EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTION DE CAMBIO

PROCEDIMIENTO GESTION DE CAMBIO

EMPRESA
XXXXXX

ELABORADO POR:
XXXXX

ASESORÍA TÉCNICA Y METODOLÓGICA DE

CIUDAD XXXX
FECHA XXXX

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 EMPRESA PROCEDIMIENTO GESTION DE CAMBIO

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO................................................................................................................ 3
2. ALCANCE................................................................................................................. 3
3. RESPONSABLES.....................................................................................................3
4. CONDICIONES GENERALES..................................................................................4
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES..........................................................................5
6. MANEJO DEL CAMBIO............................................................................................5
a. Actividades............................................................................................................... 5
b. Tecnología................................................................................................................ 5
c. Riesgos..................................................................................................................... 6
d. Documentos.............................................................................................................. 6
e. Administrativos..........................................................................................................6
e. Cambio de instalaciones...........................................................................................6
7. REGISTRO DEL CAMBIO........................................................................................7
8. MONITOREO Y REVISIÓN......................................................................................7
9. DOCUMENTACION Y REGISTROS ASOCIADOS...................................................7
10. REGISTRO DE MODIFICACIONES.......................................................................7

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la gestión del cambio para cada una de las
actividades desarrolladas dentro de la EMPRESA XXX y sus proyectos que puedan
generar un alto potencial de riesgo y así controlar las desviaciones, asegurando el
logro de los objetivos propuestos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para a cada uno de los procesos de la EMPRESA XXXX
(Tanto de oficina central como en cada uno de sus centros de trabajo).

3. RESPONSABLES

Director:
 Aprobar los cambios según el nivel de aprobaciones.
 Aprobar los documentos de congelamiento del alcance SG-SST

Mesa de gestión de cambio:

 Evaluar y recomendar la causa, justificación e impacto del cambio a los proyectos
desde las perspectivas, financieras, económicas, de programación (evaluaciones
técnicas).

Líderes:
 Evaluar el impacto de los cambios del proyecto.
 Revisar y validar la información diligenciada por cada solicitante.
 Obtener información confiable y objetiva para soportar la solicitud.
 Implementar las acciones que propendan por la minimización de cambios.
 Realizar los trámites necesarios para poder implementar el cambio.
 Asegurar el registro y seguimiento a los cambios aprobados.

Encargado SG-SST:
 Soportar a los solicitantes en el cumplimiento del procedimiento de gestión de
cambio.
 Asegurar el correcto desarrollo del procedimiento gestión de cambio.
 Formular acciones de mejora a partir de análisis de causas.
 Verificar los impactos de tiempo, costo, y beneficios. Previos a la aprobación final
de las solicitudes
 Aprobación de la modificación de la línea base de la compañía.
 Asegurar que se evalué el impacto económico de la implementación del cambio,
mediante actualización del modelo.
 Hacer seguimiento y consolidar los controles de cambio aprobados

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4. CONDICIONES GENERALES

Es importante para EMPRESA XXX identificar los peligros y riesgos asociados a los
cambios que se generen en las diferentes actividades antes de introducir tales
cambios, contemplando aquellos riesgos internos y externos que podrían ser
introducidos, por las partes interesadas como (Ej. Nuevos procesos, tecnología,
modificación legal, de reglamentos, evolución de los conocimientos en SG-STT etc.),
con el fin de eliminar o minimizar las consecuencias en caso de que un evento se
materialice, gestión del cambio teniendo en cuenta los siguientes puntos:

 Establecer criterios de identificación de la necesidad de cambio

 Prever obligación de soporte del cambio
 Validar el conocimiento de la capacidad del elemento a cambiar
 Comunicación a involucrados en el cambio

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

# ACTIVIDAD
1 Planeamiento del cambio
2 Evaluación de impacto
3 Autorización gerencial
4 Comunicación y socialización
5 Capacitación y
entrenamiento
6 Evaluación periódica
7 Documentación de
cumplimiento
OBSERVACIONES
A partir de la solicitud, establecer la necesidad
de cambio según alguno de los siguientes
criterios:
1- Aumento del requerimiento
2- Disminución del requerimiento
3- No cumplimiento del estándar
Evaluar los efectos positivos y adversos del
cambio, conjuntamente con el responsable del
área SG-SST,
Evaluar los riesgos del proceso de cambio.
Plantear el cambio a Gerencia
Gerente evalúa disponibilidad presupuestal
Establece la fecha límite para el cambio
Difusión del cambio a los jefes- cadena de
mando
Identificar necesidades de formación,
capacitación y entrenamiento en personas
involucradas.
Realizar formación
Revisar y establecer sistema de evaluación
periódica del cambio.
Se evidencia en el seguimiento desviaciones
del estándar se debe informar al responsable
SG-SST
Documentar cumplimiento del cambio

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6. MANEJO DEL CAMBIO

a. Actividades
Se aplica en cuanto a cambio de actividades, bajo la verificación de los Planes de
trabajo, por parte del encargado del SG-SST, en la cual se identifica si el personal
realizará actividad diferente a la contemplada inicialmente en la matriz de identificación
de peligros, se evalúa a través de análisis de riesgos (AR preliminar), se gestiona
elementos de protección personal y/ o elementos de trabajo, y se monitorea
cumplimiento de los controles. Paralelo a ello, se ajustan procedimientos seguros de
trabajo.

b. Tecnología
En cuanto a cambios en los procesos de trabajo, al incrementarse las actividades
Automatizadas por el desarrollo del proyecto, que ameritan acondicionamiento de
equipos, se gestiona en conjunto con las áreas interesadas en el proceso
(administración y área técnica), la viabilidad del cambio en cuanto a que no genere o
incrementen los riesgos (seguridad y salud), verificación de competencias del uso de
nuevos equipos, así como el
Estudio de costo.

c. Riesgos
La EMPRESA XXXX cuenta con un procedimiento de IDENTIFICACIÓN,
VALORACIÓN PELIGROS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS, contempla que se debe
aplicar sistemáticamente un procedimiento para la identificar peligros, evaluar,
controlar y monitorear los riesgos en los cambios de cada proyecto, asociados a la
organización, actividades, procesos de trabajo, etc.

d. Documentos:
Tiene por objeto establecer el mecanismo de elaboración, organización y modificación
de los documentos internos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el trabajo,
con el fin de asegurar que la documentación del sistema se pueda entender y operar
de manera efectiva, eficiente y confiable.

e. Administrativos:
Cambios de personal: En caso de requerir cambios de personal por vacaciones,
permisos no remunerados, licencias, incapacidades; LA EMPRESA XXX realizará el
procedimiento de contratación que incluye inducción SST. Durante la inducción al
cargo se procurará el empalme con el funcionario saliente o en caso de no ser posible
con el jefe inmediato dejando registro.

e. Cambio de instalaciones:
En caso que requiera ser efectuado cambios en procesos, legislación, instalaciones,
la administración de LA EMPRESA XXX analizará, evaluará, aprobará previamente y
ejecutará, contemplando según requerimientos, lo definido en documentación siempre
y cuando sea aplicable al tema específico del cambio.

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7. REGISTRO DEL CAMBIO

En cada uno de los documentos elaborados en LA EMPRESA XXX, queda el registro
de modificaciones, en el cual se evidencia versión del documento, fecha de
modificación, numeral modificado y naturaleza del cambio.

8. MONITOREO Y REVISIÓN
Se debe coordinar actividades de seguimiento y control para monitorear el

Cumplimiento de los estándares establecidos en este procedimiento.

9. DOCUMENTACION Y REGISTROS ASOCIADOS

Los siguientes documentos y registros hacen parte de este procedimiento:

No. DOCUMENTACIÓN

1 Política de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el empleador.

2 Objetivos de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el empleador.

Responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del Sistema de

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Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST;
Identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos (matriz de
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identificación de peligros evaluación y valoración de riesgos).
Informe de las condiciones de salud, acorde a los riesgos de la empresa y los programas de
5
vigilancia epidemiológica.
Perfil sociodemográfico acorde a los riesgos de la empresa y los programas de vigilancia
6
epidemiológica.

Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo - SST, firmado por el empleador y el
7
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST;

8 Programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo SST.

Soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes,

9
contratistas, cooperados y en misión;
Procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo SST. (Ej.:
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procedimientos de trabajo seguro)

11 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal EPP.

Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y
12
demás instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.

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Soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y

13 Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y Salud
en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones

Reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

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laborales de acuerdo con la normatividad vigente.

Identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus

15 correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. (Plan de
preparación y respuesta a emergencias)

Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los

16 resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos
biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos.

17 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas.

La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos
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Laborales que le aplican a la empresa.

19 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

10. REGISTRO DE MODIFICACIONES

FECHA NUMERAL NATURALEZA DEL

VERSIÓN MODIFICACION MODIFICADO CAMBIO
1 30-01-15 - VERSION ORIGINAL