LICENCIATURA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MATERIA: PROCESO DE CONTROL ORGANIZACIONAL

TEMA: PROYECTO FINAL APLICACIÓN DE CONTROLES

“FACTORY BLINDS”

DOCENTE: AZCARATE RAMOS SILVIA

INTEGRANTES:
HERNANDEZ LOPEZ BIANEY VERONICA
OCAÑA HERNANDEZ YOLANDA
RODRÌGUEZ REYES CANDELARIA LIZET

11 DE AGOSTO 2022
 Índice

Introducción 2

1. ¿Qué es el control de una empresa? 3

2. Importancia del control para el logro del éxito de Factory Blinds. 4

3. Organigrama 5
3.1 Factores de control 5

4. Tipos de controles 6

5. Que elementos de control aplica la empresa 11

6. Ciclo de control 12

7. Controles internos 13
7.1 Gráfica de Gantt (Estandarización de proceso de venta) 14
7.2 Ruta Crítica 14
7.3 Ruta Crítica Factory Blinds 15

8. Control de calidad 16
8.1 Beneficios que tiene la empresa por aplicar el control de calidad 17
Críticas y propuestas 17

Anexos 20

1
 Manejo de control “Factory Blinds”

Introducción

En todas las empresas es fundamental tener un adecuado control interno, su importancia

radica en que gracias a este se evitan riesgos, y se corrige cualquier error que pueda
afectar a la organización.

El Control es la función administrativa que se orienta a medir, evaluar y corregir el

desempeño de la gestión administrativa operativa, y en general, el desempeño de los
subordinados con el propósito de garantizar el cumplimiento de los objetivos
empresariales alcanzados.

En Factory Blinds no es la excepción, ya que dentro de la empresa se lleva un control

interno para verificar que los procesos se realicen según lo planeado y organizado, que
las instrucciones se sigan al pie de la letra, de este modo es más fácil identificar los
errores de cada área y las respectivas causas de dichas desviaciones, de este modo se
podrá corregir y reorientar el proceso.

Con el presente trabajo se pretende dar a conocer los diferentes controles qué existen
dentro de Factory Blinds, describiendo cómo se realiza el control interno en las diferentes
áreas, los beneficios que tiene en cada una de ellas para posteriormente resaltar como el
control en su totalidad beneficia a la empresa al poder brindarnos la información necesaria
que nos permita detectar los errores que se tienen en los procesos y la oportunidad de
corregirlos para que la empresa funcione óptimamente.

2
 1. ¿Qué es el control de una empresa?

El control es una etapa primordial del proceso administrativo, pues, aunque una empresa
cuente con una magnífica planeación, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el directivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo de control con el que se cerciore e informe si lo
ejecutado va de acuerdo con los objetivos.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o

del área en la que se aplique; puede ser entendida:

Como la función administrativa que conforma, junto con la planeación, la organización y la

dirección, el proceso administrativo.

Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas
tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su
desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve
para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de
funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control en empresas como las
refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático, el
mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo
posible la debida regulación.

Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los
patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la
cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las
organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción,
limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

3
 2. Importancia del control para el logro del éxito de Factory Blinds.

El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución de los

planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas
correctivas necesarias. Permite que las actividades y procesos en las empresas se
efectúen de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan, así como
obtener aprendizajes a partir de la realización de estos procesos para poder hacer
mejoras a futuro.

En la empresa el control se utiliza en cada área para optimizar el trabajo, pues nos ayuda
a mejorar los resultados, evitar pérdidas, y optimizar el uso de los productos utilizados
para la elaboración de nuestro producto final.

Se tiene un control administrativo para garantizar un buen uso de los recursos financieros
que nos permitan incrementar ganancias, reducir costos y ofrecer un mejor producto o
servicio a nuestros clientes.

En el área de Recursos Humanos se implementó un control debido al virus Covid-19 para

así evitar contagios y asegurar a nuestros empleados, además de continuar con el home
office, al permanecer en la empresa se deberá seguir cuidando la sana distancia, el
control de ingreso y egreso, medidas de prevención de contagios, protocolos para el
manejo de casos Covid-19 y el uso de equipo de protección personal. Todas las medidas
de control anteriormente mencionadas sirvieron a la empresa a mantenerse en operación
durante las oleadas más fuertes y hasta el momento.

Al establecer nuestros sistemas de control se requiere que el personal clave comprenda y

esté de acuerdo con su aplicación, que se establezca en relación con los objetivos y que
se evalúe su efectividad para eliminar lo que no sirve, simplificarlo o combinarlo para
perfeccionarlo. Es por esto que se propone una capacitación constante e igualmente se
evalúan al personal a cargo para saber si su trabajo está siendo bien implementado.

4
 3. Organigrama

3.1 Factores de control

Diseño y estructura de tabla elaboración propia

5
 4. Tipos de controles

Recursos Humanos

Formato de elaboración propia

Encuesta de satisfacción de la Inducción al puesto de trabajo:

Este formato es utilizado para asegurarnos de que el personal contratado ha recibido la

información pertinente para elaborar sus funciones, de este modo se evitará confusiones
futuras, problemas de comprensión, entre otros. De tener alguna duda se deberá aplicar

6
un correctivo donde se le volverá a brindar un curso de Inducción para que no queden
dudas de él.

Ventas

Formato de elaboración propia

Formato de devolución de ventas:

Cuando un cliente no queda satisfecho con el producto que se le entrega, se debe hacer
el llenado del formato para notificar el motivo de la devolución, esto con objetivo de
mantener un control de el material en devolución y poder hacer uso de él en algún
momento que sea necesario, además así evitamos confusión sobre el destino final de
estos, ya que posteriormente se resguardan en bodega.

7
Compras

Formato de elaboración propia

Inventario de almacén:

Formato elaborado para registrar todos los materiales adquiridos, en Factory Blinds se
lleva un control mensual de las existencias conforme a los registros en las tarjetas kardex,
es así como se lleva un control para saber con qué materiales se cuentan, y así evitar la
compra de material innecesario, permitiendo a la empresa obtener la compra de materia
prima necesaria sin tener merma ni faltantes.

8
Producción

Formato de elaboración propia

En el mercado existe una gran variedad de distribuidores, pero en Factory es valorada la

calidad pues es lo que nos caracteriza y es por eso que es necesario poner a prueba la
calidad de los productos que nos ofrecen los distintos distribuidores. Un ejemplo claro es
la compra de telas para producir las persianas.

El proceso es un poco largo, pero garantiza que se compra una tela de calidad que va a
satisfacer a nuestros clientes, es por esto que se debe hacer cuidadosamente.

Una vez que se obtiene el material, se aparta un metraje de tela de cada uno de los
pedidos para someterlo a una evaluación qué medirá su resistencia, calidad, acabado y
alineación. De este modo se podrá saber el nivel de satisfacción real que obtenemos de
nuestro proveedor, ya que no sólo es importante el factor monetario si no también el
cualitativo, ya que nos garantiza ofrecer la mejor calidad a nuestros clientes.

9
Finanzas

Formato de elaboración propia

Auxiliar de Banco

Se utiliza un formato para registrar adecuadamente todos los ingresos y egresos diarios
en el área de finanzas de este modo se tiene un orden sobre los movimientos realizados
por la empresa mensualmente. Además de que mantiene al corriente la numerología de
los cheques y transferencias, los nombres a quienes se expiden y la cantidad por los
cuales fueron realizados el área de finanzas de la empresa.
10
Este control es fundamental para la empresa puesto que da una noción del saldo inicial de
la empresa y el saldo final del mes, de este modo se puede saber si la empresa se
encuentra en óptimas condiciones económicas y saber cuáles son los errores cometidos y
si las decisiones tomadas han sido las correctas para la empresa.

5. Que elementos de control aplica la empresa

➢ Establecer estándares

Departamento de Recursos Humanos:

Recursos Humanos se encarga de dotar a la empresa del número de empleados que se

tienen ya establecidos para que funcionen las líneas de producción ya que si no se cuenta
con tres empleados por línea de producción el proceso se interrumpe y no pueden
realizarse los pedidos en tiempo y forma.

Formato de elaboración propia

➢ Evaluación de desempeño

Una vez que se termina el curso de producción de la persiana, el supervisor encargado de

la línea de producción determinará si el trabajo se realizó de manera adecuada revisando
el producto final. Se deben buscar los errores (corte, armado o acabado) para poder dar
una retroalimentación de ser necesario, de cumplir con la calidad establecida se procede
al embalaje.

11
Se lleva un registro por parte del supervisor del desempeño de cada trabajador para así
poder brindar sanciones, capacitación o motivación.

➢ Acción correctiva

Cuando se encuentra algún fallo en la elaboración de las persianas, se revisa el proceso

para saber en qué momento fue que ocurrió el error para poder buscar la manera de
corregirlo y evitar futuras problemáticas de la misma índole.

Acción correctiva:

Se canaliza a capacitación al personal que cometió la omisión del proceso establecido en

la fabricación.

6. Ciclo de control

Departamento de Compras

1. Plan/planear:
Se planea buscar al mejor proveedor del mercado de telas para satisfacer la necesidad de
materia prima en Factory Blinds tanto en calidad, tiempo y precio.

2. Hacer:
Se consulta el catálogo de proveedores, se eligen tres alternativas viables para realizar
una cotización individual y posteriormente hacer el llenado del formato de Cotización de
proveedores (Anexo 1)

3. Verificar:
Se analiza la información recabada para determinar cuál es la mejor opción para realizar
el pedido necesario, aquí se toma en cuenta calidad de los materiales, disponibilidad,
tiempo de entrega, costos y formas de pago.

4. Actuar:
Una vez elegido el proveedor que cubra las necesidades de la empresa, se realiza la
orden de compra de los materiales, posteriormente los departamentos involucrados
continuarán con el proceso.

12
 Formato de elaboración propia

7. Controles internos

La empresa no se considera institucional, no establece controles de calidad, esto debido a

que al dueño de la empresa se le hace complicado estandarizar los procesos ya que
considera que no hay manera de hacerlo, pues todo depende de la demanda del cliente.
Por lo anterior no se han puesto como meta estandarizar los procesos e implementar
normas de calidad.

Actualmente solo se trabaja bajo la NOM-035-STPS2018, la cual tiene como objetivo

establecer los elementos para identificar, analizar y prevenir los factores de riesgo
psicosocial, así como para promover un entorno organizacional favorable en los centros
de trabajo. Por esto la empresa se enfoca principalmente en cubrir las necesidades de
nuestros colaboradores y brindarles un ambiente laboral adecuado para su desarrollo.

13
7.1 Gráfica de Gantt (Estandarización de proceso de venta)

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

A A

C B

T C

I D

V E

I F
D G
A H
D I

7.2 Ruta Crítica

ACTIVIDAD PRECEDENTES INMEDIATOS TIEMPO (DÍAS)

A —---- 1

B —---- 3

C A 3

D B 20

E D 6

14
RUTA CRÍTICA: B,D,E

7.3 Ruta Crítica Factory Blinds

ACTIVIDAD PRECEDENTES INMEDIATOS TIEMPO (MINUTOS)

A. Captar al cliente. —--- 5

B. Selección de material A 15
con el cliente.

C. Disponibilidad de B 10
material.

D. Toma de medidas por A 45

el vendedor.

E. Realización del B 20
presupuesto 1.

F. Rectificar medidas por C,E 45

instalación.

G. Desglose.(Costo D 20
individual por pieza).

H. Presupuesto final. F 15

15
 I. Levantamiento de G 15
pedidos

J. Concretar venta. H,I 20

Formato de elaboración propia

RUTA CRÍTICA: A,B,E,F,H,J.

8. Control de calidad

A pesar de que la empresa ya cuenta con varias sucursales, y se puede considerar en

crecimiento constante, no aplica controles de calidad estandarizados, esto se debe a que
no existe como tal un administrador o alguien capacitado para crear estos procesos.

Se debe considerar que el personal no cuenta con conocimientos más allá de los
empíricos, lo cual hace que todos los procesos sean distintos dependiendo de quién es el
que enseña al personal a realizar las tareas. Otro factor a considerar es que cada orden
es personalizada dependiendo de la necesidad y gusto de nuestros clientes haciendo
difícil el estandarizar los procesos.

Por lo anterior la empresa solo se enfoca en dar el mejor servicio, pero con limitantes en
la certificación.

16
8.1 Beneficios que tiene la empresa por aplicar el control de calidad

La empresa gozará de múltiples beneficios si aplica controles de calidad en el desarrollo

de sus productos, ya que la falta de ellos ha ocasionado pérdidas monetarias, lo cual ha
tenido como consecuencia déficit en el crecimiento económico y desventaja competitiva
en el mercado.

Al implementar procesos de calidad se lograría ahorrar en la elaboración del producto, al

optimizar el uso de nuestros recursos, también se aumenta la producción y se obtienen
productos de calidad para satisfacer a nuestros clientes.

Si se lograra la certificación ISO 9001, la empresa podrá relacionarse con proyectos de

mayor importancia, tales como trabajar para empresas e incluso para instituciones
gubernamentales, pues, aunque Factory Blinds goza de buena reputación al lograr la
certificación obtendrá un mayor prestigio y reconocimiento ante las empresas mexicanas y
extranjeras.

Las puertas se abrirán en el mercado extranjero pues se podrá demostrar ante nuevos
compradores la calidad tanto en nuestro producto como en nuestras instalaciones. Al
aumentar las ventas el crecimiento será aún más constante, dándonos la oportunidad de
posicionarnos como una de las principales fábricas de persianas a nivel nacional.

Críticas y Propuesta

Analizando el estado operativo de la empresa hemos llegado a la conclusión de que, a

pesar de tener éxito y ganancias bastante rentables, no se está aprovechando el
verdadero potencial de la empresa, pues al no aplicar los controles adecuados en las
áreas correspondientes se desperdician tanto insumos como potencial humano.

La recomendación que se hace a la empresa es contratar personal especializado en

estandarización de procesos en la aplicación de controles de calidad por área, ya que solo
de esta manera se podrán corregir los errores identificados y así establecerse como una
empresa de calidad.

A continuación, se enlistan algunas de las áreas y el control que se aplicaría para lograr
obtener una empresa de calidad y por fin obtener la certificación ISO 9001.

17
 ● Recursos Humanos

Desde la contratación del personal, los encargados del proceso deben tener
estandarizado el perfil del puesto y por lo tanto las funciones que debe desempeñar el
nuevo miembro, es por eso que deben realizar y aplicar pruebas tales como examen
físico, de conocimiento y habilidades, que nos avale el cumplimiento de los requisitos
necesarios para dicha contratación, garantizando que fue la mejor opción para la
empresa.

● Ventas.

Si se tiene un control de calidad en el proceso de levantamiento de pedido, se pueden

evitar problemas asociados a mala información entre el área de ventas y producción. Solo
de esta manera se puede asegurar que las medidas y especificaciones de las órdenes
sean correctas evitando el desperdicio de material, como lo podemos mostrar en la ruta
crítica que se trazó en las páginas anteriores de este documento.

● Producción.

A través de la capacitación constante en nuestros colaboradores los tiempos de

elaboración de las persianas se podrán disminuir, al tener un control sobre los inventarios,
el material siempre estará a disposición de los empleados generando optimizar y
estandarizar los procesos de fabricación

● Creación del departamento de servicios generales

Este departamento se encargará de supervisar qué se cuente con óptimas instalaciones,

que señalen las rutas de evacuación y zonas seguras en caso de algún incidente no
previsto, también se debe tener un equipamiento contra incendios, designar y capacitar a
un supervisor para poder controlar al personal bajo siniestros, todo esto de la mano con el
cuidado de nuestros colaboradores ya que al manejar maquinaria y herramientas de uso
rudo, ponen en riesgo su integridad física constantemente es por eso que es necesario
establecer controles de prevención de accidentes para aquellos que están en áreas de
mayor riesgo.

➔ Cortadores.

Se les debe dar capacitación para el uso adecuado de la cortadora además de

proporcionar todos los equipamientos necesarios para proteger su integridad física
( guantes, gogles, casco, etc).
18
 ➔ Instaladores.

Instruir al personal en el manejo de las distintas herramientas, dar equipamiento de

protección para instalaciones de doble altura, brindar un uniforme adecuado para trabajar
en las obras de construcción, además de capacitación sobre cómo actuar bajo un
altercado fuera de la empresa, generando en ellos confianza.

➔ Conductores

Verificar que las camionetas se encuentren en óptimas condiciones con los documentos
en regla, y el conductor goce de un seguro, que cuente con sus documentos actualizados
y se capacite en curso de manejo a la defensiva.

Los puntos anteriores servirán para poder lograr una certificación bajo la norma ISO
45001,que al igual que la norma OHSAS 18001 especifica los requisitos de un sistema de
prevención de riesgos laborales con el fin de prevenir los riesgos laborales y los riesgos
relacionados con la salud en las pequeñas y medianas empresas, organismos públicos y
organizaciones sin ánimo de lucro, grandes empresas, etc.

19
Anexos
Anexo 1

Formato de elaboración propia

20