1

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING, PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS

HUMANOS

Carreño Duarte Brayan Jhoan

Guevara Pineda Cristian Javier

Joya Fals Luna Shaidyne

Mantilla Esteves Juan José

Mendoza Urueña Ivana Andrea

Monsalve Medina Juan David

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

BUCARAMANGA, SANTANDER

23 DE FEBRERO DE 2023
 2

Sistemas de Información Gerencial

Sistema de información gerencial (SIG; en inglés, Management Information

System, MIS), es un sistema compuesto por un conjunto de subsistemas racionalmente

integrados, cuya función es almacenar y procesar los datos, los cuales son transformados

en información. Es decir, que como resultado del proceso del sistema se obtiene la

información útil para la toma de decisiones de la compañía.

La resolución de los retos de la administración actual está ligado íntimamente con

el desarrollo de la tecnología, que no es otra cosa que el conjunto de todas las

habilidades y capacidades físicas, técnicas y de gestión que hacen posible el desarrollo

de las empresas alrededor del mundo.

Las organizaciones tienen un gran desafío para manejar la información de sus

socios estratégicos; por lo cual, se han creado los sistemas de información gerencial, que

permiten en tiempo real, tomar decisiones acertadas, claras y objetivas.

Se han estudiado los siguientes sistemas de información gerencial:

 Enterprice Resource Planning (ERP)

 Supply Chain Management (SCM)

 Costumer Relationship Management (CRM)

 Business Intelligence (BI)

 Business Process Management (BPM)

 3

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (en español, planificación de recursos

empresariales) es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las

actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión

de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de

suministro. Una solución de ERP completa también incluye herramientas de gestión del

rendimiento empresarial, que ayudan a planificar, presupuestar, predecir y notificar los

resultados financieros de una organización.

Los sistemas de ERP enlazan multitud de procesos empresariales y facilitan el

flujo de datos entre ellos. Los sistemas de ERP recopilan los datos de las transacciones

compartidos por las diversas fuentes de una organización, eliminan los datos duplicados y

proporcionan integridad de datos mediante una única fuente de confianza.

Hoy en día, los sistemas de ERP son elementos imprescindibles en la gestión de

miles de empresas de todos los tamaños y de todas las industrias. Para estas empresas,

la ERP es tan indispensable como la electricidad que les permite tener luz.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son plataformas

completas e integradas, tanto locales como en la nube, que gestionan todos los aspectos

de un negocio de producción o distribución. Además, los sistemas de ERP respaldan

todos los aspectos de la gestión financiera, los recursos humanos, la gestión de la

cadena de suministro y la fabricación con la función de contabilidad principal.

Los sistemas de ERP también proporcionarán transparencia en todo el proceso de

negocio al supervisar todos los aspectos de producción, logística y finanzas. Estos

sistemas integrados actúan como eje central de la empresa para la totalidad de flujos de

trabajo y datos, brindando a diversos departamentos acceso a esta información.

 4

Los sistemas y el software de ERP ofrecen soporte a múltiples funciones de toda

la empresa grande, mediana o pequeña, incluida la adaptación al sector en el que opere

la organización.

Estructura básica de ERP.

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una única estructura de datos

definida (esquema) que normalmente posee una base de datos común. Esto ayuda a

garantizar que la información utilizada en toda la empresa esté normalizada y se base en

definiciones y experiencias de usuario comunes. Estas estructuras básicas se

interconectan con los procesos empresariales impulsados por los flujos de trabajo en los

departamentos de la empresa (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, ingeniería,

marketing y operaciones), y conectan a los sistemas y las personas que los utilizan. En

pocas palabras, la ERP es el vehículo para integrar personas, procesos y tecnologías en

una empresa moderna.

Existen muchas aproximaciones distintas para describir cómo se compone un

sistema ERP. Una de las más comunes, consiste en analizar el ERP siguiendo las

diferentes capas que lo componen.

 Infraestructura hardware viene determinada por los requisitos mínimos

del fabricante del ERP y por las funcionalidades y utilidad que dará la

empresa al programa. Es una de las estructuras que se deben planificar

con más cuidado, ya que depende mucho del funcionamiento de la

aplicación.
 5

 Infraestructura software es absolutamente dependiente de la capa

anterior. Una vez se han implantado las máquinas y comunicaciones, se

tiene que estudiar qué software se escogerá.

 La base de datos variará dependiendo del volumen que se desee

almacenar. Suele ser común que en el momento de seleccionar el

software que se desea integrar, puedas escoger la base de datos que

mejor se ajuste a las necesidades.

 La aplicación es el corazón del sistema, ya que refleja los procesos

internos de la empresa. El fabricante adapta las necesidades y

funcionalidades que la empresa necesita en el momento de implantar la

aplicación. Integra los módulos de la empresa desde donde después se

gestionará la información. Entre ellos encontramos: Gestión financiera,

ventas y compras, fabricación o recursos humanos entre otros.

 La interfaz, es la encargada de conectar los componentes anteriores y

permitir así a los usuarios trabajar con la aplicación.

Objetivos principales de un sistema ERP.

Un sistema ERP debe cumplir una serie de objetivos:

 Permitir el acceso a toda la información de la empresa de manera

oportuna, precisa y confiable. Dicho acceso a la información debe ser

restringida de acuerdo a los privilegios de cada tipo de usuario.

 Optimizar los procesos de la empresa.

 Compartir información entre todos los componentes de la organización.

 6

 Eliminación de procesos innecesarios de re-ingeniería.

Un ERP tiene como propósito reducir los tiempos de respuesta ante distintas

situaciones de interacción con nuestros clientes, así como el manejo de información

eficiente que permita la toma de decisiones y la reducción de los costos de las

operaciones llevadas a cabo.

Entrada, procesamiento y salida de ERP.

Entrada: Se denomina así a la captura o recolecta de datos en bruto, tanto del

interior de la organización como de su entorno externo. La entrada puede ser manual o

automática, pero de la validez que contengan dichos datos dependerá en gran medida la

veracidad y exactitud de la información de salida.

Almacenamiento: Como su nombre lo indica es archivar esta información en

algún medio para su posterior tratamiento, puede ir desde simples archivos a extensas y

complejas bases de datos.

Procesamiento: Supone la conversión de los datos en salidas útiles para los

interesados, este proceso se lleva a cabo mediante cálculos, análisis y operaciones que

pueden variar su complejidad. Como en la entrada, el procesamiento también puede

llevarse a cabo de manera manual o automática.

Salida: Se entiende como salida en este caso la transferencia o distribución de la

información procesada previamente, a los gerentes de la organización mediante reportes

gerenciales, para la toma de decisiones.

 7

¿En que puede ayudar a la organización este tipo de SIG?

La planificación de recursos es el proceso de determinar cuáles son los recursos

con los que cuenta la empresa tales como el personal, el software, el equipamiento y el

presupuesto; Que necesita una empresa para llevar a cabo un proyecto.

Esta técnica conlleva a determinar lo que necesitamos para nuestro proyecto a

realizar, de forma que se puede asignar o delegar los elementos importantes de manera

eficiente.

Este recurso puede complementar u organizar la empresa de tal modo que

podamos crear planes de proyectos precisos y concisos, en el cual podamos detallar

cuales son nuestras etapas para la complementación a llevar a cabo en nuestro proyecto

y su planificación para saber con cuales recursos disponemos en el momento o no; En

segundo lugar tenemos que nos ayudaría a evitar los retrasos innecesarios, ya que no

sepan cómo organizarse en el grupo y esto les puede ocasionar retrasos a la hora de

buscar la información pertinente de sus proyecto a desarrollar; Tercer lugar se encuentra

gestionar nuestra capacidad de organizar y administrar nuestros recursos sean

financieros, tecnológicos, materiales o nuestro personal a disposición en nuestro

proyecto, Y por último nos llevaría a entregar nuestro trabajo con un mayor éxito e

información clara al destinario, ya que al planificar lo que necesitaremos, cuando lo

necesitaremos y como lo obtendremos nuestra información estará ya organizada y lista

para transformar en nuestro proyecto de presentación.

Entonces tenemos que este SIG nos ayudara a llegar a nuestro objetivo de

proyecto con bases claras concisas y llegar a la información más rápido, ya que nosotros

mismos estamos planificando nuestro tiempo y recursos a necesitar, y se verá la mejoría

 8

y calidad y en el tiempo mínimo a desarrollar en nuestra empresa con la información que

necesitaremos al alcance de nuestras manos.

Empresa que implementa ERP.

General Motors FAME es una compañía dedicada la distribución de las marcas de

Chevrolet, Cadillac, GMC y Buick en el estado de Michoacán. Las ciudades donde llevan

a cabo sus operaciones son Morelia, Zamora, Uruapan, Sahuayo, Los Reyes, Apatzingán

y Lázaro Cárdenas, prácticamente todo el estado de Michoacán. Actualmente su fuerza

laboral cuenta con 175 empleados, trabajando en distintas áreas de la empresa, como la

venta de autos nuevos, refacciones, seminuevos y usados, realiza reparaciones en el

taller de hojalatería y pintura. Además de su sección de servicios a los clientes de

General Motors (GM).

La empresa tiene cerca de 50 años operando en la región, donde a partir del 2005

se consolidó como FAME Morelia. En esta transformación han experimentado diferentes

etapas, pues superó ser una empresa que trabajaba manualmente durante la operación

administrativa, a optimizar todos sus procesos al implementar la solución de ERP Intelisis,

que le ha ayudado a hacer eficiente la operación y tener mayor control de todas sus

actividades.

Dentro de la visión de la empresa está lograr la máxima satisfacción del cliente,

con sentido humano, buscando la rentabilidad.

Bajo esta premisa, uno de sus principales retos para ha sido estar a la vanguardia

en cuestión de tecnología. Gracias a ello el manejo de la información es mucho mejor,

ahora pueden conocer o registrarla en cuestión de segundos. Por ejemplo, desde el

momento en que llega el cliente al piso de ventas, el asesor captura sus datos, así se
 9

empieza a operar al quedar registrado al instante y posteriormente identificar más

fácilmente al cliente.

En lo que respecta al taller, al contar con su número clave es posible conocer el

historial del auto para tener presentes operaciones pasadas. En la cartera de cuentas por

cobrar, se sabe exactamente el saldo de lo que fue vendido, así GM FAME puede

relacionar los inventarios en todas las agencias, sin importar que se encuentren en

diferentes localidades, lo que se transforma en una gran ventaja competitiva.

Esta empresa distribuidora de productos GM considera a la tecnología como una

necesidad en la que se debe invertir, ya que dependen de ella muchas funciones que se

realizan dentro de las agencias. Además la competencia cada vez es mayor, por eso es

importante proyectar a los clientes calidad, rapidez y eficacia.

La inversión que se hizo para adquirir el ERP de Intelisis fue muy importante para

GM FAME, debido a todos los cambios y mejoras que lograron, antes del 2005 operaban

con 10 personas el departamento administrativo y actualmente lo manejan sólo 2

operadores. Esto representa una inversión redituable, de esta manera las personas

sobrantes se repartieron en áreas productivas.

La compañía decidió implementar un ERP, debido a que era necesario para

empresa tener toda la información en tiempo y forma de todas las sucursales en un

mismo lugar concentrado, dándoles calidad de servicios a los clientes.

Bajo esta condición Fame escogió a Intelisis ERP, porque es un sistema donde se

puede interactuar y trabajar con los reportes necesarios que muestran información

adecuada para cada gerente departamental. Los datos que arroja el sistema son reales,

la solución de Intelisis ha ayudado a controlar inventarios con informes exactos, siendo

una solución adaptada para al mercado automotriz.

 10

La distribuidora michoacana anteriormente contaba con un sistema retrasado y

apoyado de hojas de cálculo en Excel, se manejaban controles independientes que

provocaban caos, ya que no era posible ligar la información.

Esta situación creaba desconfianza, debido a la posibilidad del uso incorrecto de

la información. Algunos temores se observaron en la agencia; una situación que es

natural, ya que un cambio siempre genera resistencia, sobre todo cuando la gente está

acostumbrada a una rutina y tiene que adaptarse a un nuevo proceso. GM Fame estuvo

preparado para el cambio, gracias al apoyo que Intelisis le dio.

La implementación fue muy rápida y eficiente; tardó sólo dos meses. Uno fue para

preparar a GM FAME para la migración de la información, el siguiente mes se usó para

revisar que los procesos de migración hubieran concluido perfectamente. Para ello

Intelisis mandó gente con buena actitud y amigable para capacitar al personal de GM,

creando un buen equipo de trabajo y estar preparados con los conocimientos adecuados

para alimentar el sistema.

El impacto de la implementación del sistema de Intelisis en el trabajo diario es

muy relevante para GM FAME, ya que la información siempre está actualizada y es

confiable, especialmente en inventarios, ya que la conciliación del almacén con pólizas,

cuadra con exactitud. Intelisis apoyó programando un cronograma de actividades, para

así no tener ningún contratiempo.

La actualización de la información es todo momento y en tiempo real, ya sean

cuentas por pagar o por cobrar. Ese fue uno de los procesos críticos que se solucionaron

con Intelisis. Anteriormente no se contaba con un sistema que diera resultados

inmediatos, siendo aquello un proceso retrasado. A nivel dirección se tiene control de la

 11

empresa y de cada uno de los departamentos, supervisando que se esté trabajando en

tiempo real.

Las principales mejoras dentro de los procesos de las agencias de GM FAME, se

reflejan en no depender de procesos adicionales para integrar o hacer movimientos, la

información en el momento en que se genera, influye en todas las áreas de la empresa.

Un beneficio muy importante para GM Morelia este tipo de Tecnologías de la

Información (TI), fue que en poco tiempo ya estaba facturando electrónicamente sin

ningún problema, en comparación de la competencia. Es muy sencillo conocer el

resultado de cómo van las ventas, conocer los costos y así saber cómo van los gastos,

todo en tiempo real.

Otra ventaja de implementar el ERP, es que existe una comunicación directa con

la compañía General Motors. Por ejemplo, al momento de capturar una orden,

automáticamente se envía la información al sistema global de garantías de GM, con esto

se evita volver a capturar datos en ese sistema, que se traduce en un beneficio para el

área administrativa.

Intelisis ERP apoya también en la cuestión administrativa y financiera, ya que se

puede acceder a reportes a través del explorador que tiene el sistema, además permite

desarrollar las herramientas de acuerdo a las necesidades de la empresa, con la

información adicional o quitando datos que no sean relevantes para tomar mejores

decisiones.

Intelisis cuenta con una línea de soporte web llamada Amigo Intelisis, la cual para

GM FAME ha significado un gran beneficio. En cuanto se adapta y se genera un reporte

mediante ese soporte vía web, la respuesta está en una hora y en el mismo sistema.
 12

Por todos los resultados positivos, la directiva de la agencia considera que la

inversión en TI es la columna vertebral de su negocio, ya que controlan todas las

operaciones y se accede a la información en tiempo real y en el momento oportuno, para

tomar las mejores decisiones.

 13

Conclusión.

La planificación de los recursos organizacionales es un requerimiento importante

para hacer frente a los múltiples cambios a que está sometida la empresa. Ya que existen

muchos retos que exigen a la empresa como tal la elaboración de planes estratégicos y

operativos que estén vinculados a los planes generales de la organización.

Con el acceso a estas nuevas tecnologías, las organizaciones pueden mejorar

rápidamente las mejores prácticas de su negocio a medida que el software de ERP

evoluciona. Pueden automatizar procesos que solían requerir una intervención manual

intensa, como la conciliación de cuentas financieras. Además, los usuarios obtienen una

comprensión completa y en tiempo real de las actividades comerciales de la empresa, no

solo en la oficina principal, sino también en los almacenes de las fábricas y en cualquier

otro lugar de la empresa. Este conocimiento está disponible para todos los empleados

pertinentes en sus dispositivos móviles, lo que incluye tabletas y móviles.

Creada para la era digital, la nube de ERP de hoy abarca dispositivos móviles,

redes sociales, analítica y las últimas tecnologías emergentes. Es lo mínimo que necesita

cualquier organización para avanzar con confianza hacia el futuro.

 14

Bibliografía.

Euroinnova Business School. (2022, 29 noviembre). Master direccion.

https://www.euroinnova.co/blog/que-es-un-sistema-de-informacion-gerencial

Sistemas de Información Gerencial - Objectivos, Beneficios y Requisitos. (s. f.).

https://www.tecnologias-informacion.com/sigerencial.html

Dirección de Educación en Línea. (2019, 13 septiembre). Sistemas Gerenciales -

Sistemas de información y de gestión empresarial - Udla en línea. YouTube.

https://www.youtube.com/watch?v=4H5t2CL6FZU

Atlassian. (s. f.). Cómo mantener un desarrollo fluido de los proyectos mediante la

planificación de los recursos. https://www.atlassian.com/es/work-management/project-

management/resource-planning

Capacidad: Gestión y administración - DRH - Universidad de Guanajuato. (s. f.).

http://drh.ugto.mx/capacidad-gestion-y-administracion.html

Investigación empresa ERP - Armando Martínez Sánchez. (s. f.).

https://sites.google.com/site/martinezsanchezjesusarmando/unidad-3/investigacion-

empresa-erp

Estructura básica de un sistema ERP. (s. f.). http://www.erptoday.info/estructura-

basica-sistema-erp/