Unidad: 4 Control

El Proceso Administrativo
Control

Introducción
Es momento de que conozcas la cuarta etapa del proceso administrativo llamada
Control. Aquí estudiarás las técnicas y métodos que nos ayudan a verificar las
actividades de toda la empresa. Aunque la etapa de control es la última del
proceso administrativo, las técnicas que veremos en esta Unidad se pueden aplicar
también en todas las demás.

Los temas que se verán en esta Unidad son:

 Importancia del control en las organizaciones

 Pasos del proceso de control
 Herramientas de control
o Controles financieros
o Presupuestos
o Auditorías internas y externas
o Administración de operaciones
o Administración de inventarios
o Sistemas de información y control
o Evaluación del desempeño: medición de estándares y acciones correctivas de las
actividades principales del Departamento de Recursos Humanos

El Proceso Administrativo
Control

1. ¿Qué es el control?
Definición e importancia del control

En la etapa de control, el propósito es asegurarse de

que se cumplan las actividades, tal como fueron
planeadas y en caso de ser necesario que se
establezcan las medidas correctivas.

El control es un proceso constante y repetitivo, en el

cual continuamente los gerentes deben monitorear el
desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo con
las metas y los planes de la gerencia, pero también
deben desarrollar sistemas de control que les permitan
tomar medidas correctivas cuando los planes se
ejecuten en forma incorrecta o cuando la situación se
modifique.
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El control es importante en la administración, pues aunque la empresa diseñe una
planeación correcta, una estructura, una organización adecuada y/o un liderazgo
eficiente, el gerente no podrá verificar cuál es la situación real de la empresa, ya
que (sin el control) no existen parámetros de medición, ni informes, ni
mecanismos que comprueben que los objetivos se están cumpliendo.

Concepto Clave

Algunas definiciones de control son:

 Daft (2004) menciona que es “el proceso sistemático con que los ejecutivos
regulan las actividades para hacerlas compatibles con las expectativas establecidas
en los planes, en los objetivos y en las normas de desempeño” (p. 654).
 Burk y Scanlan (1978, citados por Münch, 1990) afirman que “el control tiene
como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos” (p. 172).
 Koontz y O´Donnell (1972, citados por Münch, 1990) dicen que “implica la
medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las
desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan”
(p. 173).

Como puedes observar en las definiciones de los autores, el control tiene la

finalidad de optimizar el manejo de los recursos financieros, humanos y materiales
de la empresa.

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización, existen los

siguientes principios:

 Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido

debe proporcionársele el grado de control correspondiente, es decir, una
persona debe tener el grado de responsabilidad según la autoridad que
ejerza.
 Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los
objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como
base para la evaluación en las acciones dentro de la organización.
 Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se utiliza en el
momento oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el error.
 Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que
ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse
detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo
futuro.
 Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y
éste no debe ser mayor al costo del error.
 Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las
actividades significativas dentro de la empresa.
 Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe
ejercer el control sobre la misma actividad; por ejemplo, el cajero de un
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banco recibe y entrega dinero en efectivo de acuerdo con la solicitud de los
clientes y ese cajero, a su vez, debe tener un jefe que todos los días lo
audite.En este sentido, el cajero no puede ser auditor de su misma función.

Etapas del control

Dentro de las organizaciones es importante utilizar el control en tres momentos.

Se le conoce como control anticipado a aquel que se aplica de manera
preventiva para evitar posibles errores; el control concurrente es el que se da
en el momento que se lleva a cabo la actividad, es decir en el presente; mientras
que el control de retroalimentación se emplea después de realizar la actividad.

A continuación te presentamos las tres etapas del control de acuerdo con Daft
(2004):

 Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas,

identificándolos antes de que ocurran. Se da en los recursos humanos, materiales
y financieros de la organización. Este tipo de control también es conocido como
preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control anticipado son:
o La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo proyecto.
o El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo.
o El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto.
 Control concurrente. Es el que se da en el momento actual, en las actividades
rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar el cumplimiento de las
normas de desempeño. Algunos ejemplos de este tipo de control son:
o Establecimiento de estándares de desempeño que ayudan a medir la actuación de
los empleados.
o Reglas y normas de la empresa.
o Procedimiento y manuales de organización.
 Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el resultado y
aplica sobre todo en el proceso de manufactura dentro del control de calidad del
producto final. Los ejemplos de control de retroalimentación son:
o Evaluación del desempeño del personal.
o Auditorías.
o Estudios para medir la satisfacción del cliente.

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2. Pasos del proceso de control

El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta de los
siguientes pasos:

 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Se deben

determinar unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo o modelo
en el cual se efectúe el control. Entre los principales estándares de control dentro
de las organizaciones aparecen el rendimiento de beneficios, la posición en el
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mercado, la productividad, la calidad del producto, el desarrollo del personal y la
evaluación de la actuación.
 Medir los resultados. Es el cálculo de los resultados mediante unidades de
medida, para ello es importante la efectividad de los sistemas de información y
éstos deben ser a tiempo, confiables y válidos. Una vez que se tiene la información
se debe comparar con los resultados obtenidos con los estándares establecidos
para, de esta manera, determinar si se cumplió el objetivo o no.
 Tomar medidas correctivas. El beneficio del control sólo se puede dar si se
emplea una acción para corregir o integrar las desviaciones en relación a los
estándares. Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos solamente la pueden aplicar
debido a la autoridad que tienen dentro de una empresa.
 Retroalimentación. Siempre es importante que una vez aplicado el proceso de
control se realice un análisis y se dé réplica a los implicados.

Además, para implementar un sistema de control se requiere:

 Contar con objetivos y estándares de control.

 Que el personal involucrado comprenda y esté de acuerdo con los controles.
 Que los resultados finales de cada actividad se establezcan con base en los
objetivos.
 Evaluar la efectividad de los controles.

Es importante identificar los factores que comprende el control para que sean
considerados al momento de diseñar medidas de control. Dichos factores son los
siguientes:

 Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada.

 Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el
cumplimiento.
 Costo: debe establecerse el costo para determinar si es pertinente aplicarlo.
 Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el gusto del
consumidor.

Multimedia

Observa con atención el siguiente video. En él, se muestra de forma sencilla cómo
se realiza en la práctica el proceso de control, seguramente te será de gran
utilidad ya que está muy relacionado con los contenidos de este Módulo:

 Proceso Administrativo (Control) - Administración - Educatina. Disponible

en
https://www.youtube.com/watch?v=5x9gaUMIxPo

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3. Tipos de control
En las empresas se adoptan diferentes tipos de control
para verificar el cumplimiento de los objetivos. Entre los
más importantes están el control de políticas, el control
de procedimientos, el control del personal, el control de
producción y el control de ventas. En seguida se explica
cada uno de ellos:

 En el control de políticas es necesario comprobar que

cada política en la organización facilite el cumplimiento del objetivo general de la
organización. Por ejemplo, la política de personal dice: el personal administrativo
debe cumplir con el perfil establecido en la descripción de puestos, sin embargo, al
comparar al personal contratado con la descripción de puestos nos damos cuenta
de que hay discrepancias, aunque no por ello se deja de contratar a ese personal.
En este caso es conveniente remarcar que si la organización tiene políticas
establecidas, éstas deben respetarse porque si no lo hacen no tiene caso tenerlas.
 El control de procedimientos dentro de las organizaciones es necesario porque
ayuda a estandarizar un proceso dentro de cada actividad.
 Control de personal, existen factores de medición de personal como control de
asistencia, control de puntualidad, evaluación del desempeño, detección de
necesidades de capacitación, entre otras.
 Control de producción, en el proceso de medición de la producción existen
diferentes modalidades de control, las cuales son de calidad, de inventarios, de
mantenimiento a máquinas y de equipos de control.
 Control en ventas, una manera de controlar las ventas es a través del
presupuesto de ventas anual, mediante las visitas periódicas a los clientes, las
encuestas de satisfacción al cliente, entre otras.

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4. Herramientas de control
El control se debe aplicar en todas las áreas de la empresa y para ello se cuenta
con herramientas o técnicas administrativas que facilitan la evaluación de
actividades.

Lectura

Revisa la siguiente lectura, en la que conocerás las herramientas de control que se

utilizan en distintas áreas de la empresa, además de la evaluación del desempeño
de las actividades realizadas en el área de Recursos Humanos.

Herramientas de control
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El Proceso Administrativo
Control

Recapitulación de la Unidad
Durante esta Unidad se estudiaron las dos primeras etapas del proceso
administrativo: dirección y control. A continuación se resumirán sus conceptos más
importantes:

Recuerda que dirección significa gobernar, guiar, vigilar y conducir a los

subordinados para lograr ciertos objetivos.

Roles gerenciales

Dentro de los roles gerenciales encontramos los siguientes:

 Rol interpersonal: dirige discursos, confiere honores, preside comités y representa

a la empresa.
 Líder: motiva, dirige y valida el trabajo de los subordinados.
 Enlace: representa a la organización ante diferentes instancias públicas y privadas.
 Monitor: revisa y observa el cumplimiento de las metas.
 Difusor: informa dentro de la organización y de manera externa.
 Empresario: autoriza cambios, fija objetivos y formula planes.
 Solucionador de problemas: resuelve conflictos y enfrenta a la competencia.
 Asignador de recursos: aprueba gastos, programas y promociones, fija
prioridades.
 Negociador: gestiona acuerdos con clientes, proveedores y agencias.

Habilidades gerenciales

 La habilidad técnica. Es el conocimiento de los procesos y actividades para

realizar el producto principal de su empresa
 La habilidad humana. Es la capacidad para trabajar con otras personas dentro
de la organización, interactuando, comunicando y motivando, por eso esta
habilidad es la más difícil de lograr
 La habilidad conceptual. Es la capacidad de análisis del contexto de los negocios
que sirve de base para tomar decisiones

Principios del control

El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los

gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo
con las metas y los planes de la gerencia. Sus principios son:

 Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido debe

proporcionársele el grado de control correspondiente.
 Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los objetivos, por
lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como base para la evaluación
en las acciones dentro de la organización.
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 Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se aplica en el momento
oportuno, es decir, se debe emplear antes de que ocurra el error.
 Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que ocurran
dentro de los planes de una organización deben analizarse detenidamente para ver
las causas que las originaron y evitarlas en lo futuro.
 Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y este
gasto no debe ser mayor al costo del error.
 Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las actividades
significativas dentro de la empresa.
 Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe ejercer
el control sobre la misma actividad.

Tipos de control

De acuerdo con Daft (2004) los tipos de control son:

 Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas,

identificándolos antes de que ocurran.
 Control concurrente. Es el que se da en el momento actual en las actividades
rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar el cumplimiento de las
normas de desempeño.
 Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el resultado.

Pasos del proceso de control

 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

 Medir los resultados.
 Tomar medidas correctivas.
 Retroalimentación.

Herramientas de control

 Herramientas de control financiero:

o Presupuestos: de gastos, de ingresos, de efectivo, de capital.
o Estados financieros: balance general, estado de ingresos o pérdidas y ganancias.
o Razones financieras: liquidez, actividad, rentabilidad, apalancamiento.
o Auditoria: interna y externa.
 Herramientas y técnicas de control en la administración de operaciones:
o Productividad.
o Planeación de la capacidad.
o Distribución de la planta.
 Control en la administración de inventarios:
o MRP (Planeación del requerimiento de materiales).
o MRPII (Planeación del requerimiento de materiales versión 2).
o Justo a tiempo.
 Sistemas de información y control
o Procesamiento electrónico de datos (EDP).
o Sistemas de información computarizada (CBIS).
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o Sistema de apoyo de decisiones (DDS).

La comunicación efectiva del líder en la

organización

Actividad 7

Introducción
El objetivo de esta Evidencia de Aprendizaje es que analices la importancia del proceso administrativo y veas
la utilidad que tiene en las empresas, pues generalmente todas estas necesitan la planeación, la organización,
la dirección y el control correctamente aplicados para el éxito de sus funciones. Cabe aclarar que el control lo
veremos a fondo en la Unidad 4.

Estarás trabajando en el mismo caso que utilizaste para Evidencias de Aprendizaje anteriores: Escuela Dos
Mundos, y aplicarás la etapa de dirección que, como hemos visto, está enfocada al capital humano de las
empresas. Para ello, lleva a cabo lo que se te solicita a continuación.

Instrucciones
1. Lee con atención el caso de la Escuela Dos Mundos, al cual podrás acceder a través del siguiente
enlace:
o Caso: Escuela Dos Mundos
2. Posteriormente integra en un documento de Word lo siguiente:
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o Portada. Con los siguientes datos: nombre completo, matrícula, nombre del Módulo,
nombre de la Evidencia de Aprendizaje, fecha de elaboración y nombre del asesor.
o Desarrollo. Realiza lo que se te pide a continuación, con base en la información del caso
que acabas de leer, y fundamentando tu postura en los contenidos de la Unidad 3 y las
lecturas que se te presentaron.
 Identifica tres conflictos que puedan surgir en la empresa: un problema de
comunicación, otro de manejo de conflictos y el tercero del proceso de la etapa
de control; también debes realizar una propuesta de solución de cada uno con
base en los temas desarrollados en la Unidad 3.
 Realiza una propuesta para desarrollar un equipo de trabajo eficaz.
 Identifica las habilidades gerenciales y los roles de liderazgo de Bruno y Juan José
Amaro.
o Conclusión. Incluye tus principales ideas de cierre acerca de las situaciones analizadas en
esta tarea.
o Referencias. Coloca al menos tres fuentes bibliográficas o electrónicas citadas y
referenciadas en formato APA. Deberás haberlas utilizado en el desarrollo de tu documento.

Formato: letra Arial de 12, párrafo justificado, interlineado de 1.5 cm de espacio entre renglones.

3. Finalmente, haz clic en el botón Añadir envío, sube tu documento y presiona el botón Guardar

cambios para mandarlo a tu asesor con el fin de que lo evalúe y retroalimente.

Para que conozcas los criterios con los que se te evaluará, revisa la rúbrica de esta Evidencia; la
puedes descargar a través del siguiente enlace:

o EA6_Rúbrica de evaluación.pdf

Planeación estratégica personal

Actividad 8

Introducción
En esta Evidencia de Aprendizaje realizarás un plan estratégico personal que tiene como objetivo general
aplicar las fases del proceso administrativo, por lo que aplicarás los conocimientos que adquiriste a través de
todo el Módulo.

Instrucciones
1. Integra en un documento de Word lo siguiente:
o Portada. Con los siguientes datos: nombre completo, matrícula, nombre del Módulo, título
de la Evidencia de Aprendizaje, fecha de elaboración y nombre del asesor.
o Desarrollo. Realiza lo que se te pide a continuación y fundamenta tus propuestas con los
contenidos del Módulo.
 Diseña una misión, visión y valores para tu persona visualizándote como
profesionista.
 Realiza un análisis FODA de tu persona donde resaltes tus cinco fortalezas, cinco
debilidades, cinco oportunidades y cinco amenazas.
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 Diseña tres estrategias para que aproveches las oportunidades del medio ambiente
para el logro de tus metas.
 Diseña el proceso de dirección: identifica qué cursos de capacitación puedes
requerir y desarrolla un programa de incentivos con base en logros.
 Aplica un proceso de control en el que utilices por lo menos una herramienta
de control, en cada una de sus tres etapas (preventivo, concurrente y de
retroalimentación) para asegurar el cumplimiento de las estrategias del inciso c);
define cómo vas a medir su cumplimiento.
o Conclusión. Realiza una reflexión donde incluyas tus principales ideas de cierre acerca de
las situaciones analizadas en esta Evidencia de Aprendizaje.   
o Referencias. Utiliza al menos tres fuentes bibliográficas o electrónicas en el desarrollo de tu
documento. Redacta las citas y referencias de las mismas en formato APA.
Importante

Formato: letra Arial de 12 puntos, párrafo justificado, interlineado de 1.5 cm de espacio entre
renglones.

2. Finalmente, haz clic en el botón Añadir envío, sube tu documento y presiona el botón Guardar

cambios para que lo mandes a tu asesor con el fin de que lo evalúe y retroalimente.
Nota

Para que conozcas los criterios con los que se te evaluará revisa la Rúbrica de esta Evidencia, la cual puedes
descargar a través del siguiente enlace:

 EA7_Rúbrica de evaluación.pdf