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AP8-AA2-Ev2-Organigrama funcional

Mauricio Alejandro Gonzalez Feria


cc: 1.069.174.552

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


ADSI - Ficha 1565035
Abril de 2019
INTRODUCCIÓN

Los organigramas funcionales son parte primordial en las empresas, son de mucha ayuda,
sobre todo para el personal nuevo y ajeno a la compañía; además de generar una visión del
funcionamiento de la empresa y como está estructurada en sus funciones con cada área y
cómo cada una de las áreas depende de otras.

Tanto los emprendedores, como las pequeñas y medianas empresas, deben adaptar su
estructura a las distintas necesidades determinadas por la situación de la misma en cada
momento y las perspectivas de crecimiento. Toda organización está constituida por una
agrupación de personas que desarrollan de forma planificada una actividad sobre la base de la
división del trabajo. Esta división se realiza en torno a una serie de funciones y se plasma en
un organigrama empresarial que permite conocer esta información a todos los componentes
de la empresa.

Puesto que el ​organigrama funcional es un tipo de organigrama, conviene comenzar


recordando la definición de organigrama, que es la representación gráfica de la estructura de
un ente. Ya se trate de una empresa o de cualquier otra organización. Según lo que se incluya
en dicha representación, el organigrama podrá ser de diferentes tipos.

¿Qué es un organigrama de funciones?

Se trata, por tanto, de una representación gráfica de la organización de una entidad


configurada sobre la base de las distintas funciones de la misma. Por ello, también se
denomina ​organigrama de funciones u organigrama de silo. ​En este tipo de organigrama,
existe una ​división por departamentos o funciones​, al frente de cada uno de los cuales
existe un responsable. La comunicación fluye en esta organización desde los responsables de
cada función o departamento o hacia abajo.

En las empresas en que existe un organigrama funcional, ​los empleados suelen tener
funciones bien definidas​. Esto facilita la determinación de responsabilidades.
Como ​desventajas del organigrama funcional​, puede señalarse que suele tratarse de
empresas poco flexibles, en las que existe una gran especialización, lo que implica salarios
más altos, pero también, trabajos repetitivos. Por otro lado, cada departamento o función
constituye un ente en sí mismo, por lo que, en ocasiones, ​las relaciones entre
departamentos o funciones no son fluidas​.
¿Cómo hacer un organigrama funcional?

Para realizar un organigrama funcional ​basta con dividir la empresa en funciones​, como
pueden ser las de administración, marketing, contabilidad, recursos humanos, producción…
Y distinguir, a su vez, dentro de cada una de ellas, nuevas divisiones, en su caso. De esta
forma, cada función, recoge las líneas básicas de actuación entre niveles y áreas de trabajo de
la empresa.

Como representación gráfica de la organización funcional, el organigrama es en realidad una


fotografía de lo que se quiere conseguir​. Por ello, ha de estar en continua revisión y
análisis.

En la mayor parte de los casos, el organigrama funcional ​se configura como resultado de la
progresiva evolución de la empresa​. No obstante, puede haber supuestos en que parte de la
necesidad de establecer un nuevo modelo organizativo dentro de la misma.
Cuando se refiere a emprendedores o a pequeñas y medianas empresas, el organigrama
funcional suele tener una ​estructura bastante plana​, en que la dirección tiene un papel muy
importante. Tal circunstancia dificulta el desarrollo de trabajadores cualificados o
especializados.

Por ello, una determinación clara de las distintas áreas funcionales, de sus responsables, de
los niveles jerárquicos y de la forma en que fluye la comunicación, será ​muy ventajosa para
empresas en que, por lo demás, suele ser frecuente la existencia de solapamientos de
autoridad​.

Conviene ​que todo ello conste por escrito​, dentro del organigrama funcional, y no de forma
meramente verbal. Además, la realización de un organigrama funcional, no es meramente
descriptiva, sino que ha de tener en cuenta la situación a la que la empresa quiere llegar.
Una división funcional de la empresa también exige el establecimiento de ​metodologías y
sistemas de trabajo claros​, así como la forma de medirlos. Es decir, se da prioridad a los
métodos y sistemas sobre las personas concretas.

También han de especificarse en el organigrama funcional el ​sistema de transmisión de la


información​, las pautas de reuniones de trabajo que afecten a varias funciones… Todo ello.
con el objetivo de conseguir una armonía organizacional dentro del ámbito de la empresa.
Para finalizar, señalar que con un ​organigrama funcional​, es posible también establecer
objetivos para cada función y cada trabajador, y optimizar la toma de decisiones en la
empresa, manteniendo al día los sistemas de gestión de la información.

Ahora que ya sabes qué es un organigrama funcional, deberás pensar cuando vayas a crear tu
empresa, cuál es el modelo de estructura organizativa que crees mejor para tu compañía. Para
ello, es imprescindible que realices un plan de organización y recursos humanos, en el que se
estudie los recursos disponibles y se encuentra la mejor forma de organizarlos para sacar el
mejor rendimiento de la forma más eficiente.
Ventajas de los organigramas integrales
¿Por qué utilizar los ​organigramas funcionales​? porque aportan muchas ventajas para la
empresa. Estos son algunos de los beneficios que tienen los ​organigramas funcionales​:

● Representa todas funciones de la empresa


● Establece los responsables de las áreas
● Indica las competencias de los trabajadores
● Facilita el trabajo diario a los empleados
● Detecta solapamiento de autoridad
● Se visualiza la evolución de la empresa
● Permite establecer objetivos para la empresa

Desventajas de los organigramas integrales


Cada ​organigrama está limitado por algunos aspectos, en el caso de los ​organigramas
funcionales​ las pegas que encontramos son:

● En empresas de gran tamaño o complejas es difícil de diseñar


● Es necesario la colaboración de los directores o supervisores de las áreas para saber
exactamente las funciones que desempeñan
● Se trata de un organigrama poco flexible
● No potencia el trabajo en equipo, las competencias están marcadas y es difícil la
transversalidad
ORGANIGRAMA FUNCIONAL PARA EMPRESA

En la imagen podemos apreciar un organigrama de una pequeña empresa, simple y al punto


con las áreas que normalmente empiezan al iniciar una empresa; se está usando un
organigrama general debido a que nuestro proyecto no está dirigido a una empresa como tal
sino a toda empresa que tiene activos fijos tecnológicos tangibles e intangibles, es decir, toda
empresa PYME siempre va a iniciar con un capital mínimo de activos fijos tecnológicos,
tales como PC como estaciones de trabajo, impresoras, móviles, tablets, servidores y plantas
telefonicas, ahí es donde entra nuestro proyecto que llevamos en el GAES 12, un software
gratuito, de código abierto, sostenible, que va a permitir a esas empresas que están iniciando,
tener un inventario de sus activos fijos tecnológicos para mayor comodidad y confiabilidad.

El área de apoyo sería obvia ya que nuestro software debe ser administrado por el área de
sistemas, básicamente por el asistente o analista de sistemas, también con un apoyo de el
desarrollador, ya que como es de código abierto, se puede modificar para acomodarlo a la
empresa, incluso se podrían incluir activos fijos NO tecnológicos, que no es lo recomendable
pero en una empresa que está surgiendo, el mayor ahorro que puedan hacer es poco. A
continuación voy a explicar en detalle cada cargo y su función específica:

Funciones del Gerente y sub Gerente:

1. Planificar​: una vez conocidos los objetivos a alcanzar por la compañía, el gerente se
encarga de concretar los pasos necesarios para llegar hasta allí​. Definiendo un marco
de trabajo, todas las acciones y procesos que deberán ponerse en marcha quedan
concretados en un plan​. Este documento, no sólo sirve para aumentar la eficiencia
de funciones como el abastecimiento o el reclutamiento, sino que ​facilita al ejecutivo
la adquisición de un mayor control sobre el curso de las operaciones, al
simplificar el seguimiento ofreciendo una referencia​.
2. Organizar: herramientas, materiales, equipos… ​la organización es una de las
funciones de un gerente que mayor incidencia tienen en los beneficios. Saber
aprovechar los recursos disponibles, hacer una correcta distribución del trabajo y
tomar buenas e, por ejemplo, en lo que respecta a la externalización de algunos
servicios son medidas necesarias y que sólo la práctica y lo aprendido en un ​Máster
en Dirección de Empresas ​permiten aplicar.
3. Controlar​: una vez que todo está en marcha, ​una de las funciones de un gerente es
la supervisión. Validar, verificar y ofrecer retroalimentación ​son formas de no
perder ajuste y mantener la alineación con los objetivos fijados. Cuando la
monitorización es proactiva, se garantiza el contar con el margen de maniobra
necesario para introducir modificaciones o implementar acciones correctivas, en los
casos en que se considere necesario.
4. Desarrollar: quizás se trate de una de las funciones de un gerente menos visibles​,
pero se trata de la que mayores efectos producirá a medio y largo plazo en la empresa.
Establecer programas para contribuir a impulsar el crecimiento de los miembros de la
organización equivale a potenciar el talento y sentar las bases para asegurar que, el día
de mañana, el negocio contará con los activos de conocimiento y habilidades
necesarios. ​Además de trabajar con la colaboración del departamento de
recursos humanos, el gerente debe apoyar la cultura empresarial inspirando y
motivando a la plantilla.
5. Liderar: en esa misma línea, cabe destacar que un profesional en esta posición
necesita hacer algo más que planear, organizar y supervisar. Las funciones de un
gerente no sólo tienen que ver con sus habilidades técnicas, sino que las
capacidades de comunicación y habilidades interpersonales resultan clave a la
hora de lograr el compromiso del equipo para lograr una meta conjunta. Liderar
implica motivar, comunicar, guiar y alentar, requiere de saber escuchar de forma
activa, resolver problemas y conectar con las personas.
Funciones de la Secretaria:

1. Gestión de agenda: Es responsabilidad de la secretaría mantener al día la agenda de


la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y,
en ocasiones, personales. También debe llevar registro de los datos de todas las
personas e instituciones con las que debe relacionarse su empleador. La agenda de una
secretaria suele servir como bitácora operativa del ejecutivo para el cual trabaja.
2. Atención al público: La atención al público es de las tareas más fundamentales que
debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las
mismas, así como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un
efectivo seguimiento del asunto. Asimismo, es la persona que recibe a los visitantes
en la oficina. Por esto es importante que la secretaria mantenga una imagen acorde
con la imagen corporativa del lugar de trabajo. Su papel allí no es solo saludar y
hacerle amable la espera a los visitantes, sino que también da las primeras
instrucciones y pautas sobre la cultura organizacional y los procesos internos de la
empresa.
3. Gestión de documentos: Además de ser la persona que recibe y gestiona la
correspondencia de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría
de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador. A
tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan preparar
con mayor agilidad y rapidez tales documentos. La especificidad de esas
competencias dependerá del tipo de trabajo que sea requerido en el área en el que se
desempeñe. La secretaria maneja la base de datos de contactos de su jefe y archiva la
correspondencia escrita, así como las actas de asamblea y otros documentos de interés
dentro de la oficina. Es la secretaria la que normalmente toma nota de los asuntos
tratados en reuniones importantes.
4. Manejo de información sensible (interna y externa): Entre las funciones que
distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda
información sumamente importante para la operación de la empresa o institución en la
que trabaja. Por ejemplo, debe tener el control de los documentos legales que pueden
ser requeridos por instancias gubernamentales en cualquier momento. También puede
tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los actores relacionados con
la empresa. Esta información debe ser gestionada de forma discreta, eficiente y
oportuna.
5. Organización de la oficina: La secretaria debe operar y mantener en operación los
equipos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras,
proyectores, muebles, archivadores, entre otros. Es quien lleva el control del
inventario de insumos y equipos de oficina. También mantiene en orden los sistemas
de archivos físicos y electrónicos, de tal modo de que la información esté fácilmente
disponible para cuando se requiera. La secretaria debe tener su espacio de trabajo
limpio y organizado, puesto que suele ser de las primeras cosas que ven las personas
ajenas a la empresa al entrar en sus instalaciones.
6. Elaboración de presentaciones: Normalmente un ejecutivo debe presentar sus
reportes en forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para
esta tarea suele pedir ayuda a su secretaria. La persona que esté en la secretaría deberá
velar porque la información que allí aparezca refleje correctamente los datos que su
jefe desea compartir. También deberá estar atenta de que sea una presentación libre de
errores ortográficos y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa.
7. Vigilancia administrativa: También es responsabilidad de una secretaria estar
pendiente de que se cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar
los bienes de la empresa o institución en la que se desempeña. De acuerdo con el nivel
jerárquico de su jefe, la secretaria puede validar la exactitud de los datos que reflejan
el detalle de las operaciones presupuestales. Una secretaria debe ocuparse del control
de gestión y la correcta administración de los recursos dentro de la oficina.

Funciones del Asesor Legal

1. Asesora en la constitución, gestión y disolución de cualquier tipo de sociedad


mercantil o civil, y al igual, en la elaboración de actas de asamblea.
2. Defiende los intereses de la compañía en todo tipo de procedimientos judiciales.
3. Estudia y resuelve los problemas legales relacionados con la empresa, sus contratos,
convenios y normas.
4. Emite informes sobre las distintas áreas de la organización y las asesora en temas de
su competencia.
5. Negocia y redacta contratos.
6. Orienta en materia fiscal y administrativa, dando contestación a requerimientos de
autoridades en participación con otras áreas.
7. Instruye en torno a la gestión de derechos en materia de propiedad intelectual e
industrial.
8. Interviene en todo tipo de negociaciones laborales.
9. Aconseja en materia de derecho empresarial.

Funciones del Contador

1. Crear estados financieros: ​Son informes resumidos sobre el uso de los fondos de las
empresas y la situación en la que esta se encuentra. El análisis de los estados
financieros permite la concesión de préstamos, la financiación de sociedades y la
gestión de inversiones, entre otras acciones. Esos estados financieros sirven para
evaluar las pérdidas o ganancias en un tiempo determinado.
2. Realizar auditorías: ​Esta función es sinónimo de examinar y comprobar. Consiste en
revisar y verificar los documentos contables, que contribuyen a reforzar la
credibilidad de la información financiera. La finalidad es crear un informe que refleje
si la información auditada es fiel a la empresa que fue objeto de la auditoría. En la
antigüedad, un auditor era aquel que oía las rendiciones de cuentas de funcionarios
públicos y agentes, quienes por falta de conocimiento no podían presentar los
informes por escrito.
3. Declarar impuestos: ​La declaración se realiza ante la administración tributaria. En
dicha declaración se manifiesta la cantidad de ingresos que se ganó en un año en
particular. Así mismo, el contador público tiene entre sus funciones completar el
formulario que se presentará ante el Gobierno, y lo hace a partir de la información que
los contribuyentes le entreguen.
4. Preparar nóminas: ​Las nóminas son los documentos en donde se registran los días
trabajados, así como los sueldos percibidos por los trabajadores. En estos se engloban
salarios, bonificaciones y deducciones. Los tipos de nóminas regulares se pueden
dividir en semanal, quincenal o mensual.
5. Realizar la contabilidad de costes: ​La contabilidad de costes es una técnica de
medición y análisis del resultado de la actividad empresarial. Es una herramienta que
ayudará en el proceso de la toma de decisiones de los líderes empresariales. También
se le puede conocer de otras formas, como contabilidad de analítica de explotación o
contabilidad industrial. Sus objetivos principales son la fijación de precios de venta,
determinación del coste de productos, control de inventarios, entre otros.

Funciones del Jefe de Ventas

● Preparar planes y presupuesto de ventas. El gerente de ventas debe de planificar antes


de hacer cualquier actividad, reduciendo el riesgo y aumentando la rentabilidad de sus
acciones, es decir el gerente antes de lanzar un producto debe de conocer quién es su
cliente, que satisface su producto, a base de esa información debe de planear; la forma
de vender, cuánto piensa vender, y quienes son los vendedores. Así también debe de
tomar en cuenta la posibilidad económica, motivo de que al momento de publicar su
producto necesita dinero, los sueldos de los empleados, el flete, etc.
● Establecer metas y objetivos. El líder de ventas establece metas a largo plazo como
por ejemplo ser el número uno del mercado, por lo mismo definir objetivos a corto
plazo por ejemplo vender diez millones en el próximo trimestre, las metas y objetivos
mencionados hay que influir a los subordinados para que la entidad valla en la misma
dirección. Pero porqué es tan importante establecer metas y objetivo según Félix
Cortes “El que no tiene metas y objetivos no vive”.
● Calcular la demanda pronosticar las ventas. Es un punto de vital importancia para
calcular la rentabilidad de la empresa, es calcular la demanda real del mercado y a
base de eso pronosticar las ventas o utilizar las ventas pasadas.
● Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Como se sabe que esta
actividad se encarga del departamento de recursos humanos, a mi manera de razonar
es excelente de que seleccione los mejores para luego se le presente el gerente para
tomar la decisión final para incorporarlo en la empresa. El gerente de ventas debe de
capacitar los vendedores; la forma de hablar, el tacto, como ganar la confianza y
mostrarle y que aprenda el manual de objeciones.
● Compensación y motivación. Es un punto muy importante motivo de que el integrante
principal de una empresa es el ser humano, motivo de que el motor de generar
utilidad, y al estar motivados mayores ingresos tendrá la empresa.

Funciones del Jefe de Personal

● Planificar, dirigir, coordinar y evaluar el trabajo del Equipo a su cargo. (Movimiento


de Personal, Escalafón, Remuneraciones y Pensiones).
● Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que es competencia de Personal
como: - Reglamento de Asistencia, Puntualidad y Permanencia del Personal. -
Reglamento Interno de la institución.
● Participar con el Jefe del Área o en su representación en Comisiones Técnicas.
● Derivar expedientes o peticiones con las indicaciones respectivas.
● Revisar y visar Proyectos de Resoluciones, transcripciones y otros documentos que se
prepara en el equipo. (Desplazamiento, Escalafón, Planillas).
● Emitir informe y/u opiniones sobre los expedientes o peticiones.
● Dirigir y evaluar la formulación documentos como: Cuadro Para Asignación de
Personal-Nominativo de la Entidad e Instituciones. Educativas, Ampliaciones de
Calendario, Actualización de la Población Laboral.
● Orientar y participar en las acciones relacionadas con los procesos técnicos de: -
Nombramientos, Contratos, Reasignaciones, Rotaciones. Permutas.
● Coordinar con los Directores de Instituciones Educativas lo concerniente a los
procesos de Contratos, Destaques, Actualización del CAP, nominal, etc.
● Coordinar, dirigir y evaluar la organización y actualización de la Declaración Jurada
de Bienes y Rentas de los trabajadores de la Institución de acuerdo con la
normatividad.
● Adoptar las medidas que garanticen la adjudicación de plazas vacantes de acuerdo con
el proceso de selección de personal (Cuadro de Méritos ).
● Emitir opinión en casos de sanciones que no requieren del previo proceso
administrativo.
● Formular y ejecutar el Rol de Vacaciones del Personal de la Entidad (N, C., y
destacados) y del Personal Directivo y Jerárquico de las Instituciones Educativas
Públicas. Evaluar sus efectos.
● Dirigir y evaluar el Servicio de Escalafón del Personal Docente y Administrativo
Activos y Cesantes. Básicamente debe contener: Ficha de Datos o Registro y Carpeta
Personal.
● Dirigir y evaluar la efectividad de la formulación de la Planilla Única de
Remuneraciones, Bonificaciones, Subsidios, Reintegros, Devengados.
● Coordinar con Tesorería lo concerniente a: Pago por Subsidios, Licencias,
Retenciones, descuentos, anulación de cheques.
● Preparar informes de casos de remuneraciones, bonificaciones, subsidios, etc.
● Orientar la preparación de Resoluciones sobre: Acciones de desplazamiento del
Personal, de asuntos Remunerativos y Beneficios, Subsidios, entre otros.
● Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos del Sistema de Personal.
● Otras funciones que se le asigne o encargue

Funciones del Analista de Sistemas

● Planear​ las actividades de análisis de sistemas.


● Escoger (o diseñar) y utilizar los métodos, técnicas y herramientas más adecuadas
para​ ​el análisis​ del sistema.
● Estudiar​ el sistema de planeación, organización, dirección y control de la empresa.
● Representar con algún tipo de especificación los procesos que se realizan en la
organización que estén relacionados con el sistema por desarrollar.
● Modelar​ los aspectos dinámicos y estáticos del sistema actual.
● Proponer y aplicar las medidas de carácter organizativo que se requiera para
perfeccionar los procesos.
● Revisar los resultados obtenidos por los programas elaborados por los
programadores.
● Elaborar los datos de prueba para comprobar la calidad de los programas,
individualmente y en su conjunto.
● Capacitar ​a los usuarios en la operación del sistema.

Funciones del Vendedor

1- Conocer su producto
La primera función que debe cumplir un vendedor es la de investigar sobre las características,
funciones, usos y posibilidades del producto o servicio que​ ​pretende vender​.
También debe conocer las políticas y los rasgos de la cultura organizacional que describen a
la empresa fabricante.
Este punto es importante puesto que las personas esperan que un vendedor esté familiarizado
con los mensajes promocionales, ofertas y eslogans de eso que vende.
Solo conociendo muy bien aquello que vende, será capaz de destacar sus beneficios y detectar
la forma de mejorar las posibles fallas.
Otro asunto que debe dominar un vendedor es el de las condiciones de venta. Así podrá
ofrecer una opción que resulte favorable a ambas partes de la negociación.
Conocer su producto también implica conocer a profundidad a la competencia que este puede
tener en el mercado.

2- Asesorar a los potenciales compradores


Un buen vendedor asesora a sus clientes y posibles compradores sobre cómo ese producto o
servicio va a satisfacer sus necesidades.
Asimismo, debe informarles sobre cómo usarlo para obtener los mejores resultados, dónde
acudir en caso de dudas o fallas y dónde buscar los repuestos y/o complementos.
Un cliente bien atendido y asesorado será un comprador fiel y un embajador de la marca o
producto, así que esta tarea exige habilidades personales muy particulares.

3- Vender
Por supuesto, es necesario que un vendedor efectivamente venda el producto o servicio que
tiene a cargo.
Es imperativo que venda tantas unidades como sea capaz en el menor tiempo posible, pero
debe hacerlo con atención y calidad para que sean ventas efectivas; es decir, que se paguen y
que satisfagan la necesidad del cliente.
Hay ocasiones en las que el vendedor no es directamente el cobrador. En caso de que lo sea,
es importante que maneje las cuentas adecuadamente para que no cometa errores que afecten
a alguna de las partes.

4- Fidelizar a los clientes


Se trata de esforzarse por establecer un nexo real entre el cliente y la empresa.
Este nexo se crea tratando de entender las verdaderas necesidades de los clientes y haciendo
todo lo posible por ayudarlos en la solución de los problemas que le acarree el uso del
producto.
En este punto es crucial que el vendedor se dedique a comprender la raíz del problema para
que pueda aportar soluciones reales.
Asimismo, debe tomar en cuenta las condiciones de la empresa en la implementación de esa
solución.
Lo ideal es que la venta se repita y eso requiere que el vendedor monitoree la evolución del
consumo del cliente.
Se aconseja que el vendedor elabore una lista detallada de sus clientes con información
personal que le permita conocerlos y comprenderlos mejor.
De hecho, en el mercado existen sistemas automatizados denominados ​Customers
Relationship Marketing (CRM), que permiten gestionar esta información de un modo más
rápido y eficiente.
Lo usual es que el vendedor tenga un “territorio” asignado. Es su deber planificar acciones
para que los clientes allí ubicados se mantengan satisfechos y recomienden a otros.
5- Captar nuevos clientes
Un vendedor suele tener metas de venta en un plazo definido. Esa meta suele incluir el
número de clientes que espera tener al finalizar el período.
Esta función implica acercarse a nuevos territorios (físicos o virtuales) en los que pueda
encontrar a compradores potenciales.
El vendedor debe encontrar el nicho de mercado que su producto o servicio está
desaprovechando para cambiar esa situación.
Cada mejora o modificación que experimenta el producto permite que se genere un nuevo
grupo de posibles compradores.
El vendedor debe acercarlos más a los beneficios del producto o servicio para que terminen
de tomar la decisión de compra.
El vendedor debe ser activo buscador de nuevas oportunidades de venta y puede utilizar las
herramientas que mejor le funcionen.
Por ejemplo, podría serle útil para conseguir nuevos clientes tener calendario de eventos
relacionados con el sector productivo en el que se ubica su producto.

6- Ofrecer servicio post venta


El servicio post venta, tal como su nombre lo indica, tiene que ver con todo lo que el
vendedor puede hacer por el cliente luego de haberse concretado la venta.
Esto incluye acciones tales como:
– Prestar servicio técnico.
– Informar sobre mejoras y/o complementos.
– Orientar sobre soluciones a problemas con el producto o servicio.
– Informar sobre los sitios donde debe acudir por los repuestos.
– Informar sobre la existencia de productos o servicios afines.

7- Retroalimentar a la empresa
Así como se espera que un vendedor informe al cliente sobre todas las maneras en las que
puede aprovechar mejor el producto o servicio, también se espera que informe a la empresa
todo cuanto pueda contribuir a mejorar las ventas.
Debe comunicar los posibles errores en los procesos y proponer las mejoras que considere
oportunas y pertinentes.
Asimismo debe ofrecer en la empresa datos sobre las inquietudes más comunes entre los
clientes y las acciones que esté implementando la competencia.
Esto significa que el vendedor debe trabajar de la mano con el equipo de mercadotecnia de la
empresa. Debe ser un participante activo en los estudios de mercado.
Su voz debe ser tomada en cuenta cuando se estén planificando modificaciones en el
producto o en sus términos de comercialización.
8- Cuidar su imagen
Otra de las responsabilidades de un vendedor es la de cuidar su propia imagen, debido a que
se convierte en el primer contacto con el cliente. Es la cara de la empresa.
Su imagen debe adecuarse a la imagen corporativa y a los clientes que atenderá.
Asimismo, la empresa debe procurar una capacitación continua que incluya la formación en
habilidades blandas, como saber expresarse, tener estilos cómodos y profesionales de vestir,
entre otros.

9- Elaborar y comunicar un reporte de ventas


Un vendedor debe ofrecer un reporte que refleje los resultados de su gestión en contraste con
sus objetivos.
Este reporte tiene una periodicidad que define la empresa y debería reflejar información
relacionada con:
– La ruta del vendedor.
– Clientes atendidos.
– Clientes captados.
– Productos vendidos.
– Cobros realizados.
– Reclamos recogidos y/o resueltos.
– Productos devueltos.

Hasta este punto observamos las funciones de algunos de las personas en el organigrama,
normalmente solo con estas personas se inicia una empresa o en su defecto, para los
subordinados de estas personas, se reparten algunas de las funciones que el tiene a su cargo,
es decir, se asignan parte de las funciones de la persona a cargo del área para su asistente o
afines, ejemplo, en el caso del contador, el asistente contable realiza parte de las funciones
del mismo contador y el contador a su vez sólo supervisa las labores del asistente contable.

En el caso de realizar un organigrama para una empresa que yo iniciara, sería el mismo
organigrama que evidenciamos al inicio ya que como lo indique, ese es el organigrama
funcional de una empresa recién creada; obviamente el Gerente General sería yo como
fundador de la empresa, requeriría un contador para llevar las finanzas de la misma, también
un jefe de marketing, publicidad y ventas para que lleve el área comercial, el vendedor para
que realice el contacto con el público al que estaría enfocada la empresa, una persona
coordinando el personal y el analista de sistemas que básicamente tendría que hacer las veces
de analista y desarrollador mientras la empresa crece y se expande. Una vez la empresa
crezca, estas mismas personas pasarían a ser los Gerentes de cada área ya que son las
personas que iniciaron conmigo .