UNIDAD 3

SOPORTES DE CONTABILIDAD
CONCEPTO

son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa, es por ello por lo que se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas, es por ello por lo que a continuación se presentan los principales
papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable,
su definición y sus principales características.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las

necesidades de la empresa lo exijan.

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una compañía o empresas. ... Finalmente estos
documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto
de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes,
de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,

dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así

como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle. ( Decreto
2649/93).

DESCRIPCION Y PROCEDIMIENTO CONTABLE

Todos los asientos contables, para su justificación, deben tener un soporte con los
siguientes datos:
• Nombre o razón social de la empresa que lo emite
• Nombre, número y fecha del comprobante
• Descripción del contenido del documento
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.

Además de lo dispuesto para cada soporte en particular los títulos-valores deberá

llenar los requisitos siguientes:
• La mención del derecho que en el titulo se incorpora, y
• La firma de quien lo crea.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo
o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto. (Art 621 C.Co.).

Los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibos de Caja
2. Recibos de Consignación Bancaria
3. Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro
4. Factura de compraventa
5. Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
6. Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)
7. Letra de Cambio
8. Pagaré
9. Nota Debito
10. Nota Crédito
11. Retiro de Caja Menor
12. Reembolso de Caja Menor
13. Nota de Contabilidad
14. Comprobante de Diario de Contabilidad

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información

general:

• Nombre o razón social le la empresa que lo emite.

• Nombre, número y fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar
los comprobantes.

Tipos de soportes contables

Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego

recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.

Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden

entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
A continuación, se detallan algunos soportes contables más utilizados en las
organizaciones

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la
empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y

cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran
a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero
de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque,
de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
FACTURA DE VENTA

Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados
o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del

comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.

Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

♦ Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
(preimpreso).
♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
♦ Fecha de expedición.
♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
♦ Valor total de la operación
♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:

♦ Los tiquetes de máquinas registradoras

♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
♦ Los tiquetes de transporte.
♦ Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos
de educación reconocidos por el gobierno
♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de
pago
♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de
pensiones y de cesantías.
♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de
servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de
un computador a otro

Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir

factura en sus operaciones:

♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con

las operaciones financieras que realicen
♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo
referente a estos productos.
♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor
de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno
nacional
♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta
actividad
♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano
de pasajeros

Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por

mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se acredita
también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está

gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita
bancos o caja

Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización

contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa
que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les
cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se
ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su
almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para
el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

Comprobante de venta con tarjeta de crédito.

Concepto de tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta

habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de

tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o
jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este
documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad
financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través
de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la

entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas
de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera
se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los
tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila
entre el 5% y el 10%.

Consignación del comprobante de venta:

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta

corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido
debidamente diligenciado.

CHEQUE

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario".

COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio
de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,

expresando de manera clara las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa.

LETRA DE CAMBIO

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden
o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y

ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se
llaman letras por pagar.

PAGARÉ

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.

NOTA DÉBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,

un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

NOTA CRÉDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la

factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los

instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro
contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

NOTA DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

http://soportes-contables.iue.over-blog.es/pages/SOPORTES_DE_CONTABILIDAD-
1310261.html
LIBROS CONTABLES
Concepto de libros de contabilidad

Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las

transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos
y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos
y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.

El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica

que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas
en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.
En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse
en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo
con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua. (Art.
125 D.2649/93).

Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de
seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de
acuerdo con la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación
requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la
legislación tributaria.

Clases de libros de contabilidad

Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y

auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte
Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y
cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de
Comercio (5), de manera que las normas contables no contienen una clasificación
rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de

Sociedades se ha pronunciado (6) reiteradamente manifestando que al no haber
fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos
establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts.
50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la
contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto
orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no
superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor
y Balances.
La norma permite que los libros antes citados se pueden reemplazar por el
denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en
orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También
puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la
Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999.

Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus
registros, situación que está en concordancia con el artículo 48 del mismo Código,
donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico
contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento
y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el
estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de
Estado.(7)

Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos

necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no
requieren ser registrados (8), de manera que son documentos destinados al registro
detallado de las operaciones del ente económico y para la ampliación de la
información contenida en los libros obligatorios.

LIBROS CONTABLES MAS USADOS

La práctica empresarial y de los profesionales de la contaduría pública es la de

utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad
correspondiente, los que se explican a continuación:

1. LIBRO DIARIO.

Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los
hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que
se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los
comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los
documentos que los justifiquen.

2. LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.

Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones
del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los
valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal,
quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la
base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden
a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los
bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma
detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra
en los demás libros oficiales u obligatorios.

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades

comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un
inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa
la situación de su patrimonio.

4. LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES.

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que

comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen
simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma
diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada
establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.

No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.
Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.

5. LIBROS AUXILIARES.

Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para
conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a
éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser
diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es
ilimitado de acuerdo con las necesidades de cada ente económico, de manera que
permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio
llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el
control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la
información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los
siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de
la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación
asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas,
retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y
total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de
unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del
inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.
RESPALDO DE REGISTROS CONTABLES

Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y

hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar
debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos
de orden externo o interno.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse

previamente al registro de cualquier transacción, con fundamento en los soportes,
debiendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación,
así como las cuentas afectadas, para luego ser registradas en orden cronológico en
los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la
información.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con

indicación de la fecha de su preparación, indicando el nombre de las personas que
los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano.
Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos según el tipo
de acto de que se trate, de un hecho u operación económica; pueden ser de origen
interno o externo, los primeros se originan dentro de la misma unidad económica,
mientras que los externos provienen de terceros.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por

palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el
auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a
que correspondan, de acuerdo con el Plan de Cuentas.

CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD

“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que
se advirtiere”. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una
anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de
reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la
causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de
su nombre completo.

Concepto 650 Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) 31 de Julio

de 2018

CONSULTA (TEXTUAL)

Si una fundación que guarda silencio sobre el tema en los estatutos debe llevar libro
de contabilidad.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general
y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que
correspondan a un caso particular.

Dando respuesta a su pregunta, el Código de Comercio en sus artículos 48 y 49,

establece:

“TITULO IV.
DE LOS LIBROS DE COMERCIO CAPÍTULO l.
LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

ARTÍCULO 48. CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A

LAS NORMAS COMERCIALES – MEDIOS PARA EL ASIENTO DE
OPERACIONES. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros
contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este
Código y demás normas sobre la materia, Dichas normas podrán autorizar el uso
de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Asimismo, será permitida la utilización de otros procedimientos de
reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre
que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los
asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTÍCULO 49. LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO. Para los efectos legales,

cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que
determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquéllos”

Adicionalmente, los artículos 125 al 130 del título III del Decreto 2649 de 1993,
enuncian:
“ARTICULO 125. LIBROS. Los estados financieros deben ser elaborados con
fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en Forma tal que se garantice su
autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe
llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus
operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual
o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y
las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal Fin se deben
llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros
de resumen en forma global.
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de
cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones.
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los
códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las
adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y
otras,
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos
homogéneos.
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras
bases comprensivas de contabilidad.

1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de

dirección, administración y control del ente económico.
2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la ley así lo exija, para que
puedan de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su
diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en e/ lugar de su
domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la

Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a
nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no
requieren ser registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se
requiere que:

1. Al anterior le falten pocos Folios por utilizar o,

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un

certificado de/ revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador
público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe
presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de
tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada
uno de ellas.

Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros

presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4)
meses de su inscripción.

ARTICULO 127. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS. Los libros
deben ser exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

ARTICULO 128. FORMA DE LLEVAR LOS LBROS. Se aceptan como

procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada
o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras,
contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los
medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros
se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los
respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse
por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se

refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones a/ texto de los asientos
o a continuación de estos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran “Espacios en blanco” los
 renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los
totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar los libros.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los
auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los
actos prohibidos por este artículo.

ARTICULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancías

para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por
unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1. Clase y denominación de los artículos.

2. Fecha de la operación que se registre.
3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas
o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparación de/ inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de
control.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se

dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Al terminar cada
ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual
contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo
unitario y total.

Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este

puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando
aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito
probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

PARÁGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios

no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales
5, 6 y 7 de este artículo.
ARTICULO 130. LIBRO DE ACCIONISTAS Y SIMILARES. Los entes económicos
pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no
obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un
libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar
adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere

el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

ARTICULO 131. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas

legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos
sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe
distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y
continua para cada uno de ellos.

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el

contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar
actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o
hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el
respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

Así las cosas, dando respuesta a la consulta planteada por la consultante, en

nuestra opinión, basados en el articulado antes citado, los libros oficiales deben
estar debidamente custodiados y diligenciados por cada organización y según la
normatividad vigente son los siguientes:

• Libro Diario
• Libros Mayor y Balances
• Libro de Actas de Asambleas
• Libros de Actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
• Libro de Actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control social
• Libro de Registro Social

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo,

este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos
de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los
conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en
ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o
ejecución.

https://www.accounter.co/normatividad/conceptos/libros-oficiales-concepto-650-de-2018.html
¿LIBROS DE CONTABILIDAD FÍSICOS O ELECTRÓNICOS?

Con los cambios de la normativa contable en Colombia donde se implementa normas

internacionales de contabilidad y de aseguramiento al 100% de la economía privada en el
país, algunos temas anteriores sobre regulación contable parecieran tener alguna dificultad
como los casos de la prueba contable en libros físicos o electrónicos.

Varios temas se revuelven acá. Lo primero es que lo obligatorio en cuanto al registro de

libros oficiales ante la Cámara de Comercio según el Decreto Ley 019 de 2012 que
modificó el artículo 28 del Código de Comercio numeral 7) son “Los libros de registro de
socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.

Igualmente esta norma adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio donde
consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante.

De estas dos normas se puede concluir la posibilidad de tener unos libros electrónicos y no
físicos que no implican el registro obligatorio ante la Cámara de Comercio tales como el
libro diario, mayor y balances y el libro de inventarios, es decir lo que comúnmente
denominamos libros de contabilidad oficiales, sin que se exija reglamentación al respecto.

Ahora bien, si mezclamos normativas sobre regulación y sobre libros (Política contable
NIIF y teneduría de libros), en el año de transición existió una contabilidad oficial bajo
normas locales, la cual deberá tener todo el soporte de prueba incluyendo los libros
electrónicos y que también fue soporte para determinar bases fiscales hasta 2016 y una
contabilidad bajo NIIF que tenía el carácter de informativa pero que no era ante terceros
información oficial. Igualmente las dos podrían sustentarse en archivos electrónicos, solo
que una fue oficial ante terceros y la otra fue informativa.

Por otro lado el responsable de la información financiera y de negocios incluyendo la

contabilidad sigue siendo la administración de la empresa y por tanto de acuerdo a
instrucción escrita del representante legal, puede determinarse libros físicos o libros
electrónicos.

El artículo 12 de la Ley 527 de 1999 estableció las siguientes condiciones de conservación

de los libros electrónicos: 1- Que la información que contenga sea accesible para su
posterior consulta, 2- Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato
que se haya generado, 3- Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue
producido el documento.

A partir de 2017 existirán libros oficiales de contabilidad con regulación bajo NIIF y
tendremos otra reglamentación sobre las conciliaciones fiscales exigidas por Ley 1819 de
2016 que eventualmente podría tener incidencia por sanciones como una irregularidad en la
contabilidad de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com
Bucaramanga, 6 de Junio de 2017

https://cijuf.org.co/documentos-de-interes/2017/libros-de-contabilidad-fisicos-o-
electronicos

Reglamentación Libros Electrónicos de Contabilidad

24 abril, 2013

Por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012

El Presidente de la República de Colombia

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las

conferidas en el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política y el artículo
173 del Decreto 019 de 2012.

Considerando

Que mediante el Decreto 019 de 2012 se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
administración pública.

Que a través de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999, se reconoció en Colombia la

validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos.

Que el artículo 173 del Decreto 019 de 2012 modificó el artículo 56 del Código de
Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en
archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad,
integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad
con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de
contabilidad.

Que así mismo, el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 modificó el numeral 7 del
artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deberán inscribirse
en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros
de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, y
por lo tanto, los comerciantes no están obligados a inscribir los libros de contabilidad
en el registro mercantil.
Que en virtud de las disposiciones previstas en el Decreto 2364 del 22 de noviembre
de 2012 se reglamentó el uso de la firma electrónica, consagrada en el artículo 7 de
la Ley 527 de 1999.

Que, de acuerdo con lo anterior, para los efectos de este decreto se reconoce la
importancia de facilitarles a los comerciantes el uso de las distintas alternativas de
firmas electrónicas disponibles.

Que para efectos de la adecuada aplicación del artículo 173 del Decreto 019 de
2012, se hace necesario que el Gobierno Nacional expida la reglamentación
correspondiente en lo relacionado con el registro de los libros electrónicos.

Decreta

Artículo 1. Archivo Electrónico. Para efectos del presente decreto, se entiende

por archivo electrónico cualquier documento en forma de mensaje de datos,
generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos,
ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación
de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
Artículo 2. Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros
de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes
de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los
cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en
los términos del presente decreto.

El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la

cámara de comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las
plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto
mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio. En todo caso, deberán sujetarse a lo dispuesto en este
decreto y en el inciso 2° del artículo 56 del Código de Comercio, de manera que se
garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su
conservación en forma ordenada.

El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada serán

responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas
que regulan la materia.

Artículo 3. Inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos en las

Cámaras de Comercio. Los libros de comercio en medios electrónicos, sujetos a
dicha formalidad, deberán ser inscritos en la cámara de comercio correspondiente
al domicilio de cada comerciante y para ello, las cámaras de comercio a través de
sus servicios registrales virtuales habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas
de información autorizados, de conformidad con los parámetros señalados en el
presente decreto.

Artículo 4. Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros

de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios,
que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de
archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir
con los siguientes requisitos:

1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del

comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la
Ley 527 de 1999;
2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara
de Comercio correspondiente. La cámara de comercio devolverá al solicitante el
archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá
firmarlo y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o
remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
3. Constancia electrónica expedida por la cámara de comercio correspondiente, de
la siguiente información:
– Cámara de comercio receptora; – Fecha de presentación del libro para registro; –
Fecha de inscripción; – Número de Inscripción; – Identificación del comerciante o
persona obligada a registrar; – Nombre del libro, y;
– Uso al que se destina.
4. Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que
no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior,
deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo,
o en su defecto de un contador público, de conformidad con el procedimiento
establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

Artículo 5. Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de

socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o
actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de
manera electrónica, el comerciante deberá solicitar el registro individual de las
mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante
podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o en medios físicos. En el
evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá firmar digital o
electrónicamente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud de inscripción
y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que se elija la firma
electrónica, se hará de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012.

Para los casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deberá
hacerlo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad de
certificación digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizará la
autenticidad, integridad y no repudio del documento.
Para tal efecto, la cámara de comercio competente procederá a registrar
electrónicamente las decisiones y/o actuaciones sujetas a registro contenidas en
tales actas, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción. Asimismo,
notificará al comerciante a través de los mecanismos técnicos que permitan
garantizar la fecha y hora en que fue enviado, remitido o se encuentre disponible
las actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a su verificación.
Parágrafo. La Superintendencia de Industria y Comercio fijará el procedimiento y la
forma de aplicación de lo dispuesto en este artículo.

Artículo 6. Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de

comercio inscritos. Para garantizar el orden en el desarrollo de los registros de los
libros de comercio en medios electrónicos, se tendrá en cuenta el criterio
cronológico en su asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electrónicos
deberán incorporar un mecanismo de estampado cronológico, cuya fuente sea la
hora legal colombiana.

Artículo 7. Seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del

presente decreto, las cámaras de comercio deben garantizar que la información
contenida en el registro de libros electrónicos sea completa e inalterada de manera
que su conservación cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas
señaladas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999:
1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta;
2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservación,
mediante la inclusión del contenido del libro a registrar, en un sistema de
conservación de mensajes de datos. Para este efecto, la cámara de comercio
correspondiente deberá disponer de las aplicaciones, servicios y medios
tecnológicos que permitan el cumplimiento de este numeral;
3. Que la cámara de comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de
forma simultánea de un mismo libro, en medios. electrónicos o copia física. En
cualquier caso, será responsabilidad del comerciante o de la persona obligada,
escoger e informar a la cámara de comercio respectiva, si utilizará el mecanismo
físico o electrónico para realizar el registro;
4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios
electrónicos, de conformidad con los procedimientos de verificación de firmas
digitales o electrónicas, según sea el caso;

Artículo 8. Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros

inscritos. Las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un
mecanismo de ‘firma electrónica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad,
integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien
diligencia los libros de comercio electrónicos.
Los libros de comercio electrónico inscritos deberán contar en sus registros con un
mecanismo de firma digital o electrónica de las personas que intervengan en su
diligenciamiento. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas
y estampas cronológicas necesarias.

Las plataformas o sistemas electrónicos deberán garantizar el cifrado de los datos

que en estos se incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la información,
que podrá ser consultada única y exclusivamente por el comerciante y/o por las
autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha información para el
cumplimiento de sus funciones.

Artículo 9. Servicios de archivo y conservaci6n de libros electrónicos. Las

cámaras de comercio podrán ofrecer aplicaciones y servicios basados en
plataformas electrónicas o sistemas de información, que permitan al comerciante
crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar
enmendaduras, siempre que garanticen los requisitos previstos en el artículo
segundo del presente decreto.
Para estos efectos se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el
presente decreto.

Parágrafo Primero. Las condiciones para la prestación del servicio y su verificación

serán establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo Segundo. Las Cámaras de Comercio que ofrezcan este servicio deberán
garantizar su disponibilidad y facilitar el acceso a sus contenidos a las personas
debidamente autorizadas conforme a la ley o a la orden de autoridad competente.

Artículo 10. Oponibilidad. Los libros electrónicos de que trata el artículo 173 del
Decreto 019 de 2012, son oponibles frente a terceros siempre que se inscriban en
el registro mercantil, de conformidad con el procedimiento descrito en el presente
decreto.

Artículo 11. Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el

registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto
019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de estos, durante los
términos previstos legalmente para ello.

Artículo 12. Validez probatoria de los registros de libros en medios

electrónicos. Los libros registrados en medios electrónicos, en virtud del presente
decreto, serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán
las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la
apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527
de 1999.
Artículo 13. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de su
publicación.
Publíquese y Cúmplase,
Dado en Bogotá D.C. a los 24-04-2013.
El Ministro de Comercio, Industria y Turismo
SERGIO DÍAZ-GRANADOS GUIDA

ABC del XBRL en Colombia

¿Qué significa XBRL?

XBRL es el acrónimo en inglés para “eXtensible Business reporting Language” o

Lenguaje Extensible de Reportes de Negocios.

¿Qué es XBRL?

Bajo el nombre XBRL se conoce un lenguaje informático basado en un

metalenguaje llamado XML. XBRL ha sido específicamente desarrollado para la
comunicación electrónica estándar de datos financieros, presupuestales y de
negocios en general.

Mediante XBRL se “etiqueta” información de negocios, convirtiéndola en datos

reutilizables y comparables.

¿Desde cuándo existe XBRL?

XBRL nació de una propuesta realizada en 1998 por un experto contable y auditor
que buscaba estandarizar el formato con el que la información financiera se
distribuye entre proveedores y consumidores de la misma de manera automática.

¿XBRL es un estándar libre?

Sí, XBRL es un estándar libre de licencias. Es un estándar por el cual no se debe

pagar para hacer uso de este y su desarrollo es coordinado por una organización
mundial llamada XBRL Internacional, que agrupa actualmente más de 500
compañías de diversos sectores como gobierno, la academia, entidades no
gubernamentales que agrupan profesionales, empresas de consultoría y software
principalmente.

¿Cuáles son las principales ventajas de XBRL?

De la aplicación de XBRL en múltiples proyectos a nivel mundial, este estándar ha

permitido:
• Mejorar los reportes financieros en términos de claridad, transparencia, análisis y
control.
• Mantener un único origen de datos para muchos informes con diferentes
destinatarios o interesados.
• Reducir los tiempos de rendición de cuentas, consolidación y divulgación de datos.
• Minimizar los errores humanos debido a la automatización.
• Automatizar procesos que involucran la preparación, creación, transmisión,
validación, análisis y almacenamiento de información de negocios.

¿XBRL es sólo para generar reportes externos?

No. XBRL permite la creación de reportes internos a las organizaciones como

reportes externos. A pesar de que la mayoría de las aplicaciones XBRL que existen
a nivel mundial tratan con reporte externo, se conocen casos de empresas
multinacionales y la banca que lo usan para reporte interno con excelentes
resultados. La información elaborada a partir de XBRL, podrá utilizarse en cualquier
fase dentro de la cadena de suministro de información financiera, solucionándose
de esta forma problemas como la comunicación inadecuada con los inversores, la
ineficiencia en los procesos de agregación y análisis, y la creación poco eficaz de
estados financieros.

¿Qué proyectos puede mencionar de alto impacto con el uso de XBRL?

Sin duda hoy existen múltiples proyectos por mencionar. Sin embargo, resalto
algunos como el proyecto de Holanda que ha logrado grandes ahorros en tiempo y
dinero al usar XBRL en proyectos conjuntos del ministerio de finanzas y defensa de
este país; el proyecto de la Security and Exchange Commission o la SEC de
Estados Unidos; varios proyectos de bolsas de valores como la de Tokio y la
comisión del mercado de valores de España; proyectos en la Banca central como el
del Banco de España y el de la Central de Balances de Argentina.

¿Qué es una taxonomía XBRL?

Es el diccionario o el vocabulario común y sus reglas de uso en XBRL.

Específicamente son esquemas o mecanismos de clasificación que definen
nombres o etiquetas específicas para cada elemento de información (por ejemplo:
“Utilidad Neta”).

¿Qué es una “instancia” XBRL?

Una instancia XBRL es un documento que contiene datos (cifras) y especifica

contextos (lugar, fecha, moneda) de un reporte tradicional. Un ejemplo de una
instancia XBRL sería un informe como un Balance General de una empresa para
un año específico, con sus cifras correspondientes en un formato XML que cumple
con una taxonomía que reúne los conceptos presentes en el balance.
¿Una persona del sector financiero, un preparador de informes o analista debe
saber de XBRL para elaborar sus informes?

No necesariamente. XBRL es transparente para los usuarios de la información

quienes se ven beneficiados a través del uso de programas computacionales que
facilitan su aplicación. Sin embargo, para todos los que implementen estas
tecnologías sí es necesario conocer del tema.

¿Cómo aprecia un documento XBRL un usuario de la información?

XBRL ha sido creado para optimizar y automatizar procesos entre máquinas, es

decir, entre software o sistemas de información. Para los usuarios es transparente
XBRL y observan los documentos instancia XBRL como documentos PDF, en hojas
de cálculo o procesadores de palabras, en HTML u otros formatos de presentación
de fácil lectura para un humano. La labor de facilitar la presentación de informes a
los usuarios finales es de los proveedores de software.

¿El uso de XBRL implica un cambio en los estándares contables?

No. Aunque XBRL propone una forma de describir los datos financieros, no supone
un cambio en los procedimientos o principios contables actualmente utilizados.
Tiene la propiedad de ser flexible y se adapta con facilidad a los estándares
contables específicos para cada país, como GAAP en los Estados Unidos, AP en
Alemania o IFRS a escala internacional. Tampoco supone cambios en los
estándares de intercambio de datos entre sistemas de información, como por
ejemplo EDI.

¿Cómo se puede ver beneficiada Colombia con el uso de XBRL?

Colombia tiene varios acuerdos comerciales con diferentes países y está en proceso
de negociaciones con relación al TLC con Estados Unidos, en este sentido, las
empresas del país requieren hacerse más competitivas y demostrar mediante sus
estados financieros y contables su rentabilidad, la cual es comparable mediante el
uso de XBRL.

De igual forma, es necesario que las entidades de gobierno propendan por la

unificación de sus reportes de carácter financiero, presupuestal y de negocios que
permita aumentar la transparencia de la información, la minimización de errores y el
ahorro en tiempo y dinero de la emisión de informes.

Así como a nivel internacional las diferentes jurisdicciones o asociaciones XBRL

han permitido generar espacios de discusión entre profesionales de diferentes áreas
de conocimiento, como contaduría, sistemas, economía, finanzas, etc., en
Colombia, se pueden generar estos mismos espacios de discusión para proponer
mejoras en la normatividad Colombiana contable y financiera, que permita reducir
trámites y así facilitar los procesos de reporte y consolidación de información.
¿Qué avances presenta XBRL en Colombia?

XBRL en Colombia se empezó a introducir en el año 2003 con proyectos de

investigación universitarios impulsados por el apoyo tecnológico que éste ofrecía al
uso masivo de estándares internacionales de contabilidad. Para el año 2006 se
retoma el tema con interés nacional por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y se gestaron proyectos piloto para esta institución en el ámbito
presupuestal. Durante este mismo año se presentaron resultados de
investigaciones lideradas por la academia y se obtuvo el premio “XBRL Honorable
Mention” en la categoría de Taxonomy Development por parte de la Universidad
Autónoma de Bucaramanga.

En este año se realizaron múltiples estudios sobre posibles aplicaciones de XBRL

en el país, y es así como hoy se cuenta con un grupo de entidades de gobierno,
academia e industria que están listas para formar la asociación sin ánimo de lucro
XBRL Colombia que se encargará de orientar el desarrollo y las aplicaciones de
XBRL en nuestro país. En torno a la denominada “iniciativa de jurisdicción XBRL
Colombia” se viene trabajando desde el año 2006 y su consolidación ha sido posible
durante todo el 2007. Como muestra de ello se pudo ver que, en conjunto, todas las
entidades participantes de la iniciativa, patrocinamos y coordinamos la realización
del evento “Colombia XBRL 2007” realizado el pasado 22 de noviembre de 2007 en
el auditorio Félix Restrepo de la Universidad Javeriana. A este evento asistieron
más de 250 personas, y se contó con la presencia de conferencistas nacionales e
internacionales, pero sobre todo con grandes representantes del sector financiero
como el Dr. Cesar Prado, superintendente financiero de Colombia; el Dr. Hernando
Ruiz, superintendente de sociedades; el Dr. Jairo Alberto Cano, contador general
de la nación; y por supuesto con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través
de Alejandro Cruz, director de tecnología.

¿Qué entidades del gobierno colombiano piensan usar XBRL?

Aparte del Ministerio de Hacienda, han manifestado interés y se encuentran en

estudio las aplicaciones a futuro por parte de la Superintendencia Financiera de
Colombia, la Contaduría General de la Nación y la Superintendencia de Sociedades.
La mayoría de estas organizaciones están buscando realizar un piloto que les
permita una mejor toma de decisiones sobre proyectos macro, con el único fin de
mejorar y facilitar las tareas de reporte de información, aumentar la transparencia y
apoyar el intercambio de información basado en estándares internacionales.

¿En qué consiste el proyecto piloto del Ministerio de Hacienda y Crédito

Público?

El proyecto Piloto consiste en usar XBRL para el reporte de información

presupuestal. En este sentido, fue necesaria la creación de las taxonomías XBRL
presupuestales, con las cuales se han realizado reportes o instancias XBRL que
usan los conceptos y la regulación plasmada en el Estatuto Orgánico de
Presupuesto. Estas taxonomías serán de carácter público para que puedan ser
usadas en diferentes programas informáticos que permitan la visualización de los
informes y otros más avanzados que puedan realizar análisis de información y que
permitan comparar datos por años y emitir conclusiones al respecto. Estamos
actualmente en el diseño de las aplicaciones de XBRL en sistemas de información
como el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación) con el cual
se administra el presupuesto general de la nación, el portal de Transparencia
Financiera, creado para la consulta de información en línea de estados al día de
ejecución de presupuesto y del sistema de deuda pública, y otros que se ven venir.

¿Dónde pueden las personas encontrar más información?

Por el momento la información de XBRL en Colombia se difunde en el portal del

Ministerio de Hacienda www.minhacienda.gov.co en el enlace “XBRL”. Y la
información a nivel mundial, sin duda, se encuentra en Internet, principalmente en
el sitio web de XBRL internacional www.xbrl.org.

Elaborado por el equipo XBRL del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

MSc. Iván Alfonso Guarín Villamizar

Ing. Sandra Milena Barón Niño
Ing. Claudia Evelia López Hernandez

Dirección de Tecnología
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
xbrl@minhacienda.gov.co