TALLER DE SOPORTES CONTABLES E INVESTIGACION DE ESTADOS FINANCIEROS

JULIAN LEONARDO MOSQUERA ALBA JEIFRY LUIS BARRIOS CONDE

PROFESOR: JESSICA SANDOVAL HERRERA CONTABILIDAD FINANCIERA

CORPORACIN UNIVERSIDAD DE LA COSTA CUC PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL BARRANQUILLA 2013

SOPORTES CONTABLES

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de orden interno y externo. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle. (Decreto 2649/93) Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribucin de costos y depreciaciones, entre otros. Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignacin bancaria, comprobante de depsito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crdito, comprobante de pago, nota dbito, nota crdito, recibo de caja menor, pagar y letra de cambio, entre otros.

Todos los asientos contables, para su justificacin, deben tener un soporte con los siguientes datos: Nombre o razn social de la empresa que lo emite Nombre, nmero y fecha del comprobante Descripcin del contenido del documento Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Adems de lo dispuesto para cada soporte en particular los ttulos-valores deben llenar los requisitos siguientes: La mencin del derecho que en el titulo se incorpora, y La firma de quien lo crea.
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 La firma podr sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del ttulo, por un signo o contrasea que puede ser mecnicamente impuesto. (Art 621 C.Co.). Los principales soportes de contabilidad son: RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta Caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o ttulo valor. RECIBO DE CONSIGNACIN BANCARIA Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. FACTURA DE VENTA AL CONTADO Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por Menor, si la mercanca no est gravada; se est gravada se acredita tambin la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercanca no est gravada se debita adems Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita Bancos o Cajas.

Facturas de venta de mercanca a crdito. El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organizacin contables, as: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos consecutivo y otra anexar al comprobante diario de contabilidad. Las empresas que compran mercanca al contado o a crdito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artculos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajusten a sus necesidades. Despus de estudiar las solicitudes de mercanca de su almacn, efectan los pedidos de mercancas mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado la mejor cotizacin. FACTURA DE VENTA A CRDITO Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y dems establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales. La factura cambiaria es un ttulo valor que tiene efectos jurdicos y que adems puede tener efectos fiscales, si adems cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias. Requisitos de la factura: La factura debe expedirse con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso. Numeracin en orden consecutivo, preimpreso. Apellido y nombres o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso. Apellido y nombres o razn social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando ste exija la discriminacin del IVA. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operacin. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura, preimpreso. Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

CHEQUE Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE PAGO Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde segn el concepto del pago.

LETRA DE CAMBIO Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito.

PAGARE Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. General mente, este documento se utiliza para respaldar los prstamos bancarios.

NOTA DEBITO Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de las facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayora de los soportes que elabora la empresa se elabora tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.
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NOTA CRDITO Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidadas en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un soporte que se denomina nota crdito. Se elabora tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.

RECIBO DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuentas mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto denominado caja menor de acuerdo a las necesidades de la empresa. Cuando se gasta el dinero de caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos realizados segn recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debita las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Todos estos documentos se deben anexar al comprobante de diario.

NOTA DE CONTABILIDAD Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especifico, como es el caso de los asientos de correccin, depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierre.

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
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ESTADOS FINANCIEROS La empresa puede elaborar infinidad de estados financieros segn sean las necesidades de cada momento, de cada situacin, no obstante, la norma ha considerado unos estados financieros que ha denominado como bsicos, y en razn a ellos es preciso elaborarlos siempre. En Colombia, el decreto 2649 de 1993, en su artculo 22, ha establecido claramente cules son los estados financieros bsicos: Son estados financieros bsicos: EL BALANCE GENERAL. Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro prximo. Activos Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como: El dinero en caja y en bancos. Las cuentas por cobrar a los clientes Las materias primas en existencia o almacn Las mquinas y equipos Los vehculos Los muebles y enseres Las construcciones y terrenos Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categoras: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

Activos corrientes Son aquellos activos que son ms fciles para convertirse en dinero en efectivo durante el perodo normal de operaciones del negocio. Otros activos

Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc. Pasivos Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categoras. Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos. Pasivos corrientes Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perodo menor a un ao. Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un perodo mayor a un ao, tales como obligaciones bancarias, etc. Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categoras de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado. El Activo es igual a PASIVOS ms PATRIMONIO. EL ESTADO DE RESULTADOS. Un estado de resultado de pasos mltiples obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los bienes vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de utilidad bruta. Como segundo paso, los gastos de operacin se deducen para obtener un subtotal llamado utilidad operacional (o utilidad de operaciones). Como paso final, se considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones no operacionales para llegar a la utilidad neta. Observe que el estado de resultados est dividido en cuatro grandes secciones: Ingresos Costo de los bienes vendidos Gastos de operacin Reglones no operacionales

Los estados de resultados de pasos mltiples se destacan por sus numerosas secciones y por el desarrollo de subtotales significativos.
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EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros bsicos contemplados por el artculo 22 del decreto 2649 de 1993. El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado. Adems de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa. Para la empresa es primordial conocer el porqu del comportamiento de su patrimonio en un ao determinado. De su anlisis se pueden detectar infinidad de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomas decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del patrimonio. La elaboracin del estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar una simple variacin. Para elaborar el estado de cambios en la situacin financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variacin. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo].

EL ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN FINANCIERA Es un estado financiero consolidado de carcter dinmico y de propsito general que permite dar a conocer los cambios ocurridos durante un periodo contable en el capital neto de trabajo y al mismo tiempo detalla las fuentes y usos de ese capital neto de trabajo por actividades de inversin (Activos), operacin (Estado de resultados), y financiacin (pasivo y patrimonio).

EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO El flujo de efectivo es uno de los estados financieros ms complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar. Segn el Consejo Tcnico de la Contadura, se entiende que el flujo de efectivo es un estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y
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utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo. El objetivo del flujo de efectivo es bsicamente determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversin y expansin. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer un estudio o anlisis de cada una de las partidas con incidencia en la generacin de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el diseo de polticas y estrategias encaminadas a realizar una utilizacin de los recursos de la empresa de forma ms eficiente. Es importante que la empresa tenga claridad sobre su capacidad para generar efectivo, de cmo genera ese efectivo, para as mismo poderse proyectar y tomar decisiones acordes con su verdadera capacidad de liquidez. Por regla general, se considera efectivo los valores contabilizados en el grupo 11 del plan de cuentas comercial, esto es caja, bancos, remesas en trnsito, cuentas de ahorro y fondos, por lo que los saldos de estas cuentas deben coincidir con el resultado arrojado por el estado de flujos de efectivo. En principio, todas las personas o empresas obligadas a llevar contabilidad, estn obligadas a elaborar estos 5 estados financieros considerados bsicos, excepto las empresas contempladas por el artculo 1 del decreto 1878 de 2008 que dice: Adicinese un pargrafo al artculo 22 del Decreto 2649 de 1993 con el siguiente tenor: "Pargrafo. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artculo 2 de la Ley 905 de 2004, o la norma que lo sustituya, as como aquellas entidades de naturaleza no comercial que estn obligadas u opten por llevar contabilidad en los trminos del artculo 1 del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artculo, en materia de estados financieros bsicos slo estarn obligadas a llevar y aportar los indicados en los numerales 1 y 2 del presente artculo; tambin estarn obligadas a presentar el estado financiero de propsito especial, determinado en el artculo 28 de este decreto". Desafortunadamente, en nuestro medio no se elaboran todos los estados financieros, especialmente los dos ltimos, estos es el estado de cambios en la situacin financiera y el estado de flujos de efectivo, tal vez por su nivel de complejidad, aunque quizs son los ms aportan valor en el anlisis financiero y hasta en la planeacin estratgica.

BIBLIOGRAFIA

http://soportescontables.blogspot.com/ http://www.gerencie.com/estados-financieros-basicos.html http://soportes-contables.iue.overblog.es/pages/SOPORTES_DE_CONTABILIDAD-1310261.html http://www.gerencie.com/estados-financieros-basicos.html

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