ESTRUCTURA DOCUMENTAL PARA LA GESTION DE PROYECTOS EN EL CENTRO

INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO Y MANUFACTURA

Wilson Mauricio Márquez Ricaurte
Formación Titulada, SENA CIMM Sogamoso, wmarquezr@sena.edu.co
Jeinson Fernando Bello Barrera
Formación Titulada, SENA CIMM Sogamoso, jbellob@sena.edu.co

Resumen

Para la fabricación de nuevos productos se deben tener en cuenta distintas fases como son: diseño, verificación,
fabricación y puesta a punto de un producto, las cuales se interrelacionan entre si y cualquier cambio en estas
fases determina un cambio total a la planeación. Actualmente en el desarrollo de los proyectos surgen cambios en
las distintas fases, principalmente en la de diseño, y debido a una inadecuada gestión de información se ocasionan
perdidas de tiempos, materiales, conocimiento y presupuesto. Adicionalmente, se observan falencias en la gestión
de proveedores, retrasos y reprocesos debido a que desde el comienzo del proceso (en diseño) no se tiene en
cuenta la tecnología blanda(conocimiento), y la tecnología dura (Maquinaria, equipo, e infraestructura) necesaria
para la realización de nuevos productos.

Por lo tanto es necesario registrar y controlar todas las variables inherentes al diseño y desarrollo de un producto
específico dentro de un proyecto; en el que interactúan diversos programas de formación de manera concurrente
en un mismo objetivo, haciendo de este un proceso complejo en el que se debe tener un control de cambios
estricto que permita describir detalladamente todas las modificaciones para facilitar la determinación de su
impacto y finalmente consolidar lecciones aprendidas en un entorno de aprendizaje constante para los aprendices
SENA.

Como objetivo principal del proyecto se definió la determinación de una estructura documental que permita
gestionar adecuadamente los proyectos de investigación aplicada y otros a que haya lugar en el Centro Industrial
de Mantenimiento y Manufactura de Sogamoso, relacionados con el diseño y construcción de un producto
específico en el que participan varios programas de formación.

Se tomó como base la metodología de gestión de proyectos Prince 2, para la determinación de la estructura
documental requerida en la gestión de cada uno de los proyectos obteniendo como resultados el diseño de
diversos documentos como son:
 Formato bill of materials
 Ficha técnica de la pieza
 Listado de equipos/herramientas.
 Codificación de componentes
 Gama de procesos
 Diagnóstico e informe de seguimiento.

Palabras clave

Proyecto, Prince 2, Documento, Gestión, Programa.

1 Introducción
El desarrollo económico y social de un país depende en gran medida de la innovación y
desarrollo tecnológico. En este aspecto el gobierno nacional ha fijado políticas claras en
materia de educación, que se ven reflejadas en la acreditación de los programas de formación
que ofrecen las instituciones educativas. El SENA no ha sido ajeno a este proceso, por lo cual
todos sus programas son auditados y acreditados por el Ministerio de Educación, previo
cumplimiento de una serie de requisitos.
Uno de esos requisitos que definen la calidad de un Programa de Formación es el desarrollo de
proyectos de investigación, en los cuales se valide la aplicabilidad de teorías y conceptos
vistos en los ambientes de formación.
En el Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura, se están desarrollando diversos
proyectos, en los que intervienen aprendices de diversos programas en distintos campos de
acción.
Esta variabilidad de saberes y de personas hacen complejo el proceso investigativo de manera
efectiva. Por lo tanto se identificó la necesidad de establecer estándares documentales que
permitan registrar lo hecho por los aprendices en cada uno de los proyectos de manera clara y
organizada, enriqueciendo de esta manera el proceso de enseñanza aprendizaje.

2 Estado del Arte

Para comprender mejor la problemática que se da en la gestión documental de los proyectos se ha
venido trabajando desde la parte de la Gestión de proyectos en la que en 1975 se crea el método de
gestión de proyectos PROMPT (Project Organisation, Management & Planning Techniques), por parte
de Simpact Systems Ltd. En 1979 PROMPT es adoptado por el gobierno del Reino Unido y en 1986
las comisiones de la CCTA rediseñan el proyecto para que en 1989 se Publique el modelo PRINCE y
en 1990 se presenten los manuales.

En el 2001 la CCTA “Office of Government Comerce” del gobierno británico, revisa y actualiza el
manual de PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) el que se constituye como un método
estructurado para la gestión efectiva de proyectos utilizado por el gobierno del Reino Unido,
ampliamente reconocido y utilizado por el sector privado, en este se ofrece una guía de buenas
prácticas en la gestión de proyectos en el cual se sugieren los documentos que son necesarios, pero se
limita en la gestión más específica y poco flexible para un ámbito de aprendizaje, en algunos casos
saturando de documentos y procesos de gestión los proyectos.

Por su parte el PMI® (Project Management Institute) publica en el 2013 el PMBOK® (Project
Management Body of Knowledge) una guia de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas
para cumplir con los requisitos de un proyecto, permitiendo identificar un conjunto de 47 procesos,
distribuidos en 5 macroprocesos generales como lo son: inicio, planificación, ejecución, control,
monitorización y cierre, lo que presenta lineamientos del tipo de documentación y productos necesarios
pero no de forma.

En el libro de Administración de Operaciones de Chase Aquilano Jacobs se presenta una clara

descripción de los procesos específicos a los que son sometidas las materias primas, las piezas
y los subensambles a su paso por los diferentes puestos de trabajo, de esta forma se
determinan instrumentos de administración de producción como los Planos de Pieza, las
Graficas de Ensamble, Hojas de Ruta y Graficas de Flujo de Proceso, haciendo un
acercamiento mayor al control documental que se busca en los proyectos.

La norma ISO 9001 enfocada hacia la implementación de sistemas de Gestión de Calidad

identifica requisitos necesarios en la adecuada documentación de procesos entre los que se
encuentran: Creación, Actualización, Identificación y Descripción, Revisión y Aprobación,
Versión y Soporte y Disponibilidad.
Por otra parte, con el desarrollo de nuevos productos en menor tiempo el PLM Product
Lifecycle Management Gestión del Ciclo de Vida de Productos se ha constituido en una
metodología importante para manejar la información en la empresa al facilitar el diseño y
desarrollo de nuevos productos y servicios a través del trabajo colaborativo, concurrente y
multidisciplinario. La aplicación de esta estrategia se desarrolla en distintas fases como lo son:
estudio de mercado, diseño, validación, fabricación, verificación y presentación del producto
todo esto enmarcado en el manejo de soluciones CAD, CAE, DMF y PDM.

3 Marco teórico
El Diseño y desarrollo de un producto que cumpla con las especificaciones exigidas por un
cliente, se convierte en un reto para la empresa o institución encargada para tal fin. En este
caso el Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura ejecuta diversos proyectos
enfocados hacia la investigación aplicada, en los que participan varios programas de
formación en constante trabajo colaborativo. En algunos casos se desarrollan proyectos
pioneros en el país por lo que se requiere de estándares documentales y técnicos que permitan
administrar adecuadamente los recursos, controlar los cambios de diseño y registrar
efectivamente la información.
En ese orden de ideas se tomó como base la teoría de Diseño de flujo de procesos de
Manufactura mencionada en el libro Administración de Operaciones de Chase Aquilano
Jacobs en su Capítulo 7 donde se realiza una clara descripción de los tipos de procesos y su
flujo en la manufactura como un método que sirve para evaluar los procesos específicos a los
que son sometidas las materias primas, las piezas y los subensambles a su paso por los
diferentes puestos de trabajo.
Por ende como principales instrumentos de la administración de la producción se pueden
enunciar:
 Planos de Pieza
 Graficas de Ensamble
 Hojas de Ruta
 Graficas de Flujo de Proceso
Dichos instrumentos se convierten en herramientas de diagnóstico y control de operaciones, en
un proyecto de producción, propendiendo por el registro de actividades reales vs las planeadas
para que de tal forma se consoliden lecciones aprendidas que promuevan el mejoramiento
continuo del proceso.
En primera instancia podemos describir el plano de la pieza (figura 1) como una imagen
ampliada del producto que muestra las partes que la componen.

Figura 1. Plano de Pieza

Seguidamente se tiene la gráfica de ensamble (figura 2) que utiliza la información del plano de
la pieza y define (entre otras cosas) cómo deben ir colocadas las piezas, el orden para armarlas
y, muchas veces, un esquema del flujo general de los materiales.

Figura 2. Grafica de Ensamble

La hoja de ruta y operaciones (figura 3), como su nombre indica, detalla la ruta del proceso y
las operaciones que corresponden a una pieza particular. Presenta información como la
relativa al tipo de equipo, herramientas y operaciones que se necesitan para fabricar la pieza.
 Figura 3. Hoja de Ruta y Operaciones

Por último se tiene una gráfica de flujo del proceso, como la de la figura 4, que expone lo que
va sucediendo con el producto a su paso por las instalaciones productivas.

Figura 4. Grafica de flujo de proceso

Por otra parte la norma ISO 9001 enfocada hacia la implementación de sistemas de Gestión de
Calidad, se consultó para la identificación de los requisitos necesarios en la adecuada
documentación de procesos entre los que se encuentran:
 Creación
 Actualización
 Identificación y Descripción
 Revisión y Aprobación
 Versión y Soporte
 Disponibilidad
Dichos requisitos definen un sistema documental robusto en el que se pueden controlar las
diversas variables inherentes a este tipo de proyectos que conllevan en su desarrollo
innumerables cambios por ser de carácter experimental y de investigación aplicada.
El cuerpo del trabajo debe ser subdividido en capítulos, ítems y sub-ítems, utilizando listas
numeradas multinivel con números arábigos y puntos. Los nombres de los capítulos, ítems y
sub-ítems deben escribirse con letras mayúsculas apenas al inicio y en los nombres propios y
justificados a la izquierda.
El PLM (Product Lifecycle Management) Gestión del Ciclo de Vida del Producto una
metodología que manejar la información en la empresa facilitando el diseño y desarrollo de
nuevos productos y servicios a través del trabajo colaborativo, concurrente y
multidisciplinario. La aplicación de esta estrategia se desarrolla en distintas fases como lo son:
estudio de mercado, diseño, validación, fabricación, verificación y presentación del producto
todo esto enmarcado en el manejo de soluciones CAD, CAE, DMF y PDM.

4 Planteamiento del Problema

En el Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura CIMM ubicado en la ciudad de
Sogamoso se han venido desarrollado proyectos formativos y proyectos interdisciplinares en
los que se han visto limitados los avances de los proyectos producto de retrasos en las etapas
de desarrollo, sobrecostos de producción, reprocesos al llegar a la etapa de ensamble y puesta
a punto del producto, no conformidad en los productos finales, falta de correlación entre las
piezas y la información suministrada por los diferentes programas formativos que Lideran los
diversos sistemas que componen un producto. Esto genera demoras en la fabricación
sugiriendo las siguientes preguntas: ¿La documentación que se lleva actualmente para la
gestión de los proyectos está causando este tipo de problemas?, ¿La documentación es
necesaria para llevar una buena planeación y control en los proyectos del Centro? ¿Qué
requerimientos debe tener la documentación para ser efectivo el proyecto?
5 Desarrollo

De acuerdo con las temáticas enunciadas en el Marco Teórico se inició con la selección de las
herramientas documentales que ofrecen mayor utilidad para los proyectos que se ejecutan en
el Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura identificando los siguientes
requerimientos:

 Se requerían formatos para listar los componentes y o partes de piezas con su

codificación correspondiente que facilite su identificación y gestión.
 Se requerían formatos de ficha técnica por pieza para clarificar las características
funcionales y especificaciones.
 Se requerían formatos para el registro de actividades, responsables de su ejecución,
herramientas, materiales, tiempos estimados y reales entre otros datos de interés para el
proceso.
 Se requerían formatos para el seguimiento en la ejecución del proyecto registrando
actividades desarrolladas, novedades, observaciones y recomendaciones.
 Se requería de un estándar para la identificación de los documentos de acuerdo con el
proyecto, proceso que se esté ejecutando y tipo de documento.
 Se requería de un estándar para el control de cambios a nivel documental, por la misma
dinámica del proceso enseñanza aprendizaje, garantizando el mejoramiento continuo y
trazabilidad.
Una vez se establecieron los requerimientos documentales se procedió con la definición de los
procesos, diseño de documentos y codificación para su posterior divulgación. En síntesis se
establecieron los siguientes procesos:

a. Proceso de Diseño
b. Proceso de Fabricación

Para cada proceso se estructuraron diversos registros a saber:

a. Proceso de Diseño:
 Bill of Materials (Listado de Materiales).
 Ficha Técnica de Pieza.
 Listado de Equipos / Herramientas.
 Codificación de Componentes.
 b. Proceso de Fabricación:
 Gama de Proceso.
 Diagnostico.
 Informe de Seguimiento.
A continuación presentamos una breve descripción de cada uno de los documentos:

Bill of Materials: Este formato permite realizar un desglose de cada una de las partes o
elementos que componen una pieza en particular, para definir los materiales que se deben
comprar o los materiales que se deben fabricar.
Dicho formato contiene un espacio para el desglose de partes componentes, un espacio para la
colocación de un plano y de una fotografía explicativa.

Figura 5. Formato Bill of Materials

Ficha Técnica de Pieza: Es un documento que permite registrar las especificaciones técnicas
de cada pieza a fabricar (materiales, medidas, cantidades, etc).
 Figura 6. Formato Ficha Técnica de Pieza

Listado Equipos / Herramientas: Documento definido para establecer las necesidades de

equipos y herramientas requeridos en el proceso de fabricación.

Figura 7. Formato Listado de Equipos Herramientas

Codificación de Componentes: Es un documento definido con el propósito de asignar un

código único de identificación a cada una de las piezas que componen el producto diseñado.
Adicionalmente se estructuró una clasificación de sistemas que forman parte del producto y
pueden agrupar una o más piezas. Como ejemplo podemos enunciar los sistemas que
componen un vehículo (Frenos, Suspensión, etc).

Figura 8. Formato Codificación de Componentes

Gama de Proceso: Es un documento que forma parte del proceso fabricación el cual permite
registrar las operaciones necesarias en la manufactura del producto de manera secuencial,
junto con la maquinaria, equipos y herramientas a utilizar, materiales, documentos, el tiempo
estimado y el tiempo real, además de los responsables en su ejecución, el programa de
formación al que pertenecen, ambiente y observaciones a que haya lugar:

Figura 9. Formato Gama De Proceso

Diagnóstico: Documento definido para examinar las condiciones de funcionamiento de

determinada pieza a través de inspecciones para de tal forma definir si se requiere recambio de
partes o reproceso.
 Figura 10. Formato Diagnostico

Informe de Seguimiento: Es un documento diseñado para el registro de actividades

desarrolladas y su nivel de cumplimiento, novedades, observaciones, herramientas y equipos
faltantes

Figura 11. Formato Informe de Seguimiento

En cuanto a la codificación de los documentos se tomaron en cuenta los siguientes aspectos:

 El código debe contener la identificación del proyecto (2 caracteres).

  El código debe contener la identificación del proceso (1 carácter)
 El código debe contener la identificación del tipo de documento (1 carácter).
 El código debe contener un espacio para el consecutivo de los documentos diseñados
por proceso (1 carácter).

Cada documento contiene un encabezado en el que se consigna de izquierda a derecha la

información siguiente:
El logo del proyecto, el nombre de la institución, el proceso (Diseño, Fabricación), el titulo de
documento (Gama de Proceso, Bill of Materials, Ficha Técnica, Listado de Equipos y
Herramientas, Diagnostico, Codificación de Materiales). Por último se tienen los campos para
el registro del código del documento, la fecha de elaboración y la versión como se puede
evidenciar en la siguiente imagen de ejemplo:

Figura 12. Encabezado Documentos

Adicionalmente cada documento tiene un control de cambios para garantizar trazabilidad en la

evolución de los documentos y evidenciar el mejoramiento continuo del proceso.

Figura 13. Cuadros Histórico de Cambios y Control de Documentos

6 Análisis de Resultados
Hasta el momento la documentación ha sido implementada en 2 proyectos a saber:
  Construcción Vehículo Eléctrico Formula Sena Eco.
 Construcción Vehículo Eléctrico SEVEN.
 Construcción Coliseo Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura.

Para los dos primeros casos se han utilizado la totalidad de los documentos diseñados para el
control técnico de los proyectos y en el último se ha implementado el registro denominado
Gama de Proceso, que contiene la secuencia de operaciones a realizar en la fabricación de una
determinada pieza o secuencia de actividades a ejecutar en determinada obra.
Cabe destacar que dicho formato ha servido como control de ejecución de acuerdo con una
planeación de actividades previa, esclareciendo las actividades a desarrollar, responsables de
su ejecución, programa de formación al que pertenecen, los requerimientos de materiales,
herramientas y equipo además de los tiempos proyectados vs los reales, aportando de esta
manera información veraz sobre la eficacia del equipo de trabajo en el desarrollo mismo del
proyecto.

Por otro lado los aprendices han sido participes en el mejoramiento y ajuste de los formatos de
acuerdo con las necesidades de información de cada proyecto, evidenciado con el cambio de
versión de los documentos “Informe Diario y Gama de Proceso” integrando varios programas
interdisciplinarios en el análisis de información y estandarización de los procesos.

De acuerdo con los resultados obtenidos en estos tres proyectos, se realizara la

implementación gradual en los demás proyectos del Centro Industrial de Mantenimiento y
Manufactura.

7 Conclusiones
El desarrollo de una documentación adecuada determina el buen seguimiento, control y
conclusión final del proyecto.

La determinación de estándares documentales para la gestión de proyectos formativos en el

Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura es una labor dinámica que sufre cambios
acordes con las necesidades de los proyectos, pero que requiere de una base estructural que sea
el punto de partida en la unificación de criterios y registro de información veraz, que se
traduzca en experiencias significativas tanto para Aprendices como para Instructores.

8 Recomendaciones
Para la continuidad y éxito en la documentación de los diferentes proyectos a ejecutar en el
Centro Industrial de Mantenimiento y Manufactura se recomienda el desarrollo de auditorías
periódicas que permitan establecer el nivel de aceptabilidad e implementación de cada uno de
los documentos, además de servir como herramienta para la identificación de oportunidades de
mejoramiento.

Agradecimientos

Aprendices del Tecnólogo Gestión de la Producción Industrial fichas 749049 y 812179

quienes apoyaron la implementación de los documentos y aportaron sugerencias de
mejoramiento de acuerdo con las necesidades de cada proyecto.
Coordinación Académica por brindar los espacios necesarios para la ejecución del proyecto y
divulgación de los documentos.
Ing. Carlos Becerra por su orientación en el diseño de algunos formatos como Gama de
Proceso y Ficha Técnica.

Referencias
Chase, Richard B. (2009). Administración de operaciones. México, D.F.. México: McGRAW-HILL /
Interamericana Editores, S.A. de C.V.