INTRODUCCIÓN A SAP

Guía de aprendizaje (Primera parte)

Presentación

La planificación, el diseño y la implementación del sistema de información en una

organización deben tener en cuenta la relación existente con los demás sistemas que
configuran la infraestructura de la empresa que, a su vez, deben asegurar la coherencia del
sistema de información resultante con la estrategia competitiva de la empresa.

En la mayoría de las grandes empresas existen múltiples ámbitos de operación, los cuales
deben de estar comunicados entre sí para mantener las cosas en movimiento y en la
dirección correcta. Antes de la introducción del software de Sistemas, Aplicaciones y
Productos (SAP) en el procesamiento de datos, no existía un medio real, eficiente y confiable,
que permitiera la comunicación y el flujo de datos entre las múltiples facetas y ámbitos de un
negocio.

La presente unidad tiene como finalidad revisar y establecer conceptos introductorios

asociados con el sistema SAP, buscando entregar un conocimiento básico de un sistema de
gestión que forma parte del actual contexto social y empresarial que vivimos.

Recuerda que este documento es una síntesis y guía de todos los contenidos y actividades
que revisarás durante esta primera unidad, por tanto, es sumamente importante que leas
toda la bibliografía recomendada y los materiales de profundización propuestos.

¡Mucho éxito en este camino!

 Introducción a SAP

Tema 1. Sistemas de Información

Los sistemas de información pueden trabajar con elementos como: el software, hardware, base
de datos, sistemas especialistas, sistemas de apoyo a la gerencia, entre otros. Es decir, dentro de
estos sistemas se incluyen todos los procesos informatizados, que pueden dejar disponible la
información correcta y hacer que una organización funcione adecuadamente.

Sin embargo, existen algunas características inherentes a los sistemas de información que deben
ser consideradas:

Característica Descripción

El sistema debe generar informaciones relevantes y necesarias a

Relevancia
la empresa, que deben ser originadas a tiempo y ser confiables.
Debe existir una integración entre el sistema de información y la
Integración
estructura de la empresa.
En el mismo momento en que se genera un flujo de
Flujo procesamiento de datos, tanto de manera interna como
Independiente externa, también hay un flujo independiente de los sistemas de
información.
Pueden contener herramientas de control interno, cuyo objetivo
Control
es asegurar que la información generada es confiable.

Buscan garantizar que los objetivos de la empresa serán

Directrices
atendidos de forma eficiente, directa y objetiva.

Tabla: Características de los sistemas de información (elaboración propia), basada en Mesquita, R. (2019).

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Según Kyocera, es posible definir la siguiente clasificación general para los sistemas de
información:

Tipo de Sistema Descripción

Sistemas de Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus

procesamiento de siglas en inglés) son los sistemas empresariales básicos que
transacciones (TPS) sirven a nivel operacional de la organización.

Los sistemas de control de procesos de negocio (BPM por sus

Sistemas de control siglas en inglés) monitorizan y controlan los procesos
de procesos de industriales o físicos, como pueden ser la refinación de petróleo,
negocio (BPM) generación de energía o los sistemas de producción de acero en
una planta siderúrgica.

Los sistemas de colaboración empresarial (ERP por sus siglas en

Sistemas de
inglés) son uno de los tipos de sistemas de información más
colaboración
utilizados. Ayudan a los directivos de una empresa a controlar el
empresarial (ERP)
flujo de información en sus organizaciones.

Los sistemas de información de gestión (MIS por sus siglas en

Sistemas de inglés) son un tipo de sistemas de información que recopilan y
Información de procesan información de diferentes fuentes para ayudar en la
Gestión (MIS) toma de decisiones en lo referente a la gestión de la
organización.

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones o de soporte a la

Sistemas de apoyo decisión (DSS por sus siglas en inglés) están específicamente
a la toma de diseñados para ayudar al equipo directivo a tomar decisiones en
decisiones (DSS) situaciones en las que existe incertidumbre sobre los posibles
resultados o consecuencias. Ayuda a los gerentes a tomar
decisiones complejas.
Los sistemas de información ejecutiva (EIS por sus siglas en
Sistemas de inglés) proporcionan a los altos directivos un sistema para
Información ayudar a tomar decisiones estratégicas. Está diseñado para
Ejecutiva (EIS) generar información que sea lo suficientemente abstracta como
para presentar toda la operación de la empresa en una versión
simplificada para satisfacer a la alta dirección.

Tabla: Clasificación general de sistemas de información (elaboración propia), basada en Kyocera. (s/f).

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Tal como existen diversos tipos de información que pueden ser categorizadas por niveles,
también se tienen distintos tipos de sistemas, donde cada cual posee especificaciones y
particularidades establecidas para suministrar determinado tipo de información. Estos
sistemas distintos trabajan de forma integrada, atendiendo a intereses empresariales
diversificados, actuando en los niveles empresariales estratégico, operacional, de conocimiento
y táctico.

Para simplificar los distintos tipos de sistemas es posible establecer que principalmente existen
4 tipos de sistemas de información utilizados por las organizaciones alrededor del mundo.

Tipo de Sistema Descripción

Los sistemas Enterprise Resource Planning (o Planeamiento de

Recursos de la Empresa) integran diferentes procesos y datos
de la empresa, reuniéndolos en un solo lugar. Así, los datos de
ERP todos los departamentos de la organización son integrados y
almacenados.
Los datos brindados por los softwares ERP ayudan a traer más
agilidad a los procesos y permiten cumplir la producción por
demanda, también llamada de just in time.

Los sistemas Customer Relationship Management (o Gestión de

Relación con el Cliente) automatizan todas las funciones
relativas al contacto con los clientes, permitiendo que las
organizaciones recolecten y almacenen los datos de contacto,
CRM las preferencias de los clientes, el histórico de compras de ellos,
entre otros.
Así, la empresa puede contactar los clientes para estrategias
específicas con el objetivo principal de atender a las necesidades
de los consumidores de manera anticipada.

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Introducción a SAP

Los sistemas Supply Chain Management (o Administración de la

Cadena de Suministro) integran los diferentes procesos relativos
a los proveedores de servicios, productos e informaciones. La
finalidad es crear valor para el consumidor, satisfaciéndolo
SCM cuando adquiere un producto o servicio.
Así, ese tipo de software integra los datos relativos a fabricantes,
proveedores y puntos de venta, garantizando que los productos
sean entregados en las cantidades necesarias y en el plazo
correcto, evitando la falta de mercancía o el exceso de stock.

Los Sistemas de Información Gerenciales son dirigidos hacia el

apoyo a la toma de decisiones y actúan en los niveles
estratégico, operacional y táctico. Las informaciones pueden ser
SIG reportadas por medio de gráficos, hojas de cálculo o informes.
Los informes pueden ser clasificados como: informes
programados, informes de excepción, informes y respuestas por
solicitud e informes en pilas.

Tabla: Tipos de sistemas de información (elaboración propia), basada en Mesquita, R. (2019).

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 Introducción a SAP

Tema 2. Introducción a SAP

2.1. ¿Qué es un ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés,
Enterprise Resource Planning) son sistemas de Información que integran y manejan muchos de
los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de
una compañía en la producción de bienes o servicios.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística (compras, ventas, producción,
control de calidad, inventarios, etc.) y la contabilidad de la compañía de forma modular. Sin
embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el
control de muchos procesos de negocio como ventas, entregas, pagos, producción,
administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos
humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el
cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con
el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del
consumidor o servicio al consumidor (como los CRM Customer Relationship Management), un
sistema que trata directamente con los clientes o con los sistemas de negocios electrónicos tales
como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y
finanzas electrónicas.

Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus módulos más comunes se
encuentran el de manufactura o producción, almacenamiento, logística e información
tecnológica. Incluyen, además, la Contabilidad Financiera y de Gestión, y suelen incluir un módulo
de Gestión del Recurso Humano.

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 Introducción a SAP

2.2. ¿Qué es SAP y para qué sirve?

El nombre proviene de una empresa multinacional alemana fundada en 1972 por antiguos
empleados de IBM. Desde entonces, los servicios de SAP o Systems, Applications, Products in
Data Processing funcionan prácticamente en todos los ámbitos de la administración empresarial.
El desarrollo de la compañía la ha convertido en líder en software ERP. El sistema SAP permite a
las empresas administrar correctamente sus recursos humanos, productivos logísticos, etc. El
año 1999 la compañía fue premiada como la empresa con mejor gestión, en la semana de la
industria. El nombre SAP AG aparece en el año 2005 tras la junta de accionistas de ese año. Y es
que AG son siglas que significan en alemán Sociedad Anónima (Aktiengesellschaft).

Siguieron creciendo y extendiéndose, mejorando su software y volviéndose una herramienta

imprescindible para cientos de empresas por todo el mundo, que no podrían realizar su actividad
ni contarían con el éxito que tienen hoy día si no fuera por SAP AG y su sistema de planificación
de recursos y su sistema de información, cada vez más avanzado. En 2014, cambió de SAP AG a
una Sociedad Anónima Europea (Societas Europaea o SE).

SAP se relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) por tratarse de
un sistema de información que permite gestionar las diferentes acciones de una empresa, sobre
todo las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la
contabilidad. Sus servicios destacan por cubrir, además, las necesidades tanto administrativas
como las de sus clientes y proporcionar las herramientas que se requieren.

Evolución de los Sistemas Desarrollados para Grandes Empresas:

SAP R/1 SAP R/2 SAP R/3 SAP ERP SAP R/4
año 1973 año 1979 año 1992 año 2004 HANA
año 2015

Plataforma
HANA
año 2011
Sistemas Desarrollados para Pymes:

SAP B/1 SAP A/1

año 2000 año 2007

Figura: Evolución SAP (Fuente: CVOSOFT, 2020).

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2.3. ¿Cuáles son los módulos de SAP?

De acuerdo con una visión amplia de los procesos de empresa, como ejemplo SAP R/3 está
organizado en los módulos (que contienen a su vez procesos), que se pueden listar a
continuación:

SD (Sales and Distribution) Ventas y Distribución

MM (Materials Mangement) Aprovisionamientos, Compras y Almacenes
PP (Production Planning) Planificación de la Producción
PM (Plant Maintenance) Mantenimiento de instalaciones propias o de clientes
QM (Quality Management) Gestión de la Calidad
FI (Finances) Contabilidad de empresa
CO (Controlling) Contabilidad analítica y control de costes
AM (Asset Management) Contabilidad de activos fijos
PS (Project System) Gestión de Proyectos de empresa
HR (Human Resources) Recursos Humanos

2.4. ¿Qué sectores utilizan SAP?

La lista de industrias a las que sirve SAP es amplia y desde su creación ha ido incrementando. Al
ser tan amplia en el sector privado como en el público, a continuación, se puede observar una
lista de las áreas en las cuales tiene aplicación:

Materias primas, minería y agricultura

Gas y petróleo
Químicas
Metalúrgicas
Farmacéuticas
Materiales de construcción
Construcción pesada
Servicios
Consultorías y software
Sanatorios y hospitales
Sector público

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No importa el tipo de industria, la función es la misma: organizar todas las acciones que forman
parte del plan de la empresa. SAP ofrece soluciones basadas en tecnologías inteligentes para
los procesos de negocio y sus mejores prácticas, las cuales ayudan a las empresas a obtener
una mejor operación.
Energía y recursos naturales Industrias de servicios Industrias de servicios
Viajes y recreación de pasajeros Agronegocios
Productos para la contrucción Ingeniería, construcción y Productos de consumo
Productos químicos operaciones Moda
Productos para la construcción Medios Ciencias de la vida
Minería Servicios profesionales Comercio minorista
Petróleo y gas Transporte de carga y logística Distribución mayorista
Serviciós públicos Deportes y entretenimiento
Telecomunicaciones

Industrias discretas Servicios financieros Servicios públicos

Aeronáutica y defensa Banca Defensa y Seguridad
Industria automotriz Seguros Ciudades futuras
Alta tecnología Cuidado de la salud
Maquinaria y componentes industriales Educación superior e investigación
Sector público

Figura: Tipos de industrias con soluciones SAP (Fuente: SAP AG, 2020).

En el portal de SAP encontrarás más información sobre su historia, evolución, empleados,

clientes y partners, subsidiarias en el mundo, etc. (http://www.sap.com).

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Tema 3. Modelo GBI (Global Bike Inc.)

Historia de la Compañía
John Davis es un ciclista de renombre mundial y campeón de carreras de montaña. Creó una
empresa en los Estados Unidos para producir bicicletas de trail. Peter Weiss de Alemania es un
ingeniero que no solo compite con bicicletas de carretera, sino que también diseña cuadros de
bicicletas. Formó una empresa para fabricar cuadros de bicicleta de turismo ligeros. John y Peter
se conocieron en 2000 y fusionaron sus dos empresas para formar GBI.

El negocio
GBI sirve al mercado ciclista profesional y "prosumidor" de bicicletas de montaña (todo terreno)
y de turismo (carretera). Es conocida por sus cuadros compuestos de carbono, que son fuertes,
livianos y de bajo mantenimiento. Estos cuadros son características de la línea profesional de
bicicletas. Por el contrario, la línea de bicicletas de lujo utiliza un cuadro de aluminio.

GBI también vende accesorios para bicicletas a sus clientes. Cascos, botiquines de primeros
auxilios, camisetas y botellas de agua son ejemplos de estos productos que no son para
bicicletas. La figura 3 muestra la lista completa de productos GBI.

La innovación, la seguridad, la confiabilidad y el rendimiento son el núcleo del negocio de GBI. La

adhesión a este núcleo ha mantenido a la empresa competitiva en un entorno de crecientes
amenazas de otras empresas e imitaciones. GBI no vende productos directamente a los
consumidores. En cambio, confía en sus clientes de alto nivel (socios).

Estructura organizativa
John y Peter son los co-directores ejecutivos de GBI. La empresa tiene aproximadamente 100
empleados. Aproximadamente dos tercios de ellos trabajan en los Estados Unidos; el resto está
empleado en Alemania. En la siguiente figura se indica la estructura organizativa de nivel superior
de GBI.

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Board of
Directors

John Davis Peter Weiss

(Co-CEO) (Co-CEO)

Chief Chief VP Research

VP VP
Infomation Financial and
Marketing Operations
Officer Officer Development

Figura: Estructura Organizativa de nivel superior GBI (Fuente: EpistemyPress, 2020)

Las oficinas centrales de GBI están ubicadas en Dallas (la Figura siguiente muestra la estructura
comercial), y GBI está registrada como una empresa estadounidense que sigue los estándares de
contabilidad generalmente aceptados (GAAP) de EE. UU. En GBI opera una empresa subsidiaria,
GBI Europe, que tiene su sede en Heidelberg y está sujeta a las normas internacionales de
contabilidad (NIIF) y las regulaciones fiscales alemanas.

GBI Global

GBI
GBI US
Germany

Miami San Diego Dallas Heidelberg Hamburg

distribution distribution manufacturing manufacturing distribution
center center plant plant center

Figura: Estructura comercial de GBI (Fuente: EpistemyPress, 2020)

Las funciones de planificación de materiales, finanzas, administración, recursos humanos y TI se

consolidan en la sede de Dallas. La instalación de Dallas fabrica productos para los mercados de
exportación y los EE.UU.; y su almacén administra la distribución de productos para el centro de
EE.UU. y los minoristas de Internet. GBI también mantiene almacenes para envío y exportación,
tanto en San Diego como en Miami. San Diego maneja la distribución de la costa oeste y las
exportaciones para Asia, y Miami maneja la distribución de la costa este y las exportaciones de
América Latina.

GBI Europe tiene su sede en Heidelberg, Alemania (DE). La mayor parte de la investigación y el
desarrollo de todo GBI se realiza en las oficinas de Heidelberg. Heidelberg es también la principal
planta de fabricación de GBI en Europa. El almacén de Heidelberg se encarga de todos los envíos
para el sur de Europa. El almacén de Hamburgo se encarga de todos los envíos para el Reino
Unido, Irlanda, Oriente Medio y África.

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3.1. Modelo GBI implementado en SAP

Estructura Organizacional
Corresponde al elemento básico diseñado para representar la estructura de GBI. Al interior de
la representación de la estructura dentro de SAP nos encontraremos con el Mandante, que
corresponde al nivel más alto dentro de la estructura generada para la empresa.

Mandante (Client)
Representa al grupo de empresas o holding. En un servidor podemos tener más de un
mandante SAP, siendo cada mandante un ambiente de trabajo, tal como Desarrollo de Sistema,
Pruebas, Entrenamiento y el “oficial” que es llamado Ambiente Productivo.

Procesos de negocio

Ventas Gestión de ventas SD

Compras Gestión de materiales

Fabricación Producción PP
Registro y seguimiento contable Finanzas FI

Control de Gestión Controlling CO

Persona Gestión del recurso humano HCM

Almacenes Gestión de inventarios MM

Mantenimiento Gestión de Equipos PP

Proyecto Gestión de Proyectos PS

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Introducción a SAP

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Introducción a SAP

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Referencias bibliográficas

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