Terapéutico

El usuario pasa al área de liquidación con la orden deparaclínicos,
el liquidador lo identifica, clasifica y solicita los documentos
soportes, ingresa al sistema de cada centro de costos que cuente con el
mismo y le realiza la liquidación de las actividades solicitadas, se emite
factura en original para la entidad responsable, unacopia para el paciente.
Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar por concepto de

cuota moderadora, copago o cuota de recuperación en el evento de ser
necesario, del que se emite un original y dos copias para ser distribuidos
así: Original para el paciente, Una copia, para tesorería y una copia para
archivo de caja. Si el usuario no debe cancelar, firma la factura y su
copia para posteriormente se procede a sellarle la orden con la
autorización de la prestación del servicio (visado). Si corresponde
cancelar una suma de acuerdo a su clasificación pasa a caja, realiza el
pago; caja sella el recibo de caja y sella de autorizado la orden para la
prestación del servicio.
El auxiliar de laboratorio, Imagenología, Banco de Sangre u otra

área de apoyo terapéutico, o quien haga las veces, recibe orden
médica de realización de actividades, el paciente se dirige al

respectivo servicio para que se le realice la actividad solicitada, una vez
obtenido el resultado se entrega al paciente.
El servicio envía a facturación copia de la orden para el archivo de

soportes y guarda original para el archivo del servicio.
Nota: En todos los casos anteriores se procede al finalizar el turno hacer
entrega al archivo central de facturación de las facturas firmadas con los
números de recibos de caja sellados y documentos soportes, para
posterior armado de cuentas por entidad responsable de pago por parte
del grupo de cuentas quien realiza la auditoría previa.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
LEURO MARTINEZ. Mauricio. Facturación y Auditoría de Cuentas de

Salud. Bogotá: ECOE EDICIONES. 2010.
LEURO MARTINEZ. M. Facturación y Cartera por venta de servicios de

Salud. Casa editorial. Grupo Ecomedicos. Bogotá – Colombia.
MALAGON LONDOÑO. Gustavo. Auditoria en Salud. Bogotá. Ediciones

Panamericana 2003.
44

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