Sistemas Fundamentales Registro

Formulación de información financiera | Sistemas Fundamentales de Registro
Formulación de
Información Financiera
Sistemas Fundamentales
de Registro
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Sistemas Fundamentales de Registro
La póliza es el documento físico o digital que contiene los registros contables de las
operaciones que realiza una entidad económica, y en estas se anexan los documentos o
comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas.
La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos
generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como
característica que permite una mayor división del trabajo.
Tratándose de las pólizas manuales, en éstas deben constar las firmas de las personas que
intervienen en su formulación, revisión y autorización, a fin de delimitar responsabilidades.
Las personas encargadas de formular las pólizas manuales o digitales toman los datos
directamente de los documentos para registrar los asientos respectivos.
Algunas ventajas al utilizar el procedimiento de pólizas:
• Permite mayor división del trabajo.
• No permite que en los diarios y en los mayores auxiliares se registren operaciones que
no están previamente revisadas y autorizadas.
• Claridad en la presentación general de las cuentas y los conceptos.
En el sistema de pólizas, los pasos dentro del proceso contable son los siguientes:
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Paso 1. Recepción de los documentos contabilizadores: notas, facturas, vales, etcétera.
Paso 2. Clasificación de los documentos anteriores de conformidad con las cuentas,

subcuentas y sub-subcuentas que vayan a afectar, a fin de resumir las operaciones
dentro de un mismo asiento contable.
Paso 3. Formulación, revisión y autorización de la póliza.
Paso 4. Su pase al registro de pólizas (ya sea único o múltiple).
Paso 5. Efectuar las sumas de cada columna en el registro, cuidando que estén debidamente
cuadrados los cargos y abonos.
Paso 6. Obtener un asiento de concentración (mensual o quincenal) y registrarlo en el Diario

General.
Paso 7. Efectuar, del libro anterior, los pases al Mayor General.
Paso 8. A partir del paso 4, hacer los pases a los auxiliares, tomando los movimientos de los
comprobantes anexos a la póliza.
Paso 9. Obtener las relaciones de los auxiliares y confrontar el total de saldos con el saldo del
libro Mayor.
Paso 10. Formular la Balanza de Comprobación según movimientos y saldos tomados del
libro Mayor.
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Las pólizas se catalogan de acuerdo a la operación que amparan, así tenemos:
• Póliza de diario.
• Póliza de ingresos.
• Póliza de egresos / Póliza de cheque.
Cada una de ellas requiere de la documentación soporte que respalde su contenido, de

acuerdo con el postulado básico de “Sustancia económica” (NIF A-2), que señala que ésta
debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como
el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos
que afectan económicamente a una entidad.
Entendiendo con lo anterior, que se deben incluir en la contabilidad todas y cada una de las
operaciones que se realizan, de lo contrario la información presentada carece de veracidad y
confiabilidad.
Además, la NIF A-7 menciona que el ocultamiento y distorsión deliberada de hechos en la

información financiera constituyen actos punibles, en virtud de que tanto su falta de
revelación, como el que la misma esté desvirtuada, induce a los usuarios generales a errores
en su interpretación y por lo tanto en la toma de decisiones económicas.
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Los datos generales que debe contener la póliza son:
• Nombre de la empresa.
• Número de cuenta, subcuenta y nombre.
• Columnas para el parcial, el debe y el haber.
• Sumas iguales.
• Concepto de la operación que se realiza.
• Espacios para anotar las iniciales de quién la formuló, quién la revisó y quién la
autorizó.
• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.
La póliza cheque adicionalmente deberá contener:
• Nombre del beneficiario, es decir a favor de quien se expide el cheque.
• Fecha de elaboración del cheque e importe, con número y letra.
• Número de cheque.
• Firmas autorizadas para emitir cheques.
• Nombre y firma de quien recibe el cheque.
A continuación, se muestra en qué casos se utiliza cada una, así como ejemplos de cada tipo
de póliza.
Póliza de diario:
Sirve para anotar las operaciones que realiza la entidad que no representan un desembolso
de dinero.
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Por ejemplo: Provisión de ventas del mes, Cancelación de facturas, Provisión de compras,
Provisión de gastos, Costo de ventas, Cancelación de IVA, Depreciaciones, Amortizaciones,
Cancelación de resultados anuales, etc.
Imagen 3. Ejemplo de póliza de diario.
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Póliza de ingresos:
En esta se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos.
Por ejemplo: Depósitos de clientes, Pago de préstamos, Préstamos recibidos, etc.
Imagen 4. Ejemplo de póliza de ingresos.
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Póliza de egresos:
Sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero para la empresa.
Los egresos pueden ser originados por dos situaciones; por los cheques emitidos por la
empresa o bien, por las transferencias realizadas por la empresa.
Por lo tanto, cuando en la salida de dinero no medie un “cheque” se deberá registrar en una
póliza de egresos.
Y cuando la salida de dinero este amparada con un “cheque” el registro será en una póliza
cheque.
Imagen 5. Ejemplo Póliza de egresos.
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Imagen 6. Ejemplo de póliza de cheque.
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Es importante mencionar que debido al avance tecnológico y el mundo globalizado de los

negocios se hace cada vez más indispensable la mejora en los procesos y la información por
lo que la autoridad fiscal en el tema de la Contabilidad Electrónica incluye los registros
contables como parte de ésta. Art. 28 frac. I, inciso A del C.F.F. que señala:
I. Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:
A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta,

cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de
valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento
de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos
registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos
respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el
cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y
deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se
establecerá la documentación e información con la que se deberá dar
cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la
contabilidad.
Registros Auxiliares.
“Los registros auxiliares, llamados también mayores auxiliares o subcuentas, y en los

sistemas computacionales cuentas de detalle, representan una parte integrante del saldo de
una cuenta acumulativa, se establecen para disponer de información particular de cada
entidad con las que se celebran transacciones o los conceptos particulares que integran los
gastos, ingresos, etc. Por lo tanto, cada cargo o abono que afecte a una cuenta acumulativa
debe ser pasado a las subcuentas o cuentas de detalle y, como consecuencia, deberá haber
tantas subcuentas abiertas como entidades integren el saldo de la cuenta acumulativa. Por
supuesto que la suma de las subcuentas es igual al saldo de la cuenta colectiva. (Romero, A.
(2018), Principios de contabilidad, pp. 490).
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Lo anterior se ejemplificará gráficamente a continuación: Se considera que se tiene un saldo

en Bancos de $14,000.00 y que se integra como sigue, Banco Mercantil del Norte $8,000.00 y
BBVA $6,000.00, por lo que quedaría registrado en cuentas de mayores auxiliares como sigue:
Figura 1. Ejemplo de cuenta acumulativa. Elaboración propia.
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El rayado de un auxiliar contable puede ser el siguiente:
Figura 2. Ejemplo de un rayado de auxiliar contable. Elaboración propia.
Por lo que respecta a los registros electrónicos, COI (Sistema de contabilidad integral) es un
paquete de aplicación creado por la empresa APEMEX bajo su marca registrada ASPEL y
dirigido a un trabajo específico como lo es la contabilidad.
COI es un sistema de contabilidad integral que se emplea para capturar información,

procesarla, mantenerla actualizada y hacer reportes de acuerdo a la legislación fiscal vigente
y con las herramientas que facilitan la práctica contable.
Es importante tener en cuenta que el sistema no contabiliza los criterios contables, los aplica
el usuario, y el sistema solo archiva, o realiza y presenta información en la pantalla y reporta.
En el caso de las Pólizas, a través de este módulo se realizan todas las afectaciones contables.
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COI nos permite trabajar hasta con doce diferentes tipos de pólizas, aunque las tradicionales
son tres (diario, ingresos y egresos).
Este módulo verifica que las cuentas afectadas existan en catálogo, que se cumpla la partida
doble, diferencia las cuentas acumulativas y de detalle.
Libro Mayor.
“El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta especial por cada concepto de Activo,
Pasivo y Capital. Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas los asientos
del libro diario”.
El libro Mayor también es conocido con el nombre de libro de segunda anotación, pues los
datos que aparecen en el provienen del libro Diario, del cual se copian las cuentas, los valores
y las fechas.
Los elementos que contienen el libro mayor son:
• Nombre de la cuenta al centro de las dos hojas tabulares.

• Hoja izquierda tabular se le denomina DEBE.
• Hoja derecha tabular se le denomina HABER.
• Fecha del asiento de diario en cada hoja tabular.
• Número de asiento de diario en cada hoja tabular.
• Concepto o contra cuenta en cada hoja tabular.
• Columna para folio de la contra cuenta.
• Columna para el importe de los CARGOS en la hoja izquierda.
• Columna para el importe de los CREDITOS en la hoja derecha.
Rayado del libro mayor. Cuando en las cuentas únicamente se registran los cargos y abonos,
el rayado del libro mayor es el siguiente”. (Flores, Primer Curso de Contabilidad, 2016).
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Figura 3. Ejemplo de rayado del libro mayor. Elaboración propia.
Balanza de comprobación.
Es un documento contable utilizado para verificar la exactitud de los registros contables, y

conocer los movimientos y saldos de cada una de las cuentas que integran la contabilidad de
la entidad; y es la base para elaborar la hoja de trabajo.
Elementos que la componen:
Puede elaborarse en una hoja tabular de 4 columnas y una más para el nombre las cuentas
donde figuran, nombre de la empresa, mención de que se trata de una balanza de
comprobación y la fecha a la cual se elabora.
En las primeras dos columnas se anotan los movimientos de cada cuenta, en la primera el
movimiento deudor y en la segunda el movimiento acreedor; en las siguientes dos columnas
se anotan los saldos de cada cuenta, en la primera el saldo deudor y en la segunda el saldo
acreedor.
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Ejemplo:
Figura 4. Ejemplo de balanza de comprobación. Elaboración propia.
Caso práctico.
Elaboración de pólizas y balanza de comprobación.

Para este caso práctico utilizaremos los datos de la empresa Comercializadora Ramos, S.A. de
C.V. de la Unidad I.
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La entidad lucrativa denominada Comercializadora Ramos, S.A. de C.V. inició operaciones

el 1 de agosto del 2019 con un capital de $2,330,000.00, aportado por sus socios de la siguiente
manera:
Bancos $7000,000.00
Almacén $600,000.00
Mercancías de tránsito $80,000.00
Mobiliario y equipo de oficina $350,000.00
Equipo de reparto $600,000.00
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1. El 2 de agosto liquida facturas correspondientes a la adaptación y acondicionamiento de

oficinas y local para el funcionamiento de la entidad por $22,000.00 más IVA.
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2. El 15 de agosto adquiere un seguro para la flotilla de autos por un año, por un importe de
$40,000.00 más IVA
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3. El 17 de agosto adquiere una computadora para el área de ventas, por 50,000.00 más IVA.
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4. El 21 de agosto adquiere papelería y útiles por 1,600.00 más IVA.
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5. El 25 de agosto compra mercancías por 100,000.00 más IVA, liquidando el 50% y por el
resto le otorgan crédito, sin garantía documental, por 30 días.
Para el registro de esta operación se deben elaborar dos pólizas: una por el importe
pagado y otra por el importe que se adeuda.
Por el importe pagado:
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Por el importe que se adeuda:
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6. El 26 de agosto paga fletes y acarreos por 2,500.00 más IVA, para hacer llegar la mercancía
hasta su almacén.
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7. El 28 de agosto de la compra anterior, devuelve mercancías por estar próximos a caducar,

por un importe de $2,000.00 más IVA, descontando el importe a su proveedor.
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8. El 3 de septiembre solicita un préstamo a Banorte por $500,000.00, pagando intereses de

forma anticipada por el 10%, por el resto le realizan una transferencia bancaria.
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9. El 15 de septiembre vende mercancías al contado por $80,000.00 más IVA. El costo de la

mercancía es de $35,000.00
Para el registro de esta operación se deben elaborar dos pólizas: una por el precio de venta
y otra por el precio de costo.
Por el precio de venta:
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Por el precio de costo:
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10. El 21 de septiembre vende mercancías a crédito por $200,000.00 más IVA. El costo de la
mercancía es de $85,000.00
También para el registro de esta operación se elaboran dos pólizas: una por el precio de
venta y otra por el precio de costo.
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29
11. El 23 de septiembre de la venta anterior, su cliente le devuelve mercancías por no ser de

acuerdo a lo requerido, por un importe de $6,000.00 más IVA. El costo de la devolución es
por $1,200.00
Para el registro de esta operación se elaboran dos pólizas: una por el precio de venta y otra
por el precio de costo.
30
31
12. El 30 de septiembre paga el recibo de luz de su local de ventas por $5,000.00 más IVA.
32
Ahora con los datos de los esquemas de mayor del mismo caso práctico, elaboraremos la
balanza de comprobación.
Nota: Los ajustes solicitados en la Unidad I, todos se registran en pólizas de diario, pues no
hay entrada ni salida de dinero.
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Referencias
• Consejo, M. (2019). Normas de Información Financiera. México. NIF A-1. pp. 20 – 28, NIF
A-7. pp 131.
• Código Fiscal de la Federación (2019). Art. 28 fracc. I
• Click.B. (2019). Tipos de pólizas contables. Recuperado de:

https://clickbalance.com/blog/contabilidad-y-administracion/que-son-las-polizas-
contables-en-contabilidad-electronica/
• Romero, A. (2018) Principios de contabilidad. México. Mc Graw Hill. pp. 489 – 490.
34
Responsable de Contenido:
M.I. María del Carmen Ramos Sánchez
M.A. Fernando Ramos Viveros
M.C. Ricardo Paz Muñoz
Dra. Ma. Rosa López Mejía
Diseñador Instruccional:
Samantha Fernández de Lara Arroyo
Desarrollador Multimedia:
Joshua Ezenwa Carrasco
Desarrollador de Sistemas:
Susana Márquez Islas
35

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Algunas ventajas al utilizar el procedimiento de pólizas:

• Permite mayor división del trabajo.

• Claridad en la presentación general de las cuentas y los conceptos.

Paso 1. Recepción de los documentos contabilizadores: notas, facturas, vales, etcétera.

Paso 2. Clasificación de los documentos anteriores de conformidad con las cuentas,

Paso 3. Formulación, revisión y autorización de la póliza.

Paso 4. Su pase al registro de pólizas (ya sea único o múltiple).

Paso 6. Obtener un asiento de concentración (mensual o quincenal) y registrarlo en el Diario

Paso 7. Efectuar, del libro anterior, los pases al Mayor General.

Las pólizas se catalogan de acuerdo a la operación que amparan, así tenemos:

• Póliza de egresos / Póliza de cheque.

Cada una de ellas requiere de la documentación soporte que respalde su contenido, de

Además, la NIF A-7 menciona que el ocultamiento y distorsión deliberada de hechos en la

Los datos generales que debe contener la póliza son:

• Número de cuenta, subcuenta y nombre.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Concepto de la operación que se realiza.

• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza cheque adicionalmente deberá contener:

• Nombre del beneficiario, es decir a favor de quien se expide el cheque.

• Fecha de elaboración del cheque e importe, con número y letra.

• Firmas autorizadas para emitir cheques.

• Nombre y firma de quien recibe el cheque.

Imagen 3. Ejemplo de póliza de diario.

Imagen 4. Ejemplo de póliza de ingresos.

Imagen 5. Ejemplo Póliza de egresos.

Imagen 6. Ejemplo de póliza de cheque.

Es importante mencionar que debido al avance tecnológico y el mundo globalizado de los

I. Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:

A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta,

“Los registros auxiliares, llamados también mayores auxiliares o subcuentas, y en los

Lo anterior se ejemplificará gráficamente a continuación: Se considera que se tiene un saldo

Figura 1. Ejemplo de cuenta acumulativa. Elaboración propia.

El rayado de un auxiliar contable puede ser el siguiente:

Figura 2. Ejemplo de un rayado de auxiliar contable. Elaboración propia.

COI es un sistema de contabilidad integral que se emplea para capturar información,

Los elementos que contienen el libro mayor son:

• Nombre de la cuenta al centro de las dos hojas tabulares.

Figura 3. Ejemplo de rayado del libro mayor. Elaboración propia.

Es un documento contable utilizado para verificar la exactitud de los registros contables, y

Elementos que la componen:

Figura 4. Ejemplo de balanza de comprobación. Elaboración propia.

Elaboración de pólizas y balanza de comprobación.

La entidad lucrativa denominada Comercializadora Ramos, S.A. de C.V. inició operaciones

1. El 2 de agosto liquida facturas correspondientes a la adaptación y acondicionamiento de

4. El 21 de agosto adquiere papelería y útiles por 1,600.00 más IVA.

Por el importe pagado:

Por el importe que se adeuda:

7. El 28 de agosto de la compra anterior, devuelve mercancías por estar próximos a caducar,

8. El 3 de septiembre solicita un préstamo a Banorte por $500,000.00, pagando intereses de

9. El 15 de septiembre vende mercancías al contado por $80,000.00 más IVA. El costo de la

Por el precio de venta:

Por el precio de costo:

Por el precio de venta:

Por el precio de costo:

11. El 23 de septiembre de la venta anterior, su cliente le devuelve mercancías por no ser de

Por el precio de venta:

Por el precio de costo:

• Código Fiscal de la Federación (2019). Art. 28 fracc. I

• Click.B. (2019). Tipos de pólizas contables. Recuperado de:

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