GESTIÓN HSEQ GHSEQ-PR-019

Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL CAMBIO
Febrero 5 de 2015

“Procedimiento de Gestión del Cambio”

Firmas de Autorización

Elaboró Aprobó

Natalia Quecho Gonzalo Barajas

Coordinadora de HSEQ Gerente General

 GESTIÓN HSEQ GHSEQ-PR-019

Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL CAMBIO
Febrero 22 de 2016

1. OBJETIVO
Establecer una metodología que permita identificar sistemáticamente los cambios que
pueden tener afectación en el SG-SSTA de la Empresa, y planificar sus efectos, antes de
introducir tales cambios

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los cambios a realizar en la Empresa, procedimientos,
políticas, herramientas y estándares HSEQ; los cuales por su naturaleza conlleven riesgos
inherentes, a menos que sean adecuadamente controlados, considerando los efectos que
puedan tener sobre la salud, la seguridad, el ambiente, la infraestructura, la relación con el
cliente y demás partes interesadas, así como la funcionalidad de los equipos.

3. DEFINICIONES

3.1. Análisis del Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y características
de los peligros y aspectos ambientales para evaluar la magnitud de los riesgos e
impactos asociados en los cambios y decidir si estos son o no aceptables.
3.2. Área ejecutora del cambio: Área responsable de la implementación, desarrollo,
entrega y seguimiento del cambio.
3.3. Área Usuaria del Cambio: Área que recibirá el cambio para su uso final
3.4. Cambiar: El conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las
organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional.
3.5. Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y/o procedimientos para
identificar peligros y aspectos, evaluar, controlar y monitorear
3.6. Cambio permanente: Son los que se quedan indefinidamente. Un ejemplo típico
de estos casos es: Actualización de normas y procedimientos y actualización de
equipos.
3.7. Cambio temporal: Aquel que es planeado y efectuado con la posibilidad de
retornar a las condiciones de diseño originales después de un tiempo específico.
Ellos están sujetos a las mismas evaluaciones que los cambios permanentes;
ejemplo de estos son: Cambios en el ajuste de alarmas o válvulas de seguridad,
mantenimiento correctivo de los equipos y alteración en los requerimientos de
equipos críticos para continuar con la operación.
3.8. Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino cortó a través del
procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar rápidamente. La
documentación detallada requerida se completará posteriormente y solo entonces el
cambio se clasificará como temporal o permanente.

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Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL CAMBIO
Febrero 22 de 2016

3.9. Partes Interesadas: Grupo de trabajo con responsabilidades directas en la

administración del cambio establecido.

4. RESPONSABILIDAD

GERENCIA GENERAL
 Evaluación del cambio propuesto
 Aprobación oficial del cambio

GESTION HSEQ
 Elaborar, modificar, divulgar, implementar y controlar éste procedimiento.
 Verificar el cumplimiento de este procedimiento
 Hacer seguimiento a las necesidades de gestión del cambio que ocurran en la
compañía.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Identificar el cambio

Se debe informar al área HSEQ, cualquier cambio propuesto a realizar antes de
implementarlo. Los cambios pueden estar relacionados con cualquiera de los siguientes
aspectos:
 Instalación e Infraestructura
 Requisitos legales
 Operaciones
 Equipos y herramientas
 Estructura organizacional
 Sistema de Gestión
 Personal
 Otros

5.2 ANALISIS DEL CAMBIO

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Fecha de Actualización:
PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL CAMBIO
Febrero 22 de 2016

Una vez el área HSEQ ha sido informado del cambio propuesto efectuará el análisis
correspondiente para:
 Identificar la naturaleza del cambio
 Verificar las razones de implementación del cambio
 Analizar los riesgos antes de implementar el cambio

Una vez efectuado el análisis se comunicará a las partes interesadas los resultados de dicho
análisis para la toma de la decisión de implementación del mismo con el propósito de
eliminar o minimizar los riesgos o impactos que se generen al implementar dichos cambios.
Se debe dejar evidencia mediante el formato establecido para el análisis de la gestión del
Cambio por parte del área HSEQ. Las modificaciones que sé que requieran y afecten el SIG
deberán ser solicitadas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control de
Documentos.

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PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL CAMBIO
Febrero 22 de 2016

5.3 DIVULGACION DEL CAMBIO

Después de analizado y aprobado el cambio, el área HSEQ deberá comunicar por medio del
correo electrónico a todas las partes interesadas y/o afectadas por el cambio, con el fin de:
 Realizar la retroalimentación cuando considere que las acciones a implementar
generan riesgos no controlados o no identificados.

 Informar sus funciones y responsabilidades relacionadas con el cambio.

En caso de presentarse alguna objeción y/o recomendación, deberá informarse al área

HSEQ, con el fin de considerar los aspectos no evaluados.

6. REGISTROS
- Formato Identificación y Análisis de la Gestión del Cambio GHSEQ-FO-088,
Versión 2

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha de aprobación Descripción del Cambio

1 05 de Febrero de 2015 Creación y aprobación del procedimiento.

2 22 de Febrero de 2015 Modificación del objetivo, alcance y definiciones