Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal De Ayacucho”

Facultad de ciencias económicas y sociales

Escuela de administración
Barcelona, edo. Anzoátegui

Ejercicio. Formularios

Profesor: Estudiantes:
Virginia Bello Jesús Gabriel Santamaría
C.I: 27.652.086
Gustavo Gutiérrez
C.I. 25.245.377
Daniel de Sousa
C.I: 28.407-023
Kelvis Gil
C.I: 28-057.212

Barcelona, junio 2020

 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EVALUACION

1.La información que se presenta a continuación no está organizada. Lea

detenidamente. Ordene la información. Diseñe el formulario con los datos
consignados Usted tiene los conocimientos necesarios para el diseño ya que
se le ha entregado un material especializado y se le ha insistido que lo
estudie detenidamente.

SECUENCIA DE LOS DATOS:

Observaciones Secuencia de los datos (Ordenada)
Código de cuentas  Fecha del comprobante
Fecha del Comprobante
 Descripción del comprobante
Descripción del Comprobante
 Código de cuenta
Descripción de la Cuenta
 Descripción de la cuenta
Monto del Debe
Monto del Haber  Fecha del documento
Nro de Documento  Nro. De documento
Fecha del Documento  Monto del debe
Elaborado por:  Monto del haber
Aprobado por:  Observaciones
Procesado por.  Elaborado por:
(5 PTOS)  Aprobado por:
 Procesado por:

El siguiente modelo es una representación de un formulario con los datos

consignados anteriormente. Esté es un comprobante de Egreso.
 COMPROBANTE

DE EGRESO N°;

CHEQUE N° BANCO FECHA

PEGADO A

POR CONCEPTO

CODIGO DE LA
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA DEBE HABER
CUENTA

OBSERVACIONES FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

Nombre:

Firm

a:
R.I.F.
C.I.

PROCESADO POR REVISADO POR APROBADO POR CONTABILIZADO

AUXILIARES DIARIO

2.Muchos bancos tienen establecidos procedimientos para que los clientes

efectúen consultas de saldos de sus cuentas corrientes.. Para efectuar éstas
consultas se diseñan formularios en los cuales se muestran datos para cada
cliente. Una fórmula típica de consultar debe contener al menos los
siguientes campos:
 Fecha de la consulta
 Código de operación
 Terminal por el cual se efectúa la consulta
 Número de la cuenta
 Saldo real
 Monto diferido
 Tipo de cuenta
 Monto bloqueado
 Saldo disponible
Como campos de control, el formulario debe contener la siguiente
información:
 Firma del titular
 Verificación de la firma
 Autorizado por:
Pregunta: a) Diseño de un formulario que tenga los campos antes
mencionados y que a la vez, reduzca el espacio utilizado a fin de minimizar
los costos.

Movimiento de cuentas hasta el 31/12/20 Saldo en línea

Terminal cta. a consultar: Total: Disponible:

Nro de cuenta: Bloqueado: Diferido:

Tipo de cuenta:

Titular: Saldo promedio al 30/11/20:

Código de
Fecha Referencia operación Debito Crédito Saldo total Tipo mov.

             

             

             

             

             

             

             
Verificación de firma Aprobado por:
             

firma del titular

_________________

_________________

3.Establezca una metodología para diseñar un sistema de formularios si

usted trabaja en una empresa y está ubicado en el área de Compras e
Inventarios). Puede mencionar los formularios que se utilizan en esa área.
(10 PTOS)

R: Propósito del sistema de formularios en el área de compras e inventarios

para una empresa. Sin duda alguna una empresa debe estar en la capacidad
de poder determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se
deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes
y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos del sistema de control
para los formularios de compras e inventarios, deben ser los siguientes:

Debe asegurar que las compras se realizan en las cantidades

precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se
requiere.

Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en

exceso.

Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los

proveedores.
La lista formularios utilizados en los departamentos del área compras e
inventarios son los siguientes:
 Requisición de materiales
 Órdenes de compra
 Entradas al almacén
 Salidas del almacén Todos serán formales
 Tarjetas de inventario
 Notas de entrega de mercancía

Metodología de una empresa para el diseño de formularios en el área de

compras e inventarios (Evaluamos su utilización).:

El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de

materiales. Este documento es la vía por la cual se notifica al departamento
de compras, acerca de las necesidades que existen del uso de un bien o
recepción de un servicio. Una vez que la requisición de materiales es emitida
por la unidad solicitante, esta debe ser enviada al departamento de compras,
previa aprobación de las personas que tienen autorización de acuerdo con
las políticas establecidas por la empresa.

Por otro lado, El departamento de compras debe elaborar normalmente una

orden de compra, debe especificar aspectos tales como: cantidad
requerida, calidad y/o descripción detallada del bien o servicio,
condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante para
procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de
compra, este pre numerada y se controle su correlatividad en forma
minuciosa. Otra información que debe contener una orden de compra, es la
referencia a la unidad solicitante.
Al igual que la solicitud de materiales, las órdenes de compra deben estar
autorizadas por personas competentes para ello. Típicamente un formulario
de orden de compra debe estar aprobado por el jefe de compras y uno o
dos gerentes de mayor nivel a este. Cuando la orden de compra es emitida,
una copia de esta debe ser enviada al departamento o almacén encargado
de recibirla, según sea el caso. Este control permitirá a través del formulario
de orden de compra, recibir únicamente bienes o servicios con base en una
autorización previamente aceptada. Al recibir el bien o servicio, la orden de
compra debe tener algún tipo de identificación de recibida. Un aspecto
que debe ser tomado en cuenta, es el referente a la distribución de la
orden de compra. Normalmente esta distribución es la siguiente: el original
va al proveedor, la primera copia es enviada al departamento que
emitió la solicitud de material, la segunda copia, al correlativo de control de
órdenes de compra emitidas y la última copia al departamento responsable
de recibir la orden de compra.

Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento
encargado, deben emitirse las conformaciones de recepción que
correspondan. La conformidad de lo recibido, generalmente, es capturada
mediante algún formulario, normalmente en el informe de recepción el cual
refleja toda la información referente a la recepción del bien o servicio
requerido y sus correspondientes conformidades. Esta conformación debe
ser comparada con la orden de compra que corresponda, para así
 asegurarse que el bien o servicio recibido este acorde con lo solicitado.

Clasificación del formulario de acuerdo al organigrama de la empresa

Área de compras e inventarios

Departamento de compras e
inventarios

 Requisición de materiales
 Órdenes de compra
 Entradas al almacén
 Salidas del almacén
 Tarjetas de inventario
 Notas de entrega de
mercancía
 mercancía

Codificación del formulario

Área de compras e inventarios

Departamento de compras e
inventarios

 Requisición de materiales
RM-2022-131
 Órdenes de compra
OC-2023-132
 Entradas al almacén
 EA-2024-133
 Salidas del almacén
 SA-2025-134
 Tarjetas de inventario
 TI-2026-135
 Notas de entrega de
Mercancía
NM-2027-136

 mercancía