CONTENIDO

1. OBJETIVO......................................................................................................................................2

2. ALCANCE Y RESPONSABLES..................................................................................................2

3. GENERALIDADES........................................................................................................................2

3.1 MARCO LEGAL.........................................................................................................................2

3.2 DEFINICIONES.........................................................................................................................3

3.3 ASPECTOS PARA APLICAR..................................................................................................4

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................5

5. PUNTOS DE CONTROL..............................................................................................................6

6. REGISTROS..................................................................................................................................6

7. CONTROL DE LA REVISIÓN.....................................................................................................7

Elaborado Revisado Aprobado

Fecha: 16/08/2018 Fecha: 28/08/2018 Fecha Vigencia:03/09/2018

1. OBJETIVO

Desarrollar las actividades pertinentes para subsanar y contestar las glosas

formuladas a la facturación radicada a las Entidades Responsables de Pago (ERP)
dentro del marco normativo vigente.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Inicia cuando se recibe en el Hospital Departamental de Villavicencio las glosas por

parte de las Entidades Responsables de Pago (ERP) por cualquier medio (Físico,
Portales web o correo electrónico institucional) y finaliza cuando se subsana la
glosa, se radica la respuesta en las Entidades Responsables de Pago (ERP) y se
remite informe a Cartera y Subgerencia Financiera.

Los responsables de la respuesta de las glosas en el Hospital Departamental de

Villavicencio son:

 Grupo de glosas y conciliaciones.

 Cartera.
 Contabilidad

3. GENERALIDADES

3.1 MARCO LEGAL

 Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se
dictan otras disposiciones.
 Ley 1438 de 2011, por medio del cual se reforma el sistema general de
seguridad social. Artículo 57°.
 Ley 1751 de 2015 por medio del cual se regula el derecho fundamental a la
salud.
 Ley 715 de 2001, Establece las competencias de los municipios y
departamentos en lo concerniente al sector educación y salud.
 Ley 1122 de 2007, por la cual se realizan modificaciones a la Ley 100 de 1993.
 Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 2423 de 1996, establece manual de tarifas del ministerio de salud hoy
protección social y de salud.
 Decreto 2353 de mayo de 2016, Por el cual se unifican y actualizan las reglas de
afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se crea el Sistema
de Afiliación Transaccional y se definen los instrumentos para garantizar la
continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud.
 Decreto 4747 de 2007, por medio del cual se regulan las relaciones de los
prestadores de servicios de salud y los responsables del pago de los servicios.
 Resolución 5521 de 2013 -2014, Por la cual se define, aclara y actualiza
integralmente el Plan Obligatorio de Salud (POS).
 Resolución 1995 de 1999, mediante la cual se establecen las características de
la historia clínica y dicta las normas para su manejo y conservación.
 Resolución 416 de 2009 por medio de la cual se realizan algunas modificaciones
a la resolución 3047 de 2008 y se dictan otras disposiciones
 Resolución 3047 de 2008, por el cual se definen los formatos, mecanismos de
envío, procedimiento y términos a ser implementados entre los prestadores de
servicios de salud y los responsables del pago de los mismos, y sus anexos.

3.2 DEFINICIONES

 Prestadores de servicios de salud: instituciones prestadoras de servicios de

salud y los grupos de práctica profesional que cuentan con infraestructura física
para prestar servicios de salud y que se encuentran habilitados.
 Entidades responsables del pago de servicios de salud: Se consideran
como tales las direcciones departamentales, distritales y municipales de salud,
las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado,
las entidades adaptadas y las administradoras de riesgos profesionales.
 EAPB: Entidades administradoras de planes de beneficios.
 Factura: soporte legal de cobro de un prestador de servicios de salud, a una
entidad responsable del pago de servicios de salud, por venta de bienes o
servicios suministrados o prestados por el prestador, que debe cumplir los
requisitos exigidos por la DIAN, dando cuenta de la transacción efectuada.
 Factura por el cobro al SOAT y/o ADRESS: Corresponde a la copia de la
factura de cobro emitida a la entidad que cubre el seguro obligatorio de
accidentes de tránsito - SOAT y/o a la subcuenta de eventos catastróficos y
accidentes de tránsito de ADRESS por la atención de un paciente.
 Autorización: corresponde al aval para la prestación del servicio de salud, por
parte de una entidad responsable del pago a un usuario, en un prestador de
servicio determinado.
 Historia Clínica: es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva en
el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los
actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que
interviene en su atención. Solo podrá ser solicitada en forma excepcional para
los casos de alto costo.
 Hoja de atención de urgencias: Es el registro de la atención de urgencias.
Aplica como soporte de la factura, para aquellos casos de atención inicial de
urgencias en los cuales el paciente no requirió observación ni hospitalización.
 Resultado de exámenes de apoyo diagnóstico: reporte que el profesional
responsable hace de exámenes clínicos y paraclínicos.
 Hoja de administración de medicamentos: Corresponde al reporte detallado
del suministro de medicamentos a los pacientes hospitalizados, incluyendo el
nombre, presentación, dosificación, vía, fecha y hora de administración.
 Orden y fórmula médica: documento en el que el profesional de la salud
tratante prescribe los medicamentos u otros servicios médicos, quirúrgicos o
terapéuticos.
 Bitácora de ambulancia: resumen de las condiciones del paciente durante el
traslado en la ambulancia.
 Epicrisis: resumen de la historia clínica del paciente que ha recibido servicios
de urgencias, hospitalización y/o cirugía y que debe cumplir con los
requerimientos establecidos en la Resolución 1995 de 1999 y 3374 de 2000.
 Comprobante de recibido del usuario: corresponde a la confirmación de la
prestación efectiva de los servicios por parte del usuario, con su firma o huella
digital. Puede quedar cubierto este requerimiento, con la firma del usuario o
quien lo represente en la factura de prestación de servicios.
 Red de prestación de servicios: conjunto articulado de prestadores de
servicios de salud, ubicados en un espacio geográfico, que trabajan de forma
organizada y coordinada en un proceso funcional orientado por los principios de
complementariedad, subsidiaridad y los lineamientos del proceso de referencia y
contrarreferencia establecidos por la entidad responsable del pago, que busca
garantizar la calidad de la prestación de servicios de salud y ofrecer una
respuesta adecuada a las necesidades en salud de la población.
 Modelo de atención: comprende el enfoque aplicado en la organización de la
prestación del servicio, la integridad de las acciones y por consiguiente la
orientación de las actividades en salud.
 Objeciones: observaciones realizadas por el responsable del pago, con
respecto a la facturación de los servicios de salud y que van acompañadas de
descuento del valor de dichos servicios.
 Glosas: es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la
factura por prestación de servicios de salud encontrada por la entidad
responsable del pago y que requiere ser resuelta por la entidad prestadora del
servicio.
 Devoluciones: es una no conformidad que afecta en forma total la factura por
prestación de servicios de salud encontrada por la entidad responsable del pago
durante la revisión preliminar y que impide dar por presentada la factura. Las
causales de devolución son taxativas y se refiere a la falta de competencia para
el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención de urgencias,
factura o documentos equivalente que no cumple los requisitos legales, servicio
electivo no autorizado y servicio ya cancelado

3.3 ASPECTOS PARA APLICAR

 En el caso de requerir soportes y realizar la solicitud y no contar con la

respuesta oportuna, se deberá informar a la subgerencia financiera para
realizar el trámite respectivo, con la dependencia adecuada.
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
5. PUNTOS DE CONTROL

ACTIVIDAD RIESGO PUNTO DE CONTROL

Registro en el formato FR-
FAC-01e trazabilidad
Registro de las fechas de
ingreso y salida de los
documentos
Perdida de documento Mesa de control
Extemporaneidad en la Mesa de control
respuesta a la glosa y/o
devoluciones, prescripción
de las mismas

6. REGISTROS

CODIGO IDENTIFICACIO DESTINO

NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE
N DE LA FINAL
REGISTRO ALMACENAMIENTO RETENCION
CARPETA
FORMATO
Según
TRAZABILIDAD
FR-FAC-01 Facturación Normatividad
DE GLOSAS Y
Vigente.
DEVOLUCIONES
ACTA
Según
SOLICITUD DE
FR-CAR-09 Cartera Normatividad
NOTAS DEBITO
Vigente.
O CREDITO

7. CONTROL DE LA REVISIÓN.
Fecha Responsable Modificación Responsable
de Revisión SI NO de
Modificación