El proceso contable

La contabilidad es una disciplina técnica que registra las operaciones del ente. El ciclo operativo comprende las actividades comerciales que realiza una
empresa. Cada una de estas actividades se debe ir registrando en la contabilidad.

El proceso contable no solo implica la mera registración, sino que la información sigue un proceso que le permite a la contabilidad cumplir su fin de servir
de base para la toma de decisiones a sus usuarios.

El proceso contable. Diagrama secuencial contable

Procesamiento contable

Método de la partida doble

Estados contables

Referencia
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El proceso contable. Diagrama secuencial contable

Documentación respaldatoria

Cada operación que realiza una empresa está respaldada por un documento comercial. Veamos cada una de las operaciones que realizó el negocio de
indumentaria:

El día 01/06: los socios aportan $100 000 en efectivo.

El día 02/06: el negocio compra un mostrador en efectivo por $10 000.

El día 03/06: el negocio compra mercaderías que deberá abonar en 30 días por $40 000.

El día 10/06: el negocio vende todas las mercaderías por $100 000.

El día 15/06: el negocio abona la electricidad y el alquiler por $25 000 en efectivo.

Si podemos afirmar que los socios aportaron $100 000 en efectivo, debe existir un estatuto firmado en donde se deje constancia de dicha operatoria.

Cuando nos referimos a las operaciones de compraventa de la empresa, existe por lo menos una factura que indica qué se compró, por qué valor, quién compra y
quién vende, así como cuál es la condición de venta. Además, puede existir otro documento comercial si la compraventa no se realiza en efectivo; por ejemplo, un
cheque, un pagaré o un cupón de tarjeta de crédito.

Justamente, la existencia de estos documentos comerciales que respaldan las operaciones enunciadas forma parte del proceso contable que Simaro y Tonelli
(2014) definen mediante los elementos de la Figura 1.

Figura 1: Proceso contable

Fuente: Elaboración Propia

En la secuencia contable, es importante que cada una de las operaciones esté respaldada por un documento comercial que avale la transacción. Por lo tanto, se
encontrarán documentos emitidos por el propio ente y emitidos por terceros. Veamos cada caso en particular. ¿Qué documentación acompaña cada operación en
el negocio de indumentaria?

El 01/06 la transacción estará respaldada por un estatuto en donde conste el aporte y entrega de efectivo de los socios.

El 02/06 el documento que respalda la operación es la factura original de compra de un mostrador. Al abonarse en efectivo, en ella figurará la leyenda de “Pagado”.

El 03/06 el documento también es una factura de compra original. A diferencia de la anterior, en vez de comprar un bien de uso, se detallará la mercadería
comprada. Es común que las empresas coticen los precios de las mercaderías con más de un proveedor para luego elegir el que más conviene. Pero es importante
destacar que el pedido de cotización de precios no constituye un hecho u operación de compra. Dicha cotización implica un paso previo a la compra realmente
realizada por la empresa.

El 10/06 el documento que acompaña la operación es una factura duplicada de venta.

Por último, al abonar los gastos, la empresa tendrá el respaldo de un recibo emitido por quien recibió el pago.

En este segundo paso del proceso contable, nos vamos a detener para recordar que algunos documentos darán origen a registraciones en la contabilidad porque
respaldan un hecho generador de una transacción y otros no generan registraciones. Además de los mencionados en el ejemplo, podemos nombrar algunos otros,
como vemos en la Tabla 1.

Tabla 1: Documentos comerciales

Generan registración contable No generan registración contable

Factura Orden de compra

Cheque Pedido de cotización

Pagaré Cotizaciones recibidas

Recibo Orden de pago

Nota de crédito o débito

En el libro Lecturas de Contabilidad Básica, de Simaro y Tonelli (2014, pp. 127-144), podrás
encontrar ilustraciones y ejemplos de los principales documentos contables.
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Procesamiento contable

Cuentas, plan de cuentas, manual de cuentas

Habiendo recorrido ya la documentación que respalda un hecho u operación realizado por la empresa, el tercer paso es la registración propiamente dicha. Para ello,
la contabilidad utiliza cuentas contables. Las cuentas son los nombres con que se denominará a cada elemento del patrimonio y de sus resultados. Los nombres
pueden variar entre las empresas, dependiendo del tipo de operaciones que realicen y de la envergadura del negocio. Por ejemplo, una empresa industrial usará
cuentas como Materias Primas o Producción en Proceso, las cuales no serán utilizadas por una empresa comercial.

El plan de cuentas es el conjunto de cuentas dispuestas de forma ordenada y codificada que se utilizará para la registración de todas las operaciones que se
produzcan. Dicho plan debe cumplir la condición de poder ser ampliado con más cuentas en el caso de que nuevas operaciones lo requieran. Este se encuentra
acompañado, generalmente, por un manual de cuenta que define y explica cada una de las cuentas.

Las cuentas pueden clasificarse de acuerdo con distintas variables. Según su naturaleza, se clasifican así:

Patrimoniales:

Activo.

Pasivo.

Patrimonio neto.

De resultados:

Resultado positivo.

Resultado negativo.

Regularizadoras:

De activo.

De pasivo.

De patrimonio neto.
 Movimiento.

Para poder registrar las operaciones que realizó el negocio de indumentaria, solo nos limitaremos a utilizar las siguientes cuentas contables del plan de cuentas:

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1. Caja y Bancos

1.1.1.1 Caja

1.5.1. Bienes de Cambio

1.5.1.1 Mercaderías

1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

1.2.1. Bienes de Uso

1.2.1.1. Muebles y Útiles

2. PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

2.1.1 Deudas Comerciales

2.1.1.1 Proveedores

3. PATRIMONIO NETO

3.1 Aportes

3.1.1. Capital

4 INGRESOS

4.1.1.1. Ventas

5 GASTOS

5.1.1.1. Costo de Ventas

5.2.1.1. Alquileres

5.2.1.2. Energía
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Método de la partida doble

Las operaciones que generan movimientos patrimoniales y que cuentan con la documentación respaldatoria, ya están en condiciones de registrarse
contablemente.

Para comenzar a trabajar en contabilidad, es necesario conocer cuál es el sistema de registración de operaciones contables que se utiliza de manera universal:
método de la partida doble. La característica principal que tiene este método es que trabaja en todo momento con igualdades que deben verificarse. Sus
particularidades son las siguientes:

Las operaciones y hechos que se produzcan en el ente se representarán por medio de cuentas.

Cada cuenta tiene dos secciones: debe y haber. Gráficamente, el debe se registra a la izquierda y el haber a la derecha.

En cada registración los importes volcados en el debe tienen que ser exactamente iguales que los anotados en el haber.

En cada registración se utilizan, como mínimo, dos cuentas, pero no hay límite en la cantidad máxima que emplear.

Todos los movimientos anotados en el debe se denominan débitos y todos los anotados en el haber se denominan créditos o acreditaciones. En consecuencia, la
suma algebraica de los débitos y los créditos en todo momento debe ser igual a cero.

La diferencia entre los débitos y créditos de una misma cuenta se denomina saldo; por lo tanto, si los importes registrados en el debe son mayores que los
registrados en el haber, esta cuenta tendrá saldo deudor; por el contrario, si lo registrado en el haber es mayor a lo registrado en el debe, la cuenta tiene saldo
acreedor.

¿Es factible saber cómo debitar y cómo acreditar una cuenta?

Para conocer cómo trabajar con los movimientos de las cuentas, se debe partir desde la ecuación patrimonial y analizar la siguiente regla:

Fuente: Elaboración Propia

 Se debe tener en cuenta que el debe y el haber no tienen un significado literal, sino que
son solo el nombre de las secciones que se utilizan para realizar las registraciones
contables.

Ahora sí estamos en condiciones de realizar el registro de las operaciones. Toda operación se registra en un primer libro, en donde se asentarán, en las secciones
del debe y del haber, los movimientos relacionados. Este es el libro diario y las registraciones que se realizan en él son asientos contables. A continuación, se
presentan las registraciones contables de los hechos correctamente documentados.

Hecho: el día 01/06 los socios aportan $100 000 en efectivo

Tabla 2: Registro de la constitución de la empresa

Elaboración Propia

Hecho: el día 02/06 el negocio compra un mostrador en efectivo por $10 000.

Tabla 3: Registro de compra de bienes de uso

Fuente: Elaboración Propia

Hecho: el día 03/06 el negocio compra mercaderías que deberá abonar en 30 días por $40 000.

Tabla 4: Registro de compra de mercaderías

Fuente: Elaboración Propia

Hecho: el día 10/06 el negocio vende todas las mercaderías en efectivo por $100 000.
Tabla 5: Registro de venta y costo de venta de mercaderías

Fuente: Elaboración Propia

Hecho: el día 15/06 el negocio abona la electricidad por $5000 y el alquiler por $20 000 en efectivo.

Tabla 6: Registro de gastos

Fuente: Elaboración Propia

Libro mayor

Una vez asentadas las operaciones individuales en el libro diario, sigue la mayorización. La mayorización es el proceso mediante el cual se logra disponer de
información resumida acerca de los saldos de las cuentas en particular; es decir, en este caso nos enfocamos en un análisis de cuenta por cuenta, registramos
las operaciones de las cuales cada una formó parte y computamos los débitos y créditos a ellas. De la suma algebraica de estos débitos y créditos, obtenemos el
saldo final de la cuenta.

Habitualmente, se trabaja con las denominadas registraciones en esquema T. En estas se identifica la cuenta que se está mayorizando en la parte superior de la T;
en la parte izquierda, se computan los débitos a la cuenta y, en la parte derecha, los créditos efectuados a la cuenta; finalmente, en la parte inferior de la T, se
determina el saldo final. Veamos como ejemplo la mayorización de la cuenta Caja de los asientos presentados anteriormente:

Tabla 7: Mayorización de la cuenta Caja

Fuente: Elaboración Propia

En este caso, la cuenta Caja tiene un saldo deudor de $165 000.

Si mayorizamos la cuenta Proveedores, obtenemos la Tabla 8.

Tabla 8: Mayorización de la cuenta Proveedores

fuente: Elaboración Propia

En este caso, la cuenta Proveedores tiene un saldo acreedor de $40 000.

Las cuentas de activo tienen como saldo habitual deudor. Esto es así porque las cuentas de activo pueden aumentar y disminuir, pero nunca serán mayores las
bajas que las entradas de activo. Por ejemplo, se puede tener saldo en Caja, o bien tener saldo cero, pero nunca tener dinero negativo.

Las cuentas de pasivo tienen como saldo habitual acreedor. Esto es así porque las deudas aumentan por el haber y disminuyen por el debe. Siguiendo con el
razonamiento anterior, se puede contraer una deuda o bien cancelarla, pero nunca cancelar más de lo que se debía. En el caso de que esto último sucediera, se
deja de tener una deuda y automáticamente se comienza a tener un crédito, por lo cual se convierte en activo.

Las cuentas de patrimonio neto (capital) tienen como saldo habitual acreedor, así como las cuentas de ingreso (ventas, por ejemplo).

Las cuentas de gastos tienen saldo deudor (por ejemplo, alquileres).

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Estados contables

En la última etapa del proceso contable, nos encontramos con los estados contables, en donde ya la información contable se organiza en su última etapa para
cumplir con el fin de proveer información para la toma de decisiones a sus usuarios.

Balance de saldos, estados contables

El balance de saldos es un cuadro de libros auxiliares, es decir, no forma parte del juego de estados contables que viéramos como informes de salida del proceso
contable. Entonces, ¿por qué se elabora? Su utilidad radica en que nos va a permitir verificar la igualdad entre la totalidad de los débitos y los créditos (para
corroborar, de esta forma, que hemos cumplido con el método de la partida doble), y determinar el saldo de cada una de las cuentas en forma de resumen, lo cual
nos simplifica la tarea de confeccionar luego los estados contables.

El Balance de Sumas y Saldos, también conocido como Balance de Saldos, consta de cinco columnas. En la primera indicaremos la cuenta; en las siguientes dos,
transcribiremos las sumas de los débitos y créditos efectuados a cada una de estas cuentas; y, en las últimas dos, los saldos de las cuentas, ya sea deudor o
acreedor. Veamos esto gráficamente en la Tabla 9.

Tabla 9: Balance de Sumas y Saldos

Fuente: Elaboración Propia

En este Balance de Saldos, se cumplen los requisitos de que tanto los totales de sumas como los de saldos son iguales entre sí. En caso de que no resultara de
esta forma, se deberían revisar las registraciones que se han efectuado, ya que podría suceder que en alguna de las registraciones no se hubiera cumplido con el
método de la partida doble, que se haya cometido un error al efectuar el pasaje, al mayorizar; o la equivocación puede haber sucedido al realizar el pasaje al
Balance de Saldos. Por lo expuesto, se debe descubrir en dónde se ha incurrido en error. Obviamente, en la actualidad –si se cuenta con algún software– sucederá
la mayoría de estos problemas; de todas formas, hay que tener muy claro el proceso de estas registraciones, ya que, en caso contrario, nunca se podrá descubrir
dónde se encuentra la falta.
Una vez que se avanzó en las registraciones, se está en condiciones de exponer la información en estados contables para que tanto usuarios internos como
externos al ente puedan evaluar y tomar decisiones. Los modelos de los estados contables surgen de las resoluciones técnicas de la Federación Argentina de
Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE).

Los estados contables básicos serán retomados al final de la materia, por lo que solo nos limitamos a mencionarlos:

1 Estado de Situación Patrimonial:

El Estado de Situación Patrimonial nos muestra la situación patrimonial de la empresa en una fecha determinada (cierre del ejercicio económico). Por eso, se dice
que es un estado estático (Simaro y Tonelli, 2014).

Contenido

Está compuesto por la estructura de inversión de la empresa (el activo) y su estructura de financiación (pasivo más patrimonio neto), es decir, la forma en que se
ha financiado ese activo.

Un punto importante para tener en cuenta es que en él se exponen los rubros pertenecientes al activo y los pertenecientes al pasivo. Esto implica que en ningún
caso se detallan las cuentas que forman parte de estos, las cuales se expondrán en la información complementaria mediante la utilización de las notas a los
estados contables.

En cuanto al patrimonio neto, se expone en un solo renglón (Fowler Newton, 2011). Del lado izquierdo tenemos el activo y, del lado derecho, las dos fuentes de
financiamiento de este, el pasivo y el patrimonio neto. Tanto el activo como el pasivo se dividen en corriente y no corriente.

2 Estado de Resultados

El Estado de Resultados informará el resultado del ejercicio económico. De acuerdo con las normas contables de Argentina, mostrará cómo llegamos a ese
resultado, es decir, las causas que lo originaron. En este caso decimos que se trata de un estado dinámico, ya que no muestra una foto de un momento
determinado, sino que podemos ver los resultados obtenidos a lo largo de todo el período bajo análisis (FACPCE, 2011).

Contenido

Los resultados se dividen entre ordinarios y extraordinarios. Los resultados extraordinarios son aquellos atípicos o excepcionales, que no suceden en forma
frecuente y sobre los cuales el ente no posee ningún tipo de control.

3 Estado de Evolución del Patrimonio Neto

Este informe es estático y dinámico. Es estático porque nos expondrá el saldo y la composición del patrimonio neto al inicio y al cierre de ejercicio; pero a su vez es
dinámico porque también muestra la evolución del patrimonio neto, es decir, cuáles fueron las causas que originaron su modificación (Fowler Newton, 2011).

Contenido
Muestra tanto el saldo inicial como final del patrimonio neto, pero a su vez las variaciones entre estos. Igualmente, hallaremos en diferentes columnas los aportes
de los propietarios, de los resultados acumulados. En este caso también se realiza en forma comparativa con el ejercicio anterior, pero solamente a nivel del total
de patrimonio neto, es decir, no se hace comparativo para cada una de sus partes integrantes (Simaro y Tonelli, 2014).

4 Estado de Flujo de Efectivo

Este estado expondrá, desde una perspectiva financiera, cómo se han obtenido los fondos y en qué se han aplicado durante el ejercicio económico. Un dato que
debemos tener presente es que el Estado de Flujo de Efectivo no se elabora teniendo en cuenta el criterio contable de lo devengado, sino que en él colocaremos los
ingresos y salidas de fondos efectivamente percibidos, ya que analizamos la variación en el efectivo de la empresa (Fowler Newton, 2011).

Contenido

Nos brinda información sobre las variaciones de efectivo y las causas que originaron estas variaciones. Estas causas, a su vez, se discriminan entre causas
originadas en actividades operativas, actividades de inversión o actividades de financiación; es decir, vemos cómo está utilizando sus fondos la organización y
cuánto está ingresando a ella.

5 Información complementaria

Con el objetivo de conocer con mayor profundidad la composición patrimonial de la empresa y de sus resultados, necesitamos ampliar la información que brindan
los estados contables, ya que estos se exponen en forma sintética.

Contenido

La información complementaria debe contener, principalmente:

criterios con los cuales se han valuado los activos y pasivos del ente;

composición o evolución de los distintos rubros;

identificación de los bienes sobre los cuales el ente tiene una disponibilidad restringida;

contingencias que no hayan sido contabilizadas;

indicaciones sobre las restricciones para la distribución de ganancias, si las hubiere.

Si bien la información que debemos incluir es más amplia, se considera que los enunciados son los puntos más sobresalientes.

Si recuerdas, en el Estado de Situación Patrimonial solo se exponen los rubros; por lo tanto, para saber cómo están compuestos, debemos consultar la información
complementaria.

Debes notar cómo se identifican las notas con un número. La misma referencia a ese número debe estar colocada en el Estado de Situación Patrimonial.

Cuentas de orden

Las cuentas de orden son cuentas especiales que no forman parte de las cuentas patrimoniales vistas hasta el momento, ya que no afectan el patrimonio del ente.
Por ejemplo, se recibe mercadería en consignación de un proveedor. Para registrar este hecho, se utilizarán dos cuentas de orden: una cuenta de orden deudora y
 otra acreedora, de modo tal que no se modifique la ecuación patrimonial.

Formas de registración

Sugerimos revisar la ejercitación complementaria del módulo y los ejercicios formulados en el libro de Simaro y Tonelli (2014, pp. 159-180), en donde, incluso a
través de un software educativo, podrás realizar registraciones de diferentes operaciones comerciales.

Normas legales que regulan el sistema contable

Si bien no son objeto de esta asignatura, en diversos apartados se nombrarán el Código Civil y Comercial de la Nación1 y la Ley de Sociedades Comerciales2, ya
que son los pilares legales sobre los que se asienta la contabilidad para operar. En estas leyes se marcan como libros contables obligatorios:

Libro diario.

Libro de Inventario y Balances.

Como lo indican Simaro y Tonelli (2014, pp. 191-192), los requisitos que deben cumplir estos libros son:

estar encuadernados;

estar foliados con hojas numeradas correlativamente;

ser rubricados por autoridad competente.

Asimismo, se prohíbe:

Asimismo, se prohíbe:

alterar el orden de los asientos;

dejar blancos o huecos;

hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas;

tachar algún asiento;

mutilar parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación.

Usuarios de la información contable

Los usuarios de la información contable son todas aquellas personas que necesitan esta herramienta para tomar sus decisiones. Es por ello que se dividen en dos
grandes grupos:

Usuarios internos
–
Son parte de la organización y pueden tener participación en los cursos de acción de ella. Por ello, necesitan decidir, por ejemplo, sobre los siguientes interrogantes:

1. ¿Es factible aumentar los sueldos a los empleados?

2. ¿Cuánto se vendió el año pasado?

3. ¿Cuánto se pagó de impuestos en este ejercicio contable?

Usuarios externos
–
Toman decisiones sobre la organización sin accionar sobre ella. Por ejemplo, se preguntan:

1. ¿Conviene invertir en esa organización?

2. ¿Se le puede otorgar un crédito a esta empresa?

3. ¿Cuánto vendió el competidor el año pasado?

[1] Ley 26994. (2014). Código Civil y Comercial de la Nación. Honorable Congreso de la Nación Argentina. Recuperado de http://bit.ly/2kQrqN8

[2] Ley 19550. (1984). Ley de Sociedades Comerciales. Honorable Congreso de la Nación Argentina. Recuperado de https://goo.gl/rbAeku
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Referencia

Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE). (2011). Normas Profesionales Argentinas Contables, de Auditoría y
Sindicatura. Buenos Aires, AR: Osmar D. Buyatti.

Fowler Newton, E. (2011). Cuestiones contables fundamentales. Buenos Aires, AR: La Ley.

Ley 19550. (1984). Ley de Sociedades Comerciales. Honorable Congreso de la Nación Argentina. Recuperado de
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/25000-29999/25553/texact.htm#1

Ley 26994. (2014). Código Civil y Comercial de la Nación. Honorable Congreso de la Nación Argentina. Recuperado de
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/235000-239999/235975/norma.htm

Simaro, J. y Tonelli, O. (2014). Lecturas de contabilidad básica (2.a ed.). Buenos Aires, AR: Omar D. Buyatti.