Técnicas de control del proceso administrativo

Sandra Eliana Soto Contreras

Administración general

Instituto IACC

15-03-2021
 Técnicas de control del proceso administrativo

1. Realice un esquema donde se puedan diferenciar los pasos del proceso de control

administrativo aplicados al caso.

 Medición del desempeño: Lo primero que deben organizar o definir es la

capacidad, calidad y cantidad de una tarea o actividad, para esto existen las

mediciones tangibles que son las cosas materiales como el número de trabajadores

lesionados o la cantidad de productos defectuosos y por otra parte están las

intangibles que esta relacionado con la jefatura y su equipo de trabajo o el

compromiso existente de los colaboradores.

o La empresa actualmente esta presentando problemas de perdidas

(mermas), que está asociada con el proceso productivo, también se suma

el desorden administrativo, por lo que tienen serios problemas de

desempeño, ya sea tangible o intangible.

 Comparación del desempeño con el estándar esperado: Se mide la brecha entre el

desempeño planificado y los que realmente sucede.

 Correcciones a las desviaciones: Se basa principalmente en la corrección de las

desviaciones y evitar inconvenientes en un futuro, con la finalidad de cumplir con

los clientes y entregarles productos de calidad.

o La empresa actualmente cuenta con 10 años de funcionamiento lo ideal

seria que se fueran actualizado de forma anual o mensual, ya que los

mercados están cada ves mas exigentes debido a la alta demanda y

competencia existente.
  Retroalimentación: Lo más importante es que la empresa se mantenga en la

mejora continua, además de poder retroalimentar al equipo de trabajo.

2. Explique uno de los 6 principios relacionados al control administrativo que usted

considere relevante y que sea causal [CITATION Iac21 \l 13322 ] de los problemas que

presenta la empresa.

 Uno de los principios que se considera más relevante y es causal de los problemas

que presenta la empresa, primeramente, consiste en la falta de control (Principio

a), ya que este se define como el proceso de verificar el desempeño de distintas

áreas o funciones de una organización. Se usa para determinar si se están

cumpliendo los planes o no, si existe un progreso hacia los objetivos y metas,

además el control se basa en la corrección de cualquier desviación.

 El control (Principio c) debe ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que

pueda ocurrir un error para poder tomar las medidas correctivas a tiempo. Se

deben fijar controles de manera periódica en cada uno de los proyectos que asuma

la empresa.

o Argumentos; Como se hace mención al principio del cuestionario en la

medición del desempeño, la empresa cuenta con serios problemas de

control, ya que existe un desorden administrativo por la falta de la

aplicación de este principio, además de la falta de control en el aumento de

las perdidas, donde lo fundamental es que se apliquen medidas correctivas

antes de que acurra el problema, además de saber cómo identificar las

causas del problema.

3. De los tres niveles de control dentro de los procesos administrativos, determine cuál de

ellos se cumple y cuál no se cumple según el tipo de control para esta empresa.

 El que no se cumple corresponde al nivel administrativo INSTITUCIONAL, ya

que este se conforma con el máximo nivel organizacional, allí es donde surgen

aquellas decisiones y las estrategias para que se cumplan todos aquellos objetivos

propuestos, además son los que dan a conocer al nivel operativo de la empresa,

donde las decisiones que se tomen corresponden al nivel máximo de la

organización. Por lo que se puede observar existe una preocupación por parte del

dueño, pero quienes llevan todo el trabajo son los mandos medios y son ellos

quienes toman decisiones, donde además faltan que se tomen decisiones a largo

plazo para mejorar los problemas en donde están fallando.

 El nivel INTERMEDIO, seria aquel que se cumple, ya que

articula el nivel gerencial con el operativo, donde además suele denominarse

mandos medios que esta integrado por las distintas áreas y sectores de la

organización. El cual esta orientado a mediano plazo, donde el dueño ve lo que

sucede, pero aún no propone las medidas de mejora, donde cada unidad de la

empresa está por separado.

 En cuanto al nivel OPERACIONAL no se cumple, ya que su función se basa en

realizar tareas de manera eficaz dentro de la organización, donde las tareas son de

manera programada con anticipación, además este nivel corresponde a los

empleados, administrativos de la organización. Donde claramente este nivel se

esta incumpliendo, ya que la administración esta desordenada, en el proceso

productivo existen fallas respecto a las mermas, lo cual debe mejorar.

4. Determine 2 actividades por cada clase de control que usted considere que no se cumple

según el significado de estos.

 Pasos del proceso; En el desempeño y no existen correcciones a las desviaciones,

ni retroalimentación para mejorar.

o Existe desorden en el área de administración.

o El producto no se esta elaborando 100% de calidad, ya que se está

degradando demasiado.

 Principios; Se presentan desviaciones a lo planificado, no hay un control

oportuno.

o En el proceso productivo.

o Producto final, empaque.

 Niveles; El nivel operacional.

o Diseño del producto.

o Diseño del producto de elaboración propia.

 Tipos; El caso preliminar no existen medidas para mejorar los procesos y

disminuir las mermas, además falta retroalimentación para disminuir y eliminar

futuras desviaciones.

o Instructivos de procesos.

o Desde el nivel gerencial no se transmite la información para los mandos

medios.

 Áreas; El área de producción y el área de recursos humanos, lo que puede afectar

al área financiera si no funcionan correctamente, además del área comercial si no

logran entregar la totalidad de productos solicitados para la venta.

  Técnicas; Los informes deben manifestar la buena utilización de los recursos en

relación con el logro de los objetivos estratégicos propuestos. Al redactarlos se

debe tener presente incorporar conclusiones y sugerencias, lo cual no se está

haciendo correctamente, ya que aún no existen mejoras en cuanto al proceso. Es

importante incorporar auditorias internas en la empresa para detectar este tipo de

problemas con anticipación y determinar las mejores medidas para solucionar los

problemas que afectan hoy a la organización.

 Fallas habituales en el proceso de control; Debido a que existen tres turnos

rotativos y la cantidad de personal corresponde a 60, tal ves es bueno evaluar la

posibilidad de contratar más personal y evitar que estos incidentes sean más

frecuentes de lo que uno cree.

5. En el contexto hipotético de este caso, discrimine una función de las áreas de producción,

comercial y financiera que son mayormente las que causan los problemas.

 Producción; Por lo general son las maquinarias las que fallan, muchas empresas

prefieren disminuir la mano de obra e invertir en máquinas costosas una vez, pero

a la larga estas maquinas van fallando de manera constante, ya sea por falta de

mantención u otras fallas que se producen a causa de su uso, por lo que ya no

desean gastar más dinero en estas maquinas y continuar usándolas así, donde es

más fácil una solución parche y seguir deteniendo el proceso por fallas que

generar costos.

 Comercial; Controles asociados al nivel de ventas, por lo general el área

comercial le interesa vender y vender, pero muchas veces no se ve la realidad de

la empresa que elabora el producto, ya que deben avanzar mucho más y es ahí
 donde se producen los problemas y costos por mala calidad del producto o a veces

deben suspender algún pedido por que la empresa no alcanzo a procesar esos

productos.

 Financiera; Controles presupuestarios, por lo general cada área de una

organización posee un presupuesto anual, donde muchas veces en el camino se

solicitan o necesitan maquinarias o implementos de gran utilidad y prefieren

comprar algo a menor costo que dure unos días o meses y luego si se descompone

volver a comprar o simplemente ya no comprarlo más. Con la finalidad de ahorrar

costos.

6. ¿Qué técnica de control utilizaría para mantener a la organización operando de forma

eficiente y que asegure que los problemas presentado no se repetirán y cuales podrían ser

las fallas más habituales de este tipo de control?

 Existen dos herramientas bien fundamentales dentro de las técnicas de control,

por lo que utilizaría la carta Gantt, la cual Permite ordenar un proyecto en tareas,

atribuir fechas y responsables. Facilita controlar los tiempos destinados a cada

tarea, determinando cuáles dependen de otras para su comienzo o finalización.

Trabajar con una carta Gantt permite tener una visión de todo el proyecto e ir

revisando periódicamente si se va de acuerdo con los plazos, facilitando realizar

los ajustes que sean necesarios, las fallas más común seria que este no se lleve de

manera ordenada ni actualizada, por lo que debe existir alguien exclusivo que se

dedique a estas funciones y la otra es el sistema de auditorias ya sean internas o

externas, la cual ayuda mucho a solucionar y ver los problemas que presenta una

organización durante su funcionamiento y el problema más común que se

presenta en el tema relacionado con las auditorias internas es que muchas veces

un auditor audita su área o muchas veces no existe un calendario de auditorias y

estas no son realizadas y al momento de ser auditados de manera externa se

detectan estos problemas y se suma a una observación.

Bibliografía

Iacc. (2021). Técnicas de control del proceso administrativo, Semana 7, Asignatura

Administración general.