ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

¿Qué es la administración del efectivo?

La administración del efectivo se refiere a todas las medidas que una empresa efectúa para gestionar
las entradas y salidas de dinero con el objetivo de mantener un estado financiero óptimo. Para lograr
esta meta, la organización ha de llevar un exhaustivo control de la liquidez que tiene en cada
momento, los pagos que debe efectuar, así como las posibilidades de financiación que puede obtener
por parte de los bancos.
La finalidad de la administración del efectivo es asegurar que la entidad cuente con los fondos
necesarios para poder afrontar los pasivos que tenga en cada ejercicio y al mismo tiempo dé el uso
más eficiente al excedente, si lo hubiera, para conseguir maximizar los beneficios de la inversión.
Para ello ha de lograr un equilibrio entre la parte que utiliza liquidar deudas, abonar facturas
pendientes, otra parte que se retiene en la caja y otra que se reinvierte.
Para todas estas cuestiones es fundamental contar con un tesorero que sea capaz de llevar a cabo las
gestiones oportunas y que controle las entradas y salidas de dinero para que el estado de cuentas de la
empresa sea siempre adecuado y no se llegue a situaciones que puedan comprometer la estabilidad de
la organización, pues si hay problemas a nivel financiero, inevitablemente van a repercutir en todas
las demás facetas de la compañía.
Pueden parecer afirmaciones evidentes, pero a veces no lo son tanto. No hay que subestimar la
importancia de una correcta administración del efectivo. Un estudio que analizó el motivo por el que
101 startups habían fracasado mostró que la principal causa, afectando a 41 de ellas, fue el quedarse
sin efectivo. Una demostración de cómo una gestión incorrecta a nivel financiero puede llevar a la
empresa a la quiebra con rapidez.
Obviamente si una empresa se queda sin efectivo también nos indica que existen problemas en otras
dimensiones de la compañía o que algún elemento no se está desarrollando como se había previsto. En
cualquier caso, es razón más que suficiente para llevar a cabo una administración del efectivo
impecable, ya sea para no generar nuevos problemas o para tener la suficiente solidez como para
poder resolver otros que venían generados en otros departamentos.
Aunque pueda parecer que todas las cuestiones que hemos mencionado se refieren simplemente a la
contabilidad de la empresa, se trata de conceptos diferentes. Es posible que, si la compañía no es
grande, ambas gestiones se lleven a cabo por el mismo departamento, pero cuando mayor tamaño
tiene la corporación en cuestión, más probable es que hayan especializado a un equipo para la
contabilidad y a otro para la administración del efectivo.

Cómo realizar una correcta administración del efectivo

Una vez que conocemos la importancia de la administración del efectivo cabe preguntarse cuál es la
mejor forma de llevarla a cabo. Aunque, como en todo lo relativo a la economía, no hay fórmulas
mágicas, sí que existen cuestiones que en muchas ocasiones responden al sentido común. Vamos a ver
algunas de ellas con más detenimiento.
1. Responsabilidad compartida entre departamentos
A priori podría parecer que todo lo relativo a la administración del efectivo debe ser gestionado
únicamente desde el departamento financiero, pero en realidad es una cuestión tan importante que
atañe a muchos otros sectores de la empresa.
Por ejemplo, el departamento comercial tiene un conocimiento mucho más profundo de los diferentes
clientes con los que trabaja, así como una relación más estrecha con ellos, en algunos casos. Por lo
tanto, sería razonable plantearse la posibilidad de que sea el comercial a cargo de un cliente que tiene
pagos pendientes con nuestra empresa, el que se encargue de contactar con él y hacerle ver la
situación en la que se encuentra, intentando así resolver el incidente lo antes posible y que la
compañía reciba la cantidad adeudada para que la administración del efectivo no se vea comprometida
durante más tiempo.

2. Pagar puntualmente a los proveedores

En el punto anterior hemos puesto el ejemplo de un cliente de nuestra empresa que se ha retrasado en
un pago y por lo tanto tiene una deuda con nosotros. Pero no hay que olvidar que el caso contrario
también suele ser un escenario habitual en el mundo empresarial. Es decir, frecuentemente es la
propia empresa la que retrasa el abono de las facturas a sus proveedores, por determinadas razones.
Una de ellas es, supuestamente, cuidar la administración del efectivo.
Aunque ese sea el objetivo, esta práctica es nefasta. Utilizar a los proveedores como si fueran
entidades financieras que nos dan crédito cuando lo necesitamos, es un error. A nivel de reputación
nos afectará gravemente, pues será difícil colaborar con el mismo proveedor a largo plazo si la fama
de nuestra compañía es que paga a destiempo. A veces se utiliza esta práctica antes de los cierres de
cuentas trimestrales o anuales porque se prevé que se necesita liquidez.
Igualmente, no es excusable. Si ese es el caso, lo óptimo será acordar previamente con el proveedor
una fecha de pago que la empresa sepa que puede asumir. Además, podríamos estar deteriorando
gravemente la administración del efectivo de la empresa proveedora, pues es un dinero que esperaban
y que están dejando de recibir, debilitando sus cuentas, a veces gravemente, si el pedido realizado es
importante y se trata de una empresa pequeña.
3. Explorar formas diferentes de financiación
Otra forma de cuidar la administración del efectivo es evaluar formas de financiación más allá de los
clásicos préstamos bancarios, que son los mecanismos a los que se suele recurrir y que generan altos
costes para la empresa. Por ejemplo, para equilibrar las cuentas cuando se tienen muchos cobros de
clientes pendientes, las grandes corporaciones están recurriendo a las llamadas empresas de recobros.
Dichas empresas adelantan a la compañía original la casi totalidad de la deuda que el tercero tiene con
ellos y se encarga de gestionar el cobro de la factura pendiente con dicho cliente, quedándose con una
comisión por el trabajo realizado. Se trata de una relación en la que ambas empresas salen
favorecidas, lo cual es un mecanismo perfecto para la administración del efectivo, que ve como el
flujo de dinero no se está poniendo en riesgo por los impagos.
4. Revisar el efectivo inmovilizado
Otra de las tácticas a las que podemos recurrir para optimizar la administración del efectivo es la
revisión exhaustiva de los balances en busca de posible efectivo que se encuentre inmovilizado. En
este sentido podemos encontrarnos, por ejemplo, ingresos devengados porque hemos vendido nuestros
productos o prestado nuestros servicios a determinados clientes y aún no han sido facturados, por las
razones que sean.
Igualmente, podemos encontrarnos justo en la posición contraria y ser nosotros los que hemos
abonado por adelantado el pago a un proveedor y todavía no hemos podido disfrutar de los elementos
que debía servirnos. En ambos casos es labor del responsable de la administración del efectivo el
controlar estos casos para poder mantenerse siempre en la situación más eficiente posible.
Objetivos de la administración del efectivo
Ya hemos visto en qué consiste la administración del efectivo y diferentes vías para realizarla
correctamente. Vamos a ver ahora diferentes funciones con las que este proceso cumple.
1. Poder afrontar los pagos
Evidentemente, la primera cuestión y probablemente la más importante, que vamos a poder controlar
con una adecuada administración del efectivo es la de afrontar los pagos que nuestra empresa deba
realizar, desde los que corresponden a sus propios empleados como a los de proveedores y otros tipos
de gastos.
2. Realizar previsiones de gasto
No solo se trata de realizar los pagos sino también de planificarlos y saber cuánto podemos gastar en
cada momento, preparando las previsiones para el ejercicio en función del capital del que disponemos
o esperamos disponer.
3. Afrontar gastos imprevistos
Por supuesto, por mucho que intentemos planificar todo, hay ocasiones en que aparecen situaciones
imprevistas que ocasionan gastos con los que no contábamos. En estos casos, una buena
administración del efectivo nos permitirá afrontar estos eventos con una mayor facilidad.
4. Hacer buenas inversiones
Si la situación económica de la empresa es muy buena, es posible que cuente con remanentes
disponibles para poder invertirse. Una correcta administración del efectivo implica elegir las mejores
opciones a las que dedicar ese dinero.
5. Administrar los fondos eficientemente
El equilibrio entre ingresos y gastos es la columna vertebral de la contabilidad de una empresa, y para
ello es fundamental administrar los fondos de los que disponemos de la mejor manera posible.
6. No llegar nunca a la insolvencia
Por supuesto, la insolvencia es un escenario al que la empresa no debe llegar, pues es la antesala de la
quiebra.