XXXXXXX S.A.

S VERSIÓN: 001
Fecha:
PROCEDIMIENTO 17/02/2023
GESTIÓN DEL CAMBIO

PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DEL CAMBIO

XXXXXXX S.A.S.

BOGOTÁ, FEBRERO 2023

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PROCEDIMIENTO 17/02/2023
GESTIÓN DEL CAMBIO

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivos
1.1. Objetivo general
1.2. Objetivos específicos
2. Definiciones
3. Alcance
4. Generalidades de la empresa
4.1. Condiciones generales
5. Desarrollo
6. Seguimiento
7. Actividades críticas y controles
8. Control de cambios
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1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo general.

Este procedimiento tiene por objetivo establecer la metodología para la identificación,

evaluación y control del riesgo en los cambios que se puedan presentar en la operación
de la organización, el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo o sus
actividades, antes de introducir tales cambios.

1.2. Objetivos específicos:

 Responder a los cambios de las actividades, planeados y no planeados,

procedimientos o servicios de XXXXXXXXX que puedan presentar un riesgo para
la salud y seguridad del personal.
 Implementar proceso seguro para el control de cualquier riesgo que pueda poner
en peligro a las personas o la compañía por cambios internos o externos
 Fomentar los mecanismos de seguridad para prevención como reporte de actos y
condiciones en procesos de cambios
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2. DEFINICIONES

 Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades

relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización.

 Personal: Conjunto de individuos que trabajan en el mismo lugar de trabajo,

organismo o empresa.

 Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad

o un proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a
fondo y a la forma de un documento.

 Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin

determinado o son propias de una persona, una profesión o una entidad.

 Materiales y Equipos: Conjunto de máquinas, herramientas u objetos de

cualquier clase, necesarios para el desempeño de un servicio o el ejercicio de una
profesión.

 Análisis de Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y

características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados
en los cambios o nuevos centros de trabajo y decidir si dichos riesgos son o no
aceptables.

 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya

existente.

 Cambio Permanente Aquel que implica cambios en un documento de

ingeniería (redes eléctricas, cambios estructurales de los vehículos, entre otros).
Y se considera permanecerá indefinidamente.

 Cambio Temporal: Una modificación que es planeada y efectuada con la

intención de retornar a las condiciones de diseño originales después de un tiempo
específico.

 Cambio de Emergencia: Cambio que sigue un camino cortó a través del

procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar rápidamente. La
documentación detallada requerida se contemplará posteriormente y solo
entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente.
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 Gestión de Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para

la identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y
nuevos centros de trabajo

3. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para cualquier cambio que se genere en todas las áreas
administrativas y operativas de obra civil de XXXXXXX XXX, este procedimiento va desde
la planeación de un cambio hasta la conclusión y entrega del mismo.

4. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Representante
Razón Social NIT Cargo
Legal

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX GERENTE

Ubicación
Departamento
Teléfono
Correo

Descripción

4.1. Condiciones Generales

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La Gestión del cambio considera la identificación de los peligros/aspectos, evaluación de

los riesgos/impactos y determinación de controles en:

 Todo cambio o propuesta de cambio en XXXXXXXXXXX relacionados con las

actividades dentro de los cuales se pueden incluir nuevos materiales, insumos,
equipos, herramientas, infraestructura, tecnologías, procedimientos.
 Modificaciones al Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo
(organización/actividades) Incluyendo cambios temporales y sus impactos sobre
las y actividades.
 Cambios en la legislación o nuevos requisitos legales y/o del cliente que
impliquen una modificación significativa de los procesos, actividades y servicios
realizados en la organización.

La Gestión de Cambio se aplica como un proceso continuo previo a la introducción del

cambio o ejecución de una nueva actividad, la cual debe ser analizada para identificar
si genera riesgos y/o peligros diferentes a los contemplados en las matrices de
identificación de peligros y valoración de riesgos.

Para la evaluar los peligros y determinación de controles se consultara la información

técnica y la legislación aplicable, se solicitaran los respectivos soportes como fichas
técnicas de materiales, equipos, herramientas o insumos, hojas de seguridad de
productos químicos, manuales de operación, entre otros.

5. DESARROLLO
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Explicar de forma detallada y específica como se realiza una actividad.

Qué
Cómo Quién Registros
(Actividades)

Reconoce los cambios en el lugar de

trabajo que puedan potencialmente
Identificación aumentar los riesgos para la salud, Responsable Lista de chequeo
seguridad e impactos al medio
ambiente.

Definir en al encargado del sistema si

el cambio amerita aplicar el presente
procedimiento.

Los cambios que ameritan consulta son:

 Modificaciones del sistema higiénico.

 Adecuación o construcción de
instalaciones.
 Cambios Significativos en los
Sistema de Gestión.
 Requisitos legales
 Cambios Significativos en el
personal. Quien solicita Formato solicitud
Solicitud del cambio
 Otros que se consideren cambio de cambio
impactantes para la XXXXXXXXXX
XXXX

En caso de que amerite aplicar la gestión

de cambio, el solicitante inicia el
requerimiento de cambio (Por medio del
formato), en donde se describe el
propósito del cambio y su justificación, la
solicitud también incluye el impacto de la
acción en centros de venta si esta se
realiza y el efecto de no llevarla a cabo,
de ser posible puede agregarse otras
alternativas.

Cambio en Responsable Inspección de

instalaciones Para el proceso de adjudicación de infraestructura
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nuevos locales para XXXXXX XXXX es

responsabilidad del encargado, levantar
la matriz de condiciones de trabajo,
implementar los planes de acción que
ameriten para el control de riesgos
existentes, adicional: (plan MEDEVAC,
análisis de vulnerabilidad, sistema de
administración del riesgo, señalización),
así como hacer seguimiento al
cumplimiento de los estándares
establecidos; mensualmente se deberá
revisar la matriz o si las condiciones del
almacén ameritan algún ajuste en el
momento requerido.

Evaluar de manera general el cambio, Procedimiento

identificando y evaluando los peligros y para la
riesgos potenciales, y determinando los identificación de
controles para estos, por medio del condiciones de
Diagnostico Responsable
procedimiento de identificación de trabajo y
peligros, valoración y control de riesgos condiciones de
y el procedimiento para la identificación trabajo
de aspectos. MEDEVAC

Procedimiento
Dicha evaluación debe considerar tanto para la
los peligros y riesgos relacionados con la identificación de
implementación/construcción del condiciones de
Diagnostico Responsable
cambio/centro de trabajo así como los trabajo y
nuevos peligros y riesgos que se crearán condiciones
para el cambio. ambientales.
MEDEVAC

El responsable del sistema determinará si

se debe proceder a realizar el cambio. En
caso de ser necesario y de acuerdo a la
magnitud del cambio y de las personas
Resultados del
Aprobación potencialmente afectadas deberá ser Responsable
diagnóstico.
aprobado igualmente por los jefes de
procesos de las áreas
afectadas/involucradas.

Implementación Responsable Planes de acción

Se implementaran los controles definidos
en el resultado de la ejecución de los
procedimientos de para la identificación
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de condiciones de trabajo y condiciones

ambientales.

Se divulgará el cambio y procedimiento a

Registro de
Divulgación realizar a todas las personas que podrían Responsable
asistencia
ser afectadas.

El solicitante del cambio será el

responsable del proceso de cambio y este
Jefe de proceso Correos por
Ejecución del le informará cualquier novedad al
quien solicita medio
cambio encargado del sistema al jefe de proceso
cambio magnético.
o al Jefe de sistemas de gestión según
tipo de novedad.

Los cambios deberán ser evaluados

por las partes interesadas (Gerencia,
directivos, y jefes). Coordinar la
identificación de los riesgos e
impactos en las condiciones de
trabajo, condiciones de seguridad y
Evaluación de Gerencia, y Seguimiento de
salud existentes y potenciales y
cambios directivos, indicadores
asegurar que las medidas necesarias
para el control sean implementadas.
La decisión debe considerar la
implementación del cambio basada en
los controles permanentes para los
riesgos e impactos.

Se archiva y se cierra el proceso de Encargado del

Cerrar o archivar Archivo
cambio. sistema

6. SEGUIMIENTO

Explicar de forma detallada y específica como se realiza una actividad.

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Qué
Cómo Quién Registros
(Actividades)

Seguimiento Realizar seguimiento a la

Encargado del
implementación de implementación de controles mediante Informe
sistema
controles visita o inspección documentada.

De acuerdo al resultado del

seguimiento y los hallazgos se Formato
Solicitud del Quien solicita
deberá informar de manera solicitud de
cambio cambio
inmediata los negativos para generar cambio
plan de acción.

7. ACTIVIDADES CRÍTICAS Y CONTROLES

Identificar, analizar, evaluar y, tratar los riesgos de nivel alto que puedan afectar en
forma negativa el cumplimiento efectivo de las actividades (ver matriz de riesgos).