MACROPROCESO: Gestión humana Código:

PROCESO: seguridad y salud en el Versión: 0

trabajo
Procedimiento: procedimiento gestión Fecha: Mayo 2023
del cambio

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO

Versión 0
Colfondos S.A Pensiones y cesantías
Mayo 2023
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Contenido
CONTROL DE DOCUMENTOS.........................................................................................................2
CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................................2
1. DEFINICIONES.........................................................................................................................3
2. ASPECTOS GENERALES...........................................................................................................4
2.1 Objetivos....................................................................................................................................4
3. ALCANCE....................................................................................................................................4
4. PROCEDIMIENTO..........................................................................................................................4
4.2 Manejo.......................................................................................................................................5
4.3 Proceso general..........................................................................................................................6
4.3.1 Cambios en instalaciones.......................................................................................................6
4.3.2 Cambios en proveedores........................................................................................................6
4.3.3 Cambios en personal..............................................................................................................6
4.4 Revisión y aprobación de los documentos, actualización de las matrices de riesgos de salud y
seguridad en el trabajo...........................................................................................................................6

CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaborado Revisado por : Aprobado por:

por:
Diego
Andrés
Sánchez

CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Descripción del Fech

cambio Creación a
Procedimiento de 18-05-2023
gestión del cambio
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1. DEFINICIONES

Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades

relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. Cuando se
considera lo que constituye un lugar de trabajo, se debe tener en cuenta los
efectos de la seguridad y salud ocupacional sobre el personal que, por ejemplo,
se encuentra de viaje o en tránsito (por ejemplo: va en automóvil, en avión, en
barco o en tren), está trabajando en las instalaciones de un cliente, o está
trabajando en su propia casa.
Personal: Conjunto de individuos que trabajan en el mismo lugar de trabajo,
organismo ó
empresa.
Sistemas de Gestión SGSST: Parte del sistema de gestión de una
Organización, empleada para desarrollar e implementar su política de seguridad
industrial y salud ocupacional y gestionar sus riesgos
Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad
o un proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto
a fondo y a la forma de un documento.
Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin
determinado o son
propias de una persona, una profesión o una entidad.
Materiales y Equipos: Conjunto de máquinas, herramientas u objetos de
cualquier clase, necesarios para el desempeño de un servicio o el ejercicio de
una profesión.
Contratistas: Persona o empresa que presta servicios a la compañía, tales
como automóviles, helicópteros, lanchas, catering, plantas de tratamiento de
aguas entre otras
Proveedor: productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o
prestador de un servicio o información. Un proveedor puede ser interno o
externo a la organización. En una situación contractual un proveedor puede
denominarse "contratista".
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Proyecto: proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas
y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr
un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costo y recursos.´

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

Documento: Información y sus medios de soporte.
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2. ASPECTOS GENERALES
2.1 Objetivos

Manejar y controlar de forma oportuna cualquier cambio que pueda afectar los
procesos de la compañía tanto en sus peligros y riesgos

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los cambios de operación, sistemas de

gestión, actividades, materiales, equipos, procedimientos, servicios y productos, que
afecten la Seguridad y Salud en el Trabajo de tal manera que sean identificados y
valorados determinando las acciones y controles a implementar antes de que se
implementen los cambios.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

 Gerente: Aprueba los cambios y la documentación pertinente

 Encargado del SG SST: Por redactar los documentos involucrados, los

formatos y revisarlos; así mismo deberá consolidar la información de los
cambios requeridos.
 Jefes de departamento: Por solicitar los cambios, establecerlos,
documentarlos e implementarlos una vez aprobados.
Nota:
Para Cambios relacionados con infraestructura, el responsable de reportar los
cambios será el encargado de infraestructura física.
Para Cambios relacionados con tecnología, el responsable de reportar los
cambios será el
encargado de tecnología.
Para Cambios relacionados con contratación, el responsable de reportar los
cambios será el encargado de recursos humanos.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Identificación

Se identificarán con base a criterios como generación de nuevos procesos,

identificación de Descripción de los tipos de cambios:

Infraestructura: Cambios en instalaciones (construcción de instalaciones,

adecuaciones de oficinas, modificaciones a estas estructuras, zonas de
almacenamiento de materiales),
Requisitos legales o contractuales: se generan a partir de la identificación,
seguimiento y verificación de cumplimiento de requisitos legales y/o de contratos
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que suscriba la organización.

Cambios de personal, contratistas, proveedores: cuando se puedan
presentar cambios significativos en cargos de personal tanto directo como
contratistas y proveedores nuevos que su desempeño afecte notoriamente el
sistema, para lo cual se regirán por el proceso de Recursos humanos para
personal vinculado a la compañía y Compras para selección de proveedores y
contratistas.
Creación de nuevos procesos, cambios en actividades, materiales e insumos:
(Cuando
Sistema de Gestión: Cuando como consecuencia de los resultados de la revisión del
sistema tanto en aspectos positivos como negativos y/o seguimiento al desempeño
del mismo se requieran implementar cambios a nivel general.

4.2 Manejo

Cuando se genere un cambio en cualquier de las estructuras, equipo o

procesos, una vez sea aceptado y aprobado, se ejecutará el proceso de la
gestión del cambio.
Ninguna gestión de proceso de cambio se puede realizar si no es aprobada y
revisada por la Gerencia y el encargado del SG SST.

Los cambios se realizarán mediante la identificación, evaluación y control de los

peligros y minimización de los impactos que se generen y se aplicarán el nivel
de controles de eliminación, sustitución, controles de Ingeniería, precauciones
y/o controles de administración y equipo de protección personal, estos serán
cargados en la Matriz de Planificación del Cambio por el encargado del SG
SST, quien será el responsable de consolidar la información y realizar el
respectivo seguimiento.

La forma de aplicar controles para manejar el riesgo o minimizar los impactos al

ambiente

 Eliminación: modificar un diseño, operación o equipo para eliminar el

peligro, por ejemplo, introducir dispositivos mecánicos de alzamiento para
eliminar el peligro de manipulación manual.
 Sustitución: sustituir por un material menos peligroso o reducir la energía
del sistema (por
ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presión, la temperatura, etc.).
 Controles de ingeniería: instalar sistemas de ventilación, protección
para las máquinas, enclavamiento, cerramientos acústicos, etc.
Señalización, advertencias, y/o controles administrativos: instalación de
alarmas,
procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso.
 Equipos de protección personal: gafas de seguridad, protección
auditiva, máscaras faciales, arneses de seguridad y cuerdas,
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respiradores y guantes.

4.3 Proceso general

De acuerdo al tipo de cambio correspondiente a las operaciones de la

compañía, el responsable de la identificación debe seguir los siguientes
parámetros:
4.3.1 Cambios en instalaciones
sea construcción de locaciones (oficinas, modificaciones a estas estructuras),
construcción de helipuertos, zonas de almacenamiento de materiales peligrosos
(explosivos, gases, combustibles, aceites, productos alcalinos y productos ácidos
entre otros).
 Utilice el formato planificación de cambios

 Utilice la matriz de identificación de peligros de acuerdo al cambio que se va

a generar.

4.3.2 Cambios en proveedores

contratistas (vehículos), equipos especiales para medición, (estudios especiales de

higiene), modificaciones en los contratos operacionales. (Por ejemplo,
implementación de un proceso no contemplado en el contrato original como
cualquiera de los anteriores).
 Utilice el formato planificación de cambios.
 Envíe su propuesta con los cambios sugeridos o el borrador de los
procedimientos nuevos a implementar para que sean revisados y
aprobados por la Gerencia y el encargado del SG SST.
 Cambios en la utilización de sustancias y materiales peligrosos, como:
ACPM, Gasolina, Aceites de motor etc.
 Utilice el formato planificación de cambios.

4.3.3 Cambios en personal.

A todo el personal nuevo debe realizarse inducción al SG SST, incluyendo

operaciones propias a realizar y evaluar su entendimiento.

4.4 Revisión y aprobación de los documentos, actualización de las

matrices de riesgos de salud y seguridad en el trabajo.

De acuerdo al cambio que se establezca; hacer la evaluación de si los controles

existentes son suficientes ó si se requieren otros controles.
 Utilice el documento Procedimiento para identificación de peligros,
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valoración de riesgos y determinación de los controles, Divulgar los nuevos

documentos y/o procedimientos.