AUTOR

OLIVIA EMIGDIO GUATEMALA

MATRÍCULA

142111

GRUPO

CF83

DOCENTE

MTRA.MONICA DEL CARMEN MARQUEZ ALEJANDRO

ASIGNATURA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1. ELEMENTOS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2. PAPELES DEL ADMINISTRADOR.

ZIHUATANEJO GRO; A 06 DE DICIEMBRE DEL 2021

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 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1. ELEMENTOS DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL

OBJETIVOS

El alumno identificara los elementos básicos necesarios en el diseño organizacional.

INSTRUCCIONES

Usando como referencia el organigrama de una empresa, identifica y explica el uso de los
6 elementos básicos que se usaron en su diseño organizacional (Especialización,
Departamentalización. Centralización/Descentralización, Formalización, Cadena de
Mando y Tramo de Control)

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NOMBRE COMERCIA: HOTEL QUALTON CLUB IXTAPA
EMPRESA: PLAYA LINDA ZIHUATANEJO SA DE CV
RAZON SOCIAL: PLZ120809L14
DOMICILIO: CARRETERA ESCENICA A PLAYA LINDA S/N
COL: IXTAPA

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Para dar inicio con el desarrollo de este tema creo que es de vital importancia hablar de lo
que es la organización, así como su propósito.

La organización: consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos y

sistemas tendientes a la simplificación y optimización del trabajo. Su propósito es la de
simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos; en otras palabras, lograr
que todo resulte sencillo y fácil para quienes laboran en la empresa, de tal forma que se
mejore la atención y la satisfacción de los clientes.

La estructura organizacional: es el sistema jerárquico escogido para organizar a los

trabajadores en un organigrama de una empresa. Gracias a ella, se abordan las formas
de organización interna y administrativa. El reparto del trabajo en áreas o departamentos
se ramifica en un árbol.

El organigrama, también sirve para muchos propósitos cuando los gerentes crean o
modifican la estructura, están poniendo en práctica el diseño organizacional, un proceso
que involucra decisiones relativas a seis elementos; especialización laboral,
departamentalización, cadena de mando, alcance de control, centralización y
descentralización, y formalización.

Una estructura organizacional bien planificada sirve para enfocar esfuerzos hacia los
objetivos y que todos los departamentos crezcan en la misma dirección. Si no se ha
desarrollado convenientemente, los empleados quedan desconcertados por la falta de
autoridad, falla la coordinación, y la toma de decisiones es más lenta. El rendimiento
económico de la empresa a largo plazo podría verse afectado.

Las técnicas de organización mas usuales son los organigramas, los manuales,
los diagramas de procesos o flujo, la carta de distribución del trabajo y el análisis
de puestos.

En el caso del hotel Qualton Club Ixtapa es un organigrama de tipo Horizontal ya que los
niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

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En cuanto a su objetivo es funcional ya que indica además de las áreas y las principales
funciones de los departamentos. Es de forma general ya que muestra la estructura que
tiene toda la organización. Por su contenido bueno en este caso como se tiene en un área
asignada el organigrama es más esquemático porque no contiene detalles.

ETAPAS Y ELEMENTOS DEL PROCESO ORGANIZACIONAL

DIVISION DELTRABAJO: Según Smith consiste en dividir el trabajo en operaciones o

actividades más pequeñas y simples que se pueda diferenciar para volverlas
especializadas y la persona que la ejecuten sean expertas, esta división va desde las
áreas productivas hasta las directivas.

De qué forma lo aplica el hotel qualton bueno en el organigrama todos los puestos son de
relevancia para que en conjunto el hotel logre su misión, por lo tanto, es un compromiso el
contar con el personal calificado para ocupar los diferentes puestos que forman la
estructura organizacional, para ello recursos humanos tiene una de las labores más
importantes que es elegir al personal más calificado para poder ocupar dicha vacante.
Ejemplo para elegir un gerente de departamento se le realizan pruebas de habilidades,
psicométricas, así como también debe contar con la experiencia y el perfil que se solicita,
experiencia del porqué de todos estos requerimientos bueno el encargado de un
departamento debe ser poseedor de la experiencia y el conocimiento a que de esto
depende el buen funcionamiento del departamento.

JERARQUIZACION: cómo podemos observar comenzamos con estos puestos que son
del corporativo que se encuentra ubicado en la ciudad de México, en este caso el
presidente es el dueño del hotel, el corporativo legar es el que se encarga de llevar casos
de demandas o situaciones legales de la empresa. En cuanto al corporativo de finanzas
bueno aquí cada mes se le hace llegar la información en forma de reportes contables los
cuales muestran todas las operaciones que se tuvieron en el mes bueno al enviar dicha
información el corporativo tiene una visión más amplia de la situación de la empresa.

Gerente general no se encuentra en el corporativo ya que él es el que toma las decisiones

más relevantes en cuestiones administrativas y de funcionamiento general del hotel todo
esto en coordinación con los jefes de cada área.

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 PRESIDENTE CORPORATIVO LEGAL

CORPORATIVO DE FINANZAS

GERENTE GENERAL

Los niveles jerárquicos es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en

unidades específicas, conocidas como departamentos.

DEPARTAMENTALIZACION: Es la división y agrupamiento de las funciones y

actividades en unidades específicas, conocidas como departamentos.

Al realizar dicha departamentalización es conveniente apegarse a la siguiente secuencia:

Definir los procesos

Listar todas las funciones
Clasificarlas de acuerdo con su similitud
Agruparlas según un orden jerárquico
Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos o áreas
funcionales.

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberá relacionarse

con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y de las funciones
involucradas.

GERENTE DE MANTENIMIENTO El hotel actualmente cuenta con un total de 254

habitaciones por lo cual se requiere tener bien
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
definidas las actividades a realizar por cada
departamento.

GERENTE DE ANIMACION No por esto digo que un departamento sea más

GERENTE DE DIVISION CUARTOS
GERENTE DE VENTAS
GERENTE DE A Y B
importante que otro ya que todos tienen funciones muy
definidas.
Después de haber establecido los niveles jerárquicos y
departamentos o áreas de la empresa, es necesario
definir con toda claridad las labores y actividades que
habrán de desarrollarse en cada una de las unidades
de trabajo, o puestos, de los distintos departamentos o
áreas de la organización.
La descripción de actividades se realiza,
primordialmente, mediante las técnicas de análisis de
puestos.
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 CONTRALORIA

Por medio de la carta o distribución del trabajo se analizan actividades para mejorar la
distribución de la carga de trabajo teniendo como ventajas las siguientes:
Elimina la duplicidad e ineficiencia
Normalizar y estandarizar procedimientos
Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos,
eliminando tiempos ociosos.
Evitas fugas de responsabilidades y perdidas de tiempo
Para poder elaborar una carta de distribución del trabajo se llevan a cabo lo siguiente:
Se elabora una lista de los deberes o actividades que desempeña cada persona
Se hace una lista de las grandes funciones
Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades.
Se complementa la información con la observación y la entrevista
Se analiza para saber que pueden mejorar, cambiarse, redistribuirse, etc.
Ya con los cambios realizados se elabora un nuevo cuadro

LA COORDINACION: Es procesar la información y con el conocimiento de toda la

organización transmitirlo a través de la cadena jerárquica así todos manejaran la misma
información para construir el diseño organizacional.

Este es un ejemplo de la actividad que se hace en el área de cobranza esto es utilizado y

requerido por la certificación de Moderniza la finalidad es realizar las actividades de tal
forma que se eliminen procedimientos que no son necesarios o que se omitan actividades
en el proceso de una actividad este formato lo tiene cada colaborador del área con la
finalidad de que conozca exactamente cuáles son sus funciones y los procedimientos al
realizar una actividad determinada.

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Como ya lo mencioné anteriormente todo esto validado por gerencia general.
A continuación, doy a conocer el procedimiento que se lleva de forma interna en el hotel
Aplicado para cada uno de los nuevos colaboradores.

INDUCCIÓN ESPECÍFICA AL PUESTO

AREA DE TRABAJO ASIGNADA
1.- Explicar el objetivo del puesto
2.- Funciones principales del departamento
3.-Presentar el organigrama y ubicar el puesto del colaborador
4.- Indicar el horario exacto de trabajo
5.- Aclarar los requerimientos de tiempo extra
6.- Informar el horario y tiempo de alimentos
7.- Explicar concepto de puntualidad y asistencia
*Importancia
*Retrasos
*Transporte
*Notificación de ausencias por enfermedad
8.-Importancia del uso de equipo de protección personal, accidentes de trabajo
9.-Fomentar las buenas relaciones humanas para asegurar que el nuevo colaborador
entienda la necesidad de una comunicación constante con su jefe inmediato
10.-Indicar las reglas adicionales y procedimientos establecidos en el departamento
11.-indicar fecha y lugar donde se pagará el sueldo
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1.- Revisar junto con el colaborador la descripción de puesto
2.- Mostrar la ubicación de su lugar de trabajo
3.-Indicar porque es importante su trabajo
*Impacto del puesto en cuanto a resultados
*Repercusión de errores
*Relación con otros puestos
*Importancia del trabajo en equipo

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 4.-Instruir al nuevo colaborador
*Forma de preparar el trabajo
*Forma de presentarlo
*Equipo de trabajo y de protección personal al que tendra a su cargo
*Uso correcto de productos químicos
5.- Explicar los estándares de cantidad y calidad en el trabajo
6.-Explicar los asuntos que requieren confiabilidad
7.- Indicar al nuevo colaborador la forma de evaluar su desempeño
8.-Hacer presentación (según el puesto) jefe de área, supervisor, compañeros de
trabajo
9.- Revisar junto con el colaborador Tema de Distintivo M, Código de conducta
Nacional y Sello de Calidad Punto Limpio
 
¿EXISTE ALGUNA DUDA DEL NUEVO COLABORADOR?
¿LE FUERON CONTESTADAS TODAS SUS PREGUNTAS?

FELICIDADES USTED ESTA CUMPLIENDO CON UNA FUNCIÓN PRIMORDIAL… DAR UNA
CORDIAL Y PRODUCTIVA BIENVENIDA A NUESTRO NUEVO COLABORADOR.
Nombre de quien Brindo la inducción
_______________________________________________
Nombre y firma del
colaborador____________________________________________________
Fecha _________________
Favor de enviar esta forma a la brevedad posible al área de Recursos Humanos cada vez que
hay un nuevo colaborador en su área
 
 

Para lograr una mayor efectividad dentro del proceso de organización se requiere seguir
estos principios.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN APLICADOS AL HOTEL QUALTON.
De la Misión:
“ser reconocidos como la mejor opción de hotel en Ixtapa incorporando el
concepto de calidad optima en todos y cada uno de nuestros servicios y
actividades de entretenimiento, mediante una aptitud positiva para superar las
expectativas de nuestros huéspedes nacionales e internacionales “
La existencia de un puesto o de una función solo es justificable si es útil para
alcanzar los objetivos y la misión.

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Simplificación: al organizar es necesario tener presente que la finalidad de la
organización es simplificar el trabajo.
en este aspecto es algo que actualmente se esta llevando a cabo en todos los
departamentos ya que con las certificaciones son requeridas como obligatorio
como ya lo mencioné anteriormente en estos casos para cada actividad se tienen
los lineamientos de rutina.
Esto nos ha traído muchos beneficios ya que anteriormente no se tenía ningún tipo
de lineamiento y todos al realizar nuestras actividades no le dábamos la
importancia.
Especialización: bueno en este aspecto como colaborador todos sin excepción
tenemos bien claras nuestras actividades los lo tanto no tenemos permitidos hacer
o realizar modificaciones o tomar decisiones en cuestiones que no nos
corresponde.
Cuanto mas especifico y menor sea el campo de acción de un trabajador, mayor
será su eficiencia y destreza.
Jerarquía: como ya lo mencioné anteriormente como empleados en el hotel
tenemos bien claro los niveles jerárquicos. Esto propicia el orden y la diciplina
logrando con esto eliminar las fugas de responsabilidades.
muchas de las actividades que realizamos requieren del visto bueno de nuestro
jefe inmediato por ejemplo en mi caso al realizar registros contables y tomar
decisiones analizo lo que corresponde a mis responsabilidades cuando no es algo
que este a mi alcance ya lo checo con mi jefe.
Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad
conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplirla. En el
caso de los colaboradores cada uno es responsable de la toma de decisiones que
tomen en relación a su puesto en lo personal como contadora tengo definido el
grado de autoridad que tengo cuando el contralor mi jefe inmediato no se
encuentra puedo tomar decisiones que solo el puede tomar y que solo hago en
casos extremos por tal razón no puedo hacerlo siempre ya que conozco la
responsabilidad y las consecuencias que puede generar el tomarme atribuciones
que no me corresponden.

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Unidad de mando: Los colaboradores saben exactamente a quien deberán
reportar cualquier situación relacionada con sus actividades diarias por ejemplo del
área de A Y B el gerente delega a los capitanes el estar al pendiente de la
operación en caso de una situación con algún huésped los meseros lo reportan
con el capitán y el tiene la responsabilidad de solucionar en caso de que sea una
situación extraordinaria ya se va directo con el gerente cosa que no pasa a
menudo.

Al dejar en claro quiénes son los jefes o encargados que tienen los colaboradores
se evitan fugas de responsabilidades, así como confusiones o ineficiencias.

Difusión: las obligaciones de cada puesto. la filosofía organizacional y los

manuales deben estar a disposición de los integrantes de la organización para que
se propicie la comunicación y coordinación de todas las áreas.
Como ya lo mencioné antes desde el momento que el colaborador ingresa a
laborar se le da un curso de inducción con la finalidad de que conozca en primera
quienes integran los diferentes puestos, sus funciones detalladas de cada
departamento, a grandes rasgos el colaborador también cuenta con material de
apoyo que le es entregado al momento de ingresar con esto ya tiene un panorama
amplio y no se siente perdido dentro de la empresa.
Tramo de control: hay un límite en cuanto al número de subordinados que le
reportan a un directivo o jefe de departamento cada jefe de área conoce el alcance
de su autoridad ejemplo un contralor no puede estar supervisando y dando
órdenes a un recepcionista para eso está el gerente de recepción. Por el contrario,
el contralor si puede darnos instrucciones a las áreas de ingresos, caja general,
compras, costos, y a la contadora porque él está a cargo de este departamento.
El hecho de contar con un gerente general no significa que él tiene el control total
de todo y menos toda la responsabilidad y la tona de decisiones en el hotel ya que
para eso cuenta con cada gerente de área. Desde luego lo mantienen informado
de todo cada lunes hay junta de comité de ejecutivos con la finalidad de exponer
puntos importantes y que son de vital importancia para el buen funcionamiento del
hotel.

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 De la coordinación: bueno una de las preocupaciones de gerencia y del área de
recursos humanos es que el colaborador se sienta a gusto en su área de trabajo
ya que de esta manera el empleado realizara sus labores de forma eficiente, con
alegría, y dando lo mejor en sus actividades diarias. El contar con un buen
ambiente de trabajo es tarea también de cada gerente de departamento ya que al
tener un departamento con buena organización provoca que todo fluya en el área
de trabajo.
Adecuación: a través de los años que lleva el hotel en funcionamiento ha pasado
por varias modificaciones desde la estructura hasta en cuanto a las
responsabilidades delegadas a cada gerente con cada certificación e
implementación de distintivos se ha modificado hasta la misión, visión, del hotel
todo esto tengo que recalcar ha sido para bien ya que ha servido para estandarizar
actividades.

T3-02 Descripción de Puesto

Esta herramienta permite determinar fácilmente las funciones y responsabilidades de cada puesto.

Empresa: Qualton Club Ixtapa Puesto: Auditor de Ingresos UGB: Contraloria.

Objetivo del puesto (basado en los requerimientos del cliente a satisfacer):

Recabar, comprobar, registrar, contabilizar los cargos aplicados al cliente, por servicios y consumos individuales
o en grupo
por renta de habitación, consumo de alimentos, bebidas, teléfono, y otros. Verificando la procedencia para
mantener
actualizados los saldos por ingresos departamentales y determinar e informar las ventas por área y total de la
organización cada día.
Funciones y responsabilidades (tareas, ámbito de acción, relación con superiores, subordinados y
pares):
1- Verifica y registra en libros y controles la procedencia de ingresos cada día verificando la correcta aplicación

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de tarifas
por habitaciones, de acuerdo a los tarifarios y contratos con clientes y agencias. Tanto individuales Como
grupales.
2- verificar que los cargos aplicados sean depositados en bancos, para su cobro oportuno.
3- Dar seguimiento a los pendientes que le reporta el Auditor Nocturno, tales como recabar los comprobantes
de prepago
de las entradas y salidas de huéspedes.
4- Analiza, verifica e incorpora que el reporte de cajeros sea correcto y cuadre, lo incorpora al reporte diario de
ventas de la organización.
5- Registrar contablemente los depósitos por reservaciones reportados diariamente por el departamento de
reservaciones
6- aplicación de arqueos
Autonomía (decisiones que puede tomar):
Como Auditor puede tomar las decisiones que considere pertinentes en su área siempre y cuando estas
conlleven a la solución de problemas.
Perfil (requerimientos de escolaridad, experiencia,
Habilidades y actitudes:
conocimientos):
Escolaridad: Egresado de la Lic. En contaduría Publica * Manejo y dominio en movimientos contables
y conocimiento de la operación de las áreas de
Experiencia: 1 Año
recepción
Conocimientos: en auditoria, contabilidad, manejo de
y reservaciones.
equipo de
computo Microsoft Office. * Iniciativa
  * Analitico
Indicadores de desempeño (metas a cumplir) *Objetivo
  * Trabajo en equipo
Observaciones (limitaciones, lo que no debe hacer):

pasar por alto la revisión de las auditorias diarias, entregar con demora los reportes y cierres de mes.

Elaborado por: Olivia Emigdio Autorizado por: Victor Carreño Fecha:19/07/2021

Metodología Programa Moderniza de la SECTUR. V2019

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BIBLIOGRAFIA

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