UNIDAD DIDÁCTICA NO.

I: SISTEMA DE PÓLIZAS

COMPETENCIA PARTICULAR: Emplea el Sistema de Pólizas en las operaciones

de una entidad económica para generar información financiera.

RAP No. 1: Diferencia los elementos por tipos de Pólizas para el registro de
las operaciones de una entidad económica.

El propósito de este apunte es que el alumno conozca el origen del Sistema de Pólizas y
los elementos que debe considerar para llevar a cabo la clasificación de las
operaciones en la aplicación del Sistema.

1.1 ANTECEDENTES
Los sistemas de contabilidad son los métodos de registro basados en procedimientos
mediante los cuales se registran las operaciones que realiza una empresa en los libros
de contabilidad.
El primer sistema contable del que se tienen noticia es el “Sistema de Diario
Continental” expuesto por el fraile franciscano Luca Paccioli en el siglo XV, año de
1494, el cual consiste en registrar diariamente por medio de asientos todas las
operaciones al irse efectuando en un libro denominado “Diario General” y pasar dichos
asientos, uno a uno, tanto a los “Mayores Auxiliares” como al “Libro Mayor”, y obtener
de este ultimo los datos para el registro de los estados financieros en el “Libro de
Inventarios y Balances”, o sea; el “Balance General” y el “Estado de Pérdidas y
Ganancias” actualmente conocido como “Estado de Resultados”.
Este procedimiento era utilizado en empresas cuyo volumen de operaciones no era muy
grande y una sola persona podía realizar todos los registros, con el paso del tiempo y
el incremento de las operaciones comerciales, este tipo de sistemas dejó de ser una
herramienta y se convirtió en una carga administrativa, ya que resulto ineficiente para
obtener los resultados de los registros y mecanismos de control.
Ante esta situación se buscaron alternativas para registrar las operaciones y se llegó
a la subdivisión del “Diario Continental” en varios “Diarios”, de manera tal que varias
personas pudieran trabajar en forma simultánea en lugar de hacerse uno por uno.
Los métodos o sistemas modernos de registro, que existen son los siguientes:
⮚ Sistema de diario-mayor único

⮚ Sistema de diario tabular

⮚ Sistema de diario y caja

⮚ Sistema centralizador

⮚ Sistema de Pólizas

⮚ Sistemas de pólizas de cuentas por cobrar

⮚ Sistemas de pólizas de cuentas por pagar

⮚ Sistema de volantes o fichas

⮚ Sistemas combinados

1.2 SISTEMA DE PÓLIZAS DE TRES REGISTROS

Derivado de la evolución de los sistemas modernos de registro, surge el Sistema de
Pólizas el cual tiene como finalidad verificar y simplificar el registro de las
operaciones, realizar la división de funciones, además de responsabilizar a las personas
por la ejecución de su trabajo. De este sistema se desprende el Sistema de Pólizas de
Tres Registros.

Este sistema consiste en la clasificación y registro de las operaciones considerando el

flujo de efectivo como sigue:

TIPO DE OPERACIÓN REGISTRO EN:

-Operación que no implica movimiento de - Póliza de Diario

dinero en cuenta de cheques (Operaciones
Diversas)

-Operación que implica la entrada de -Póliza de Ingresos

dinero en cuenta de cheques (Bancos)

-Operación que implica la salida de dinero -Póliza de Cheques o Egresos

en cuenta de cheques (Bancos)
Ahora bien, en las operaciones en que implica salida de dinero hay dos tipos de pólizas
a realizar, por lo que deberá considerarse el hecho de que en la operación se lleve a
cabo la elaboración de un cheque o no; es decir.
✔ Si en la operación a registrar hay una emisión de cheque para realizar un pago,
deberá utilizarse una Póliza Cheque.

✔ Si en la operación a registrar no hay una emisión de cheque para realizar un

pago, pero si implica la salida de dinero de la cuenta de cheques ya sea por
transferencia bancaria o cargo del Banco, deberá utilizarse una Póliza de
Egresos.

Como ejemplo de documentos fuente que generan una póliza de diario por
operaciones diversas esta la Factura, el pedido u orden de compra,
Los documentos fuente para registrar una póliza de ingresos son ficha de
depósito bancario o aviso de abono bancario.
Para registrar la salida de dinero con emisión de cheque se requiere como
documento fuente la factura o pedido. Para registrar la salida de dinero sin
emisión de cheque se requiere el comprobante de la transferencia bancaria o
aviso de cargo bancario.

Definición de Póliza. - Documento de carácter interno que sirve para

registrar las operaciones de las empresas, en los cuales se anexan los
documentos fuente que dieron origen a dichos registros.

Estos documentos se presentan en un formato prediseñado los cuales pueden

variar en el color o en la presentación de los espacios para la fecha o número
de póliza, de acuerdo con la empresa que los imprime.
Los datos que toda póliza contiene son los siguientes:
⮚ Tipo de Póliza, ya sea de Diario, Ingreso, Egreso o Cheque

⮚ Fecha

⮚ Número de póliza

⮚ Columnas para la codificación de las cuentas y subcuentas

⮚ Columna para el asiento contable (Nombre de las cuentas y subcuentas)

⮚ Columnas para el Parcial, el Debe y el Haber.

⮚ Sumas Iguales

⮚ Concepto
⮚ Espacio para los nombres o las firmas de quien elaboró, reviso, autorizó
el registro y quien paso a los auxiliares y al libro diario.
 Nota. - Debido a que los formatos de las Pólizas de Diario, Ingreso y Egreso
contienen la misma información, únicamente en el formato de la Póliza de
Diario se indican los datos que se ponen en cada espacio.

EJEMPLO DEL LLENADO:

No. de Cuenta: 1100 Bancos No.

Subcuenta: 0001 Bancomer

Asiento Contable

Parcial

Debe

Haber

Sumas Iguales

Concepto

Fecha

No. de Póliza

Firma de quien elaboró Firma de quien autorizó

Firma de quien revisó Firma de quien registro en el Diario

Firma de quien
registro en los auxiliares

La póliza cheque consta además de los datos que contienen las pólizas de diario,
ingreso y egreso, los datos del cheque como son: la fecha de emisión, el nombre del
beneficiario, el importe del cheque en número y letra, las firmas en caso de ser
mancomunadas el concepto del cheque y espacio para la firma y fecha de quien recibe
el cheque.
 DATOS DEL CHEQUE:

Fecha del Cheque

Importe del Cheque
Beneficiario
Importe con letra
Firma(s)
No. De Cta. y cheque

Concepto del pago

Firma de quien
recibió el cheque

Los mismos datos

De la Póliza de
Diario

La póliza de ingresos se distingue por el color azul, esto facilita su manejo y control.
Estas pólizas se utilizan para registrar operaciones que implican una entrada de dinero
al banco.
El siguiente formato corresponde a una póliza de egresos en donde se registran las operaciones
que implican salida de dinero sin emisión de un cheque.
En la actualidad un sistema de pólizas, una computadora personal y un paquete o
software de contabilidad simplifica el trabajo para las empresas, permitiendo llevar a
cabo un análisis oportuno de la información financiera para la toma

Apuntes elaborados por: Profa. Verónica Salgado Alcántara

Para la Unidad de Aprendizaje de Contabilidad III
Semestre 2023-1