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MATRÍCULA
142111
GRUPO
CF83
DOCENTE
ASIGNATURA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1. ELEMENTOS DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
OBJETIVOS
INSTRUCCIONES
Usando como referencia el organigrama de una empresa, identifica y explica el uso de los
6 elementos básicos que se usaron en su diseño organizacional (Especialización,
Departamentalización. Centralización/Descentralización, Formalización, Cadena de
Mando y Tramo de Control)
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NOMBRE COMERCIA: HOTEL QUALTON CLUB IXTAPA
EMPRESA: PLAYA LINDA ZIHUATANEJO SA DE CV
RAZON SOCIAL: PLZ120809L14
DOMICILIO: CARRETERA ESCENICA A PLAYA LINDA S/N
COL: IXTAPA
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Para dar inicio con el desarrollo de este tema creo que es de vital importancia hablar de lo
que es la organización, así como su propósito.
El organigrama, también sirve para muchos propósitos cuando los gerentes crean o
modifican la estructura, están poniendo en práctica el diseño organizacional, un proceso
que involucra decisiones relativas a seis elementos; especialización laboral,
departamentalización, cadena de mando, alcance de control, centralización y
descentralización, y formalización.
Una estructura organizacional bien planificada sirve para enfocar esfuerzos hacia los
objetivos y que todos los departamentos crezcan en la misma dirección. Si no se ha
desarrollado convenientemente, los empleados quedan desconcertados por la falta de
autoridad, falla la coordinación, y la toma de decisiones es más lenta. El rendimiento
económico de la empresa a largo plazo podría verse afectado.
Las técnicas de organización más usuales son los organigramas, los manuales,
los diagramas de procesos o flujo, la carta de distribución del trabajo y el análisis
de puestos.
En el caso del hotel Qualton Club Ixtapa es un organigrama de tipo Horizontal ya que los
niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
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En cuanto a su objetivo es funcional ya que indica además de las áreas y las principales
funciones de los departamentos. Es de forma general ya que muestra la estructura que
tiene toda la organización. Por su contenido bueno en este caso como se tiene en un área
asignada el organigrama es más esquemático porque no contiene detalles.
De qué forma lo aplica el hotel Qualton bueno en el organigrama todos los puestos son de
relevancia para que en conjunto el hotel logre su misión, por lo tanto, es un compromiso el
contar con el personal calificado para ocupar los diferentes puestos que forman la
estructura organizacional, para ello recursos humanos tiene una de las labores más
importantes que es elegir al personal más calificado para poder ocupar dicha vacante.
Ejemplo: para elegir un gerente de departamento se le realizan pruebas de habilidades,
psicométricas, así como también debe contar con la experiencia y el perfil que se solicita,
experiencia del porqué de todos estos requerimientos bueno el encargado de un
departamento debe ser poseedor de la experiencia y el conocimiento a que de esto
depende el buen funcionamiento del departamento.
JERARQUIZACION: cómo podemos observar comenzamos con estos puestos que son
del corporativo que se encuentra ubicado en la ciudad de México, en este caso el
presidente es el dueño del hotel, el corporativo legar es el que se encarga de llevar casos
de demandas o situaciones legales de la empresa. En cuanto al corporativo de finanzas
bueno aquí cada mes se le hace llegar la información en forma de reportes contables los
cuales muestran todas las operaciones que se tuvieron en el mes bueno al enviar dicha
información el corporativo tiene una visión más amplia de la situación de la empresa.
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PRESIDENTE CORPORATIVO LEGAL
CORPORATIVO DE FINANZAS
GERENTE GENERAL
Por medio de la carta o distribución del trabajo se analizan actividades para mejorar la
distribución de la carga de trabajo teniendo como ventajas las siguientes:
Elimina la duplicidad e ineficiencia
Normalizar y estandarizar procedimientos
Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos,
eliminando tiempos ociosos.
Evitas fugas de responsabilidades y pérdidas de tiempo
Para poder elaborar una carta de distribución del trabajo se llevan a cabo lo siguiente:
Se elabora una lista de los deberes o actividades que desempeña cada persona
Se hace una lista de las grandes funciones
Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades.
Se complementa la información con la observación y la entrevista
Se analiza para saber que pueden mejorar, cambiarse, redistribuirse, etc.
Ya con los cambios realizados se elabora un nuevo cuadro
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Como ya lo mencioné anteriormente todo esto validado por gerencia general.
A continuación, doy a conocer el procedimiento que se lleva de forma interna en el hotel
Aplicado para cada uno de los nuevos colaboradores.
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4.-Instruir al nuevo colaborador
*Forma de preparar el trabajo
*Forma de presentarlo
*Equipo de trabajo y de protección personal al que tendrá a su cargo
*Uso correcto de productos químicos
5.- Explicar los estándares de cantidad y calidad en el trabajo
6.-Explicar los asuntos que requieren confiabilidad
7.- Indicar al nuevo colaborador la forma de evaluar su desempeño
8.-Hacer presentación (según el puesto) jefe de área, supervisor, compañeros de
trabajo
9.- Revisar junto con el colaborador Tema de Distintivo M, Código de conducta
Nacional y Sello de Calidad Punto Limpio
¿EXISTE ALGUNA DUDA DEL NUEVO COLABORADOR?
¿LE FUERON CONTESTADAS TODAS SUS PREGUNTAS?
FELICIDADES USTED ESTA CUMPLIENDO CON UNA FUNCIÓN PRIMORDIAL… DAR UNA
CORDIAL Y PRODUCTIVA BIENVENIDA A NUESTRO NUEVO COLABORADOR.
Nombre de quien Brindo la inducción
_______________________________________________
Nombre y firma del
colaborador____________________________________________________
Fecha _________________
Favor de enviar esta forma a la brevedad posible al área de Recursos Humanos cada vez que
hay un nuevo colaborador en su área
Esta herramienta permite determinar fácilmente las funciones y responsabilidades de cada puesto.
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Empresa: Qualton Club Ixtapa Puesto: Auditor de Ingresos UGB: Contraloria.
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Observaciones (limitaciones, lo que no debe hacer):
pasar por alto la revisión de las auditorias diarias, entregar con demora los reportes y cierres de mes.
Para lograr una mayor efectividad dentro del proceso de organización se requiere seguir
estos principios.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
De la Misión:
“ser reconocidos como la mejor opción de hotel en Ixtapa incorporando el
concepto de calidad optima en todos y cada uno de nuestros servicios y
actividades de entretenimiento, mediante una aptitud positiva para superar las
expectativas de nuestros huéspedes nacionales e internacionales “
La existencia de un puesto o de una función solo es justificable si es útil para
alcanzar los objetivos y la misión.
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Jerarquía: como ya lo mencioné anteriormente como empleados en el hotel
tenemos bien claro los niveles jerárquicos. Esto propicia el orden y la diciplina
logrando con esto eliminar las fugas de responsabilidades.
muchas de las actividades que realizamos requieren del visto bueno de nuestro
jefe inmediato por ejemplo en mi caso al realizar registros contables y tomar
decisiones analizo lo que corresponde a mis responsabilidades cuando no es algo
que este a mi alcance ya lo checo con mi jefe.
Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad
conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplirla. En el
caso de los colaboradores cada uno es responsable de la toma de decisiones que
tomen en relación a su puesto en lo personal como contadora tengo definido el
grado de autoridad que tengo cuando el contralor mi jefe inmediato no se
encuentra puedo tomar decisiones que solo él puede tomar y que solo hago en
casos extremos por tal razón no puedo hacerlo siempre ya que conozco la
responsabilidad y las consecuencias que puede generar el tomarme atribuciones
que no me corresponden.
Difusión: las obligaciones de cada puesto. la filosofía organizacional y los
manuales deben estar a disposición de los integrantes de la organización para que
se propicie la comunicación y coordinación de todas las áreas.
Como ya lo mencioné antes desde el momento que el colaborador ingresa a
laborar se le da un curso de inducción con la finalidad de que conozca en primera
quienes integran los diferentes puestos, sus funciones detalladas de cada
departamento, a grandes rasgos el colaborador también cuenta con material de
apoyo que le es entregado al momento de ingresar con esto ya tiene un panorama
amplio y no se siente perdido dentro de la empresa.
De la coordinación: bueno una de las preocupaciones de gerencia y del área de
recursos humanos es que el colaborador se sienta a gusto en su área de trabajo
ya que de esta manera el empleado realizara sus labores de forma eficiente, con
alegría, y dando lo mejor en sus actividades diarias. El contar con un buen
ambiente de trabajo es tarea también de cada gerente de departamento ya que al
tener un departamento con buena organización provoca que todo fluya en el área
de trabajo.
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Adecuación: a través de los años que lleva el hotel en funcionamiento ha pasado
por varias modificaciones desde la estructura hasta en cuanto a las
responsabilidades delegadas a cada gerente con cada certificación e
implementación de distintivos se ha modificado hasta la misión, visión, del hotel
todo esto tengo que recalcar ha sido para bien ya que ha servido para estandarizar
actividades.
LOS 6 ELEMENTOS BASICOS QUE SE USARON EN SU DISEÑO
ORGANIZACIONAL APLICADOS EN EL HOTEL QUALTON.
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Caja general
Chofer de compras
Todos sin excepción saben cuáles son nuestras actividades que forman parte de nuestro
puesto, al ingresar a esta empresa piden contar con los conocimientos y habilidades para
poder desempeñar el puesto. En mi caso como contadora debo conocer de todas las
áreas de mi departamento, pero no por eso debo hacer las tareas que a mis compañeros
les corresponde excepto en el puesto del auditor hay si tengo toda la facultad para
modificar, autorizar, y verificar las auditorias diarias, así mismo en caso de que el puesto
quede libre tengo que capacitar a la nueva persona que ocupara el puesto ya que en mi
caso seré su jefe inmediata.
Otro detalle es que dependemos de otro individuo que produzca en este caso aplicado a
la operación del área de contraloría lo puedo aplicar con los cierres de mes ya que si cada
jefe de departamento no alimenta el sistema que manejamos y no tiene la información
actualizada por consecuencia nos atrasa en nuestras actividades, aquí la forma de
aminorar este detalle es la fijación de fechas para entrega total de cierres de mes de esta
manera ya sabe cada jefe que es su responsabilidad tener todo en tiempo y forma.
Recursos humanos
Ventas
Contraloría
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Entre los departamentos más importantes sin duda, esta departamentalización
permite que sea más simple la formación del personal. Se logra la especialización
del trabajo y es más fácil el proceso de control. Por lo mismo se maximiza la
eficiencia.
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variedad de alimentos, el sabor y calidad de esto, obviamente comentarios
negativos no son bueno para el hotel ya que los clientes puede que ya no regresen
de forma inmediata se verifica con el encargado la situación si esta situación sigue
incurriendo que se hace proceden a darlo de baja.
Aquí ya es responsabilidad del gerente de A y B y Gerencia general tomar la
decisión definitiva.
Formalización: es la técnica organizacional de prescribir como, cuando, con qué
elementos, quien y en cuanto tiempo debe realizar las tareas. Las normas,
instructivos y procedimientos diseñados para manejar las contingencias afrontadas
por la organización son parte de la llamada formalización.
Una situación única se vuelve rutinaria si se repite con frecuencia, permitiendo el
desarrollo de procedimientos formalizados para resolverla.
es una herramienta esencial para el desarrollo del proceso de coordinación. La
forma de mantener centralizada la toma de decisiones en organizaciones grandes,
con gran variedad de actividades y tareas.
Cadena de mando: En una estructura de organización, la cadena de mando se
refiere a la jerarquía de relaciones de dependencia de una empresa. Desde la
parte inferior hasta los mandos superiores de una organización.
no solo establece la jerarquía de responsabilidad de gestión o rendición de
cuentas, sino que también las líneas de autoridad y el poder de toma de
decisiones de la empresa. Una cadena de mando apropiada asegura que cada
tarea, cada puesto de trabajo y cada departamento tienen una persona que asume
la responsabilidad del desempeño de ellas. Los colaboradores saben exactamente
a quien deberán reportar cualquier situación relacionada con sus actividades
diarias por ejemplo del área de A Y B el gerente delega a los capitanes el estar al
pendiente de la operación en caso de una situación con algún huésped los
meseros lo reportan con el capitán y él tiene la responsabilidad de solucionar en
caso de que sea una situación extraordinaria ya se va directo con el gerente cosa
que no pasa a menudo.
cuando los empleados suelen hacer caso omiso de la cadena de mando, pueden
afectar la moral de los supervisores y gerentes. Una moral de empresa
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inadecuada puede conducir a una alta rotación de empleados y a una menor
productividad.
Al dejar en claro quiénes son los jefes o encargados que tienen los colaboradores
se evitan fugas de responsabilidades, así como confusiones o ineficiencias.
BIBLIOGRAFíA
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éxito empresarial (3° ed.) (pp.88-102). México: Pearson Educación
Richard L. Daft. (2013). Teoría y Diseño Organizacional. México:
Internacional Thomson Editores.
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Barranquilla: ITSA.
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Henry Mintzberg. (1991). Diseño de Organizaciones Eficientes. Buenos
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Juan José Gilli, Ángel Arostegui, Inés Doval, Alejandro Iesulauro, Diana
Schulman. (2007). Diseño Organizativo Estructura y Proceso. México:
Granica S.A.
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