PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL

CAMBIO

1. Objetivo

Establecer la metodología para realizar cambios de los Procesos, Procedimientos, Políticas,

herramientas y estándares del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Alcance

Aplica a todos los Procesos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

3. Definiciones:

CAMBIO:
Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un
sistema existente.

CAMBIO PERMANENTE: Aquel que implica cambios en un documento

de Ingeniería (redes eléctricas, cambios estructurales de losvehículos, entre otros). Y se considera
permanecerá indefinidamente.

CAMBIO TEMPORAL: Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de retornar
a las condiciones de diseño originales después de un tiempo específico.

CAMBIO DE EMERGENCIA: Cambio que sigue un camino corto a través del procedimiento

normal de manera que se pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se
completará posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente.

AUTORIZACIÓN PARA ALTERACIÓN: Formato que es diligenciado para aprobar el cambio, sin
esta autorización no se puede realizar ninguna acción.

4. Responsables

 Todos los funcionarios de la Empresa tienen la responsabilidad de cumplir este

procedimiento. 
 Las siguientes son las responsabilidades del personal que deben estar cubiertos en la
revisión, aprobación, desarrollo e implementación de los cambios o modificaciones.

4.1 Solicitante del cambio

Quien presenta la solicitud de cambio es responsable de:

1. Llenar la “solicitud de cambio” y adjuntar la suficiente documentación de soporte para
procesar la solicitud.
2. Hacer seguimiento a la solicitud para asegurarse de que se obtienen las revisiones y
aprobaciones necesarias.
3. Archivar la documentación con el responsable del SGSST después de terminar el trabajo.
4. Regresar los cambios procedimentales a su estado normal.

4.2 Seguridad y Salud en el Trabajo

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CAMBIO

Es la persona responsable de recibir solicitudes de cambio o modificaciones y debe realizar los

siguientes análisis:

 Análisis de riesgos
 Análisis técnicos y/o económicos
 Emitirá una recomendación sobre su implementación o negación del cambio.

Es posible que requiera de ayuda de terceros o contratistas como: Fabricantes de los equipos,
compañías de consultoría o del departamento de Control y gestión Además serán las personas
encargadas de realizar o coordinar su implementación.

El responsable del SGSST es el que revisa y pasa para aprobación la “solicitud de cambio”
teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Se asegura de seguir todas las precauciones de seguridad apropiadas durante los

procedimientos normales de operación. Esto incluye herramientas, reuniones de
seguridad, etc.
2. Se asegura de restablecer la normalidad en cada uno de los procesos de operación
después de terminar el trabajo para el cual se aprobó el cambio.
3. Archiva los documentos relacionados con la “solicitud de cambio”. Si se negó el cambio, y
sus razones de su negación.
4. Notificar a la Gerencia si hay necesidad de hacer cambios permanentes en los estándares
o procedimientos.

4.3 Representante legal de la empresa

Es el encargado de aprobar las solicitudes de cambio, además será quien asigne las personas
responsables e implementar los cambios o modificaciones aprobadas.

Autor de la Solicitud

 Cualquier empleado de la Empresa puede presentar una “solicitud de cambio” diligenciando

el correspondiente formato.

 Ninguna solicitud de cambio podrá ser aprobada por la persona que hace la solicitud.

5. Procedimiento:

5.1 Identificar el cambio

Se deberá documentar el cambio que se ha visto necesario realizar. Para esto se dispondrá del

formato de Manejo del Cambio, donde se definirá:

 El título del cambio

 El problema que derivo el cambio.

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 Nombre de la persona que lo reporta, fecha y firma. La persona responsable debe

hacer una descripción detallada del cambio donde defina:

 Solución del Problema

 Costo Estimado (Si está disponible)
 Alternativas consideradas
 Consecuencias de no llevar a cabo esta modificación
 Lista de documentos anexos

5.2. Evaluación técnica

Se Hará una evaluación técnica que permitirá evaluar si el cambio es viable y no traerá

consecuencias adversas a la empresa. La aprobación de la evaluación deberá ir en el formato
manejo del cambio.

5.3. Aprobar el cambio

Si el procedimiento no cumple con requisitos mínimos de seguridad de la parte técnica este deberá
ser nuevamente revisado.

Se deberá aprobar el cambio por parte de la gerencia, el responsable de SST y la persona

encargada de realizar la evaluación técnica.

5.4. Divulgar el cambio a las personas involucradas

Se divulgará el cambio a realizar a todas las personas que podrían ser afectadas, así como el
procedimiento que se utilizará.

5.5. Ejecutar el cambio

Se ejecutará el cambio con continua supervisión de la empresa, si el cambio a realizar no es

correspondiente al procedimiento previamente aprobado este será suspendido hasta una nueva
validación de la información.

5.6. Entrega del proyecto

Deberá firmar en el formato del manejo del cambio en el momento de haber finalizado el proyecto.

5.7. Cambios a las Políticas, Estándares o Procedimientos del SGSST

Antes de comenzar cualquier operación, procedimiento o actividad que esté en conflicto con los
estándares o procedimientos es obligatorio obtener una aprobación de “cambio”.

Nota: Los Cambios a las Políticas, Estándares o Procedimientos temporales, son válidos
únicamente para un periodo de tiempo determinado.

5.8. Solicitudes en caso de Emergencia.

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En caso de no haber suficiente tiempo para procesar la solicitud escrita, como por ejemplo cuando
hay peligro inminente de daños al personal, propiedad, o el medio ambiente se puede dar una
aprobación verbal.

 La aprobación para una solicitud verbal en caso de emergencia solo la realiza la persona que
está en el mismo nivel de autoridad para aprobar solicitudes escritas.
 Todas las aprobaciones verbales serán documentadas por quien las presente, después del
hecho, llenando el formato de “solicitud de cambio” y enviando una copia al personal del de-
partamento de Control y Gestión.

Nota: La firma de quien aprueba la solicitud verbal no es obligatoria. Quien presente la solicitud
debe registrar el nombre de la persona que dio su aprobación verbal, la fecha y hora de tal
aprobación.

5.9 Suspender un trabajo

Cualquier persona tiene la autoridad para parar o suspender un trabajo que se esté realizando si
ocurre alguna de las siguientes condiciones:

- A un empleado se le solicita o se le ordena que se desvíe de las prácticas estándar de la

industria o de los procedimientos, prácticas o políticas de operación segura.

- El empleado considera que tal acción amenaza la seguridad de alguna persona, de los
equipos o del medio ambiente.

Una vez notificado, el personal operativo de la división, el personal directivo de la empresa y el

personal de seguridad serán responsables de la solución final de cualquier situación insegura que
no pueda ser resuelta en el sitio de trabajo.

5.10 Documentos básicos para la aprobación

Situación actual

Corta descripción de la situación actual, se deben anexar diagramas, planos diseños, que ayuden
a clarificar la situación actual.

Cambio Requerido
Describe los cambios o modificaciones propuestas con referencia a la situación actual. Se deben
anexar diagramas, planos, diseños que pueden ayudar a clarificar los cambios o modificaciones
solicitados.
Análisis de riesgos o requerimientos del SGSST.

Describir requisitos necesarios

 requerimientos aislamiento
 Niveles iluminación
 Permiso de trabajo o programa de operaciones concurrentes o simultáneas
 Limitaciones de espacio

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 Equipo extintor
 Procedimientos emergencia
 Análisis de riesgos ATS
 Consideraciones ambientales

5.11 Diseño y análisis técnico

De acuerdo con la dimensión de los cambios o modificaciones estos podrán requerir:

 Diseño de ingeniería - Cuando existe un cambio o modificación que puede comprometer

o modificar las condiciones de operación de los equipos, se realiza un diseño de ingeniería
incluyendo todos los cálculos necesarios para estar seguros que los cambios o modificacio-
nes no afecten al personal o los equipos. Se contacta una compañía especializada para
verificar este diseño de ingeniería.

 Aprobaciones externas - Algunos cambios o modificaciones se verifican y aprueban por el

fabricante de los equipos.

 Requerimientos de fabricación de partes o piezas – Para algunos cambios o modifica-

ciones será necesario fabricar piezas o equipos, en este caso se exigen para la fabricación
de estas partes o equipos los siguientes aspectos:

 Requerimientos de control de calidad de materiales o materias primas

 Requerimientos de pruebas no destructivas o pruebas de funcionamiento
 Procedimiento de soldadura
 Requerimientos de garantías de los equipos
 Requerimientos de operaciones o mantenimiento.

Algunos cambios o modificaciones requerirán de acciones operativas y de mantenimiento tales

como:
 Requerimientos de operación o mantenimiento recomendado por el fabricante.
 Entrenamiento especial para técnicos o personal administrativo
 Equipos de relevo o repuestos disponibles para equipos críticos.

5.12 Costos Estimados

Para poder preparar la orden de trabajo que soportará la solicitud de cambio o modificación, se
deberán calcular exactamente los costos reales que generan los cambios o modificaciones. Así
como un análisis del retorno de la inversión o justificación económica. Dependiendo de los costos
calculados se asignarán los niveles de aprobación.

6. Referencias

Decreto 1443 de 2015

7. Anexos

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FSGSST-047 Solicitud de cambio

CONTROL DE CAMBIOS
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1 10/02/2021 Creación del documento

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