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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO

PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO
Fecha de Emisión: 01/02/2017 – Vs. 1

1. OBJETIVO

Establecer las medidas de control y prevención en los procesos de cambio como compra de bienes materiales y
equipos; contratación de servicios, diseño del sitio de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, organización del
trabajo, incluso su adaptación a las capacidades humanas, con el fin de mitigar los distintos riesgos asociados al cambio
para llevarlos hasta un nivel tolerable.

2. ALCANCE

Es aplicable a CHOCOLATES WONKA en actividades administrativas y operativas, para todos los cambios mayores y
menores sean ellos temporales, permanentes o de emergencia en cuanto a la organización, personal, sistemas,
procedimientos, equipos, productos, materiales, o sustancias, cambios a las leyes y a la reglamentación.

3. DEFINICIONES

Cambio mayor: Este tipo de cambio es alguna actividad que puede resultar en alguna de las siguientes acciones:

Instalación de equipos adicionales

Cambios a nivel interno o externo
Nuevas líneas de negocio
Cambio de equipos
Cambio de contratistas
Introducción de tecnologías nuevas o no utilizadas en la operación
Cambio a los planes de respuesta a emergencias aprobados
Cambio de roles y responsabilidades de posiciones que estén relacionadas con operación, mantenimiento de los
procesos de la organización.
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Cambio menor: Cambio que cumple con alguno de los siguientes criterios:

Cambio de condiciones de diseño de equipos que no impactan la operación

No le aplica ninguno de los criterios para ser cambio mayor

Cambio temporal: Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de retomar a las condiciones de
diseño originales después de un tiempo determinado. Los cambios temporales están sujetos a las mismas evaluaciones
que los cambios permanentes.

Cambio de emergencia: Es un cambio que sigue un camino rápido, siguiendo el procedimiento normal de autorización
de manera que se puede ejecutar rápidamente. Este procedimiento se aplica a cambios que requieren ejecutarse muy
rápidamente porque la seguridad o la producción están seriamente amenazadas.

Cambio organizacional: Cambio en la estructura o responsabilidades de una organización o de alguna de sus posiciones

Cambios en la estructura organizacional de la operación

Cambios en los sistemas de horarios ó turnos de trabajo
Cambios de servicios de la organización a contratación con terceros
Cambios de contratistas con función fundamental para la integridad de las operaciones

Alcance: Capitulo obligatoria donde se presentara los límites de aplicabilidad del documento.

Requisito Legal: Leyes, reglamentaciones y compromisos adquiridos ante la autoridad ambiental.

Otros Requisitos: Hace alusión a códigos voluntarios de conducta. También puede referirse a compromisos adquiridos
con las partes interesadas (entre las cuales se incluye la comunidad).

Parte Interesada. Individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño ambiental de una organización.
Especificaciones: Conjunto de características a cumplir en un procesos.

Instructivo: Indica la forma en que una acción se debe efectuar. Es el detalle de las operaciones que deben ser
ejecutadas por una persona.
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Requisito: Necesidades o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Sistema: Conjunto de elementos relacionados o que interactúan.

4. RESPONSABLES

GERENCIA GENERAL
El responsable de la gestión y efectividad del sistema Integral es el Gerente debe cerciorarse que el personal haya sido
capacitado en la nueva función y cumpla con el perfil de competencia requerido.

DIRECTOR SGC

Debe elaborar el análisis del mismo y determinar la factibilidad técnica de éste, indicando las recomendaciones en el
formato “Gestión del Cambio”. Verifica la aplicación de este procedimiento previo a la ejecución del cambio.

TRABAJADORES

Participar en las actividades de programadas, Divulgar y velar por los temas que comprometan el mejoramiento continuo
del Sistema de Gestión de Calidad.

DUEÑOS DE PROCESO

Deben elaborar el análisis del mismo y determinar la factibilidad técnica de éste, indicando las recomendaciones en el
formato “Gestión del Cambio”.

5. DESARROLLO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Solicitud de Un cambio puede ser propuesto por cualquier persona
Cambio. Dueños del de la operación, a través de sus supervisores,
Proceso coordinadores o jefes inmediatos como respuesta a una
Director SGC necesidad percibida. Adicionalmente, puede ser
resultado de revisiones o de recomendaciones de
evaluaciones de riesgo, investigación de incidentes,
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

auditorías u otro. El originador debe hacer en lo posible
una estimación inicial del costo de la modificación y del
beneficio económico de seguridad o producción que se Formato de
obtendrá con el cambio Gestión de
El solicitante inicia el proceso de cambio, completando el Cambio
formato de “Gestión de Cambio”, de ser necesario se
anexan los documentos justificativos, y envía al Director
SGC.

El Director SGC analiza lo solicitado y la base técnica

para efectuar el mismo, determina si es necesario, en
caso contrario no prosigue con el análisis, en caso de
considerar procedente, firma su aprobación.

Si se requiere el Gerente revisa y aprueba el cambio,

gira instrucciones para realizar el mismo, según su
clasificación en: Estructural, Tecnológica, entre otros, y
envía el formato “Gestión de Cambio” al Director SGC
para su control.
Las contingencias previstas que pueden afectar la
integridad del sistema de gestión en SST son:

 Cambios en Legislación – Normatividad técnica Formato de

 Cambios en la Estructura Organizacional. Gestión de

 Nuevas contrataciones Cambio

Evaluación Gerente General  Cambios en la Normatividad de Sistemas de

Del Cambio Director SGC Gestión
 Contingencias por Mejoras en Infraestructura
Operacional
 Cambios en operaciones o ampliación de servicios
 Cambios en temas ambientales: aspectos y/o
impactos

Toma de Gerente General

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

 Obtener información para puntualizar el impacto del
cambio
 Determinar la necesidad de apoyo de especialistas
para el análisis y toma de decisiones
 Objetivos General y Específicos que implica el Formato de

decisiones frente Dueños del proceso cambio. Planeación estratégica. Gestión de

al cambio Director SGC  Alcance y Enfoque del cambio Cambio

 Resultados a Obtener
 Recursos y Presupuesto
 Posibles Riesgos
 Plan de Acción

Los cambios en el sistema de gestión de calidad y todas

Gerente General las acciones de mejoramiento que se detecten se
Implementación
Dueños del proceso registran en el “Plan de Acción”, las decisiones tomadas Acta de
del cambio
Director SGC por las partes que correspondan quedarán registradas Reunión
en el acta de reunión.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Formato Gestión del Cambio

 Acta de Reunión

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del cambio Motivo del cambio Versión que cambia

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